RECOMENDACIONES PARA LA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

GESTIÓN ADMINISTRATIVA.-

Siguiendo las Recomendaciones para la Dirección de empresas .en este capítulo trataremos de explicar la utilización de aquellas herramientas que pensamos son mas practicas para una correcta gestión de la administración y control de los recursos y objetivos de la organización

Este nomenclátor lo he subdividido en cinco funciones de la dirección empresarial, a saber:

• La Dirección de Empresa

• La Gestión Administrativa

• La Organización
  

• La Gestión del Personal

• La Mejora Continua

• El Marketing

NOTA.-Para descargar las recomendaciones a las diversas áreas de una estructura organizacional de cualquier tipo de organización empresarial lo pueden hacer con un click sobre las funciones mencionadas.

1.-La contabilidad analítica y sus secciones homogéneas.-

Desde que leí “ Contabilidad Analítica de Explotación” editado en 1973 en Gestión Deusto he ido aplicando en todas las empresas que he dirigido o asesorado, la contabilidad de costos con su clasificación teniendo presente su cadena de valor y realizando un adecuado reparto o absorción de las cargas por centros de actividad o secciones homogéneas de cada organización.

Se incluye una representación power point de una cadena de valor en una empresa.

Descarga cadena_ empresa

En dicho libro se define a la sección homogénea como una división real de la empresa constituida por un conjunto de medios que concurren al mismo objetivo, y cuya actividad puede medirse en unidades físicas llamadas unidades de obra.

Asimismo , desde el punto de vista contable , define a la sección homogénea como una agrupación real o ficticia de cargas, establecida de tal modo que el total de las cargas que la constituyan puede ser referido a una unidad común que permita su control y su ulterior afectación al producto.

Esto me sirvió para desglosar los precios de venta, definiendo los costos de producción valorándolos en función de su porcentaje sobre la el costo de la compra de materiales y materia prima y sobre el total de la facturación, así como los costos de los servicios del apoyo técnico, comercial, compras, etc., los costos financieros y , por último , el beneficio a obtener antes de impuestos sobre el porcentaje de las ventas totales sin I.V.A.

El desglose de costos permite analizar la composición de cualquier oferta , lo cual es fundamental para negociar en la necesaria gestión comercial.

Adjunto una representación en excel de un desglose de costes para llegar al precio de venta.

Descarga costes_precios venta

Seguidamente incluyo un desglose de costos en excel realizado en una familia de productos de desbaste abrasivo:

Descarga escandallo_costos

También sirve para definir los costos fijos y variables y el correspondiente umbral de rentabilidad, sabiendo la facturación mensual mínima necesaria para generar beneficios.

Entiendo que es primordial conocer a partir de que cifra de ventas se empieza a generar un beneficio y el precio mínimo de cualquier suministro que cubra los costos de fabricación ,aunque no absorba ningún gasto general.

En prácticamente todas las empresas a las que he asesorado ha sido necesario reestructurar su escandallo de costos y definir sus tasas horarias, facilitando el cálculo de presupuestos y precios de venta.

A continuación incluyo en Excel un desglose de gastos generales y su absorción aplicada a cada una de las secciones homogéneas de la empresa, descomponiéndolos en gastos fijos y variables.

Descarga absorcion_gastos

2.-La aplicación del umbral de rentabilidad.-

El Punto de Equilibrio se llama en ingles “Breack Even Point “(BEP), que significa ‘el punto donde se rompe la igualdad’, aunque en realidad es el punto donde se produce la igualdad entre gastos e ingresos.

También llamado Umbral de Rentabilidad, Punto Muerto o Critico, es una buena herramienta para con pocas preguntas sopesar la situación de cualquier empresa.

Gracias a ello , siempre he adivinado como consultor y dirigente los riesgos de impagados que implicaba la relación comercial de que se tratara.
Las preguntas son las siguientes:

• ¿Cuál es el volumen de facturación sin impuestos?
• ¿Cuál es el volumen de compras de materia prima, materiales y componentes?
• ¿Cuántos empleados y operarios hay?

Del número de personal y del sector en que trabajen se podrá estimar el costo total y anual de las remuneraciones teniendo presente el costo medio en dicho sector de una persona con sus gastos sociales incluidos .

Este coste del personal supone la casi totalidad de los gastos fijos que soporta la organización de que se trate.
Del costo total de las compras deduciremos del orden del 80% de los gastos variables de la organización que dependen del volumen de las ventas .

Si añadimos, por tanto, un 10% a los gastos en remuneraciones podremos estimar la totalidad de los gastos fijos .
En cuanto a los gastos variables añadiríamos un 20% a los costos de las compras anuales.

A continuación se dibujara un gráfico con dos coordenadas de abscisas y ordenadas que representaran unas escalas en euros para los gastos en el eje “Y” y para las ventas anuales en el eje “X”.

En el punto de las ventas del eje “X” levantaremos una vertical donde señalamos el punto de los gastos fijos totales y seguidamente el de los gastos variables para trazar desde el punto de los gastos fijos una recta paralela al eje “X” hasta que corte al eje de las “Y”, para unir este punto con el punto de la suma de los gastos fijos y variables.

Pues bien si trazamos una bisectriz de 45º en la intersección de los dos ejes deduciremos el beneficio anual factible de obtener con el volumen de ventas estimado, y también el punto muerto o critico a partir del cual se empezara a ser rentable la empresa, comprobándose a partir de que volumen de ventas se empezara a generar un beneficio.

A continuación representamos con una diapositiva power point un ejemplo de su aplicación.

Descarga umbral_rentabilidad

Mas adelante escribiré un post explicando con mayor detalle sobre el umbral de rentabilidad.

3.-La tasa horaria.-

Para calcular la tasa horaria de un centro de trabajo es preciso:

1. Determinar previamente todos los costes asociados al proceso productivo de la máquina o centro de trabajo en un periodo prefijado.
2. Una vez determinados éstos, se dividirá entre la suma total de horas laborables efectuadas en el centro de trabajo durante ese mismo periodo de tiempo.

El resultado obtenido es la tasa horaria de la máquina.

Los conceptos a considerar como coste asociados al proceso productivo para el cálculo de la tasa horaria son los siguientes:

• Amortizaciones: Las Amortizaciones son la valoración económica de la devaluación los bienes de equipo en los que se invierte para posibilitar la realización del proceso productivo. En función del tipo de bien considerado, se considera totalmente amortizado cuando la devaluación de dicho bien es completa. La devaluación de cada una de las inversiones se contabiliza como un gasto anual más.
• Costes de personal: Para los costes de personal debe distinguirse entre la mano de obra directa e indirecta. La mano de obra directa es la que interviene directamente en el proceso productivo, esto es, los operarios que manejan las máquinas. La mano de obra indirecta es la que hace posible el proceso productivo sin intervenir directamente en él.
• Costes de herramientas, recambios y útiles: En lo que se refiere a costes de herramientas y útiles se estima un monto anual total
• Consumos energéticos: De los consumos energéticos el más importante de todos es el consumo eléctrico de maquinaria, considerando un coste del Kwh. A los consumos eléctricos de la maquinaria añadimos el resto de consumos energéticos agua, iluminación, gas, etc.
• Subcontrataciones: En cuanto a subcontrataciones deben considerarse, por un lado, los costes asociados a la realización de trabajos exteriores, y por otro lado el resto de servicios .Por trabajos exteriores se entienden todas aquellas tareas relacionadas directamente con la producción de producto acabado que se realizan externamente a la unidad productiva porque ésta carece de los medios necesarios para efectuar dichos procesos.
• Gastos comerciales y de representación: En cuanto a gastos comerciales y de representación, se engloba en ellos los gastos de publicidad, asistencia a ferias, y todo lo relacionado con la captación de nuevos clientes o obtención de nuevos contratos con clientes de la propia cartera de la empresa.
• Otros: Se entiende por otros servicios a todas las actividades auxiliares a la de la producción. En el caso de una unidad productiva se tiene básicamente los servicios de seguridad y limpieza.

Seguidamente se adjunta en excel un cuadro representativo del calculo de la tasa horaria en un taller:

Descarga  tasa_horaria

4.-El escandallo de costos.-

Las similitudes entre el modelo de costes tradicional y el modelo de costes ABC, son más que las diferencias entre ambos.

El modelo de costes ABC es un paso más en la evolución del sistema de costes tradicional y uno de los objetivos de ambos modelos es calcular y establecer el coste de los productos a través del escandallo de costes.

El escandallo es el documento en el que se fija la composición de los costes de producción de un producto o servicio atendiendo a los factores que lo integran.

El análisis de los elementos del coste en todos sus componentes proporciona el desglose del coste.
Los costes de producción se pueden clasificar en tres grupos:

1. Materias primas. Son las consumidas en el proceso productivo.
2. Mano de obra. Es la que interviene en la fabricación del producto.
3. Gastos de fabricación. Son los restantes gastos que se producen en el lugar donde se fabrica el producto o servicio: Energía.y Amortización de máquinas y edificios.

Adjunto un documento en Excel  que esquematiza el cálculo del coste de un producto en una fundición

Descarga ejemplo_escandallo

5.-El control financiero y sus ratios.-

La gestión financiera esta encaminada a la optimización de los beneficios de la empresa dentro de un equilibrio de tesorería.
La complejidad de los hechos económico-financieros en las empresas es la causa de la búsqueda de nuevas formulas que den una visión sintetizada de dichos hechos, valiéndose de ratios e incluso gráficos que realicen una diagnosis de la situación financiera de la empresa en estudio.

Podemos mencionar como aportaciones más interesantes para hacer un correcto análisis o diagnostico financiero a las siguientes:

La forma de interpretar el fondo de maniobra: El fondo de maniobra consiste en la diferencia entre activo circulante y pasivo circulante, entendiendo como tales aquellos valores que representan partes positivas y negativas del patrimonio cuya permanencia en la empresa es inferior a un periodo anual.

La formula del FM es la siguiente: FM=(Disponible+Realizable a corto plazo+Stocks)-(Exigible a corto plazo).

• Cuando el activo circulante es igual al pasivo circulante, su relación es igual a la unidad, si es superior sera > 1 y cuando es inferior sera < 1.
• Cuando el FM =1, significa que financia el activo circulante con los recursos de terceros a corto plazo ( créditos, acreedores, etc.)
• Cuando FM > 1 , significa que financia una parte mas o menos importante del activo circulante con recursos a largo plazo, muchas veces con recursos propios.
• Cuando FM < 1 , significa que financia parte del inmovilizado con recursos ajenos a corto plazo.

Incorporamos una representación power point del fondo de maniobra

Descarga fondo_maniobra

La tasa de rentabilidad: Cualquier inversión se considerara interesante en función del tiempo que tarde en generar los recursos financieros para recuperar la cantidad invertida(amortización), además de una plusvalía lo suficientemente importante para premiar el riesgo, la menor liquidez y el interés del capital. Tendremos las formulas siguientes:

• Tasa Beneficio sobre Venta = Beneficio / Ventas
• Numero Rotación del Capital = Ventas / Capital
• Tasa de Rentabilidad = Beneficio/Ventas x 100 x Ventas / Capital

El empleo correcto del “ cash-flow”

Los ratios de solvencia y de rentabilidad

6.- Ratios de la situación financiera.-

El balance y la cuenta de explotación son el reflejo de la situación patrimonial de la empresa en un momento determinado.

Por otra parte, la técnica mas utilizada para el análisis de balances sea el método de los ratios , siendo el valor cuantitativo de dos conceptos.

Tendremos los siguientes ratios:

• Fondo de Rotación de explotación mínimo= Activo Circulante-Deudas a corto plazo + Stock de seguridad (3 meses)
• Cobertura de Stocks= Fondo de Rotación / Almacenes x 100
• Rotación de stocks = Ventas Netas / Almacenes
• Rotación del activo = Ventas netas / Total activo x 100
• Inversión= Inmovilizado anual + Amortizaciones anuales / Ventas netas x 100
• Ventas por empleado= Ventas netas / nº total del personal x 100
• Producción= Ventas netas / nº de personal de mano de obra directa x 100
• Estructura producción =Producción subcontratada (en valor venta)/ Producción total x 100
• Amortización económica = Amortizaciones / Inmovilizado x 100
• Estructura de gastos = Gastos fijos / Gastos totales x 100
• Ratios de Estructura Financiera.-
• Fondo de Maniobra = Activo Circulante / Pasivo Circulante x 100
• Financiación = Fondos propios / Ventas netas x 10
• Financiación inmovilizado = Fondos propios / Inmovilizado x 100
• Autonomía = Fondos propios / Total Activo x 100
• Autonomía a corto plazo= Deudas a corto plazo / Ventas netas x 100
• Solvencia =Fondos propios / Deudas a corto plazo + Deudas a medio y largo plazo x 100
• Endeudamiento = Deudas a largo plazo / Deudas a corto plazo x 100
• Liquidez = Activo Circulante / Total activo x 100
• Liquidez reducida = Activo circulante – Existencias / Deudas a corto plazo x 100
• Coste Capital Ajeno = Gastos en créditos financieros / Deudas a medio y largo plazo x 100
• Cobertura de cargas financieras=Beneficio liquido / Beneficio liquido + Gastos en créditos financieros x 100
• Rentabilidad económica = Beneficio liquido / Total Activo x 100
• Rentabilidad del capital =Beneficio liquido / Fondos propios x 100
• Rendimiento =Beneficio liquido 7 Ventas netas x 100
• Cash Flow bruto = Amortizaciones del año + Beneficio liquido anual + Cargas financieras anuales a largo plazo x 100
• Rentabilidad del capital ajeno = Beneficio liquido+ Gastos en créditos financieros a largo plazo / Fondos propios + Deudas a medio y largo plazo x 100
• Apalancamiento = Rentabilidad del capital propio / Rentabilidad del capital ajeno x 100
• Indice de supervivencia =Amortizaciones / Cash Flow neto x 100
• Indice de crecimiento = Reservas( beneficios no distribuidos) / Cash Flow neto x 100
• Indice de remuneración del capital = Dividendos ( beneficios a distribuir ) / Cash Flow neto x 100
• Rentabilidad de explotación = Cash Flow bruto / Ventas netas x 100
• Plazo promedio cobros = Disponible+ Realizable / Ventas x 12
• Plazo promedio pagos = Disponible + Realizable / Compras x 12

7.-Evolución de los balances.-

Una buena práctica de gestión financiera a seguir es la representación de la evolución de los balances obtenidos durante varios años, como vemos en el gráfico power point que adjuntamos a continuación:

Descarga evolucion_balances

El mismo es interesante para cualquier presentación de la evolución de la empresa en las entidades financieras, especialmente cuando se trate de obtener créditos financieros.

Con el gráfico es factible comprobar y estudiar la evolución de los balances y, por tanto, la fiabilidad de desarrollo y consolidación que ofrece la empresa.

8.-La redundancia.-

Una palabra que significa tener siempre algo de mas a aquello que se necesite, es decir, ser generoso en las condiciones mínimas de seguridad que se estipulen, procurando tener siempre el riñón bien cubierto para solventar cualquier evento imprevisto que pueda conducir al desastre en nuestra gestión.

Esta redundancia, para muchos directivos, es enemiga acérrima de una política de reducción de gastos, lo cual, a mi juicio, es una solemne tontería, ya que no consideran las ventajas que se puede obtener con una bien aplicada generosidad en los recursos de la organización de que se trate.

Por ejemplo, si disponemos de mas maquinaria de la estrictamente necesaria, en muchos casos es absolutamente importante este exceso. Así tenemos que cada parada en la producción produce unos gastos que ayudarían a amortizar fácilmente la sobredimensión en recursos operativos, además de la cumplimentación de plazos ante los clientes y, tal vez el pago de penalizaciones por incumplimientos estipulados.

En el caso de operarios o empleados, se puede tener mayor número de los absolutamente necesarios para reaccionar adecuadamente contra el absentismo normal en la empresa, además de prever las vacaciones del personal con las correspondiente rotaciones del mismo y , sobre todo, para poder dedicar el debido tiempo a los periodos de incorporación del nuevo personal, junto a las necesidades de dedicar tiempo a la formación en continuidad de los empleados y operarios, poniéndolos al día en los conocimientos esenciales para la visión estratégica de la organización y potenciar la polivalencia del personal en los diversos puestos de trabajo con lo que conseguiremos una empresa flexible, innovadora y eficaz