METODOLOGÍA DE DIAGNÓSTICO DIGITAL (M.D.D.) DE LAS TIC EN LAS PYMES (2ªPARTE)

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May 9, 2014

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1.-INTRODUCCIÓN.-

Este segundo post sobre la importancia de la incorporación de las tecnologías de la información y de la comunicación (TIC) en la gestión de las organizaciones empresariales PYMES, forma parte de la trilogía prometida.

La trilogía se divide en las siguientes partes:

“Metodología de Introducción de las TIC (M.I.T) en las organizaciones empresariales PYMES (1ªparte).”
“Metodología de Diagnóstico Digital (M.D.D.) de las TIC en las PYMES (2ªparte).”
“Metodología del Plan de Incorporación (M.P.I.) de las TIC en las PYMES (3ªparte).”

Descarga metodologia_introduccion_TICs

Habiendo realizado diagnósticos de la utilización de las TIC en PYMES y establecido adecuados Planes de Implantación de las TIC , siguiendo la metodología desarrollada por la SPRI del Gobierno Vasco, estos artículos exponen las metodologías apoyándose especialmente en diversas representaciones power point que ayudan a la aplicación del Diagnostico Digital , definición del Plan de Implementación y su seguimiento para mejorar la competitividad incorporando las nuevas tecnologías de la información y comunicación en las organizaciones empresariales

2.-METODOLOGÍA M.D.D. DE DIAGNÓSTICO DIGITAL EN LAS PYMES.-

Esta metodología parte del conocimiento y estudio de la empresa en clave de negocio para a continuación recomendar una serie de oportunidades relacionadas con la incorporación o desarrollo de las TICs en la organización de la misma.

2.1.- GENERALIDADES.-

2.1.1.-Fases.-

Como sus fases más señaladas se pueden considerar las siguientes:

Fase 0.-LANZAMIENTO del proyecto de diagnostico digital de la organización empresarial.
Fase 1.-IDENTIFICACIÓN DE LAS OPORTUNIDADES de mejora del negocio con la incorporación de las TIC
Fase 2.-Evaluación y SELECCIÓN DE LAS OPORTUNIDADES de negocio más prioritarias utilizando las TIC
Fase 3.-PLANIFICACIÓN de la puesta en marcha e implantación de las tecnologías TIC seleccionadas

2.1.2.-Duración.-

Los plazos de duración de cada una de las fases dependerán de la complejidad y tamaño de la empresa PYME a analizar. No obstante, y como referencia, es recomendable distribuir el tiempo total del proyecto de acuerdo a las siguientes proporciones:

Lanzamiento con un 10% sobre el total del tiempo
Identificación de las oportunidades de negocio con un 45%
Selección de oportunidades con un 15%
Planificación con un 30%

Si se trata de empresas PYME de tamaño mediano y que dispongan de un equipo de dirección la complejidad de la organización requiere dedicar normalmente más tiempo a la fase de Lanzamiento que podrá llegar a necesitar hasta un 20% del tiempo total del proceso en detrimento de las fases de Selección de Oportunidades y Planificación, ya que la de Identificación de las Oportunidades quedara en un 45% o tal vez algo más de dedicación.

2.1.3.-Descomposición.-

Cada fase se descompone para su definición en las siguientes partes:

Objetivos: en donde se mencionan los objetivos o metas a alcanzar por la correspondiente fase del proceso de diagnostico digital
Actividades: son los pasos a seguir para la realización de la fase de que se trate
Tareas: se trata de las gestiones que deben ejecutarse para realizar las actividades
Acciones: son aquellos trabajos que deben realizarse para realizar las tareas especificadas
Herramientas: son los formularios u otros documentos que sirven de guía y ayuda para desarrollar las tareas del proceso
Resultados: se mencionan los resultados previstos a alcanzar al finalizar el trabajo de cada fase del proceso

Adjunto en representación power point un esquema del modelo de descomposición de cada fase mencionado:

Descarga MDD_modelo

Asimismo, se ha creado una serie de plantillas que detallan y ayudan a la comprensión y ejecución de las distintas fases y de sus herramientas, especificando e informando con detalle sobre su realización. Las mismas se adjuntan a continuación en representaciones power point anexas:

Descarga MDD_fase 0

Descarga MDD_fase 1

Descarga MDD_fase 2

Descarga MDD_fase 3

2.2.-FASE 0 DE LANZAMIENTO DEL PROYECTO.-

La etapa del Lanzamiento del Proyecto se dedica a la reflexión de la organización de la empresa en estudio recopilando los datos necesarios y sensibilizando a la dirección en la necesidad del diagnostico digital analizando la utilización de las TIC y la necesaria colaboración del personal y la metodología adecuada a seguir.

2.2.1.-Objetivos:

Consensuar el enfoque y alcance del proyecto de diagnosis digital MDD
Planificar el proyecto con las acciones necesarias y determinar los participantes en el proyecto
Formar a la empresa sobre las tecnologías TIC y sus oportunidades de negocio aplicándolas a las PYMES
Sensibilizar al personal en la importancia del proceso y sus objetivos finales
Definir las tecnologías TIC básicas a establecer según sean sus oportunidades de negocio.

2.2.2..-Actividades:

Entendimiento

Toma de datos históricos
Entendimiento y Definición del negocio

Planificación

Preparar y planificar los pasos del proceso de diagnosis
Determinar los participantes en el proceso de diagnosis digital

Sensibilización

Formar y sensibilizar sobre las TIC y sus ventajas en general
Lograr un consenso sobre las oportunidades básicas que las TIC pueden ofrecer.

2.2.3.-Tareas:

Entendimiento

Recopilar datos que permitan conocer a la organización en su actividad económica, estructura organizativa, planes de futuro, entorno,…etc.
Recoger datos sobre la actual utilización de las TIC en la propia organización de la empresa en estudio

Planificación

Estudiar un plan de actividades a realizar para efectuar el diagnostico
Definir los participantes y las reuniones a tener en cuenta ,así como las metodologías a seguir

Sensibilización

Efectuar una formación básica sobre la utilización de las TIC en las empresas
Realizar una presentación adecuada del proceso de diagnostico y sus objetivos

2.2.4.-Acciones:

Entendimiento

Establecer un Entrevista inicial, o varias, que permitan ir confeccionando una Parrilla de Datos Históricos para establecer una definición de Negocio y definir el Oficio, Misión y Visión de la empresa, analizando su Estilo de Dirección y Cultura empresarial y analizando además los Valores Compartidos necesarios.
Cumplimentar una Guía de Autodiagnóstico Digital y comprobar el uso de las TIC en la organización en el momento actual.

Planificación

Diseñar un Cronograma sobre las actividades y reuniones a desarrollar
Proponer las personas a participar en el proceso dependiendo del tamaño y complejidad del negocio

Sensibilización

Formar al personal elegido sobre la utilización de las TIC en las empresas y sus ventajas, dando ejemplos de aplicaciones realizadas
Presentar al personal seleccionado el proceso de diagnostico y sus objetivos, así como el equipo colaborador de la consultora, y los resultados que se espera alcanzar con la incorporación de las TIC en la organización

2.2.5.-Herramientas:

Estas herramientas serán representaciones en power point, Word o Excel, que facilitan su utilización para ayudar a la realización de la metodología a aplicar.

Entendimiento

Descarga H.0.E1.1.guia_entrevista. Guión para la Entrevista Inicial compuesto por cinco grupos de preguntas sobre:
Descarga H.0.E1.2.entrevista_inicial Ejemplo para la Entrevista Inicial, donde se profundiza preguntando por los organigramas organizacionales y la cadena de valor , así como la definición del negocio en cuanto a su familia de productos y/o servicios y las necesidades mas valoradas por los clientes, además de la lista de productos y servicios ofrecidos con sus canales de distribución y sectores de mercado, junto a la relación de los competidores principales y las variables mas relevantes del entorno, para terminar analizando el grado de utilización de las TIC en la organización.
Descarga H.0.E2.datos_historicos. Parrilla de Datos Históricos utilizada para recopilar los datos de la evolución de la empresa en el tiempo repasando los hitos mas destacables respecto a 23 cuestiones referentes a los recursos( financieros, humanos, instalaciones y tecnologías), las 7 S (estilo, cultura, competencias, estrategia estructura, gestión del personal y procesos), el marketing mix( productos, precios, distribución y comunicación) y respecto al entorno( proveedores, clientes, competencia, política-legal, económico financiera, medio ambiental, tecnológica y de los mercados)
Descarga H.0.E3.definicion_mision. Definición de la Misión y el Oficio en una organización empresarial, citando una serie de preguntas sobre la cultura , clientela, competencia y el entorno para saber lo que realmente quiere ser la empresa.
Descarga H.0.E4.definicion_negocio. Definición de una unidad de Negocio y como realizarla.
Descarga H.0.E5.ejemplo_negocio. Cuadro de Definición del Negocio a utilizar como modelo para definir un negocio, representando un ejemplo de una empresa mencionándose los mercados potenciales, las necesidades a satisfacer a los clientes, los segmentos de clientes, los productos adecuados, los competidores potenciales, las tecnologías necesarias, los productos actuales, la competencia actual y sus estrategias y los clientes mas importantes.
DescargaH.0.E6.ejemplo_cultura. Cuadro de definición de la Misión, Visión y definición del Negocio, con un ejemplo de una empresa de calderería.
DescargaH.0.E7.ejemplo_valores. (5 hojas) . Definición de los Valores Compartidos a titulo de ejemplo, citando cuatro que considero muy aplicables en la gran mayoría de las organizaciones empresariales, a saber:
Descarga H.0.E8.orientacion_marketing. Orientación cultural que debe prevalecer en las empresas orientado hacia una visión de marketing en lugar de hacia la producción, viéndose sus actividades en las áreas de clientes, productos, marketing, innovación y publicidad.
Descarga H.0.E9.1.modelo_cuestionario. Modelo de cuestionario de Autodiagnóstico Digital con las agrupaciones de preguntas sobre las tres cuestiones siguientes:

¿De que TIC dispone la empresa?
¿Esta su organización preparada?.
¿Que utilidad le da en la actualidad a las TIC en su empresa?

DescargaH.0.E9.2.ejemplo_cuestionario. Ejemplo de un cuestionario de Autodiagnóstico digital realizado a una empresa de servicios informáticos.
Descarga H.0.E10.1.1.lista_hardware. Modelo de Lista y descripción del Hardware citando el número de unidades, fabricante, modelo y características.
Descarga H.0.E10.1.2.ejemplo_hardware. Ejemplo de lista hardware realizado en empresa de servicios de informática.
Descarga H.0.E10.2.1.lista_software Modelo de Lista y descripción del Software, citando el número de unidades, el proveedor, programa y servicios suministrados.
Descarga H.0.E10.2.2.ejemplo_software. Ejemplo de lista software realizado en empresa de servicios de informática.
Descarga H.0.E11.priorizacion_enfoques. Trata sobre una recopilación de preguntas sobre la Priorización según enfoques de relaciones y de negocio agrupadas en enfoque de relaciones con clientes, proveedores, empleados y otros agentes y con respecto al negocio, en reducción de costos, crecimiento y diferenciación.
Descarga H.0.E12.presentacion_iniciativas.(2 hojas) .Presentación de Iniciativas de uso de las TIC evaluando su existencia con respecto a las áreas de Ofimática, Información, Interacción, Transacción y Digitalización. diferenciado el enfoque del negocio y de sus relaciones.
Descarga H.0.E13.1.posicionamiento_uso. Cuadro del Posicionamiento de la empresa en el uso de las TIC , citando las diversas posibilidades de utilización de las TICs en la empresa, dándoles a cada una su valoración máxima para finalmente obtener su puntación parcial y total.
Descarga H.0.E13.2.ejemplo_posicionamiento Ejemplo de utilización del cuadro de posicionamiento en una empresa informatica.

Planificación

Descarga H.0.P1.calendario_trabajo. Calendario o cronograma en hoja Excel del trabajo del proceso de diagnostico en sus fases de lanzamiento del proceso, entendimiento del negocio, identificación de oportunidades, selección de oportunidades y planificación del proceso de diagnosis digital.
Descarga H.0.P2.ejemplo_grupos. Ejemplo realizado en una empresa para definir los Grupos de Apoyo y Mejora con los responsables, fecha de inicio y sus tareas o funciones principales.

Sensibilización

Descarga H.0.S1.modelo-cualificacion. Ejemplo en Word de modelo de registro de datos profesionales del equipo de la empresa consultora que realiza el diagnostico digital.
Descarga H.0.S2.ejemplos-PYMES. Se trata de un documento en Word donde se pueden citar por parte de la empresa consultora, ejemplos de experiencias en empresas PYME del sector que lograron éxitos con la incorporación de las TIC.
Descarga H.0.S3.modelo_convocatoria. Modelo en Word de una convocatoria de reunión para realizar la Presentación al personal seleccionado del proceso de diagnostico digital y sus objetivos
Descarga H.0.S4.metodologia-reunion. Modelo en Word de una Metodología como ejemplo aplicado para realizar las Reuniones de Coordinación de cualquier proceso.

2.2.6.-Resultados:

Al término de esta fase la empresa deberá contar con lo siguiente:

Un cronograma o calendario de trabajo en detalle, que permita obtener una visión general de la planificación del proyecto, de sus plazos y principales hitos y reuniones establecidas
Un primer acercamiento a la situación actual de la empresa en cuanto al uso de las TIC en la organización, analizando los resultados de la Guía de Autodiagnóstico Digital
Una formación básica sobre las ventajas de la incorporación de las TIC en las organizaciones empresariales y las oportunidades de negocio que surgen de su aplicación.
Una aproximación a otras experiencias en materia de TIC llevadas a cabo por empresas del propio sector económico

A continuación volvemos a recomendar la visualización de la representación power point de esta fase de lanzamiento:

Descarga MDD_fase 0

2.3.-FASE 1 DE IDENTIFICACIÓN DE OPORTUNIDADES DEL NEGOCIO.-

2.3.1.-Definición:

Durante esta fase se estudiara con más exactitud la estrategia de la empresa analizando su situación actual y el nivel de uso de las TIC, analizando las oportunidades posibles de aplicación de las mismas para lograr áreas de mejora en la gestión del negocio, definiéndose y consensuándose sus conocimientos esenciales que den ventajas competitivas y obtengan buenas perspectivas de desarrollo futuro.

2.3.2.-Objetivos:

Lograr un entendimiento claro de las necesidades o carencias de la empresa en el momento actual
Conocer y comprobar la situación de la organización de la empresa con respecto al uso de las tecnologías TIC
Establecer, después de la correspondiente reflexión estratégica, los retos que deberá vencer y las estratégicas a aplicar a medio plazo para alcanzar mejoras que hagan más competitiva a la empresa.
Identificar las oportunidades de implantación de las TIC para la mejora del negocio

2.3.3.-Actividades:

Información:

Realizar entrevistas que permitan identificar las relaciones con los agentes del entorno: proveedores, clientes, competidores,…etc.
Obtener de la empresa información sobre sus procesos de actividad, sus productos y servicios y , por último, las tecnologías de que dispone y el uso que hace de las mismas

Reflexión:

Realizar una reflexión estratégica analizando el entorno y estableciendo las amenazas y oportunidades de negocio que se vislumbren, analizando asimismo las fortalezas y debilidades de la organización existente y la situación con respecto al grado de incorporación de las tecnologías TIC en la misma, viéndose cuáles son los objetivos clave para mejorar la competitividad y rentabilidad de la empresa.
Identificar las oportunidades de implantación de las TIC que sirvan para cubrir las deficiencias encontradas y mejorar las ventajas competitivas existentes

Síntesis :

Realizar una síntesis que represente las oportunidades de negocio prioritarias que se hayan identificado al finalizar la reflexión estratégica.
Definir aquellas oportunidades de negocio que sean posibles de incorporar y que impliquen innovaciones o transformaciones en el negocio y se basen en la implantación de nuevas tecnologías TIC en la propia organización de la empresa en estudio.

2.3.4.-Tareas:

Información:

Reuniones y entrevistas con los clientes más importantes, con los proveedores de mayor suministro y obtención de datos de los competidores más importantes analizando y comparando su perfil competitivo y utilización de las TIC en sus organizaciones
Reuniones y entrevistas con el personal de la empresa idóneo para que sea capaz de poder informar sobre la gama de productos y/o servicios, las tecnologías y conocimientos utilizados, la estructura organizativa y los recursos existentes y previstos a corto plazo.

Reflexión:

Análisis DAFO definiendo del entorno las amenazas y oportunidades y del funcionamiento interno de la propia empresa recopilar sus fortalezas y debilidades, para seguidamente confrontar las mismas definiendo las Estrategias Básicas pertinentes, lo cual se verificara de la siguiente manera:

AMENAZAS + DEBILIDADES = ESTRATEGIAS DEFENSIVAS

AMENAZAS + FORTALEZAS = ESTRATEGIAS REACTIVAS

OPORTUNIDADES + DEBILIDADES = ESTRATEGIAS ADAPTATIVAS

OPORTUNIDADES + FORTALEZAS = ESTRATEGIAS OFENSIVAS

Sintetizando y agrupando las mismas se definirán los Factores Clave de Éxito (FCE) de la empresa que deberán dar competitividad en el futuro y que estarán debidamente armonizados con el sistema del comportamiento formado por el estilo de dirección y la cultura empresarial en vigor.
Definir la Cadena de Valor de la empresa y sus Procesos Clave, analizando asimismo la segmentación del mercado y las familias de productos y/o servicios clasificándolos adecuadamente según su importancia estratégica y teniendo en cuenta el grado de utilización de las TICs en la empresa para definir sus posibilidades de incorporación para mejorar la competitividad del negocio, para a continuación estudiar el nivel de conocimientos de la plantilla con respecto a las necesidades tecnológicas y estratégicas de la organización y analizar los recursos existentes y necesarios en las áreas financiera con sus amortizaciones, de personal con sus necesidades de formación y rotación, y de equipamiento con sus inversiones futuras a prever.

Síntesis :

Redactar una síntesis que represente y justifique las oportunidades de negocio seleccionadas como más relevantes para mejorar la competitividad y que requieren de la incorporación e implantación de nuevas tecnologías TIC en la organización de la empresa
Listar las ideas u oportunidades posibles de mejora del negocio con la implantación de las TICs

2.3.5.-Acciones:

Información :

Enviar encuestas y entrevistarse con algunos de los clientes y proveedores principales en reuniones de trabajo para comprobar sus necesidades y grado de satisfacción con los productos y/o servicios prestados, además de obtener datos comparativos con los competidores mas fuertes, los cuales se contrastaran con las opiniones de los vendedores de la fuerza de ventas de la empresa
Realizar entrevistas y reuniones de trabajo con el personal de la empresa que tenga los conocimientos adecuados para obtener información sobre los procesos y actividades, el mercado y clientes, los productos y/o servicios, las tecnologías y equipamiento de que dispone y su utilización, la estructura organizativa y sus recursos económicos, además del nivel especifico de adquisición y utilización de tecnologías TIC.

Reflexión:

Organizar y llevar a cabo reuniones de trabajo con el personal idóneo para realizar un análisis DAFO, definir las estrategias básicas y sintetizarlas en los factores clave de éxito considerando la utilización de las TIC adecuadas…
Realizar entrevistas y reuniones de trabajo para definir y consensuar la Cadena de Valor de la empresa viendo los procesos que aporten mas valor estratégico a la empresa, asimismo para comprobar y clasificar la cartera de clientes y las estrategias a seguir especialmente considerando las posibilidades de incorporación de nuevas tecnologías TIC analizando las ventajas que puedan aportar para mejorar las posibilidades competitivas y evitar las deficiencias existentes aprovechando las oportunidades de negocio que surjan.

Síntesis :

Presentar un cuadro resumen con las oportunidades de negocio que pueden ser satisfechas por medio de la incorporación e implantación de nuevas tecnologías TIC indicando sus posibilidades de mejora y alcance de los objetivos estratégicos.
Redactar un listado de las nuevas oportunidades e ideas que las TICs, y en particular Internet, ofrecen a la empresa no solo con vistas a lograr sus objetivos estratégicos, sino para generar nuevos modelos de negocio a base de desarrollar nuevos productos y/o servicios, mercados, procesos, etc.
Recopilar en un listado todos los problemas existentes en los dispositivos y programas del hardware y software, definiendo las soluciones posibles a proponer e implantar

2.3.6.-Herramientas:

Información:

Descarga H.1.I1.1encuesta_clientes Modelo de encuesta a clientes, donde se trata de evaluar cinco atributos con respecto a los competidores mas importantes, indicando también la importancia de los mismos con respecto a la competencia, además de citar el volumen de compras y numero de años de lealtad en las compras del cliente.
Descarga H.1.I1.2.encuesta_satisfaccion Documento Word preparado para su utilización vía fax para captar los datos que permitan evaluar el grado de satisfacción de los clientes con la empresa, pudiendo evaluar de 1 a 5 a seis atributos en sus facetas de importancia, valoración y comparación con el competidor más relevante, además de poder mencionar aspectos de mejora que se consideren más convenientes.
Descarga H.1.I1.3.resultados_encuestas. Análisis de los resultados obtenidos en las encuestas vía fax, citando en el documento Word el número de fax enviados y las respuestas recibidas, así como sus fechas de envió y recepción. Se analiza cada uno de los seis atributos en cuanto a su calificación como importancia, satisfacción y competitividad, junto a la valoración global en porcentaje indicativo del grado de satisfacción general de la cartera de clientes alcanzado en el año en estudio.
Descarga H.1.I1.4.encuesta_representantes. Modelo de encuesta a enviar a los representantes en autonomías o capitales de provincia, donde se citan cinco datos históricos, durante los cuatro últimos años, de la cartera de clientes y facturación anual de la zona en estudio, junto a información sobre el potencial de compra de los cinco clientes más importantes, citando a los competidores principales y en que se debe mejorar para incrementar el volumen de ventas anual.
Descarga H.1.I2.encuesta_proveedores Modelo de encuesta a proveedores. Documento Word de encuesta, vía fax, a los proveedores para evaluar el grado de satisfacción alcanzado con los mismos después de un año de compras realizadas, evaluando de 1 a 5, diversos atributos con respecto a su importancia, valoración y comparación con la competencia, además de poder citar aspectos a mejorar el producto o servicio recibido u otras observaciones generales.
Descarga H.1.I3.1.analisis_competencia. Cuadro de análisis de la competencia y de los grupos estratégicos con respecto a la relación calidad-precio y su competitividad.
Descarga H.1.I3.2.perfil_competitivo. Gráfico de Perfil Competitivo de la empresa y competidor más importante comparando de 1 a 5 hasta 17 diferentes atributos en el ejemplo representado.
Descarga H.1.I4.evaluar_competitividad Tabla en Excel de Evaluación del Perfil Competitivo referido a un mercado y producto determinado, evaluando a veinte criterios diferentes a la empresa y su principal competidor, con una puntuación ponderada e indicando la diferencia alcanzada en su puntuación parcial por criterio y global.
Descarga H.1.I5.analisis_clientes. Cuadro de análisis de clientes, donde se citan el grado de conocimiento del usuario final, la segmentación, y el análisis de los canales de distribución y del usuario o consumidor final por segmentos.
Descarga H.1.I6.analisis_proveedores. Cuadro de análisis de proveedores, teniendo en cuenta la necesidad de conocimiento de los mismos y su capacidad de negociación C.N. y posicionamiento relacionando la capacidad citada con el Interés del Proveedor I.P.
Descarga H.1.I7.analisis_agentes. Plantilla de Análisis de Agentes con que se relaciona la empresa por medio de cuestionarios sobre clientes proveedores, comunicaciones de los empleados y relaciones administrativas.
Descarga H.1.I8.clasificacion_cliente. Modelo de clasificación estratégica de clientes, de propia creación , cuya exposición puede leerse en el pH.1.I8.clasificación_clientesost titulado “ CEC: Clasificación 444 Estratégica de Clientes”. Se ha representado un ejemplo con cuatro criterios o factores a evaluar para posicionar a la cartera de clientes debidamente.
Descarga H.1.I9.1.lista_TICs_limitaciones. Lista de comprobación de TIC existentes en la empresa y su volumen de utilización y del nive de conocimientos del personal en su funcionamiento
Descarga H.1.I9.2.ejemplo_TICs_existentes. Ejemplo de TIC existentes y sus limitaciones para las familias de Internet, Intra & Extranet y Seguridad Informática de una empresa de servicios informáticos.

Reflexión :

Descarga H.1.R1.estratregico-marketing. Plan Estratégico y de Marketing, indicando sus respectivos objetivos y las estrategias a desarrollar de misión, visión, definición del negocio, cartera de clientes, segmentación y posicionamiento, junto a la funcional (marketing Mix).
Descarga H.1.R2.fuerzas_sector. Factores competitivos del sector industrial. Cuadro representativo de las cinco fuerzas competitivas de una industria o sector , a saber:
Descarga H.1.R3.analisis_fuerzas Análisis de las 5 Fuerzas competitivas. Cuadro de evaluacion de las posiciones de fuerza con respecto a los proveedores, clientes, la amenaza de nuevos competidores, la llegada de productos sustitutivos y ante la intensidad de la rivalidad del sector.
Descarga H.1.R4.factores_internos. Valoración de once factores internos, evaluando de 1 a 5 con su peso de ponderación y citando los elementos a considerar, de los siguientes factores:
Descarga H.1.R5.factores_externos. Valoración de los factores externos que seguidamente citamos, considerando su valor como empresa y sector:
Descarga H.1.R6.1.analisis-DAFO. Definición y metodología del análisis DAFO: Debilidades-Amenazas-Fortalezas-Oportunidades
Descarga H.1.R6.2.ejemplo_DAFO. Ejemplo realizado después de su análisis interno y externo y cruzando las amenazas, fortalezas, debilidades y oportunidades para definir las estrategias defensivas, reactivas, adaptativas y ofensivas que sinteticen en los factores clave de éxito a seguir estratégicamente.
Descarga H.1.R7.reflexion_estrategica Plantilla de Reflexión Estratégica. Cuadro con un cuestionario para revisar la estrategia de la empresa , definiendo sus estrategias genéricas de bajo coste o diferenciación y las estrategias especificas de crecimiento.
Descarga H.1.R8..analisis_cadena Análisis de la Cadena de Valor con los Procesos Clave de la empresa, con el fin de identificar y analizar las actividades y procesos que aportan mayor valor estratégico a la empresa.
Descarga H.1.R9.1.cadena_valor. Representación gráfica de la Cadena de Valor con sus actividades de apoyo y principales y los agentes externos del entorno.
Descarga H.1.R9.2.ejemplo_cadena.Ejemplo de cadena de valor en una empresa de servicios informáticos.
Descarga H.1.R10.organigrama_jerarquico. Organigrama jerárquico de la empresa. Ejemplo de organigrama jerárquico en una empresa.
Descarga H.1.R11.organigrama_funcional Organigrama funcional. Ejemplo de organigrama funcional en una empresa fabricante de productos de carpintería y su montaje en el sector de la construcción.
Descarga H.1.R12.inventario_plantilla Modelo de inventario de conocimientos y sus carencias de la plantilla y plan de formación necesario.
Descarga H.1.R13.entrevista_empleadoss. Guión de Entrevista con Empleados para identificar las carencias que podrían ser resueltas mediante el uso de las TIC

Síntesis :

Descarga H.1.S1.1.TICs_seleccionadas. Cuadro resumen de las tecnologías TIC más idóneas para ser incorporadas en la organización de la empresa, citando las mejoras que aportaran y los requerimientos necesarios para su incorporación
Descarga H.1.S1.2.ejemplo1_TICs Ejemplo del cuadro de recopilación de las TIC más idóneas a incorporar en una empresa.
Descarga H.1.S1.3.ejemplo2_TICs. Ejemplo del cuadro de recopilación de las TIC más idóneas a incorporar en otra empresa.
Descarga H.1.S2.1.problemas_soluciones. Lista de problemas actuales y soluciones posibles en los dispositivos del Hardware y programas del Software existentes.
Descarga H.1.S2.2.ejemplo_problemas-soluciones. Ejemplo en una empresa del cuadro de problemas y soluciones encontradas para los ordenadores, impresoras, programas de software, Internet y seguridad informática.
Descarga H.1.S3.nuevas-oportunidades Plantilla de Reflexión de Nuevas Oportunidades que sirve para recapacitar sobre la búsqueda de nuevas oportunidades e ideas que las TICs y/o en particular Internet, ofrecen a la empresa para lograr por una parte lograr los objetivos estratégicos y , asimismo, para generar nuevos modelos de negocio , teniendo en cuenta la información recibida de agentes externos, la interactividad con los clientes, la personalización en relaciones individualizadas , la universalidad geográfica y la disponibilidad en cualquier momento.

2.3.7.-Resultados:

Al finalizar esta fase 1, la organización de la empresa contara con los siguientes trabajos realizados:

Una Reflexión Estratégica con los Factores Clave de Éxito para afrontar los retos del futuro con solvencia.
Un Análisis de las Áreas de Mejora en los distintos procesos y en los sistemas de relaciones externas e internas de la empresa
Un estudio de la situación actual de la empresa en cuanto al uso de las tecnologías TIC.
Un Listado con todas las Oportunidades posibles de implantación de TIC para la mejora del negocio

A continuación volvemos a recomendar la visualización de la representación power point de esta fase de identificación de oportunidades de mejora del negocio:

Descarga MDD_fase 1

2.4.-FASE 2 DE SELECCIÓN DE OPORTUNIDADES DE IMPLANTACIÓN DE TIC.-

2.4.1.-Definición:

En la realización de esta fase 2 se identificaran los parámetros que permitan fijar criterios de priorización de las oportunidades de negocio por implantación de las TIC para poder evaluarlas y seleccionar aquellas que fueran prioritarias para la evolución rentable de la empresa

2.4.2.-Objetivos:

Identificar criterios de Priorización de las oportunidades de implantación de TIC en la empresa
Valorar cada una de las Oportunidades consideradas ordenándolas prioritariamente según la evaluación alcanzada
Seleccionar e indicar aquellas Oportunidades que han resultado prioritarias por su mayor posibilidad de crear mejoras en el negocio incorporando las TIC pertinentes

2.4.3.-Actividades:

Identificación:

Identificar una serie de criterios de priorización que sirvan para ordenar y clasificar las oportunidades de negocio captadas gracias a la incorporación de las TIC
Seleccionar unos parámetros de ponderación en función de la importancia que tengan para el negocio

Evaluación:

Valorar con el personal de la empresa que esté capacitado para ello, y también por medio de la opinión del cliente, cada una de las oportunidades seleccionadas aplicando los criterios de priorización y las correspondientes ponderaciones.
Priorizar por orden de valoraciones, de mayor a menor, las oportunidades de TIC seleccionadas.

Selección:

Descartar aquellas oportunidades que hayan alcanzado menor valoración
Focalización en aquellas oportunidades que ocupen los primeros puestos en la valoración efectuada., las cuales serán las que mayor incidencia e impacto tengan en las mejoras de la competitividad del negocio.

2.4.4.-Tareas:

Identificación:

Estudiar y escoger una serie de criterios de priorización.
Decidir las ponderaciones según sea la importancia que tengan para el negocio

Evaluación:

Realizar la valoración de las diferentes oportunidades de TIC identificadas
Ordenar, de mayor a menor evaluación alcanzada, las oportunidades.

Selección:

Dejar en la lista de oportunidades las de mayor valor, desechando las de menor evaluación
Centrarse en aquellas oportunidades que hayan sido seleccionadas por tener la mejor valoración y por tanto ser las mas idóneas para ayudar a conseguir las mejoras propuestas en el negocio.

2.4.5.-Acciones:

Identificación:

Realizar una reunión de trabajo con personal competente para analizar y decidir los criterios de priorización más interesantes para el negocio
En la misma reunión anterior u otra posterior decidir las ponderaciones a utilizar para dar mayor énfasis a aquellos criterios que se juzguen de mayor importancia para la evolución positiva del negocio.

Evaluación:

Efectuar una reunión de trabajo dedicada específicamente a la valoración de las oportunidades identificadas empleándose los criterios de priorización y las ponderaciones consensuadas
En la misma reunión anterior u otra posterior realizar la ordenación de la valoración global alcanzada por cada una de las valoraciones dadas clasificándolas de mayor a menor.

Selección:

Redactar una relación de oportunidades de TIC seleccionada recopilando las mejores obtenidas en la valoración realizada e ignorando las de menor valoración alcanzada.
Establecer un cuadro con las oportunidades de las TIC prioritarias mencionando la previsión de mejoras a obtener y los recursos necesarios para efectuar una implantación correcta

2.4.6.-Herramientas:

Identificación:

Descarga H.2.I1.1.ejemplo1_criterios. Tabla de selección de criterios de priorización con un ejemplo desarrollado en una empresa, valorando por área a once diferentes criterios con respecto a su grado de importancia considerando su volumen de costos y los resultados a alcanzar, así como su orden de prioridad según sea su grado de importancia y urgencia necesaria.
Descarga H.2.I1.2.ejemplo2_criterios Tabla de selección de criterios de priorización con otro ejemplo desarrollado en una empresa de servicios informáticos, valorando por área a diez diferentes criterios con respecto a su grado de importancia considerando su volumen de costos y los resultados a alcanzar, así como su orden de prioridad según sea su grado de importancia y urgencia necesaria.
Descarga H.2.I2.1.ponderacion_criterios. Tabla de selección de porcentajes de ponderación según el grado de la importancia de los criterios para la incorporación de las TIC.
Descarga H.2.I2.2.ejemplo1_ponderacion. Ejemplo de selección de porcentajes de ponderación de 1 a 100% en diez criterios de una empresa.
Descarga H.2.I2.3.ejemplo2_ponderacion.Otro ejemplo de selección de porcentajes de ponderación de 1 a 100% en diez criterios de una empresa de servicios informáticos.

Evaluación:

Descarga H.2.E1.matriz_valoracion. Cuadro de la Matriz de Valoración que sirve para valorar las diferentes oportunidades de las TIC identificadas en función de una serie de criterios definidos previamente, para ponderar la importancia de cada criterio de 1 a 3 puntos y valorar cada oportunidad en función de la priorización considerada, de manera que se obtiene el volumen global de cada oportunidad analizada.
Descarga H.2.E2.1.oportunidades_prioritarias. Cuadro representando la lista resumen de seis de las oportunidades de incorporación de las TIC ordenándolas por prioridades por valoración alcanzada.
Descarga H.2.E2.2.ejemplo_6 oportunidades Ejemplo de la lista de seis oportunidades encontradas en una empresa de servicios informáticos, dando su priorización según la valoración alcanzada.

Selección:

Descarga H.2.S1.1.lista_oportunidades Lista final con solo las oportunidades de implantación de TIC que hayan obtenido las mejores valoraciones y, por tanto, mayor priorización en su implantación, mencionando a los responsables de su implantación y la duración estimada para su implantación
Descarga H.2.S1.2.ejemplo_lista. Ejemplo de la lista final de seis oportunidades de incorporación de las TIC en una empresa de servicios informáticos.
Descarga H.2.S2.1.cuadro_oportunidades. Cuadro que define las oportunidades de TIC seleccionadas mencionando las mejoras que ofrecen y los recursos económicos, tecnológicos y de personal y su formación necesarios.
Descarga H.2.S2.2.ejemplo_oportunidades Ejemplo del cuadro final con las oportunidades elegidas en una empresa de servicios informáticos , citando las mejoras y ventajas a obtener y los recursos que han de necesitarse para su incorporación.

2.4.7.-Resultados:

Al término de esta fase 2 se habrán obtenido los siguientes:

Una selección de oportunidades de implantación de TIC que sean prioritarias para alcanzar en el mínimo tiempo las mayores mejoras en las ventajas que den competitividad al negocio.
Una relación de dichas oportunidades indicando las mejoras que su implantación ofrece y los recursos que serán necesarios para su incorporación

A continuación volvemos a recomendar la visualización de la representación power point de esta fase de selección de oportunidades:

Descarga MDD_fase 2

2.5.-FASE 3 DE PLANIFICACIÓN DE LAS OPORTUNIDADES DE IMPLANTACIÓN DE TIC.-

2.5.1.-Definición:

Esta fase se dedicara al diseño de la planificación del proceso de implantación de cada una de las TIC seleccionadas considerando sus necesidades tecnológicas, de estructura organizativa y del plan de formación al personal implicado, definiendo las acciones necesarias a desarrollar y los responsables de las mismas, además de determinar en términos económicos los ingresos adicionales que se esperan conseguir tras la implantación de las TIC, para finalmente redactar el correspondiente Plan de Implantación de las TIC

2.5.2.-Objetivos:

Descripción de las Oportunidades de Implantación de las TIC seleccionadas mencionando las actividades a desarrollar ,los responsables de las mismas y la valoración económica de los resultados a lograr, así como las necesidades de recursos a utilizar.
Elaboración de un calendario que coordine la implantación de las distintas oportunidades de TIC seleccionadas
Redacción de un Plan de Implantación de todas las TIC elegidas

2.5.3.-Actividades:

Descripción:

Definir los recursos que se precisen, en sus infraestructuras tecnológicas, asesores externos, plantilla de personal y su formación, las inversiones,…etc.
Definir por cada oportunidad de implantación de TIC sus objetivos, indicadores y resultados económicos a lograr, indicando el personal responsable y la duración de la implantación, así como las acciones a realizar en las áreas tecnológica, de organización y la capacitación del personal, mencionando las interrelaciones posibles con el resto de oportunidades a implantar

Cronograma:

Diseñar un cronograma de cada implantación TIC a desarrollar, con su calendario del proceso en el tiempo de cada etapa y sus responsables.
Diseñar un cronograma con el desarrollo de implantación de todas las TIC seleccionadas reflejándose los solapes y relaciones o dependencias entre las mismas.

Plan:

Conformar un Plan de Implantación para cada TIC
Estudiar un Plan Global de Implantación de todas las TIC seleccionadas

2.5.4.-Tareas:

Descripción:

Realizar un estudio por cada implantación de TIC para especificar los recursos necesarios en sus áreas, a saber: equipamiento de hardware y software tecnológicos, personal necesario y planes de formación para lograr su capacitación y el volumen de inversiones necesarias para llevar a término el proceso de implantación de que se trate.
Realizar un estudio por cada oportunidad de implantación de TICs para poder describir con detalle su función específica, el responsable del proyecto de implantación de la misma, la duración estimada para su ejecución, los objetivos a alcanzar citando sus indicadores y la valoración económica de la rentabilidad que se espera lograr, además de citar las acciones en líneas de actuación en lo que respecta a la infraestructura tecnológica, la estructura organizativa involucrada y las acciones de capacitación del personal, además de expresar las interrelaciones a prever con el resto de implantaciones de TIC a realizarse.

Cronograma:

Estudiar las etapas del proceso y su planificación para poder estructurar un calendario del proceso de implantación de cada TIC en el que se muestren gráficamente las acciones a desarrollar y su evolución en el transcurso del tiempo.
Estudiar las interrelaciones entre las diversas TIC a implantar para poder conformar un calendario en el que se representen todas las diversas implantaciones de TIC que se vayan a realizar mostrándose gráficamente la duración de cada implantación y viéndose cuáles son sus secuencias de comienzo y fin de las implantaciones

Plan:

Recopilar toda la información y datos conseguidos para redactar para cada Implantación de TIC su correspondiente Plan de Implantación
Analizar las diversas implantaciones para redactar un Plan Global de Implantación de todas las TICs seleccionadas

2.5.5.-Acciones:

Descripción:

Cumplimentar una Tabla de Recursos necesarios para efectuar cada implantación de TIC
Cumplimentar una hoja de Valoración Económica en la que se describe la Inversión necesaria junto a los ingresos esperados y los ahorros en gastos estimados para adjuntar dichos datos en la redacción de una Ficha de Oportunidad por cada implantación de TIC.

Cronograma:

Dibujar un cronograma del proceso de implantación para cada TIC
Dibujar un cronograma del proceso global de implantación de todas las TIC al unísono.

Plan:

Redactar un Plan de Implantación para cada TIC
Redactar un Plan Global de Implantación de todas las TIC

2.5.6.-Herramientas:

Descripción:

Descarga H.3.D1.tabla_recursos Tabla de Recursos para la implantación de una TIC, donde se definen todos los recursos necesarios para la implantación de una TIC en la empresa en cuestión, dándose un numero a dicha TIC y describiéndola convenientemente. El cuadro permite citar los recursos necesarios y la inversión a realizar en las áreas de hardware, software, formación, personal, asesoría y otros que hicieran falta, de manera que al final se obtenga el volumen global de inversión a realizar en la incorporación de la TIC en estudio.
Descarga H.3.D2.tabla_objetivos. Tabla de Objetivos e Indicadores para la implantación de una TIC, donde es posible mencionar seis diferentes objetivos con tres indicadores para cada uno de ellos.
Descarga H.3.D3.valoracion_economica. Modelo de Valoración Económica que sirve para estimar la rentabilidad por ahorro de costos y/o por capacidad de generación de ingresos adicionales para cada una de las TIC en estudio. En la matriz también se citan las inversiones previstas , junto a las instrucciones para aplicar debidamente la formula de evaluacion económica VAN que se incorpora.
Descarga H.3.D4.ficha_oportunidades Ficha de Oportunidades para cada implantación de una TIC, donde se cita su número, responsable del proyecto de incorporación , la duración prevista de ejecución, y la descripción de la TIC, mencionando los objetivos con sus indicadores y valoraciones VAN , para definir a continuación las acciones en las líneas de actividades a realizar en las áreas de la infraestructura tecnológica, estructura organizativa y en las necesidades de capacitación del personal, para finalmente, mencionar las relaciones con el resto de TIC que se pretenden incorporar a la empresa en estudio.

Cronograma:

Descarga H.3.C1.cronograma_TIC. Cronograma Individual en hoja de cálculo Excel, para ser utilizado en cada proceso de implantación de una TIC. En el mismo se cita el numero de TIC, su responsable y descripción, con un cuadro donde se desglosan las actividades de las fases del proceso de incorporación: Definición, preparación, ejecución y seguimiento, con un cronograma para 5 semanas , pudiéndose reflejar el porcentaje de progreso alcanzado y los actos de reuniones de trabajo o control, así como de entrevistas, y el comienzo y final de una acción.
Descarga H.3.C2.1.cronograma_global Cronograma Global de todas las TIC a implantarse, donde pueden seguirse la evolución de sus fases de proceso en ocho diferentes TIC y sus correspondientes porcentajes de progreso.
Descarga H.3.C2.2.ejemplo_cronograma. Ejemplo de cronograma a utilizar en el seguimiento de las fases del proceso de incorporación de seis diferentes TIC en una empresa de servicios informáticos.
Plan:
Descarga H.3.P1.plan_individual. Plan Individual de Implantación de cada TIC. Se trata de un índice del informe final que debe realizarse para describir el proceso de selección, implantación y seguimiento de la incorporación de cada TIC en la organización de la empresa en estudio. Este índice se compone de los siguientes capítulos:

Introducción
Objetivo
Alcance
Organizacionales
Responsables
Etapas
Mejoras
Recursos
Valoraciones
Objetivos
Indicadores
Seguimiento
Cronograma

Descarga H.3.P2.plan_global. Plan Global de Implantación de las TIC seleccionadas donde se recopila el proyecto de incorporación de todas las TIC en su totalidad siguiendo el índice anteriormente mencionado considerando el proceso en todo su conjunto y dentro de las ventajas estratégicas globales a obtener en la empresa en estudio.

2.5.7.-Resultados:

Al finalizar esta última fase 3 la empresa dispondrá de los siguientes trabajos:

Una descripción de todos los recursos necesarios para la implantación de cada una de las diversas TIC elegidas, indicando los objetivos a alcanzar y la valoración económica de sus resultados previstos, así como las acciones a realizar y las interrelaciones entre las TIC involucradas.
Una planificación expresada gráficamente en cronogramas de manera que se compruebe las etapas a cubrir en cada proceso de implantación de las TIC de manera individual y global para verse las interrelaciones entre la ejecución de las diversas implantaciones.
Un Plan Global de Implantación de todas las TIC, junto a los diversos Planes de Implantación de cada TIC de manera individual.

A continuación volvemos a recomendar la visualización de la representación power point de esta fase de planificación:

Descarga MDD_fase 3