1.-INTRODUCCIÓN.-

Formando parte de la familia de artículos dentro de la  Gestión de Materiales, en cuanto a su Dirección de Compras y Gestión de Inventarios, este artículo tratará de exponer lo referente a los sistemas de almacenamiento o almacenaje de los productos para su futura distribución a sus compradores, así como sobre un método de  evaluación estratégica de los acopios almacenados.

Para profundizar en el contenido de este artículo y ponerse al día en todo lo concerniente a la Gestión de Inventarios, recomiendo la lectura en mi blog de los que seguidamente menciono:

2.- SISTEMAS DE ALMACENAJE Ó ALMACENAMIENTO.-

Entre los elementos que forman la estructura del sistema logístico, en las empresas industriales o comerciales, el almacén es una de las funciones que actúa en las dos etapas del flujo de materiales, el abastecimiento y la distribución física, constituyendo una de las actividades importantes para el funcionamiento  de la empresa.

El almacén es una unidad de servicio en la estructura orgánica y funcional de una empresa comercial o industrial con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos.

Dentro del sistema global del manejo de materiales, el SISTEMA DE ALMACENAJE proporciona las instalaciones, el equipo, el personal, y las técnicas necesarias para recibir, almacenar, y embarcar materia prima, productos en proceso y productos terminados.

El almacén es responsable de guardar los materiales, conservándolos en condiciones optimas para su utilización. Existen almacenes de materias primas, artículos en proceso y productos terminados; así como almacenes externos ubicados en otras áreas, incluyendo también los almacenes de las empresas distribuidoras. La organización del almacén debe ser armonizada con el sector productivo y comercial, adecuándose a sus respectivas exigencias

Las instalaciones, el equipo y técnicas de almacenamiento varían mucho dependiendo de la naturaleza del material que se manejará. Para diseñar un sistema de almacenaje y resolverlos problemas correspondientes es necesario tomar en consideración las características del material como su tamaño, peso, durabilidad, vida en los compartimentos, tamaño del los lotes y aspectos económicos.

Se incurre en costos de almacenamiento y recuperación, pero no se agrega ningún valor a los productos. Por lo tanto, la inversión en equipos de almacenamiento y manejo de materiales, así como en superficie de almacenamiento, deberán tener como base la reducción máxima de los costos unitarios de almacenamiento y manejo.

3.-ALMACENAMIENTO, EMBALAJE Y MANEJO DE LOS MATERIALES.-

El almacenamiento incluye todas las actividades necesarias para guardar y mantener los productos desde que son fabricados o adquiridos hasta que son vendidos. Es necesario para regular y compensar la oferta y la demanda. Implica la adecuación entre cantidades compradas y vendidas.

Las decisiones sobre almacenamiento afectan a la determinación del número, localización, tipo y características de los almacenes (propios o arrendados) para atender la demanda del mercado.

El número, localización y tamaño de los almacenes estarán en función del servicio al cliente prestado y de las economías de escala. Un número reducido de almacenes de gran dimensión proporcionará dimensiones en los costos, pero ofrecerá una menor operatitividad y flexibilidad. Por el contrario, un número elevado de pequeños almacenes, si bien permitirá una mayor proximidad al cliente y un servicio más ágil y flexible, dará lugar a costos de almacenajes superiores.

El manejo de los materiales incluye la determinación de los procedimientos a seguir y medios materiales y humanos a utilizar para el movimiento de los productos.

El embalaje es necesario para proteger el producto, para impedir roturas, mermas, deterioros, etc. Las decisiones sobre embalaje afectan la elección de los sistemas de protección y conservación y a los materiales a utilizar. El embalaje puede constituir un elemento promocional del producto.

4.-RAZONES PARA ALMACENAR LOS PRODUCTOS.-

Existen cinco razones básicas por las que una organización empresarial realiza actividades de almacenamiento:

  1. Reducción de los costos de transporte- producción.-

El almacenamiento y el inventario asociado al mismo son dos factores que generan nuevos gastos. No obstante, ese aumento de costos se compensa con la disminución de los de transporte y producción, ya que se mejora la eficiencia de ambos procesos.

  1. Coordinación entre el suministro y la demanda.-

Las empresas que tienen una producción de carácter estacional y una demanda racionalmente constante suelen tener problemas de coordinación entre la demanda y el suministro.

  1. Precio de los productos.-

Aquellas mercancías y productos que experimentan grandes variaciones en el precio de un periodo a otro, pueden obligar a hacer compras de los mismos por adelantado, de modo que se obtengan a precios más bajos, compensando así el costo de los almacenes necesarios para su mantenimiento.

  1. Apoyo al proceso de producción.-

El almacenamiento puede formar parte del proceso de producción. La fabricación de ciertos productos como quesos, vinos o licores, requiere un periodo de almacenamiento para su maduración. No obstante los almacenes no solo sirven para guardar el producto en esta fase de su fabricación, sino que también sirven para mantener el depósito la mercancía libre de impuestos hasta el momento de su venta.

  1. Apoyo al proceso de comercialización.-

A veces el  almacenamiento se emplea para dar valor a un producto, de modo que si se almacena el mismo cerca del cliente, el tiempo de entrega, por ejemplo disminuye. Esta mejora en el servicio al comprador puede producir un incremento de las ventas.

5.-FUNCIONES DEL SISTEMA DE ALMACENAMIENTO.-

Se consideran como elemento del sistema logístico a todos los tipos de almacenes, siendo el almacén un elemento que actúa en las dos etapas del flujo de materiales, desde su origen o fuente (Abastecimiento), hasta la entrega del último usuario (Distribución), constituyendo una de las actividades importantes para el funcionamiento de la empresa.

Luego el sistema de almacenamiento tiene dos funciones primordiales: el mantenimiento de inventarios (almacenamiento) y el manejo de mercancías. El manejo de mercancías comprende todas las actividades de carga y descarga, y el traslado del producto a las diferentes zonas del almacén y a la zona de preparación de pedidos. Por su parte, el almacenamiento es simplemente la acumulación de mercancías durante un periodo de tiempo.

La elección de la ubicación en el almacén y del tiempo de almacenamiento depende de los objetivos marcados para el mismo. La función de almacenaje es compleja y es por ello que debe ser estudiada analíticamente. La dirección de la empresa tiene que examinar el problema del almacenaje según dos aspectos esenciales:

  • El que se refiere a su estructuración, lo que se refiere a fijar su emplazamiento, sus dependencias, e identificar las exigencias de coordinación con los distintos sectores de la empresa.
  • El que atañe a la organización de su funcionamiento, que se centra en la fijación de las normas prácticas para la marcha del almacén.

La manera de organizar u administrar el departamento de almacenes depende de varios factores, a saber:

  • el tamaño y el plano de organización de la empresa,
  • el grado de descentralización deseado,
  • la variedad de productos fabricados,
  • la flexibilidad relativa de los equipos y facilidades de manufactura,
  • la programación de la producción.

Sin embargo, para proporcionar un servicio eficiente, las siguientes funciones son comunes a todo tipo de almacenes:

  • Recepción de Materiales
  • Registro de entradas y salidas del Almacén.
  • Almacenamiento de materiales.
  • Mantenimiento de materiales y de almacén.
  • Despacho de materiales.
  • Coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios y contabilidad.

6.-LAS ÁREAS DEL ALMACÉN.-

Normalmente una planta fabricante o una empresa comercializadora debe tener tres áreas en el almacén, como base de su organización estructural:

  1. Recepción.
  2. Almacenamiento.
  3. Entrega.

El tamaño y distribución de estas tres áreas depende del volumen de operaciones y de la organización de cada empresa en lo particular. Estas pueden estar completamente separadas e independientes unas de otras, o bien, dentro de un solo local.

1.-Área de Recepción:

El flujo rápido del material que entra, para que esté libre de toda congestión o demora, requiere de la correcta ubicación del área de recepción y de su óptima utilización.

Las condiciones que impiden un flujo rápido son:

  • Espacio de Maniobra Restringido o Inadecuado.
  • Medios de Manejo de Materiales Deficiente.
  • Demoras en la Inspección y Documentación de Entrada.

El espacio necesario para el área de recepción depende del volumen máximo de mercancía que se descarga y del tiempo de su permanencia en ella. El tiempo de permanencia de las mercancías en el área de recepción debe ser lo más corto posible, pues el espacio y el costo de operación depende de la fluidez con que estas se pasan del vehículo del proveedor al almacén. Todo estancamiento innecesario eleva el costo del producto.

2.-Área de Almacenamiento:

En la  zona de almacenamiento se estudia el espacio que se requiere para cumplir con las finalidades del almacén, ya que ello exige realizar las operaciones que forman el ciclo de almacenamiento, para lo cual es indispensable disponer de espacio suficiente donde se pueda actuar organizadamente, sin inconvenientes ni tropiezos.

El estudio que se haga para elegir una zona de almacenamiento o para distribuir una zona ya elegida, tiene  que realizarse en función de tres factores:

  • Entidad a la cual se va servir.
  • El espacio de que se dispone.
  • Los artículos que en él se van a guardar.

Para determinar en relación a ellos, las características que debe reunir.

3.-Área de Entrega:

La mercancía que ha sido tomada del área de almacenamiento y llevada al área de entrega debe:

  • Ser trasladada con el medio mecánico más adecuado.
  • Ser acompañada de un documento de salida, una nota de remisión o una factura.
  • Ser revisada en calidad y cantidad, mediante el cotejo de la mercancía con el documento de salida.

7.-PRINCIPIOS BÁSICOS DEL ALMACÉN.-

El almacén es un lugar especialmente estructurado y planificado para custodiar,  proteger y controlar los bienes de activo fijo o variable de la empresa, antes de ser requeridos para la administración, la producción o la venta de artículos o mercancías.

Es importante hacer hincapié en que lo almacenado debe tener un movimiento rápido de entrada y salida, o sea una rápida rotación.

Todo manejo y almacenamiento de materiales y productos es algo que eleva el costo del producto final sin agregarle valor, razón por la cual se debe conservar el mínimo de existencias con el mínimo de riesgo de fallos en el suministro y al menor costo posible de operación.

Los siguientes principios son básicos para todo tipo de almacén:

  • La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse siempre bajo la responsabilidad de una solo persona en cada almacén.
  • El personal de cada almacén debe ser asignado a funciones especializadas de recepción, almacenamiento, registro, revisión, despacho y ayuda en el control de inventarios.
  • Primera entrada, primera salida para evitar que los artículos permanezcan mucho tiempo en almacén sin ser entregados, por cuanto la llegada de nuevas remezas condenan a las existencias antiguas a continuar en almacén mientras las nuevas son despachadas.
  • Reducir las distancias que recorren los artículos así como el personal. Esta es una manera de reducir los costos de la mano de obra.
  • Reducir movimientos y maniobras. Cada vez que se mueve una mercancía hay una ocasión más para estropearla.
  • Prohibir la entrada al área del almacén a personal extraño a el. Solo se permitirá ingreso al personal autorizado.
  • Controlar las salidas de mercancía del área de almacenamiento a través de documentación adecuada.
  • Llevar registros de existencias al día.
  • Eliminar el papeleo superfluo.
  • Reducir el desperdicio de espacio, diseñando la estantería con divisiones a la medida de lo que se almacena.
  • El área ocupada por los pasillos respecto a la totalidad del área de almacenamiento, debe representar un porcentaje tan bajo como lo permitan las condiciones de operación.
  • El pasillo principal debe recorrer a lo largo del almacén. Los transversales perpendiculares al principal, deben permitir el fácil acceso a los casilleros, bastidores o pilas independientes de artículos.
  • El punto de recepción debe estar ubicado en el extremo del pasillo principal y el punto de distribución en el opuesto.
  • Debe existir un sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra de salida (ambas con su debido control).
  • Colocar los artículos de mayor demanda más al alcance de las puertas de recepción y entrega para reducir recorrido y tiempo de trabajo.
  • Hay que llevar un registro al día de todas las entradas y salidas.
  • Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los movimientos del almacén (entradas y salidas) y la programación y control de producción sobre las existencias.
  • Se debe asignar una identificación a cada producto y unificarla por el nombre común y conocido de compras, control de inventario y producción.
  • La identificación debe estar codificada.
  • Cada material o producto se tiene que ubicar según su clasificación e identificación en pasillos, estantes, espacios marcados para facilitar su ubicación. Esta misma localización debe marcarse en las tarjetas correspondientes de registro y control.
  • Los inventarios físicos deben hacerse únicamente pro personal ajeno al almacén.
  • Toda operación de entrada o salida del almacén requiriere documentación autorizada según sistemas existentes.
  • La entrada al almacén debe estar prohibida a toda persona que no esté asignada a él, y estará restringida al personal autorizado por la gerencia o departamento de control de inventarios.
  • La disposición del almacén deberá ser lo más flexible posible para poder realizar modificaciones pertinentes con mínima inversión.
  • Los materiales almacenados deberá ser fáciles de ubicar.
  • La disposición del almacén deberá facilitar el control de los materiales.
  • Si el espacio es muy limitado o crítico por el crecimiento de sus operaciones, puede pensarse en lo siguiente:
  • Una mejor ubicación de los medios de almacenamiento: estantes, tarimas, etc.
  • Un nuevo diseño de estantería, de tipo flexible, que aproveche mejor el espacio existente.
  • Una distribución y colocación de la mercancía que permita ahorrar espacio por el sistema de almacenamiento diversificado.
  • Un aprovechamiento del espacio cúbico con el diseño de entre pisos o estantería de varios niveles sobrepuestos.
  • Reducción de pasillos con la utilización de sistemas de estanterías movibles o en bloques.
  • Eliminación del almacenamiento de cosas obsoletas o extrañas al almacén.

8.-TIPOS DE ALMACÉN.-

El almacén puede ser una empresa fabricante, distribuidora, o una tienda de productos de consumo. Los almacenes se pueden diferenciar según:

A.-LA ORGANIZACIÓN:

Los almacenes pueden estar centralizados o descentralizados. Se da el primer caso cuando el establecimiento (fábrica) reúne en su propia sede todos los almacenes, mientras que se presenta el segundo caso cuando hay sectores del almacén situados en otros lugares.

En cuanto a la conformación interna, los almacenes pueden estar constituidos por locales únicos o por una serie de locales separados o secciones comunicadas. La disponibilidad de un local único obliga a tener reunidos todos los materiales, por lo que su control se hace más difícil, especialmente si tal local resulta muy grande y contiene columnas o estanterías que dificultan la visibilidad.

B.-EL MOVIMIENTO DE MATERIAL:

Desde el punto de vista del movimiento de los materiales podemos distinguir almacenes con transporte mecanizado (fijo, semi-fijo, móviles) más o menos elevado y almacenes sin mecanización.

C.-LA UBICACIÓN:
  • Aquellos que se pueden tener en la intemperie sin necesidad alguna de protección y para los cuales no hay ninguna duda sobre su resistencia a las inclemencias del tiempo.
  • Los que pueden estar a la intemperie con la condición de que la estancia sea durante corto tiempo, y bajo particulares sistemas de protección.
  • Los que tienen que ser puestos a cubierto.
D.-LAS OPERACIONES:

Para la operación  racional del almacenaje, existen en general, locales para las siguientes exigencias:

  • Recepción de los materiales, los cuales pueden ser a su vez distribuidos en locales de llegada y estancia eventual ( a veces incluso bajo la responsabilidad del suministrador), en espera de ser registrados contablemente e ingresados en el propio local de recepción donde tienen lugar las operaciones de desembalaje y control (numérico y de control)
  • Espera de las mercancías, antes de la conformidad de la verificación.
  • Desembalaje de los productos, hay casos en que es conveniente destinar locales separados a tal exigencia.
  • Almacenamiento propiamente dicho.
E.-EL TIPO DE MATERIAL:

La mercancía que resguarda, custodia, controla y abastece un almacén puede ser la siguiente:

  • Almacén de Materia Prima y Partes Componentes: Las Materias primas son los productos que sirven para la fabricación y que se encuentran en el almacén a la espera de ser empleados en el proceso de producción. Este almacén tiene como función principal el abastecimiento oportuno de materias primas o partes componentes a los departamentos de producción.
  • Almacén de Materias Auxiliares: Los materiales auxiliares o también llamados indirectos son todos aquellos que no son componentes de un producto pero que se requieren para envasarlo o empacarlo. Podemos mencionar los consumibles como los lubricantes, grasa, combustible, etc. Las etiquetas , embalajes y envases, Los envases son aquellos recipientes destinados a la venta, esto es, que servirán para comercializar el producto que contienen.  Los embalajes sirven para proteger el producto envasado durante la manipulación, el almacenamiento y el transporte. También el material de oficina se puede considerar como almacén auxiliar.
  • Almacén de Productos en Proceso: Los productos semiterminados son los productos en curso, es decir, los que se encuentran a la espera de ser reintegrados en la siguiente fase de un proceso de fabricación, o los fabricados por la empresa que no se destinan a la venta mientras no se completa su fabricación. Si los materiales en proceso o artículos semi-terminados son guardados bajo custodia y control, intencionalmente previstos por la programación, se puede decir que están en un almacén de materiales en proceso.
  • Almacén de Productos Terminados: El almacén de productos terminados presta servicio al departamento de ventas guardando y controlando las existencias hasta el momento de despachar los productos a los clientes.
  • Almacén de Bienes de Equipo y Recambios. Es la maquinaria y los equipos empleados por la empresa para desarrollar su actividad, así como las piezas dedicadas a la sustitución de las que se van deteriorando en las máquinas del proceso productivo.
  • Almacén de Herramientas: Un almacén de herramientas, moldes y equipo, bajo la custodia de un encargado especializado para el control de esas herramientas,  equipo y útiles que se prestan a los distintos departamentos y operarios de producción o de mantenimiento. Cabe mencionar: brocas, moldes, machuelos, piezas de esmeril, etc.
  • Almacén de Materiales de Desperdicio: Los productos partes o materiales rechazados por el departamento de control y calidad y que no tienen salvamento o reparación, deben tener un control separado; este queda por lo general, bajo el cuidado del departamento mismo.
  • Almacén de Materiales Obsoletos: Los materiales obsoletos son los que han sido desplazados en la programación de la producción por falta de ventas, por deterioro, por descomposición o por haberse vencido el plazo de caducidad. La razón de tener un almacén especial para este tipo de casos, es que los materiales obsoletos no deben ocupar los espacios disponibles para aquellos que son de consumo actual.
  • Almacén de Residuos: En el proceso productivo se generan desechos o restos sobrantes a los que o bien no se puede sacar ningún provecho (virutas), o bien se pueden aprovechar de alguna manera (chatarra).
  • Almacén de Devoluciones: Aquí llegan las devoluciones de los clientes, en el se separan y clasifican los productos para reproceso, desperdicio y/o entrada a almacén.

9.-PROBLEMAS EXISTENTES EN LOS ALMACENES.-

Son varios los problemas que pueden derivarse de la escasa disponibilidad de locales, o el hecho de que estos sean poco racionales o inadecuados a las exigencias de la empresa. A saber:

  • El Espacio y el Personal es insuficiente.-

El llenado excesivo de los locales puede causar daño a los materiales y aumentar la eventualidad de reclamos y devoluciones por parte de los clientes. Puede hacer difícil la rotación de los materiales, favoreciendo la acumulación de mercancías superadas y de difícil venta. Puede también ser inoportuna la atención de los pedidos, lo creará dificultades a la organización de las ventas.

  • El Personal es incapaz por falta de Entrenamiento.-

Muchas veces  se deja que se vaya acumulando trabajo con el fin de liquidarlo en un momento determinado; la plantilla del personal se dispone en función de estas necesidades extremas, con lo cual lo único que se consigue es que en los momentos de menos trabajo se produzca una situación de bajo rendimiento que ocasiona costos y gastos perfectamente evitables.

  • El Almacén está mal localizado o existe una mala distribución.-

Con demasiada frecuencia hay que recorrer trayectos y pasillos trazados sin obedecer ningún tipo de sistema y muchas veces se van atendiendo los pedidos recogiendo de manera memorista o según el parecer del operario. Así se originan trayectos largo se inútiles además de la necesidad de mayor tiempo de aprendizaje para acostumbrarse a esta carencia sistemática.

  • Deficiente colocación de la mercancía.-

Esto dificulta la localización rápida para acomodar y/o surtir la demanda. Se deberá posicionar adecuadamente las mercancías mas pesadas o voluminosas, además de tener muy presente la rotación de las mercancías. Durante el almacenamiento, el principal factor que se considera es la rotación de los productos. Los productos de mayor rotación se almacenan cerca de la salida de los módulos. Incluso los productos con fecha de vencimiento reciente se ponen cerca de la vista y los de mayor vencimiento atrás.

  • En el almacén se espera demasiado tiempo.-

Se espera por ejemplo con los documentos relacionados con los pedidos y que tiene que venir de las oficinas, excesivos tiempos de  espera de los medios de transporte, la carga y entrega de los productos solicitados.

  • Equipo de Almacenamiento Inadecuado.-

Obsoleto o en mal estado. La composición de las estanterías, armarios, pallets, contenedores, etc., debe ser la más idónea para la correcta ubicación y acomodamiento de los materiales o mercancías a almacenar

  • Equipo de Manejo de Materiales Insuficiente o Inadecuado.-

El equipamiento para la manutención es muy importante, ya que evita excesivos costos en la distribución física de los materiales, facilitando su transporte y ubicación.

10.-ESTRATEGIAS DE EVALUACIÓN EN OPERACIONES DE ALMACENAJE.-

Es necesario evaluar las operaciones de almacén con inventarios de vez en cuando para  determinar si se está perdiendo dinero en productos y materiales de almacenamiento. Si bien esto puede parecer una tarea de enormes proporciones, se pueden seguir algunas pautas y crear una estrategia para encontrar la evaluación del costo-beneficio. Dividir el proceso en segmentos para efectuar la evaluación de los sistemas de almacenamiento, a saber:

ESPACIO DE ALMACENAMIENTO.-

Evalúa qué tan bien estás utilizando el espacio de almacenamiento con el que cuentas. El almacenamiento ineficiente puede causar que ocupes espacio de almacenamiento que no es necesario y limites órdenes que creas que no se puedan almacenar. Es posible que tengas espacio suficiente pero no lo estás usando bien. Estanterías, entrepisos y sistemas de cintas transportadoras pueden ayudarte a utilizar mejor el espacio.

NIVELES CRÍTICOS DEL INVENTARIO.-

Observa los niveles críticos del inventario. Asegúrate de que has establecido los niveles de inventarios críticos para cada producto. Este nivel está por debajo del cual es posible que no seas capaz de satisfacer la demanda. Establece un nivel de inventario aceptable promediando la cantidad de productos que llevas por mes y la adición de un porcentaje para la seguridad. Una de las estrategias para la evaluación de las operaciones de almacén debe ser evaluar cómo se mantienen los niveles de inventario.

LOCACIÓN DE LOS SELECTORES DE ACCIONES.-

Evalúa las locaciones de los selectores, ya que el 70 porciento del tiempo del selector se puede perder  buscando productos. Evalúa si necesitas localizar un inventario importante (acción de movimiento rápido), cerca de los selectores de acciones para que puedan acceder fácilmente a ella. También investiga la operación por la cantidad de tiempo que se gasta en busca de productos o al caminar hacia la misma.

CÓDIGOS DE BARRAS.-

Evalúa si necesitas tecnología de códigos de barras. Si no dispones de la tecnología de código de barras, analiza cómo se puede ayudar a rastrear los artículos en el almacén. Si cuentas con la tecnología de código de barras, estudia si tus empleados la están utilizando bien. Los códigos de barras pueden ayudarte a rastrear los productos, acelerar el proceso de recuperación y eliminar el papeleo.

FLEXIBILIDAD DEL ESPACIO DE ALMACENAJE.-

Examina tu habilidad para expandir el espacio de almacenamiento. En base a las previsiones de ventas, observa la cantidad de producto adicional que puedas almacenar, en caso de que tuvieras que hacerlo. Evalúa las operaciones de almacén, en términos de su capacidad de ser flexible y proporcionar espacio para nuevos productos o nuevos tamaños de productos.

LOCACIÓN DE LOS PRODUCTOS 

Analiza la locación de los productos. Si tienes un producto almacenado en varios lugares, evaluar si esa es la forma más eficiente para guardarlo. También, evalúa si los empleados saben dónde encontrar varios lugares para un producto. Es posible que quieras reordenar los lugares para que los productos no estén muy extendidos, haciendo reordenamiento y así evitar los retrasos en los pedidos innecesarios.

EMPAQUETADO Y EMBALAJE DE LOS PROVEEDORES.-

Analiza el empaquetado  de los proveedores. La forma en que los vendedores empacan productos pueden afectar los costos de operación del almacén. Si quieres enviar los artículos a los clientes en su embalaje original pero tu proveedor ha cambiado la envoltura en envases no originales, incurrirá en un gran gasto en la preparación para el envío. Además, si tus procedimientos de almacenamiento requieren plataformas con alturas específicas, haz sus los vendedores estén informados. Puedes estar gastando dinero corrigiendo de errores e inconsistencias de proveedores.

11.-E. E. P.: EVALUACIÓN ESTRATÉGICA 4444  DE  LOS PRODUCTOS EN  ALMACÉN.-

Otra aplicación de la valoración 4444 la utilizamos con respecto a los productos o acopios que compramos y su aprovisionamiento.

Se recomienda la lectura del post: “Método de síntesis para evaluar criterios empresariales”

Esta evaluación requiere primeramente el elegir los criterios de evaluación de la cartera de productos a comprar. Luego se procederá al estudio, selección y definición de cuatro criterios más indicados para  poder realizar una evaluación que permita clasificar a los acopios y poder definir una estrategia a realizar.

Estos criterios deberán ser los de mayor importancia con respecto a la visión y estrategias a desarrollar y de uso común para todos los productos a comprar.

Si hiciera falta por la complejidad de las familias de productos y/o servicios a comprar se podrían también establecer otros criterios específicos para cada familia procurando que sean el menor número posible.

Como criterios más generales podemos considerar los siguientes:

  • PRECIO= GRADO DE ENCARECIMIENTO (CARO-BARATO) DE LOS PRODUCTOS Y/SERVICIOS A COMPRAR
  • PLAZO DE ENTREGA=PERIODO DE TIEMPO EMPLEADO(LARGO-CORTO) EN EL SUMINISTRO DE LOS PRODUCTOS Y/O SERVICIOS QUE  EL PROVEEDOR VENDA.
  • OFERENTES=NUMERO DE PROVEEDORES POSIBLES (MUCHOS-POCOS) PARA EL OFRECIMIENTO DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO EN ESTUDIO..
  • UTILIZACIÓN=GRADO DE USO(MAYOR-MENOR) EN LA FABRICACION DE PRODUCTOS O DE UTILIZACION DE LOS SERVICIOS OFRECIDOS POR LOS PROVEEDORES.

Seguidamente, se representa, con una diapositiva power point, los criterios  y su gráfico de evaluacion 4444:

Descarga clasificacion-acopios

También se pueden emplear otros criterios que a veces suelen ser de interés y sustituyen a alguno de los cuatro principales mencionados.

Los criterios pueden ser  ponderados de acuerdo a su importancia con respecto a la estrategia adecuada del momento.

La puntuación obtenida es de gran utilidad para toda la organización de la empresa ya que de un solo vistazo un número nos puede indicar que tratamiento debe recibir el producto a comprar  en base a su importancia, definiéndose de manera adecuada la estrategia a seguir en cada caso.

Es necesario preparar un listado de productos o acopios a comprar por orden de prioridad en función de la  puntuación total alcanzada, de manera que podamos deducir la importancia para la empresa desde un enfoque estratégico.

De tal manera que las diferentes familias  o agrupaciones de aprovisionamientos  darán base para diseñar diferentes políticas de compras  con distintos niveles de precios, plazos de entrega, escasez de proveedores y el grado de utilización de los mismos

A continuación se adjunta una diapositiva power point  con la evaluacion de los criterios a evaluar:

Descarga  criterios-acopios