1.-PRESENTACIÓN.-

Artículo que inicia una trilogía que trata de exponer lo que implica la Gestión de Compras y Aprovisionamientos en las organizaciones empresariales, empezando por la definición de la Dirección de Compras y desempeño de su función e interrelaciones, para seguir con el propio Proceso de Compras y finalizar con la Gestión y Selección de  Proveedores. En otros artículos posteriores hablaremos sobre la Gestión de Existencias e Inventarios, así como su Almacenamiento y la Logística y Manutención necesaria.

2.-IMPORTANCIA DE LA DIRECCIÓN DE COMPRAS.-

La importancia de la función de compras es absoluta, ya que cualquier ahorro que se consiga al efectuar las compras de suministros para una organización empresarial tiene un efecto amplificado en la tasa de rentabilidad sobre la inversión (ROI), además de la rapidez en la respuesta, que supera cualquier otra reducción de costos obtenida por cambios  adecuados en los recursos de la empresa.

La actividad de compras juega un importante papel en las organizaciones, dado que los materiales adquiridos generalmente representan entre el 40 y el 60 % del valor de las ventas de productos finales. Esto significa que reducciones de costos relativamente pequeñas pueden tener un mayor impacto sobre los beneficios que iguales mejoras en otras áreas de la organización

A continuación representamos en una diapositiva power point la repercusión en la rentabilidad de una empresa  con un incremento del ROI en un 29,5%, cuando se realiza un ahorro en los costes de las compras de solo un 2,8%.

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3.-LA DIRECCIÓN DE COMPRAS Y APROVISIONAMIENTOS.-

La gestión de compras asegura que la empresa tenga los mejores proveedores para abastecer los mejores productos y servicios, al mejor valor total, y  proporciona una buena oportunidad para reducir los costos y aumentar los márgenes de beneficio, convirtiéndose en un elemento estratégico de la organización empresarial.

3-1.-FUNCIÓN DE COMPRAS.-

La función de compras y aprovisionamientos  consiste en comprar los materiales necesarios para la actividad de la empresa (producción y/o venta) y almacenarlos mientras se inicia cada proceso de producción o comercialización.

La función de compra “tiene por objetivo adquirir los bienes y servicios que la empresa necesita, garantizando el abastecimiento de las cantidades requeridas en términos de tiempo, calidad y precio.”

La función de compras ha ido evolucionando con funciones más avanzadas  como la innovación y prospección de nuevos mercados y participación en el desarrollo de productos, necesitándose una mayor tecnificación de los compradores, e incluso departamentos de ingeniería de compra.

A continuación se adjunta una representación power point donde se indica la función principal del departamento de compras en cuanto a que, a quien y como comprar.

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La función de compras y aprovisionamiento se compone de tres aspectos fundamentales: compras, almacenamiento y gestión de inventarios.

  1. En primer lugar, el encargado de realizar las compras  de  productos que necesita el departamento de producción o el departamento comercial (dependiendo de si la empresa es productora o es comercial) ha de tener en cuenta: el precio, la calidad, el plazo de entrega, las condiciones de pago, servicio posventa, etc. Esto implica hacer una óptima selección de los proveedores para rentabilizar al máximo estas variables, que determinan la realización de las compras.
  2. En segundo lugar, la función de compras y aprovisionamiento implica disponer de almacenes para guardar los productos comprados hasta que el departamento de producción los necesite. Una vez que se ha fabricado el producto, éste también se ha de almacenar mientras el departamento comercial no lo venda a sus clientes. Para todo esto se necesita un espacio físico donde ordenar y guardar convenientemente los productos comprados o fabricados, es decir, un sistema organizativo para clasificar y gestionar las existencias almacenadas.
  3. Y en tercer lugar, es necesario desarrollar un sistema de  gestión de inventarios, que tiene como objetivo determinar la cantidad de existencias que se han de mantener y el ritmo de pedidos para cubrir las necesidades de la empresa para la producción y la comercialización.

Por todo ello, la función de aprovisionamiento supone un período de tiempo, ya que hay un conjunto de actividades que tienen un orden cronológico. Así pues, podemos considerar el ciclo de aprovisionamiento como el periodo que existe entre la realización de la compra y el momento en que son entregados los productos vendidos a los clientes. Este ciclo es diferente si se trata de una empresa productor de una empresa comercial.

  • El ciclo de una empresa productora es el siguiente:

COMPRAS–EXISTENCIAS-PRODUCCIÓN-EXISTENCIAS-VENTAS

Como podemos ver, la empresa productora comienza con las compras de los materiales necesarios para la producción, los cuales, mientras no se utilizan, permanecen en el almacén (existencias). Una vez que se han fabricado los productos destinados a la venta, también están en el almacén mientras no se venden (existencias). Es decir, en el almacén se generan movimientos por cuatro motivos: entrada de las compras, salida para la producción, entrada del producto fabricado y salida del producto para la venta.

  • El ciclo de una empresa comercial implica menos movimientos, ya que la actividad de la empresa es comercializar y distribuir un producto, es decir, una actividad de compraventa sin ninguna transformación.

El ciclo se reduce a dos movimientos, entradas por compras y salidas por ventas.

COMPRAS-EXISTENCIAS-VENTAS

La función de aprovisionamiento existe a partir del momento en que un objeto o servicio debe ser buscado fuera de la empresa. Realmente la compra es una subfunción esencial del aprovisionamiento, que implica prever las necesidades de suministros, planificarlas, expresarlas, satisfacerlas por medio de compras, asegurarse que se reciben exactamente lo que se ha pedido, pagar por lo que se recibe, almacenarlo y enviarlo a los servicios que los han de utilizar.

Como ejemplos de un proceso de compras y su diagrama de flujo incluimos dos diapositivas power point donde se representa las interrelaciones entre departamentos y la utilización y trayectoria de los documentos involucrados en el proceso de compras de dos organizaciones empresariales..

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3.2.-RESPONSABILIDADES  DE LA DIRECCIÓN DE COMPRAS.-

Las responsabilidades básicas de la gestión de compras son:

  • Mantener una continuidad en los suministros teniendo en cuenta su programación
  • Proporcionar estos suministros de acuerdo con las normas de calidad requeridas.
  • Obtener los productos necesarios al costo total más bajo posible.
  • Lograr la cumplimentación de las condiciones y plazos de entrega requeridos.
  • Prevenir de las variaciones de precios en el mercado, así como de sus tendencias.
  • Administrar y gestionar el aprovisionamiento de existencias.
  • Participar en las estrategias de la organización.

3.3.-OBJETIVOS DE LA GESTIÓN DE COMPRAS.-

El objetivo global de la función de compras y aprovisionamientos es suministrar al departamento de producción los materiales necesarios (materias primas, recambios, envases…) para la fabricación y al departamento de ventas los productos que ha de comercializar, además de organizar las diferentes existencias que se generan en este proceso. Dentro de los principales objetivos de la función de compras  tenemos los siguientes:

  • Proporcionar un flujo interrumpido de materiales, suministros, servicios necesarios para el funcionamiento de la organización.
  • Mantener las inversiones en existencias y reducir las pérdidas de éstos a un nivel mínimo.
  • Mantener unas normas de calidad adecuadas.
  • Buscar y mantener proveedores competentes.
  • Normalizar los elementos que se adquieren.
  • Comprar los elementos y los servicios necesarios al precio más bajo posible.
  • Mantener la posición competitiva de la organización.
  • Conseguir los objetivos del aprovisionamiento procurando que los costos administrativos sean los más bajos posibles.

Para cumplir sus objetivos, la función de compras deberá realizar las tareas siguientes:

  • Analizar los productos, materiales y/o materias primas de los que necesita aprovisionarse.
  • Estudiar las fuentes de suministro (Análisis del mercado de proveedores). Segmentación de proveedores por familias de productos y/o servicios
  • Establecer las condiciones de calidad, plazo de entrega, precio, etc.
  • Selección de proveedores. Analizar y valorar las ofertas recibidas de varios proveedores, en base a unos factores de selección, calculándose  los costes, gastos y beneficios esperados de cada una de las ofertas. Seleccionar al proveedor que más se ajuste a las condiciones y necesidades del comprador
  • Confeccionar el fichero de proveedores y la ficha de productos, para que el personal de compras pueda utilizarlo en futuros aprovisionamientos.
  • Controlar las especificaciones de calidad requeridas, incluyendo empaquetado, presentación, etc
  • La gestión de precios, para conseguir compras lo más económicas posibles.
  • La gestión de plazos y condiciones de entregas, para conseguir máxima fiabilidad, flexibilidad y reducción de los tiempos de entrega con técnicas JIT(just in time)
  • El seguimiento y control de todos los acuerdos y condiciones establecidos con el proveedor.
  • La venta de los productos excesivos y obsoletos, existentes en los almacenes.

3.4.-REDUCCIÓN DE LOS COSTOS DE COMPRAS.-

La reducción de los costes de compras se puede conseguir siguiendo las acciones siguientes:

  • Disminución de los costes de tenencia de existencias: Se pueden reducir los stocks mediante la venta o tratamiento de los productos obsoletos; el establecimiento de los niveles reales de cobertura de los productos; la estandarización y reducción de la gama de productos .También es conveniente la racionalización de los almacenes, mediante el análisis de su centralización o descentralización, el “outsourcing” y la gestión adecuada del transporte.
  • Disminución de los costes internos de las compras: Mediante una eficaz evaluacion de proveedores, negociación de las condiciones de pago y correcta planificación de las compras.
  • Intervención del departamento de Compras y de los propios proveedores en la etapa de definición de las necesidades: Mediante su participación en los Análisis de Valor de los materiales; así como incrementando las cantidades de compra y con una buena selección y concentración de proveedores.
  • Racionalización de las Compras : Mediante  la globalización , negociación de contratos marco y la centralización y coordinación de las compras.

3.5.-INDICADORES DE CONTROL DE LA GESTIÓN DE COMPRAS.-

Los principales indicadores del departamento de compras son:

  • Valor de compras totales / Ventas totales comparadas con el año anterior
  • Total de compras/Número de compras.
  • Porcentaje de compras rechazadas.
  • Porcentaje de paralización de la producción por falta de materia prima.
  • Inventario/Ventas .
  • Costo promedio de Orden de compra.
  • Tiempo promedio de entrega de pedidos.
  • Número de orden por mes en comparación con el año anterior.

Para ayudar a la comprensión de lo que realice como director de Materiales de la empresa del INI: La Maquinista, Terrestre y Marítima, S.A.(MTM), les recomiendo la lectura de los posts titulados:” Dirección de materiales, organización y gestión con documentos y cuadro de mando y “Reestructuración del área de materiales

A continuación, citaré como ejemplo de gestión los objetivos soporte o acciones clave que ejecuté en la  MTM para lograr resultados, a saber:

  1. Asegurar que los suministros de materiales y servicios externos se se consiguieran a un precio competitivo, para lo cual se implanto un sistema de control basado en un procedimiento de Tabulaciones de pedidos que superaban el importe de un millón de pesetas, con lo que se controlaba aproximadamente el 80% del valor total de las compras. El mismo permitía comparar el importe de la compra con el valor medio del mercado y con el valor presupuestado al aceptarse el pedido del cliente. Asimismo se controlaba el numero de Tabulaciones por comprador y familia de compra y los ahorros obtenidos.
  2. Asegurar la cumplimentación de las planificaciones respetando los plazos de aprovisionamientos previstos..Para conseguirlo, se formaron los grupos de gestión de compras de los proyectos de clientes(CAP),, junto a la definición de artículos urgentes que tenían plazos de entrega mas largos y necesitaban , por tanto, de planificaciones inmediatas por parte de las ingenierías técnicas de la empresa. También se definieron artículos piloto fijando los tiempos de negociación de la compra y el plazo de acopio estimado. Los mismos,estaban divididos según fuera la secuencia de montaje para tener en cuenta al planificar las compras todas sus fases de planificación según fuera el orden de montaje.
  3. Asimismo, se incorporo la figura de los perseguidores de pedidos que vigilaban la fabricación de los pedidos de compras en los talleres de los proveedores, instituyéndose ademas los perseguidores de urgencias que se dedicaban a resolver entregas de materiales que por fallos en el suministro iban en el ultimo momento a originar paros en las lineas de montaje de proyectos .
  4. Asegurar la mejor selección de proveedores y suministradores en relación con su adecuación a la calidad, fiabilidad, servicio y precio. En este caso, se definieron listas ABC de proveedores ordenados de mayor a menor por el importe acumulado de pedidos del año y por grupos de familias de compras.
  5. También desarrollé un sistema de evaluacion del los proveedores, evaluándose su comportamiento en cuanto a su nivel de calidad, precio y cumplimentación de plazos, ademas de redactar una ficha histórica de cada proveedor en la que se analizaba anualmente su capacidad técnica y de diseño, su servicio después de la venta, su suministro de repuestos, la seriedad en cumplir los plazos de entrega y su capacidad comercial y de fabricación.
  6. Asegurar que las relaciones comerciales con los proveedores se mantenían en ámbitos de colaboración, honestidad y eficacia, para lo cual se centralizaron y reorganizaron las compras y almacenes, con compradores y perseguidores especializados según fuera su familia de productos a suministrar, ademas de crear una Ingeniería de Compras que vigilaba la tecnología y medios de fabricación y montaje de los proveedores ayudándoles en mejorar sus recursos y plazos de entrega.

4.-EL DIRECTOR DE COMPRAS.-

El dirigente de compras hoy día tiene que ser uno de los directivos más preparados de la empresa, necesitando buenos conocimientos de diseño, ingeniería, producción, marketing y otras actividades, especialmente cuando se trate de empresas industriales, además debe tener una gran capacidad de liderazgo y de comunicación, ya que debe coordinar la labor de compras y equipos de compradores, así como interrelacionarse con otros departamentos y con los proveedores externos.

4.1.-TAREAS DEL DIRECTOR DE COMPRAS.-

Cualquier gran compañía empresarial que se precie, especialmente las multinacionales, cuenta en su plantilla con un Director de Compras o Materiales encargado de definir la política de compras de productos o servicios para una empresa en términos de cantidad, calidad y precio. Esta tarea es fundamental para que el desarrollo del negocio sea óptimo, por lo que este profesional es uno de los que más influencia posee en la gestión de la empresa.

Repitiendo lo dicho anteriormente, al mencionar la importancia de la gestión de compras, es necesario tener muy presente que una diferencia de precios, en una compra, actúa a favor del beneficio, en la misma proporción que una ganancia obtenida en una venta, con la ventaja de que no influye desfavorablemente ni directamente sobre la propia clientela, además de no necesitar de ningún tipo de inversión, siendo su beneficio inmediato.

El gestor de compras  y aprovisionamientos debe, por tanto, realizar las siguientes actividades:

  • Búsqueda y evaluación de proveedores: se trata de tener una calificación de los proveedores en función de su capacidad de respuesta frente a las necesidades de la empresa.
  • Mantenimiento de un archivo actualizado de productos , con sus características técnicas , códigos de identificación , suministradores , precios y condiciones de entrega y pago
  • Negociación permanente de precios, calidad, presentaciones y plazos de entrega, en función de las previsiones de compra.
  • Previsión de compras, en su aspecto tanto técnico como económico y financiero.
  • Planificación de pedidos por artículo y proveedor, determinando los volúmenes de pedidos y fechas de lanzamiento previstas.
  • Preparación de órdenes de compras, lanzamiento de pedidos y seguimiento de los mismos hasta su recepción y control de la calidad.
  • Solventar discrepancias en la recepción del producto. Resolver las incidencias producidas en la administración y gestión del aprovisionamiento en cuanto a solicitudes y reclamaciones de productos, documentación, incumplimiento de pedidos y plazos.
  • Establecer y asegurar los niveles de stock óptimo y mínimo de existencias necesarios para garantizar el control y la rentabilidad del aprovisionamiento y el mantenimiento del proceso productivo y comercial.
  • Realizar el inventario de existencias, cumpliendo los procedimientos establecidos.
  • Analizar variaciones en precios, plazos de entrega y calidad de los productos y/o servicios.
  • Registrar las entradas y salidas de existencias en soporte informático o documental..

4.2.-FACTORES DE NEGOCIACIÓN CON PROVEEDORES.-

La negociación de las condiciones comerciales con los proveedores, sobre todo con los más importantes, es una de sus tareas principales, pero no la única. También es importante que establezca los criterios de aprovisionamiento, pues la empresa siempre debe tener un stock importante con la calidad adecuada que pretenda ofrecer a sus productos o servicios, debe prever el mercado y apostar por el lanzamiento de diferentes productos.

Por ello, este profesional también se encarga de elaborar las partidas de presupuestos para cada gasto y hacer un seguimiento para poder así evaluar el cumplimiento de las previsiones y el establecimiento de la política de precios de venta al público en función del margen de beneficios a obtener.

Este director es el máximo responsable del departamento de compras, en ocasiones englobado en el de logística, y por tanto cuenta con un equipo a sus órdenes, por lo que debe ejercer el liderazgo en ese grupo, además de coordinarse con el resto de departamentos de la empresa.

El director de compras deberá tener siempre en cuenta los siguientes factores:

  1. La CALIDAD.-Es forzoso basarla en las exigencias de las especificaciones técnicas y de la clientela. Para ello deberá colaborar con los proveedores y departamento técnico para fijar correctamente las normas a seguir al controlar la calidad de las mercancías a comprar.
  2. La CANTIDAD.-Una vez que se conozca la planificación anual de las ventas  de la empresa, esta deberá sincronizarse con la programación de las compras, adquiriendo la cantidad precisa de mercancías, tratando de utilizar un mínimo capital de maniobra para permitir mayores economías de financiación , justificando la cantidad de dinero que habrá de inmovilizarse. Es evidente que, no obstante, se debe conseguir una mayor cantidad de mercancías al efectuar una compra ya que ello supondrá una economía, así como poder proceder a compras programadas de forma periódica.
  3. El PLAZO.- Muchas veces tiene mayor importancia el plazo de entrega del material que el precio del mismo. Es evidente que la cantidad a invertir en existencias depende del plazo y del precio, tratando de tener siempre un stock mínimo que a su vez de seguridad en la entrega de materiales a la fase de producción justo a tiempo y en la calidad y momento exigidos. Por tanto la cantidad de capital a inmovilizar con su almacenamiento deberá ser ajustada ya que es un gasto a añadir el valor del  interés que debía producir dicho capital.
  4. El PRECIO.- Su importancia está bien definida, puesto que siempre se trata de encontrar el más reducido precio para aquellos productos a comprar que cumplen con los requisitos necesarios. Siempre hay posibilidades de mejorar los precios, por ejemplo, pregunta cuál es el importe mínimo para que sea el propio proveedor quien corra a cargo de los costes del transporte, así te ahorrarás costes adicionales  o si vas a comprar grandes cantidades de un producto, vale la pena preguntar por descuentos. Otra opción sería a través de la fijación de un importe de venta anual con descuentos en el caso de superar tales importes. Pregunta también por stocks excedentes donde te puedan reducir los precios.

4.3.-RESPONSABILIDADES DEL DIRECTOR DE COMPRAS.-

Reportando al Director General, el Director de Compras se responsabiliza de las siguientes Misiones/Responsabilidades:

  • Responsabilizarse del aprovisionamiento de la empresa, suministrando el material o servicios necesarios, cumpliendo en plazos y programas, precios y calidad .
  • Realizar control y análisis del stock.
  • Análisis de la rentabilidad de producto.
  • Definir la estrategia de compras de la empresa en términos de categorías de producto, cantidad, calidad y precio.
  • Participación, elaboración, implementación y control del presupuesto anual de compras. y establecimiento de la política general de compras.
  • Planificación de compras coordinándola con la planificación y programas de producción,
  • Animar a un equipo de compradores. Coordinación del equipo de compras
  • Coordinar al equipo de perseguidores de pedidos e inspección a proveedores.
  • Coordinar y supervisar al equipo de compradores en todas las fases de un proyecto, tanto en las fases de Ingeniería, construcción, puesta en marcha, entrega y operación en periodo de garantía.
  • Perseguir los pedidos hasta conseguir el cumplimiento de los compromisos de entrega
  • Velará por la correcta subcontratación de servicios para transporte y trabajos externos o cualquier otra necesidad a subcontratar.
  • Debe servir de información sobre los proveedores y sus productos a los departamentos técnicos de la organización.
  • Responsable de coordinar las áreas de Control de la Calidad y Aseguramiento de la Calidad de los Abastecimientos. Participará y asegurará el cumplimiento de las normativas de Calidad, Medio Ambiente y Seguridad y Salud, impulsando el cumplimiento de las normas. Colaborar y coordinar a  los inspectores para estar informado con respecto a la calidad y cantidad de las mercancías que se reciban.
  • Plantear las reclamaciones que surjan al recibir los pedidos y llevar a cabo las devoluciones si procede.
  • Mantener al día las estadísticas de compras, fichas de pedidos, maestro de proveedores, control del progreso de los pedidos, control de la existencia de materiales y su almacenamiento y demás registros que se estipulen.
  • Crear, establecer e implantar los sistemas y procedimientos de aprovisionamientos nacionales e internacionales.
  • Localizar los proveedores o servicios que se necesitan. Negociar con los proveedores.  Contacto directo con proveedores nacionales e internacionales y gestión de las negociaciones con los mismos. Realizar búsquedas de nuevos proveedores y efectuar análisis de mercados.
  • Poner en marcha un sistema de referencia agrupando a los proveedores por familias y/o grupos de productos.
  • Garantizar la mejora continua en los procesos de compra. Crear y desarrollar una política de mejora continua.
  • Optimización de costes. Gestión de ahorro interno. Conseguir convenios y formas de pago que permitan la máxima rotación del capital.
  • Aprobar las facturas para su pago
  • Desarrollo de procesos de compras
  • Integración de filiales en la centralización de compras
  • Creación y gestión de herramientas financieras de control
  • Elaboración de pliegos y concursos para selección de proveedor externo

En resumen, el Director de Compras debe coordinar con diferentes niveles, debido principalmente a que esta necesidad tiene su origen en otras dependencias de la empresa:

Con el Gerente de Producción para determinar:

  • Los productos que se van a requerir para las operaciones de producción en el volumen previsto.
  • Periodicidad con que se requieren estos productos, a fin de poder determinar cuándo colocar los pedidos.
  • La calidad y el tipo de cada artículo o material a adquirirse.

Con el Gerente de Logística para determinar:

  • Cantidad de artículos que se encuentran con mucho stock.
  • Capacidad de almacenaje total y disponible para cada artículo.
  • Nuevas necesidades o nuevas formas de almacenaje de los productos.
  • Equipo y material necesario para el mantenimiento.
  • Capacidad de equipo y material para el transporte.
  • Nuevo equipo y material para operar en los almacenes.

Con el jefe de Compras para definir:

  • Forma de mantener la continuidad de abastecimiento.
  • La calidad adecuada de los artículos a adquirirse.
  • Localización de nuevos productos, materiales y fuentes de suministros.

Con el gerente de Ventas o Comercialización para:

  • Proporcionar datos sobre planificación de los artículos terminados.
  • Fechas necesarias de cada uno de ellos.

Con el Responsable de Contabilidad con el propósito de conocer:

  • Los registros de inventarios que se realiza, para determinar los activos de la empresa.
  • La conciliación que se efectúa en los inventarios.
  • Las facilidades que necesite cada vez que se realicen inventarios.

5.-INTERRELACIONES DE LA FUNCIÓN DE COMPRAS.-

El servicio de compras ejerce una doble actividad funcional en el interior de la empresa y operacional en el exterior.

5.1.-ACTIVIDAD FUNCIONAL.-

Como actividad funcional consideraremos que el servicio de compras es el suministrador de la empresa, con lo que se convierte en el responsable directo de los perjuicios causados a los clientes internos por las demoras en los pedidos o los defectos de calidad en los productos os servicios adquiridos.

De hecho todos los servicios de la organización son sus clientes, aunque normalmente los más importantes son los responsables de la producción, y por tanto, los encargados de las existencias destinadas a los suministros periódicos. Esta actividad funcional no debe proporcionar al comprador ningún poder de decisión, ya que la misma corresponderá al utilizador al que vaya a destinarse el suministro que sera responsable de su elección.

En cualquier caso es imprescindible una colaboración y asesoramiento entre compradores y responsables de la decisión de compra para lograr un consenso en la gestión de compra del producto o servicio a adquirir.

Las relaciones con los demás servicios de una organización que podemos considerar son:

Con el servicio financiero:

  • programas de compromisos de gastos y reducción de costos.
  • conjunción de los pagos con los recursos de tesorería.
  • determinación de las condiciones de pago y de las normas de compra.

Con el servicio comercial:

  • intercambio de informaciones complementarias sobre los mercados de consumo y aprovisionamiento.
  • problemas de reciprocidad.
  • vigilancia de los proveedores recibida a través de otros clientes de la empresa

Con el servicio de aseguramiento y control de la calidad:

  • definición de las clausulas de control de calidad que deben  introducirse en los contratos de compra.
  • informaciones sobre los pedidos en curso para el establecimiento de los programas de control.
  • Informaciones sobre las devoluciones que puedan producirse y las soluciones previstas.

Con el servicio de gestión de stocks(en caso de actuar independientemente del de compras):

  • suministro de las informaciones sobre los pedidos en curso, los precios y las demoras de los suministradores.
  • información por parte de la gestión de stocks sobre los costes de posesión o almacenaje.
  • información sobre las medidas tomadas en común sobre la rotación de los stocks.
  • calendario con las fechas de entrada de los suministros continuos.

Con el servicio de mantenimiento.

  • política de piezas de sustitución y de mantenimiento preventivo.
  • modalidades administrativas del arreglo de averiás.

Con la oficina técnica de proyectos y de métodos:

  • información sobre los costos de los productos
  • Participación en las operaciones de análisis de los valores.

Con el servicio jurídico:

  • consejos para la correcta redacción de las clausulas de los contratos de compra o subcontrataciones.
  • Tratamiento de los litigios graves que se produzcan.

Con el servicio de personal:

  • cualificación del personal del servicio de compras
  • cooperación en la selección y asesoramiento del personal de compras.
  • Condiciones de contratación

Con el servicio de formación:

  • formación continua con cursos de perfeccionamiento
  • perfeccionamiento de los compradores

Con el servicio de informática:

  • utilización del banco de datos sobre los proveedores, precios de compra y subcontrataciones y sus tendencias, programas MRP sobre gestión de stocks, etc.
  • colaboración para desarrollar documentos, tablas u otros sistemas de gestión y control de las compras y aprovisionamientos.
  • información sobre datos estadísticos de la función de compras y gestión de stocks

5.2.-ACTIVIDAD OPERACIONAL.-

Como actividad operacional consideraremos que el servicio de compras actuara fuera de la empresa, de manera que el comprador se hace cliente al amparo de sus propios suministradores. Es decir, que en calidad de cliente desempeña un papel operacional, con atribuciones que le confieren partes equilibradas de autoridad y de responsabilidad. Su misión principal consistirá en obtener las mejores condiciones comerciales, cuyo primer puesto lo ocupa el precio, con una calidad adecuada y plazos de entrega garantizados.