Leer la trilogía de los siguientes artículos sobre los Diagramas de Flujo

http://actualidadempresa.com/diagramas-de-flujo-definicion-objetivo-ventajas/

http://actualidadempresa.com/diagramas-de-flujo-ejemplos-de-aplicaciones-parte-iii/

4.-Elaboración.-

El desarrollo de un diagrama de flujo es una buena herramienta para ser realizada con un trabajo en equipo, para lo cual se deberán seguir los pasos que a continuación se exponen:

1.- Se nominan los miembros del grupo de trabajo que deberán elaborar el correspondiente diagrama de flujo del proceso en estudio. Se elegirán dichas personas entre aquellas que estén participando en las tareas del proceso, junto a sus proveedores y clientes internos, además de una persona ajena del proceso que, por tanto, sea independiente del proceso.

El objeto de incluir esta persona independiente se debe a la necesidad de las siguientes premisas:

  • Que haga desaparecer la influencia decisiva de algún miembro del grupo en el resultado.
  • Que obtenga la participación de todos los miembros del grupo de trabajo y resuelva los conflictos que pudiera haber, actuando como moderador.
  • Que ayude al grupo a discriminar la información imprescindible de la que no lo es, con objeto de aprovechar mejor el tiempo

2.- Se realizan una serie de reuniones para ir realizando la elaboración de una representación gráfica del proceso en cuestión.

Es importante realizar varias sesiones de trabajo, ya que así los participantes tendrán más tiempo para obtener más información acerca del proceso.

3. Para realizar el diagrama, los datos son obtenidos a través de un continuo planteamiento de preguntas a los miembros del grupo que se irán repitiendo a lo largo de todo el proceso construcción del diagrama de flujo, como son:

  • ¿Qué paso es el primero?
  • ¿Qué paso es el siguiente?

Además se deberán utilizar otra serie de preguntas que pueden ayudar a construir el diagrama en determinadas fases del proceso, a saber:

  • ¿De dónde viene el servicio o el material?
  • ¿Cómo entra el servicio o material al proceso?
  • ¿Quién toma la decisión?
  • ¿Qué pasa si la decisión es afirmativa SI?
  • ¿Qué pasa si la decisión es negativa NO?
  • ¿Hay algo más que se deba hacer en este momento del proceso?
  • ¿Dónde va el producto o servicio de esta operación?
  • ¿Qué pruebas se realizan al producto en cada fase del proceso?
  • ¿Qué pruebas se realizan al proceso?
  • ¿Qué pasa si el producto/servicio no cumple con lo especificado?

4.- Todos los datos que se obtengan de las respuestas a las preguntas mencionadas deberán siendo representadas en hojas del tipo post-it, que se dejaran bien visibles para todo el grupo de trabajo durante la realización de la confección del diagrama, componiendo una especie de mapa mental que ayuda a tomar decisiones.

5.- Se deberá confeccionar una tabla de símbolos estándar que vayan a ser utilizados normalmente en el diagrama de flujo a construir.

Como ejemplo de los mismos incorporamos una representación power point con una relación de los mismos.

Descarga  simbolos_diagramas 

6.-Se recomienda empezar dibujando el diagrama de flujo mas general del proceso para posteriormente ir detallando mas cada uno de los diferentes pasos con aquellas características que nos interesen mas resaltar , como: responsabilidades, archivos, tiempos, documentación asociada, avisos, etc..

A veces se suelen incorporar imágenes que ayuden a visualizar con más claridad lo que se propone representar.

En definitiva, en el diagrama de flujo se deberá poner todos aquellos elementos que nos den una mayor información válida para realizar un proceso.

5.-Fases.-

  1. Definir el proceso y concretar su alcance ( su inicio y final )
  2. Representar las etapas intermedias y su relación ( proceso actual)
  3. Documentar cada una de las etapas: Responsable/ Proveedor y Cliente
  4. Analizar el proceso actual desde el punto de vista deseado.
  5. Proponer alternativas y definir las nuevas etapas y sus relaciones
  6. Representar el diagrama del nuevo proceso e indicar las diferencias con el actual.

6.-Reglas.-

  • Utilizar una simbología simple y conocida por los implicados en el proceso.
  • Consensuar tanto el diagrama del proceso actual como del nuevo.
  • Analizar las implicaciones colaterales de los cambios a introducir.