INTRODUCCIÓN.-
La empresa de hoy, en especial las de tamaño reducido (tipo PyME en España), se enfrenta a un mundo complejo y competitivo, en un ambiente de negocios muchas veces hostil, por lo que es totalmente necesario e indispensable que la pequeña empresa del siglo XXI tenga una administración y una dirección efectiva y moderna, con un contenido de teoría y conocimiento de vanguardia, que permita a la empresa enfrentar con éxito los desafíos de cada día .Si lo que se pretende es crecer, competir y participar en mercados internacionales, el camino es desarrollar capacidades directivas que doten al directivo para innovar y descubrir nuevos horizontes de negocios.
Con la intención de colaborar en la profesionalización de los ejecutivos de organizaciones empresariales , he recopilado diversas herramientas y habilidades directivas que durante mi vida profesional he ido aplicando, formando un nomenclátor o catálogo de recomendaciones o consejos que aglutinan , a mi entender, muchas de las cualidades y metodologías que sirven para realizar con eficacia y eficiencia la difícil y compleja tarea de liderar y gestionar con éxito la constitución, consolidación y continuidad de cualquier organización.
Este nomenclátor lo he subdividido en cinco funciones de la dirección empresarial. En sucesivos post iré exponiendo las recomendaciones para estas funciones, empezando en este con lo relacionado con la tarea de dirigir una organización empresarial., a saber:
La Dirección de Empresa
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La Gestión Administrativa
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La Organización
- La Gestión del Personal
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La Mejora Continua
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El Marketing
NOTA.-Para descargar las recomendaciones a las diversas áreas de una estructura organizacional de cualquier tipo de organización empresarial lo pueden hacer con un click sobre las funciones mencionadas.
DIRECCIÓN DE EMPRESA.-
En este post trataremos de explicar la utilización de aquellas habilidades y/o herramientas que pensamos son más necesarias para ejercer una dirección con capacidad de liderazgo y conocimiento que se plasme en una cultura empresarial que conlleve la excelencia en la gestión de la empresa.
1.-La empatía para ponerse en el lugar y circunstancias del contrario.-
Llamada también inteligencia interpersonal en la teoría de las inteligencias múltiples de Howard Gardner, es la capacidad cognitiva de percibir en un contexto común lo que otro individuo puede sentir. También es un sentimiento de participación afectiva de una persona en la realidad que afecta a otra. La empatía es de vital importancia para la comunicación. Muchas personas confunden empatía con simpatía, pero la empatía es mucho más que eso. Se define como «la capacidad o proceso de penetrar profundamente, a través de la imaginación , dentro de los sentimientos y motivos del otro» En un sentido menos académico, implica ponerse «en los zapatos, o en la piel del otro», de manera de entender realmente sus penas, sus temores, o más positivamente hablando, sus alegrías. En síntesis, la empatía es la capacidad que tiene una persona para ponerse en el lugar de otro y compartir sus sentimientos. Cuando desarrollamos la empatía (la cuarta de las habilidades prácticas de la Inteligencia Emocional) las emociones de los demás resuenan en nosotros. Así pues, la empatía describe la capacidad intelectiva de una persona de evidenciar la manera en que siente otra persona; posteriormente, eso puede llevar a una mejor comprensión de su comportamiento o de su forma de tomar decisiones. Es la habilidad para entender las necesidades, sentimientos y problemas de los demás, poniéndose en su lugar, y responder correctamente a sus reacciones emocionales. Las personas con empatía son aquellas capaces de escuchar a los demás y entender sus problemas y motivaciones; por eso, poseen normalmente alto reconocimiento social y popularidad, ya que se anticipan a las necesidades, antes incluso de que sus compañeros sean conscientes de ellas, y saben identificar y aprovechar las oportunidades comunicativas que les ofrecen otras personas. En el uso común, es la actitud de estar completamente disponible para otra persona, omitiendo expresar nuestras propias preocupaciones, sentimientos y pensamientos, para ofrecerle nuestra plena atención. Se trata de ofrecer una relación de calidad, fundada en un escuchar no valorativo, en el cual concentramos la comprensión de los sentimientos y necesidades fundamentales del otro. Uno de los elementos clave que forma la inteligencia emocional, es la empatía, la cual pertenece al dominio interpersonal. La empatía es el rasgo característico de las relaciones interpersonales exitosas. El ser empáticos es el ser capaces de “leer” emocionalmente a las personas. Es sin duda una habilidad que, empleada con acierto, facilita el desenvolvimiento y progreso de todo tipo de relación entre dos o más personas. La habilidad de la empatía : hace que un líder considere los sentimientos de los subalternos y sepa tratar a las personas, según las reacciones que estas puedan tener en determinado momento, es saber cómo decir las cosas y cómo actuar al percibir y entender el punto de vista de cada uno de los miembros de determinado grupo de trabajo, ante situaciones problemáticas. Por tanto ,cuando hablamos de una organización o de una institución, se requiere de empatía para que haya entendimiento y comunicación; la comunicación no es sólo la capacidad de transmitir mensajes claros; la comunicación implica saber escuchar; abrir canales de comunicación, abre también la posibilidad de obtener creatividad y energía y óptimos resultados en el logro de los objetivos institucionales. La empatía propicia un clima agradable de trabajo, libre de tensiones y de presiones, donde se reconocen las cualidades, logros y avances, y por consecuencia las actividades se realizan con optimismo, esperando siempre los mejores resultados. También se interesa por elevar la autoestima y no por devaluarla; estimulando las capacidades se desarrollarán al máximo, porque se comprende que dichas capacidades se pondrán al servicio de la institución y contribuirán a su crecimiento. La empatía realmente es una cualidad fundamental para ejercer el liderazgo en cualquier organización. Mas adelante editare un post sobre la Inteligencia Emocional.
2.-La paciencia para aprovechar los momentos adecuados.-
Una buena practica como dirigente es, si es posible, tomar las decisiones importantes con calma y prudencia, sin prisas y esperando siempre el momento más oportuno. Lo verdaderamente prioritario es ir rumiando las ideas y soluciones al respecto, de manera, que estemos perfectamente preparados para cualquier contingencia futura que hayamos previsto. Evidentemente, durante el tiempo tomado antes de ejecutar la decisión, se deberá utilizar para ir pergeñando la solución adecuada sin prisa pero sin pausa , con lo que estaremos perfectamente preparados cuando llegue el instante adecuado. Por ejemplo, en NRI , en vez de deshacerme del técnico que hizo las veces de director antes de mi incorporación ,por tener , de alguna manera ,el enemigo en casa con su intención fallida de ser el gerente de la empresa, incorpore a un técnico que estaba subcontratado por horas, con contrato fijo. De esta manera , pude prescindir de él cuando puse un puente de plata, no aceptando ser gerente de VENDO Ibérica y recomendando el fichaje del seudo gerente a dicha empresa, lo cual sucedió, permitiéndome nombrar como director técnico al que había un año antes a la plantilla, en cuyo puesto aun continua hoy con resultados óptimos, cosa que el que fue gerente de VENDO no pudo consolidar posiblemente por sus carencias para el puesto.
3.-La estamina y resistencia en el trabajo con entusiasmo y energía.-
Realmente muy poco se ha escrito sobre la “STAMINA”, palabra inglesa que puede significar: resistencia de un luchador, aguante, energía física y emocional, tesón, capacidad de trabajo, fuerza y coraje, etc. Entre mis cualidades mas apreciadas para ejercer el liderazgo, siempre he considerado que la llamada estamina es primordial para ser un buen líder. El sujeto que tiene esta cualidad arrastra por su capacidad de trabajo, dando un ejemplo de esfuerzo, perseverancia, valentía, tesón, fortaleza en sus convicciones, credibilidad en sus visiones e insufla optimismo y potencia su capacidad de mando y caudillaje. La estamina permite llegar a metas que no son alcanzables para todo el mundo, crea ante los demás una imagen de vencedor aun en las peores circunstancias, da energía y transmite vitalidad para lograr los objetivos que se quieran lograr, facilita la formación de equipos lideres bajo su dirección y aglutina sentimientos y emociones en su entorno, en definitiva conforma un líder integrador en cualquier organización.
4.-La valentía y serenidad ante circunstancias de peligro real.-
Japón evidencia la fortaleza de un pueblo que ha sabido reinventarse una y otra vez hasta conseguir deslumbrar al mundo. Terremotos devastadores y bombas nucleares no han sido suficientes para amedrentar la capacidad de superación del país que dio origen a los valerosos samurais. Adiestrados técnica y mentalmente desde su más tierna infancia para afrontar semejantes catástrofes con una eficacia sorprendente, resulta admirable la disciplina con la que reaccionan descartando la histeria, la agresividad, los asaltos descontrolados y las estampidas habituales que suelen darse en estos casos de enorme magnitud. Yo quiero resaltar su valentía, su serenidad ante el peligro y el ejemplo que dieron y están dando a este mundo, porque de ellos, tenemos mucho que aprender. En mi experiencia como dirigente ante situaciones vividas de peligro real, reaccione con valentía y serenidad. Recuerdo las inundaciones de 1983 que me cogieron como Director Industrial en Bianchi (Lasarte), donde desde la madrugada tuvimos que luchar contra la fuerza del agua e incluso con la colaboración de dos voluntarios trasladamos al exterior una materia prima almacenada que era extremadamente fungible en contacto con el agua. Curiosamente en el “Cantar del Mio Cid” al juglar no solo le interesa desplegar ante sus oyentes el arrojo y la valentía del héroe sino además su serenidad de ánimo ante el peligro. Pues bien, la plantilla de Bianchi, me puso el mote de el Cid, para mi asombro cuando me entere. El mote fue preventorio ya que cuando disolvieron la empresa mis llamados “40 principales” tomaron la maquinaria y espacio suficiente para crear una nueva empresa de fabricación de condensadores industriales. Esto lo hicieron cuando ya no estaba en la empresa, es decir, que de alguna manera también mis mesnadas triunfaron después de muerto. Asimismo con anterioridad, en la fábrica de ICOA(Urbi), como su director, tuve que enfrentarme con piquetes de huelga que amenazaban con incendiar el almacén de colchones y bloques de espuma de poliuretano , de fácil ignición , si no dejábamos de trabajar.
5.-La capacidad de innovación y creatividad pro-activa.-
PROACTIVIDAD: No significa sólo tomar la iniciativa, sino asumir la responsabilidad de hacer que las cosas sucedan; decidir en cada momento lo que queremos hacer y cómo lo vamos a hacer. Podemos definirla como: “Actitud en la que el sujeto asume el pleno control de su conducta vital de modo activo, lo que implica la toma de iniciativa en el desarrollo de acciones creativas y audaces para generar mejoras, haciendo prevalecer la libertad de elección sobre las circunstancias de la vida.” Una persona proactiva entonces tiene la capacidad de estar en un estado de plenitud emocional, en donde tiene una visión, y de esta forma, el entorno y demás factores no le impiden lograr sus objetivos. INNOVACIÓN: Innovar proviene del latín innovare, que significa acto o efecto de innovar, tornarse nuevo o renovar, introducir una novedad. La innovación, según el diccionario de la Real Academia Española, es la creación o modificación de un producto, y su introducción en un mercado. Un aspecto esencial de la innovación es su aplicación exitosa de forma comercial. No sólo hay que inventar algo, sino, por ejemplo, introducirlo y difundirlo en el mercado para que la gente pueda disfrutar de ello. Innovar no es sólo hacer algo nuevo, es lograr materializarlo y comercializarlo exitosamente, lo que involucra no sólo innovación tecnológica, sino también cambios organizacionales , gerenciales y comerciales. La innovación exige la conciencia y el equilibrio para transportar las ideas, del campo imaginario o ficticio, al campo de las realizaciones e implementaciones. Ante la alta velocidad de cambio, debemos desarrollar una capacidad de innovación altamente competitiva que agregue valor, adquirir, acumular, mejorar y usar tecnologías de mercado. Se deben desarrollar habilidades y destrezas para implantar el proceso del cambio. Debemos ver entonces a la innovación como un proceso gerencial, es decir, asociar a la innovación un pensamiento gerencial estratégico. CREATIVIDAD: denominada también inventiva, pensamiento original, imaginación constructiva, pensamiento divergente o pensamiento creativo, es la generación de nuevas ideas o conceptos, o de nuevas asociaciones entre ideas y conceptos conocidos, que habitualmente producen soluciones originales. Toda persona tiene la capacidad de desarrollar su lado creativo, puede de esta manera puede aportar ideas, dar opciones de soluciones o inclusive, encontrar la manera más rápida y efectiva de resolver un problema o cualquier situación que se presente. Es por eso, que una persona creativa se desarrolla de una manera mucho más plena, ya que no se queda simplemente con lineamientos sino que, de alguna forma, busca otros caminos. La creatividad en una persona esta dada según sus habilidades, principalmente mentales, esto no quiere decir que haya personas que no tengan habilidad, simplemente hay quienes la desarrollan mas que otras personas.
6.-La capacidad de síntesis para simplificar los conceptos mas abstractos.-
La capacidad de síntesis es la condición mental de la persona humana para poder desarrollar una idea o un problema, por ejemplo, desbrozándolo hasta sus últimas consecuencias, así como poder hacer lo contrario, de un cúmulo de circunstancias o de datos , poder llegar a un síntesis o conclusión global. Es decir, sintetizar es contar lo mismo que veríamos oportuno decir en un resumen, pero desde nuestras propias palabras. La síntesis es muy útil para estudiar lo exámenes en los que el profesor pide que el alumno entienda lo que dice, y no sea como un papagayo, que aprendió de memoria y lo suelta de un tirón. Esta capacidad es fundamental para estudiar y encauzar debidamente un problema y su solución en el ámbito de la dirección empresarial. Asimismo, el sintetizar ayuda a establecer ideas, lemas y frases que sirvan para convertir lo abstracto en algo más intelegible y facilite la comprensión de lo que se pretende. Como ejemplo de ello recomiendo la lectura del post de mi blog titulado: “ Cómputo de lemas y frases”
6.-La cartera personal de contactos.-
Una práctica interesante es ir realizando y manteniendo al día, un listado de contactos personales y amistades profesionales que en el transcurso de la vida profesional vayan incorporándose a las relaciones comerciales o personales. En el mismo se deberán recopilar los datos de su ubicación en el trabajo, así como su profesión, teléfonos y direcciones de interés. Este listado, al que yo llamo “Fondo Comercial” o cartera de contactos , puede ser importante en diversas circunstancias en que fuera interesante la ayuda o apoyo e información a obtener a través de dichos contactos.
7.-La honestidad y ética profesional ante todo.-
El profesional debe tener una capacidad moral que es su valor como persona, lo cual da dignidad, honestidad, seriedad y nobleza a su trabajo. La capacidad moral del profesional; esto es, su aptitud para abarcar y traspasar su esfera profesional en un horizonte mucho más amplio, que le hace valer como persona fuera y dentro de su trabajo. Es decir, el profesional además debe formarse en sentido ético: desarrollar aquellos valores que le permitan ejercer su profesión dignamente para llegar a ser una persona íntegra. Se puede entender como ética profesional el estudio de los valores inherente al ejercicio de una profesión y que emanan de las relaciones que se establecen entre el profesional y la sociedad
8.-La creatividad en publicidad e imagen de empresa.-
Durante muchos años, la creatividad estuvo utilizada en publicidad para comunicar, de manera original y con mensaje persuasivo, las características intrínsecas del producto, sus atributos objetivos, su ventaja comparativa, y otros patrones. La imagen corporativa o imagen de marca es uno de los signos de identidad más representativos e importantes de las empresas ya que está directamente relacionada con otros componentes básicos de la comunicación institucional que puede ayudar a retener o hacer permanecer ‘la marca’ en la mente del cliente, a la vez de servir como un destacado factor de diferenciación. La comunicación corporativa está compuesta por los atributos de la organización, su cultura, su personalidad, los actos y los mensajes de la organización a los públicos con los que ésta se vincula. En los aspectos corporativos utilizados para dotar a las empresas de un personalidad propia, la identidad corporativa como concepto visual y físico, es aplicada sobre diferentes soportes a través de los cuales, se puede dar a conocer a una empresa, o potenciar el impacto de su propia imagen de marca. Para alcanzar un mayor impacto y óptimo resultado, durante el proceso de creación de esta imagen corporativa, el diseño y la creatividad juegan un papel sumamente importante. Las características de un buen concepto creativo son:
- Ha de expresar con fuerza la intención y contenido.
- Lo ha de hacer de forma original.
- Debe llamar la atención al receptor y hacer que se fije en el mensaje.
- Ha de ser claro, sencillo..
- Ha de contribuir a fijar la marca y características del producto asociadas a ella .
- Debe implicar al receptor, hacerle partícipe, buscar su complicidad..
Por mi experiencia al respecto, creo que un adecuado diseño del logotipo de la empresa es el primer paso para establecer una imagen que represente la cultura y valores mas esenciales de la empresa. Asimismo, es muy importante expresar por medio de frases y lemas el estilo de dirección y objetivos primordiales de la organización, siendo una buena solución el reflejarlo esquemáticamente con el fin de potenciar su difusión y apuntalar interna y externamente la misión y objetivos que se tengan. Como ejemplo, recomiendo la lectura del post “ Lemas y frases para meditar y motivar” En varias empresas utilice la frase · DE EL SI A SIADE, DE EL SI A NRI, siempre con el acompañamiento de fotos de boda o intercambio de anillos, que reforzaran la idea de matrimonio con los clientes, que podéis comprobar en el post titulado “Cásese con los clientes”. Logre un gran impacto por su originalidad y mensaje de SERVICIO+CALIDAD = FUTURO
9.-El ser un ratón de biblioteca.-
«Bookworm» o «Ratón de Biblioteca» es un término con el que se caracteriza a aquella persona que presenta una compulsión importante por los libros. Esto no significa que viva encerrado leyendo, sino que asistirá a cada sitio donde pueda encontrar nuevo material para alimentar sus momentos de lectura. Los Ratones de Biblioteca , normalmente se trata de personas eruditas o muy estudiosas, que suelen tener como pasatiempo la lectura, tienden a llevar consigo un libro a todas partes en caso de que se presente un tiempo libre para leer, y acuden a librerías de manera constante para encontrar las novedades y renovar su colección. La lectura es una manera de expandir las fronteras de la mente, de ejercitar la imaginación y de conocer nuevos lugares sin siquiera moverse del lugar. En mi caso me considero uno más de los “ratones de biblioteca”, considerando una pena la poca dedicación a la lectura de la mayoría de nuestros conciudadanos. Desde que aprendí a leer fui conformando una biblioteca, además de tener acceso a las de mis padres y abuelos. Entonces a los cinco y seis años el pirata Sandokan me acompañaba a la cama por la noches, luego vino “Tom Sawyer” , “La Cabaña del Tío Tom” , etc. La lectura más enriquecedora que recibí en mis primeros años como “ratón” fueron los 18 tomazos de la enciclopedia “El tesoro de la juventud”, y , especialmente “Hace falta un muchacho”, que con mis 10 años me guió en el camino de mis sueños . Y así este ratón de biblioteca iba creciendo y devorando, hasta encontrar las alas de “Juan Salvador Gaviota” , que me permitieron volar con él más allá de las nubes, y, posteriormente, vivir la sensación de volar al realizar mi servicio militar como piloto . Evidentemente, he seguido leyendo y leyendo con frecuencia durante toda mi vida y lo seguiré haciendo mientras pueda hacerlo, ya que la lectura y escribir mis ideas me mantiene vivo intelectualmente, sin dejar de innovar e interesarme por el futuro de la humanidad, viviendo con pasión esta era del conocimiento que nos depara el siglo XXI.
10.-El análisis de la utilización del tiempo.-
La administración del tiempo, es uno de los recursos más apreciados. Sin embargo, se trata de un bien que no se puede ahorrar, sino que pasa, no retrocede y es imposible de recuperar. Si se malgasta, se derrocha algo muy valioso. Particularmente, siempre ha sido vital el control de la distribución del tiempo, buscando ser mas eficaz y eficiente en mi trabajo. Para ello, utilizo los siguientes pasos:
- Realizar, con ayuda de la secretaria u otro colaborador, un análisis de la distribución de mi tiempo durante una semana completa. Este análisis se debe hacer, por lo menos una vez al año, siendo primordial ejecutarlo a los tres meses de la incorporación a un nuevo puesto de trabajo.
- Disponer de una planificación a medio y largo plazo, fijando en nuestro horario las fases mas rutinarias e imprescindibles, como: dirección itinerante, firmas, descanso, reuniones, entrevistas evaluacion, y tiempo para pensar.
- Disponer siempre de una lista de las actividades de una semana completa.
- Disponer siempre, realizada a ultima hora del día anterior, la lista de los trabajos a realizar en el día, desglosados en rutinarios, urgentes , necesarios y posibles.
- Utilizar los últimos minutos de trabajo, en planear el día siguiente.
- Procurar, dentro de lo posible, respetar las actividades y compromisos establecidos.
- Ejecutar lo primero aquellos trabajos que sean mas incómodos , dejando para el final los mas gustosos, siempre que sea posible.
- Blindar un tiempo a poder ser de una hora para centrarse en pensar sin ser molestado.
- Ignorar aquellos problemas que tienden a resolverse por sí mismos.
- Las actividades de rutina de bajo valor para el logro de los objetivos generales son delegadas o eliminadas hasta donde sea posible.
- Las actividades similares se agrupan para eliminar la repetición de acciones y reducir las interrupciones .
- Ocuparse del seguimiento diario a la lista de pendientes importantes.
