MODELOS Y ESTRATEGIAS PARA LA GESTIÓN DE INVENTARIOS Y REAPROVISIONAMIENTOS

1.-INTRODUCCIÓN.-

Este artículo forma parte de los editados y por editar que exponen en su totalidad lo referente a la Gestión de los Materiales en cualquier organización empresarial, Por tanto, es recomendable la lectura de los artículos ya editados en el blog cuyos títulos son:

• “Dirección de compras: su importancia, desempeño e interrelaciones”,
• “Marketing y matrices estratégicas de compras”,
• “Dirección de materiales: organización y gestión con documentos y cuadro de mando” ,
• “Gestión de compras: actividades, funciones, conductas, tipos y el proceso de compra”,
• “Reestructuración del área de materiales (compras y almacenes)”,
• “Gestión de proveedores: relaciones, proceso, análisis, selección y evaluaciones 4444”

Para profundizar en el contenido de este artículo y ponerse al día en todo lo concerniente a la Gestión de Inventarios, recomiendo la lectura en mi blog de los que seguidamente menciono:

• “Gestión de inventarios y su importancia estratégica”
• “Gestión de existencias: su importancia, tipos, clasificación, evaluación y control”
• “Modelos y estrategias para la gestión de inventarios y reaprovisionamientos”
• “Sistemas de almacenaje y evaluación estratégica de productos”
• “Medios de almacenaje, manutención y transporte de productos”
• “Logística, distribución física y transporte”

En el siguiente artículo describiremos, como continuación de lo ya editado sobre la Gestión de Inventarios, cómo realizar una clasificación de los modelos de situaciones  de inventario, con sus respectivas definiciones y familias de los Modelos de  Gestión de Inventarios, para continuar exponiendo los diversos modelos, políticas y sistemas, métodos de aprovisionamiento, para terminar con las estrategias de optimización a aplicar.

Más adelante seguiremos con otros artículos sobre la Gestión de Materiales, para abordar una exposición sobre el Almacenaje y la Manutención, así como lo referente a la Logística y Transporte en la distribución de los materiales.

2.-MODELOS DE SITUACIONES DE INVENTARIO.-

2.1.-CLASIFICACIÓN DE LOS MODELOS DE INVENTARIOS.-

Primero debemos considerar la conveniencia de realizar una clasificación de los modelos de inventarios, tomando como criterios de clasificación  las dos características de la demanda que a continuación mencionamos

• EL GRADO DE CONOCIMIENTO DE LA DEMANDA.- En este caso, se tiene que considerar dos situaciones totalmente diferenciadas , a saber:
  • Demanda conocida con exactitud: Es cuando se conoce la demanda sin lugar a dudas y con plena certidumbre. Sucede normalmente cuando se trata de pedidos perfectamente programados en cuanto a cantidades y fechas de entrega en el transcurso de un año.
  • Demanda incierta: Es cuando  existe una incertidumbre clara sobre el conocimiento de la demanda futura. Por tanto, la previsión de la demanda esta sujeta a cálculos probabilísticos bastante complejos, por lo que, a menudo, se busca para su definición, un valor medio esperado, alrededor del cual es previsible cierta variabilidad, que será preciso estimar de alguna manera.
• LA PAUTA DE VARIACIÓN EN EL TIEMPO DE LA DEMANDA.- La demanda de un artículo puede ser de un nivel aproximadamente constante en el tiempo o, por el contrario, presentar variaciones según una determinada pauta temporal. Tendremos por tanto demandas no estacionarias que surgen aun dentro de demandas constantes-

2.2.-DEFINICIONES DE LOS MODELOS DE INVENTARIOS.-

Por lo tanto, si partimos de estos criterios de clasificación , podemos definir los siguientes modelos de situaciones de inventario considerando su incidencia con respecto al grado de conocimiento  exacta o probable y a la pauta de variación del tiempo de la demanda constante o variable, lo que se ve en la representación power point que incluimos a continuación:

Descarga modelos_inventarios

Las definiciones de los modelos de situación de inventario son las siguientes:

• MODELO DETERMINISTA.-

Un modelo deterministico es un modelo matemático donde las mismas entradas producirán invariablemente las mismas salidas, no contemplándose la existencia del azar ni el principio de incertidumbre.

Se dice que un modelo es determinista cuando se parte de la base de que el modelo es capaz de expresar de forma única la evolución del sistema. Es decir, que conocido el modelo de un sistema y las condiciones iniciales de las que parte, así como la evolución de las entradas (en el caso de sistemas no autónomos), el sistema siempre evoluciona de la misma forma.

Es difícil idear un modelo general de inventarios que tome en cuenta todas las variaciones de los sistemas reales, incluso, aun si puede ser formulado un modelo lo suficientemente general tal vez no sea posible su resolución analítica, por consiguiente, estos modelos tratan de ser ilustrativos de algunos sistemas de inventarios.

Está estrechamente relacionado con la creación de entornos simulados a través de simuladores para el estudio de situaciones hipotéticas, o para crear sistemas de gestión que permitan disminuir la incertidumbre. Existe una demanda uniforme constante y conocida. En estos modelos la demanda mensual puede obtenerse dividiendo por 12 la demanda anual, la semanal dividiendo por 52 y así sucesivamente.

Luego tenemos que los modelos deterministas son aquellos que suponen una demanda aproximadamente constante y conocida con certidumbre. Este modelo responde a la pregunta sobre el momento en el que hay que lanzar la orden de pedido. Como la demanda es conocida y no varía en el tiempo, será suficiente conocer el tiempo de espera para saber el momento exacto en que debe ser lanzada la orden de pedido.

• MODELO NO DETERMINISTA.-

Por el contrario, un modelo no determinista o estocástico considera que intervienen factores aleatorios, imposibles de modelar ni predecir. Por tanto, tan solo se podrán modelar ciertas características estadísticas de las magnitudes temporales del sistema, pero no la evolución de las mismas, pues varían por la influencia de eventos impredecibles.

Según esto, ante unas mismas condiciones iniciales y magnitudes de entrada, el sistema evolucionara cada vez de una forma  distinta, pero conservando una serie de características comunes de tipo estadístico, que son las que se pueden modelar.

Los modelos no deterministas son aquellos que suponen que las ventas reales para un determinado período de tiempo varían aleatoriamente alrededor de un valor medio aproximadamente constante.

En los modelos no deterministas es necesario responder a las dos preguntas de cuánto y cuándo pedir para cada artículo que se mantiene en almacén. En estos modelos se supone que la demanda media anual, mensual, semanal o diaria es aproximadamente constante, es decir que las ventas reales para un determinado periodo de tiempo varían aleatoriamente alrededor de un valor medio aproximadamente constante.

En estos modelos el factor a tener en cuenta es la variabilidad de la demanda durante el tiempo de espera o plazo de aprovisionamiento, de manera que permita determinar el stock de seguridad acorde con el nivel previamente fijado de servicio a los clientes, o el nivel medio de la demanda uniforme y constante con variaciones o desviaciones típicas alrededor de este valor medio.

• MODELO NO ESTACIONARIO DETERMINISTA.-

No existe un nivel uniforme y constante de la demanda, pero la misma es perfectamente conocida. Estos modelos  aglutinan una considerable y compleja cantidad de situaciones de inventario. A mencionar la existencia de un caso concreto de gran importancia, llamado modelo de planificación de las necesidades de materiales, que consiste en  la demanda dependiente de las necesidades de un determinado componente que forma parte de otro producto cuyo programa de producción esta previamente fijado con una distribución en el tiempo conocida con total certidumbre.

• MODELO NO ESTACIONARIO NO DETERMINISTA.-

No existe un nivel uniforme y constante de la demanda y además el conocimiento de ella es probabilista. Estos modelos presentan pautas de variación de la demanda en el tiempo y una incertidumbre considerable en el conocimiento de la demanda

3.-MODELOS DE GESTIÓN DE INVENTARIOS.-

Partiendo de la clasificación efectuada de los modelos de situaciones de inventario podemos establecer una clasificación de los sistemas de gestión de inventarios pertinentes para cada uno de estos modelos. Al final, lo primordial reside en contestar dos preguntas:

• ¿cuando pedir?
• ¿cuánto pedir, teniendo siempre como objetivo el minimizar los costes?.

Los modelos en que basar el aprovisionamiento se agrupan en dos categorías principales, según la demanda sean dependientes o independientes.

Seguidamente, veremos los sistemas según sea el modelo de la situación de inventario:

3.1.-MODELOS DETERMINISTAS.-

Son Modelos para Aprovisionamiento no Programado: En los que la demanda es de tipo independiente, generada como consecuencia de las decisiones de muchos actores ajenos a la cadena logística (clientes o consumidores).

También llamados  MODELOS ESTÁTICOS DETERMINISTAS en que la demanda es conocida y constante en el tiempo, con lo que se conoce perfectamente el momento para lanzar la orden de pedido pertinente, bastando, por tanto, con conocer el tiempo de espera. Normalmente este modelo de situación de inventario se utiliza en los inventarios de ciclo. Luego la única cuestión  a dilucidar en los modelos determinantes es la relativa a la cantidad de pedido. En este caso, se utiliza el llamado: “Lote económico de pedido”, cuya representación en power point adjuntamos a continuación :

Descarga representacion_lote

El lote económico de pedido, se puede también considerar en las siguientes situaciones que suelen producirse, a saber:

• Cuando existe producción y consumo simultáneo.- Una vez lanzada la orden de pedido de un artículo puede ser necesario un periodo de tiempo para que la orden sea producida y durante este tiempo tienen lugar al mismo tiempo la producción y el consumo del artículo.
• Cuando la demanda es insatisfecha.- En el caso de no satisfacerse la demanda, esta puede ser diferida o perdida.
• Cuando haya descuentos por cantidad.- Es una práctica  comercial habitual que los proveedores ofrezcan diversos tipos de descuento en función de la cantidad comprada, por lo que al decidir el lote de pedido se necesitara tener en cuenta dichos descuentos.

Además se pueden considerar otras diferentes posibilidades de situación en los modelos estáticos deterministas de lote económico, que siempre tienen presente la revisión continua, y pueden ser sin o con  ruptura y con o sin entrega inmediata, así como sin ruptura y con descuento por cantidad o con descuentos de varios artículos y limite de almacenamiento.

3.2.-MODELOS NO ESTACIONARIOS DETERMINISTAS.-

 Son modelos para Aprovisionamiento Programado en los que la demanda es de tipo dependiente, generada por un programa de producción o ventas. También llamados MODELOS DINÁMICOS DETERMINISTAS y suelen utilizar revisiones periódicas de inventario. Responden a peticiones de reaprovisionamiento establecidas por MRP basadas en técnicas de optimización o simulación. Suelen ser utilizados normalmente cuando se trata de  inventarios en tránsito. Dentro de esta categoría de modelos se encuentran los modelos de demanda dependiente conocidos con el nombre de planificación de las necesidades de materiales, siendo el más importante el denominado  “MRP“(Materials Requirement Planning)

3.3.-MODELOS NO DETERMINISTAS.-

En estos modelos, también llamados estocásticos será necesario  responder al cuanto y cuando pedir para cada artículo mantenido en inventario. Normalmente son utilizados en inventarios de ciclo y en los que tienen stock de seguridad. Los no deterministas  suponen una infinidad de periodos de decisión, repitiéndose indefinidamente el ciclo consistente en lanzar la orden de pedido y consumir dicha cantidad hasta el momento de lanzar una nueva orden de pedido.

Debemos clasificar los sistemas de gestión de inventario en dos grandes grupos según se trate de sistemas de revisión continua o periódica, a saber:

Sistemas de revisión continua.-

Son modelos de Aprovisionamiento Continuo, en los que se lanza una orden de pedido cuando los inventarios decrecen hasta una cierta magnitud o “punto de pedido”. La cantidad a pedir es el “lote económico de compra”.

Se trata de sistemas de información en los que el estado del inventario se actualiza inmediatamente después de cada transacción de entrada o salida del artículo. Para este caso, existen una gran variedad de sistemas de gestión de inventarios, aunque el más sencillo y fácil de implantar es el sistema de “Lote optimo-punto de pedido”, que proporciona el lote de pedido que, por tanto, será siempre el mismo, y el nivel de inventario (punto de pedido) alcanzado, con lo que se emitirá la orden de pedido.

El lote de pedido es el tamaño o cantidad a reseñar en la orden de pedido. El punto de pedido es el nivel de inventario del artículo que al ser alcanzado desencadena el lanzamiento de una orden de pedido.

Sistemas de revisión periódica.-

Son modelos de Aprovisionamiento Periódico, en los que se lanza una orden de pedido cada cierto tiempo previamente establecido. La cantidad a pedir será la que restablece un cierto nivel máximo de existencias nivel objetivo.

Los modelos en que basar el aprovisionamiento se agrupan en dos categorías principales, según la demanda sean dependientes o independientes.

El estado de las existencias del artículo es conocido cada cierto tiempo, llamado periodo de revisión. En estos modelos es necesario estimar la demanda durante el periodo de reaprovisionamiento, estimando la demanda media durante dicho plazo y una medida de las desviaciones previsibles en torno a este valor medio.

La demanda más significativa es la demanda durante el plazo de reaprovisionamiento, ya que es en este periodo de tiempo es el que existe riesgo de rotura de existencias. Es para prevenir esta situación para lo que se tiene existencias de seguridad. El sistema de gestión de existencias más representativo para este tipo de sistema de información es el sistema de revisión periódica-nivel de pedido.

3.4.-MODELOS ESTACIONARIOS NO DETERMINISTAS.-

Se trata de los modelos con un solo periodo de decisión, a diferencia de los no deterministas mencionados, en este caso, existen situaciones en las que el artículo en cuestión solo va a ser consumido en un determinado periodo de tiempo y solo es posible, en la práctica, lanzar una orden de pedido que, en general, llegara a nuestro almacén justo en el momento en que el articulo comienza a ser demandado. Es el caso de los artículos de temporada, de moda, promociones especiales, etc.

4.- POLÍTICAS Y SISTEMAS DE GESTIÓN DE INVENTARIOS.-

Una política de gestión de stocks sirve para definir:

• ¿Cuándo se ha de solicitar material?
• ¿Cuánto material se ha de pedir?.

Para la primera cuestión se puede recurrir a fijar un nivel de referencia para el stock (punto de pedido, s), y lanzar una orden cada vez que la posición del stock sea inferior a este valor; otra alternativa consiste en fijar un período de revisión, T, y efectuar un pedido en instantes concretos.

Por lo que respecta a la segunda  pregunta, es posible solicitar siempre una cantidad fija  predeterminada Q (medida del lote), o la diferencia entre un valor fijo  (cobertura) y la posición  del stock.

Para  describir una política de gestión de stocks bastará pues con indicar, cuándo y cuánto se pide. Así tendremos:

• Una Política (s, Q) significará que se lanza una orden de tamaño fijo Q cada vez que la posición del stock sea inferior a s unidades.
• Política (T,S) con la cual se lleva a cabo un pedido cada T unidades de tiempo, de tamaño igual a la diferencia entre la cobertura S y el nivel de stock detectado.
• la Política (s, S), la cual implica la solicitud de un pedido de un tamaño suficiente para  abastecer la cobertura  S cada vez que la posición del stock sea inferior al punto de pedido s.
• la Política (T,Q), en la que se solicitaría un pedido fijo Q cada T unidades de tiempo.

Por tanto se consideran los siguientes SISTEMAS DE GESTIÓN DE INVENTARIOS

SISTEMA (S, Q).-

El sistema de gestión de inventarios (s, Q) es aquel que cuando el inventario del articulo alcanza el punto de pedido s, se lanza una orden de pedido de tamaño de lote Q.

SISTEMA (T,S).-

Es el sistema que consiste en revisar cada T periodos de tiempo (periodo de revisión) el nivel de inventario del articulo y lanzar un pedido de un tamaño tal que eleve el inventario disponible hasta el nivel de inventario S.

SISTEMA (S, S ).-

Es un sistema semejante al (s,Q) en el que el lote de pedido no es fijo sino que su tamaño se determina de forma que el nivel de inventario disponible del articulo se eleve hasta el nivel de inventario S. Se utiliza en casos en que el tamaño de los pedidos de clientes es muy variable.

SISTEMA (T, S, S ).-

Es análogo al sistema (T,S ) con la diferencia  de que el lanzamiento del pedido se efectuará si y solo si, el nivel de inventario del artículo en el momento de la revisión es menor o igual que el punto de pedido s.

Seguidamente incluimos algunos gráficos de representaciones power point de diversos modelos de situación de inventarios que ayudan a su comprensión, a saber:

Descarga demanda_incierta

Descarga evolucion_inventario

Descarga tamaño_lote

Descarga revision_continua

5.- MÉTODOS DE REAPROVISIONAMIENTO.-

Un método de reaprovisionamiento consiste en aplicar sistemáticamente una política de gestión  de stocks con el apoyo de un sistema de información o de revisión. Los métodos más usados son:

5.1.-MÉTODO DEL PUNTO DE PEDIDO CON REVISIÓN CONTINUA (S, Q).-

Se tendrá conocimiento  del nivel  del stock en todo momento. Cuando debido al consumo se llegue a un nivel mínimo (punto de pedido, s), se emitirá un pedido de medida fija Q (lote económico). El punto de pedido intenta equilibrar los costes opuestos de ruptura y posesión de stocks, mientras que el tamaño del lote económico  se calcula para conseguir  el equilibrio  entre los  costes de lanzamiento y los de posesión. Este es el método que siguen los modelos EOQ.

5.2.-MÉTODO DE REAPROVISIONAMIENTO PERIÓDICO CON COBERTURA (T, S).- 

Se realiza una revisión en instantes concretos, tras intervalos temporales de igual longitud (período de revisión, T).  Después de la revisión se lanza una orden de pedido, la cantidad de la cual es determinada a  partir de la diferencia entre la cobertura S y el nivel de stock observado.

Seguidamente adjuntamos unas representaciones power point de los gráficos de estos dos métodos (s, Q) y ( T, S )

Descarga sistemas_(s,Q)_(T,S)

5.3.-MODELO DE PEDIDO ÓPTIMO O MODELO DE WILSON.-

El modelo de Wilson tiene como objetivo determinar el volumen o la cantidad de pedido que se quiere realizar, de tal manera que optimice el sistema de gestión de inventarios.

Cuando el nivel de las existencias baja hasta el punto de pedido, se gestiona un nuevo pedido. El tiempo que transcurre entre la emisión del pedido y la recepción física del material es el plazo de aprovisionamiento, es decir, el tiempo que tarda el proveedor en entregar el material (parámetro que es fijo y conocido). Mientras la empresa espera a que se le entregue el pedido, el nivel de existencias baja (sin llegar a ser más bajo que el stock de seguridad) hasta que lo recibe. El modelo de Wilson determina que el pedido óptimo es aquel que minimiza los costes de gestión de inventarios.

Hipótesis en las que se asienta el modelo:

1. Todas las variables que intervienen en la gestión son conocidas.
2. La demanda o necesidades de salida del almacén son conocidas y constantes a lo largo del periodo de tiempo estudiado.
3. Los precios de adquisición o costes de fabricación son constantes (no existen descuentos).
4. El coste de mantenimiento o almacenamiento depende del nivel medio de inventario (stock medio).
5. Las entradas al almacén de las existencias se realizan por lotes o pedidos constantes. Además el coste de realización del pedido es constante e independiente de su tamaño.
6. No existen restricciones de espacio ni de presupuesto.

El modelo de Wilson se formuló  para el caso de una situación muy simple y restrictiva, lo que no ha sido óbice para generalizar su aplicación, muchas veces sin el requerido rigor científico, a otras situaciones más próximas a la realidad. Estrictamente el modelo Wilson se formula para la categoría de modelos de aprovisionamiento continuo, con demanda determinista y  constante en los siguientes supuestos respectivos.

Solamente se consideran relevantes los costos de almacenamiento y de lanzamiento del pedido, lo equivale a admitir  que:

• El costo de adquisición del Stock es invariable sea cual sea la cantidad a pedir no existiendo bonificaciones por cantidad por ejemplo, siendo por lo tanto un costo no evitable.
• Los costos de ruptura de stock también son no evitables. Además se admite que la entrega de las mercaderías es instantánea, es decir con plazo de reposición nulo.

En los modelos de aprovisionamiento continuo los inventarios se controlan continuamente y el pedido se cursa en el momento en que los inventarios decrecen  hasta una cierta magnitud o “punto de pedido” (“order point”). La cantidad a pedir entonces sería el lote económico de compras.(LEC o EOQ).

Si se respetan escrupulosamente las hipótesis en las que se basa el método de Wilson (en concreto, lo que establece que el plazo o período de reposición, lead-time, es nulo), el punto de pedido aparecería cuando el nivel de inventarios fuera igual al stock de seguridad.

En un caso más general,  con el período de reposición no nulo, el punto de pedido aparecería cuando el nivel de inventario fuera igual a la suma de stock de seguridad más la demanda que previsiblemente habría que atender durante el período de reposición.

6.-ESTRATEGIAS PARA LA GESTIÓN DE INVENTARIOS.-

Para resolver el problema básico de la gestión de la producción en las organizaciones empresariales es necesario no solo lograr el menor  tiempo total de fabricación, sino que ha de garantizarse a la par la disponibilidad de los materiales necesarios para su ejecución.

Representaremos a continuación el SISTEMA DE PLANIFICACIÓN Y CONTROL que partiendo de la estrategia de la empresa y las necesidades y previsiones de la demanda establece un plan de negocio con las líneas maestras para la coordinación de las funciones y la capacidad de producción de sus recursos humanos e instalaciones de producción , para poder diseñar el plan agregado  de producción que establecerá  la tasa de producción por familias de productos, a la que la fábrica debe ser capaz de producir, a partir de unas restricciones de capacidad, de unos costos de producción y de mantenimiento de inventarios dados.

Finalmente se diseña un plan maestro de producción que establece los productos concretos (artículos con demanda independiente) que deben producirse; fijando cantidad y fecha, pasando a continuación a  procederse  a la ejecución del plan de producción siguiendo su programación y fabricación. Representación power point del Sistema de Planificación y Control:

Descarga planificacion _control

De ahí que se hayan ido desarrollando diversas estrategias para conseguirlo , que a continuación mencionamos:

6.1.-MODELO ABC DE GESTIÓN DE INVENTARIOS.-

En los sistemas de existencias con un gran número de artículos se observa que una pequeña porción de ellos representa un elevado porcentaje del valor monetario anual acumulado, y una gran fracción de artículos representa un pequeño porcentaje de dicho valor monetario anual total. En la mayoría de los casos, se caracterizan las situaciones de existencias por tener una gran cantidad de artículos mantenidos en existencias.

La clasificación ABC de los artículos que están en existencias es un instrumento eficaz para abordar la resolución de los problemas de existencias. Según se ha definido esta clasificación, un artículo caro con poco movimiento puede ser clasificado en la misma clase que un artículo de poco valor unitario y mucho movimiento. Como el objetivo es desarrollar reglas homogéneas de gestión para cada grupo de artículos, es lógico distinguir entre estas dos situaciones, diferenciando entre artículos de alto o bajo movimiento en términos de la demanda durante el tiempo de espera. El modelo ABC se basa en clasificar las existencias en tres categorías:

Existencias A.

Son los artículos más importantes para la gestión de aprovisionamiento, forman aproximadamente el 20 % de los artículos del almacén y, en conjunto, pueden sumar del 60 al 80 % del valor total de las existencias. Estas existencias hay que controlarlas y analizarlas estricta y detalladamente, dado que tienen el valor económico más relevante para el aprovisionamiento.

Existencias B.

Son existencias menos relevantes para la empresa que las anteriores. A pesar de ello, se debe mantener un sistema de control, pero mucho menos estricto que el anterior. Pueden suponer el 30 % de los artículos del almacén, con un valor de entre el 10 y el 20 % del almacén.

Existencias C.

Son existencias que tienen muy poca relevancia para la gestión de aprovisionamiento. Por tanto, no hay que controlarlas específicamente, es suficiente con los métodos más simplificados y aproximados. Representan aproximadamente el 50 % de las existencias de la empresa, pero menos del 5 o 10 % del valor total del almacén. Normalmente se recomienda disponer de existencias de seguridad altas para estos artículos poco importantes, con la intención de minimizar los inconvenientes causados por una rotura de existencias.

La idea que subyace tras el modelo ABC es que cada categoría de existencias requiere de un nivel de control diferente; cuanto mayor sea el valor de los elementos inventariados, más estrecho deberá ser ese control. Como las existencias A suponen una mayor cantidad de recursos inmovilizados deben ser controladas estrechamente; será necesario reducir las existencias de las mismas en la medida de lo posible y minimizar los stocks de seguridad. Esto suele requerir detallados pronósticos de la demanda, sistemas de inventario continuo y una minuciosa atención a las políticas de compra.

Sin embargo, para los elementos de las categorías B y C la mera observación puede ser un método de control válido; para ellas, se pueden emplear modelos periódicos de inventario.

Adjuntamos una representación power point donde se ven cuatro diferentes gráficos que representan la clasificación ABC de los artículos del inventario en organizaciones empresariales.

Descarga graficos_ABC

6.2.-EL SISTEMA MRP DE PLANIFICACIÓN DE NECESIDADES DE MATERIALES.-

La principal herramienta para la planificación  de los materiales en una fábrica es la llamada MRP (Material Requirements Planning). La misma nos da como resultado la cantidad de materia prima y materiales que se necesita disponer para la fabricación de una determinada cantidad de productos y cuando es necesario disponerlos en fábrica.

Este sistema surge en la década de 1960, debido a la necesidad de integrar la cantidad de artículos a fabricar con un correcto almacenaje de inventario, ya sea de producto terminado, producto en proceso, materia prima o componentes. Puede decirse que el MRP es un Sistema de Control de Inventario y Programación que responde como antes se mencionó, a las interrogantes ¿Qué orden fabricar o comprar?, ¿Cuánta cantidad de la orden?, ¿Cuándo hacer la orden?.

MRP consiste esencialmente en un cálculo de necesidades netas de los artículos ( productos terminados, subconjuntos, componentes, materia prima, etc.) introduciendo un factor nuevo, no considerado en los métodos tradicionales de gestión de stocks, que es el plazo de fabricación o compra de cada uno de los artículos, lo que en definitiva conduce a modular a lo largo del tiempo las necesidades, ya que indica la oportunidad de fabricar ( o aprovisionar) los componentes con la debida planificación respecto a su utilización en la fase siguiente de fabricación.

Una representación power point que adjuntamos resume las características del sistema M.R.P.:

Descarga sistema_MRP

Su objetivo es disminuir el volumen de existencia a partir de lanzar la orden de compra o fabricación en el momento adecuado según los resultados del Programa Maestro de Producción.

Su aplicación es útil donde existan algunas de las condiciones siguientes:

• El producto final es complejo y requiere de varios niveles de sub-ensamblaje y ensamblaje.
• El producto final es costoso.
• El tiempo de procesamiento de la materia prima y componentes, sea grande.
• El ciclo de producción (lead time) del producto final sea largo
• Se desee consolidar los requerimientos para diversos productos.
• El proceso se caracteriza por ítems con demandas dependientes fundamentalmente y la fabricación sea intermitente (por lotes)

El sistema MRP comprende la información obtenida de al menos tres fuentes o ficheros de Información principales que a su vez suelen ser generados por otros subsistemas específicos, pudiendo concebirse como un proceso cuyas entradas son

PLAN MAESTRO DE PRODUCCIÓN PMP, MPS (MASTER PRODUCTION SCHEDULE).-

Contiene las cantidades y fechas en que han de estar disponibles los productos de la planta que están sometidos a demanda externa (productos finales fundamentalmente y, posiblemente, piezas de repuesto).Se trata de un plan maestro detallado de producción, que nos dice en base a los pedidos de los clientes y los pronósticos de demanda, qué productos finales hay que fabricar y en qué plazos debe tenerse terminados.

El cual contiene las cantidades y fechas en que han de estar disponibles los productos de la planta que están sometidos a demanda externa (productos finales fundamentalmente y, posiblemente, piezas de repuesto). El otro aspecto básico del plan maestro de producción es el calendario de fechas que indica cuando tienen que estar disponibles los productos finales. Para ello es necesario desglosar el horizonte de tiempo que se presenta ante la empresa en intervalos de duración reducida que se tratan como unidades de tiempo. Habitualmente se ha propuesto el empleo de la semana laboral como unidad de tiempo natural para el plan maestro.

La función del plan maestro se suele comparar dentro del sistema básico de programación y control de la producción con respecto a los otros elementos del mismo, todo el sistema tiene como finalidad adecuar la producción en la fábrica a los dictados del programa maestro. Una vez fijado este, el cometido del resto del sistema es su cumplimiento y ejecución con el máximo de eficiencia.

EL ESTADO DEL INVENTARIO.-

Recoge las cantidades de cada una de las referencias de la planta que están disponibles o en curso de fabricación. En este último caso ha de conocerse la fecha de recepción de las mismas.

Para el cálculo de las necesidades de materiales que genera la realización del programa maestro de producción se necesitan evaluar las cantidades y fechas en que han de estar disponibles los materiales y componentes que intervienen, según especifican las listas de materiales. Estas necesidades se comparan con las existencias de dichos elementos en stock, derivándose las necesidades netas de cada uno de ellos.

Para que el sistema de programación y control de la producción sea fidedigno es imprescindible una descripción muy precisa de las existencias en cada instante de tiempo. Por ello, el sistema de información referido al estado del stock ha de ser muy completo, coincidiendo en todo momento las existencias teóricas con las reales y conociendo el estado de los pedidos en curso para vigilar el cumplimiento de los plazos de aprovisionamiento.

Asimismo, en el caso de que algunas de las existencias en stock se encuentren comprometidas para otros fines y no deben ser contempladas para satisfacer el programa de producción, debe de ser reconocido este hecho. En definitiva, debe de existir un perfecto conocimiento de la situación en que se encuentran los stocks, tanto de los materiales adquiridos a los proveedores externos como de los productos intermedios que intervienen como componentes en la preparación de conjuntos de nivel superior.

LISTA DE MATERIALES, BOM (BILL OF MATERIALS).-

El despiece de cualquier conjunto complejo que se produzca es un instrumento básico de los departamentos de ingeniería de diseño para la realización de su cometido. Tanto para la especificación de las características de los elementos que componen el conjunto como para los estudios de mejora de diseños y de métodos en producción.

Desde el punto de vista del control de la producción interesa la especificación detallada de las componentes que intervienen en el conjunto final, mostrando las sucesivas etapas de la fabricación. La estructura de fabricación es la lista precisa y completa de todos los materiales y componentes que se requieren para la fabricación o montaje del producto final, reflejando el modo en que la misma se realiza. Varios son los requisitos para definir esta estructura:

• Cada componente o material que interviene debe tener asignado un código que lo identifique de forma biunívoca: un único código para cada elemento y a cada elemento se le asigna un código distinto.
• Debe de realizarse un proceso de racionalización por niveles. A cada elemento le corresponde un nivel en la estructura de fabricación de un producto, asignado en sentido descendente. Así, al producto final le corresponde el nivel cero. Los componentes y materiales que intervienen en la última operación de montaje son de nivel uno.

En resumen, las listas de materiales deben constituir el núcleo fundamental del sistema de información en el que se sustenta el sistema de programación y control de la producción. Han de organizarse para satisfacer de forma inmediata todas las necesidades del mismo, incluyendo entre‚ estas la de facilitar el conocimiento permanente y exacto de todos los materiales que se emplean en la fabricación, los plazos de producción, su coste y el control de las existencias.

A partir de estos datos la explosión de las necesidades proporciona como resultado la siguiente información:

1. El PLAN DE PRODUCCIÓN de cada uno de los items que han de ser fabricados, especificando cantidades y fechas en que han de ser lanzadas las órdenes de fabricación. Para calcular las cargas de trabajo de cada una de las secciones de la planta y posteriormente para establecer el programa detallado de fabricación.
2. El PLAN DE APROVISIONAMIENTO, detallando las fechas y tamaños de los pedidos a proveedores para todas aquellas referencias que son adquiridas en el exterior.
3. El INFORME DE EXCEPCIONES, que permite conocer que‚ órdenes de fabricación van retrasadas y cuáles son sus posibles repercusiones sobre el plan de producción y en última instancia sobre las fechas de entrega de los pedidos a los clientes. Se comprende la importancia de esta información con vistas a renegociar‚ estas si es posible o, alternativamente, el lanzamiento de órdenes de fabricación urgentes, adquisición en el exterior, contratación de horas extraordinarias u otras medidas que el supervisor o responsable de producción considere oportunas.

A considerar que el M.R.P. realmente debe estar integrado dentro de los sistemas de gestión empresarial de manera que se relacionen las informaciones recibidas del entorno a través de entidades financieras, clientes, proveedores y las condiciones del mercado de la contratación de mano de obra. En cuanto a las distintas áreas del propio sistema empresarial  se tendrá la participación del área de finanzas y administración contable, junto a la de marketing y gestión comercial, gestión de almacenes y distribución física,  ingeniería, gestión del personal y de compras, para desarrollar el plan de negocio y de ventas, los planes agregados de producción y el plan maestro que permita la ejecución del M.R.P., y finalmente el plan de capacidades y de producción.

Adjuntamos una representación power point que facilita la visualización de la integración de los sistemas de gestión empresarial mencionados.

Descarga integracion_MRP

6.3.-EL SISTEMA JIT (JUST-ÍN-TIME) DE GESTIÓN DE INVENTARIOS.-

El sistema JIT (just-in-time) es un sistema integrado de gestión de producción y gestión de aprovisionamiento desarrollado en Japón en los años ochenta y posteriormente aplicado en EEUU. Actualmente se utiliza en las principales empresas industriales a escala mundial. El sistema JIT se fundamenta en el hecho de que la empresa no fabrica ningún producto hasta que no se necesita, es decir, hasta que no haya un pedido firme de clientes o una orden de fabricación. Este sistema tiene como objetivo básico reducir las existencias en almacén. El inventario JIT es el nivel de existencias mínimo para mantener el funcionamiento de la producción y del aprovisionamiento de la empresa eficazmente.

El método “justo a tiempo”, como una forma de complementar los tipos de aprovisionamiento, más que un sistema de producción es un sistema de inventarios, donde su meta es la de eliminar todo desperdicio. El desperdicio se define por lo general, como todo lo que no sea el mínimo absoluto de recursos de materiales, maquinas y mano de obra requeridos para añadir un valor al producto en proceso.

Los beneficios del JIT son que en la mayoría de los casos, el sistema justo a tiempo da como resultado importantes reducciones en todas las formas de inventario. Tales reducciones de inventario se logran por medio de métodos mejorados no solo de compras, sino también de programación de la producción. El justo a tiempo necesita que se hagan modificaciones importantes a los métodos tradicionales con los que se consiguen las piezas. Se eligen los proveedores preferentes para cada una de las piezas por conseguir.

Se estructuran arreglos contractuales especiales para los pedidos pequeños. Estos pedidos se entregan en los momentos exactos en que los necesita el programa de producción del usuario y en pequeñas cantidades que basten para periodos muy cortos. Las entregas diarias o semanales de las piezas compradas no son algo inusuales en los sistemas justo a tiempo.

Los proveedores acuerdan, por contrato, entregar las piezas que se ajustan a los niveles de calidad preestablecidos, con lo que se elimina la necesidad de que el comprador inspeccione las piezas que ingresan. El tiempo de llegada de tales entradas es de extrema importancia. A menudo quienes compran esas piezas pagan mayores costos unitarios para que se les entreguen de esta forma.

Finalmente, incluimos una representación power point donde se mencionan los principales objetivos del JIT respuestas a las preguntas sobre que es, que hace, que se necesita y que se asume  con el establecimiento de la filosofía JIT en una empresa.

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