METODOLOGÍA SISTÉMICA PARA UN PROCESO ESTRATÉGICO EMPRESARIAL

1.-INTRODUCCIÓN.-

Después del preámbulo exponiendo el concepto y evolución del enfoque sistémico y su aplicación como sistema empresarial y su estructura, a continuación seguiré mencionando mis ideas sobre cómo es factible utilizar una metodología sistémica en la organización de una empresa para más adelante seguir profundizando con un tercer artículo sobre en las técnicas y herramientas más idóneas para su aplicación en el proceso.

A continuación les invito a la lectura de los artículos relacionados con el Pensamiento Sistémico que iré editando en mi blog, a saber:

• https://actualidadempresa.com/enfoque-sistemico-aplicado-la-organizacion-empresarial/
• https://actualidadempresa.com/reformas-la-constitucion-espanola-pensamiento-sistemico/
• https://actualidadempresa.com/pensamiento-sistemico-en-las-instituciones-estatales-espanolas/
• https://actualidadempresa.com/pensamiento-sistemico-en-la-evaluacion-de-militantes-en-los-partidos-politicos-1aparte/
• https://actualidadempresa.com/enfoque-sistemico-en-miembros-organizacion-y-financiacion-de-un-partido-politico-2aparte/

2.-EL MÉTODO SISTÉMICO Y SUS FASES DE DESARROLLO.-

Sistémica es la ciencia que estudia todos los elementos de un sistema y sus interrelaciones, construye modelos y simula con ellos, permitiendo tomar las decisiones óptimas para mejorar los escenarios futuros del sistema real.

La metodología sistémica a través del análisis sistémico, como paso previo a la construcción del modelo, nos permitirá conocer un sistema y los fenómenos futuros que pueda producir.

Llevamos a cabo el análisis de los sistemas y construimos modelos de los mismos para aproximarnos a su comprensión. Rápidamente nos damos cuenta de una regla general que nos dice que todo sistema contiene subsistemas y que a su vez, el sistema principal estudiado es subsistema de otro.

Las personas, los equipos y las organizaciones que logran desarrollar la capacidad de alternar entre la manera lineal y sistémica de pensar obtienen una marcada ventaja competitiva respecto a quienes solo se limitan a pensar respuestas de tipo lineal.

Por su parte, el enfoque estratégico, implica comprender en primer lugar el contexto en el que nos encontramos; en segundo lugar, saber a dónde queremos ir, tener visión de futuro; y en tercer lugar, definir cómo llegaremos a dónde queremos ir.

Así, el enfoque sistémico y estratégico busca comprender de manera más precisa cómo funciona la totalidad y cada una de las partes relacionadas de un sistema, y los efectos que producen en el corto, mediano y largo plazo.

2.1.-EL MÉTODO SISTÉMICO.-

Por tanto, lo primero que debe hacerse es decidir qué sistema va a estudiarse y delimitar claramente cual es su frontera. Después detectaremos qué subsistemas contiene (los más importantes, los determinantes), para posteriormente hallar los elementos del sistema que poseen estas mismas características; luego veremos cuales son las relaciones internas de estos elementos (variables que generan e influyen).

Si consideramos las variables endógenas (las que se producen en el interior del propio sistema), no es menos importante tener en cuenta las exógenas (las de los sistemas colindantes) y que de una u otra forma se introducen en el sistema estudiado e influyen.

En realidad, la metodología sistémica pretende aportar instrumentos con los que estudiar aquellos problemas que resultan de las interacciones que se producen en el seno de un sistema, y no de disfunciones de las partes consideradas aisladamente.

El análisis de un sistema consiste en su disección, al menos conceptual, para establecer las partes que lo forman. Sin embargo, el mero análisis de un sistema no es suficiente; no basta con saber cuáles son sus partes. Para comprender su comportamiento necesitamos saber cómo se integran; cuáles son los mecanismos mediante los que se produce su coordinación. Necesitamos saber cómo se produce la síntesis de las partes en el sistema.

Por ello, en el estudio de un sistema, tan importante es el análisis como la síntesis. Tan importante es el análisis, que nos permite conocer las partes de un sistema, como la síntesis, mediante la cual estudiamos cómo se produce la integración de esas partes en el sistema.

El método, es el que le da su característica primordial, al definir el camino como el proceso controlado de indagar para alcanzar eficiente y eficazmente los objetivos deseados. Al definir el camino, el método proporciona las maneras de seleccionar y usar las técnicas y herramientas.

Las herramientas serán los instrumentos utilizados en el indagar científico y las técnicas serán la manera de usar esos instrumentos para lograr un objetivo. Se puede decir, que el método nos da las pautas para alcanzar eficazmente los objetivos deseados y que las técnicas y las herramientas coadyuvan a su logro, de manera eficiente

2.2.-LA RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS COMO ACTITUD SISTÉMICA.-

Hay que considerarse tres conceptos básicos de lo que es un problema y su solución aplicando las técnicas de resolución de problemas y toma de decisiones, a saber:

1. Resolución de problemas.- Un proceso cognitivo-afectivo-conductual mediante el cual una persona intenta identificar o descubrir una solución o respuesta de afrontamiento eficaz para un problema particular.
2. Problema.- Una transacción persona-ambiente en la cual hay una discrepancia o desequilibrio percibido entre las exigencias y la disponibilidad de respuesta. La persona en dicha situación percibe una discrepancia entre “lo que es” y “lo que debería ser” en condiciones donde los medios para reducir la discrepancia no están inmediatamente patentes o disponibles.
3. Solución.- Una respuesta de afrontamiento o pauta de respuesta que es eficaz en alterar una situación problemática y/o las reacciones personales de uno ante la misma de modo que ya no es percibida como un problema, al mismo tiempo que maximiza otros beneficios y minimiza los costos

Los problemas no están dados en el mundo real; hay que definirlos. Para lograrlo surgen diversas interrogantes:

• ¿Se estará definiendo adecuadamente el problema?
• ¿Estarán siendo consideradas todas las variables relevantes de la situación en estudio?
• ¿Se habrá definido adecuadamente el sistema y el entorno bajo estudio?
• ¿Qué variables del entorno son las relevantes a considerar y cómo interaccionan?

Es de tanta importancia la técnica a utilizar para la búsqueda de soluciones correctas a los problemas surgidos, que el hecho de cometer un error al definir los problemas. En una situación particular, el error  tiene como consecuencia proponer soluciones inadecuadas y, en muchas ocasiones, fuera del contexto del sistema, lo que implicaría procesos de transformación irrelevantes o de ningún efecto en la solución de los problemas existentes.

Mencionemos un listado de requisitos que debe cumplir una metodología para definir correctamente los problemas:

1. Reconocer las múltiples causas del problema.
2. Reconocer los múltiples efectos que tiene o podría tener.
3. Reconocer los distintos sectores de la realidad que serían o podrían ser influenciados por las diversas soluciones posibles del problema.

3.-LA ESTRATEGIA EMPRESARIAL ENFOCADA SISTÉMICAMENTE.-

La Estrategia es una línea de actuación que recoge el desarrollo y evolución de la empresa con relación a su entorno, definiendo la posición en la cual la empresa desea estar partiendo de la situación del presente, planificando las actuaciones y decisiones de la organización de cara a la obtención de sus objetivos, considerando y compartiendo  lo que se quiera ser en el futuro.

Por tanto, la estrategia debe entenderse como una búsqueda constante de un plan de negocio tendente a desarrollar y explotar aquellas ventajas competitivas de nuestra empresa que nos permita diferenciarnos de nuestros competidores, aprovechando las fortalezas estructurales y funcionales de la misma, con un único y claro objetivo: crear mayor valor para nuestros clientes.

Pensamiento y planificación estratégica son indispensables para aprovechar al máximo los recursos de la empresa.

La Planificación Estratégica es el proceso mediante el cual quienes toman decisiones en una organización obtienen, procesan y analizan información pertinente, interna y externa, con el fin de evaluar la situación presente de la empresa, así como su nivel de competitividad con el propósito de anticipar y decidir sobre el direccionamiento de la institución hacia el futuro.

Una organización, cualquiera que sea la actividad que realiza, si desea mantener un nivel adecuado de competitividad a largo plazo, debe utilizar antes o después, unos procedimientos de análisis y decisiones formales, encuadrados en el marco del proceso de «planificación estratégica».

La planificación, es esencial para el manejo global de una empresa y supone de parte de su máxima dirección la definición del negocio en términos generales y del camino y los medios a utilizar para llevarlo adelante.

Para desarrollar el plan estratégico se ha de seguir un proceso participativo mediante el cual han de intervenir en la planificación diversos directivos que sean claves para realizar un esfuerzo de reflexión para identificar aquellos enfoques de futuro alternativos que parezcan, en principio, mas lógicos, y que han de servir de contraste a las conclusiones que se consigan al final del proceso participativo.

En la actualidad existen cinco componentes que convergen en función de innovar las organizaciones inteligentes, donde cada una brinda una dimensión vital para la concepción, desarrollo y crecimiento de la organización con autentica capacidad para el aprendizaje en función de innovar y mejorar continuamente. Dentro de este enfoque sistémico se tiene:

1. DOMINIO PERSONAL: consiste en la expresión usada para el crecimiento y el aprendizaje personal, de manera que el aprendizaje a través de un proceso interactivo interno y externo, se traduce en producir los resultados deseados.
2. LOS MODELOS MENTALES: son esquemas o supuestos, que modelan el comportamiento y la toma de decisiones en un momento determinado consolidándose en cultura.
3. VISIÓN COMPARTIDA: se trata de una realidad presente en la mente de las personas que conforman una organización, logrando generar una sensación de vínculo común que impregna a la organización.
4. APRENDIZAJE DE EQUIPO: es el proceso de alinearse y desarrollar el talento colectivo a través de un aprendizaje continuo y compartido.
5. PENSAMIENTO SISTÉMICO: es la disciplina central de una organización inteligente y se trata de la visión de las totalidades del sistema.

La conjugación de estos componentes, permiten a cualquier organización desarrollar ventajas competitivas sustentadas en su personal sin dependencia en otros elementos.

Una visión compartida con pensamiento sistémico, permite proyectar la organización en el corto, mediano y largo plazo teniendo presente variables tanto internas como externas, analizando sus posibles interrelaciones e influencias entre las mismas.

En tal sentido, permite desarrollar un pensamiento estratégico lógico y pertinente que con el pensamiento sistémico permite concebir las áreas funcionales que den soporte y apoyo a las iniciativas estratégicas; de esta manera comienza toda una gestión para el diseño de una estructura que se adecua o alinea con los propósitos comunes y superiores de la empresa

Se debe considerar el realizar una Planificación Interactiva o Proactiva. En este caso la planificación se basa en la necesidad de no anticiparse al futuro, sino crearlo, diseñando el futuro deseable y los medios para alcanzarlo, siendo un sistema de planificación estratégica integrador o de toda la organización, realizándose en equipo y apoyándose en el consenso, participación y motivación del personal de la empresa.

4.-EL MÉTODO SISTÉMICO EMPRESARIAL.-

En la organización de una empresa se debe tener muy presente la utilización del enfoque sistémico con unas estructuras que sean flexibles y consideren la globalización de los sistemas internos y externos y sus subsistemas que los forman y sin perder de vista los cambios exponenciales a los que estamos sometidos en este siglo XXI inmerso en las eras de la comunicación y el conocimiento.

En consecuencia, resulta ilógico seguir manteniendo unas organizaciones empresariales lineales en un entorno global que pide el desarrollo de una adecuada experimentación e innovación continua, catalizada por sucesivas tecnologías emergentes, que potencian increíblemente la comunicación física e intelectual.

Así vemos que, hoy en día, dentro del mundo empresarial se utilizan unas estructuras organizacionales orientadas hacia el trabajo colaborativo de todos las funciones y tareas  desarrolladas por el personal perteneciente a la empresa o corporación en sus diversos departamentos y unidades de negocio.

Para incrementar la aplicación de la mentalidad sistémica se utilizan diversas técnicas y  métodos específicos para la generación de ideas, diseño de prototipos y el aprendizaje continuo, tratando de acortar el tiempo dedicado al desarrollo de nuevos productos y/o servicios, así como alargar su ciclo de vida rentable y competitivo, buscando satisfacer a la sociedad y a las necesidades presentes y futuras de los clientes actuales y potenciales.

Resulta vital para una organización empresarial el que todo el personal que desempeñe su trabajo en los campos de I+D+i, logística, producción, comercial , compras y  gestiones del personal, finanzas, etc. , puedan aportar ideas y trabajar conjuntamente en la consecución de las mejores soluciones innovadoras y rentables que consoliden la competitividad de los productos y/ o servicios suministrados.

Asimismo se necesita potenciar al máximo la colaboración con clientes, proveedores y asesores, creando un interés común en la resolución de problemas y sus posibles soluciones , implicándoles en la creación de los productos y servicios, agilizando los procesos de diseño y desarrollo de los mismos, ya que el que llega primero mantiene más fácilmente su liderazgo.

Luego, hay que lograr una respuesta a los cambios exponenciales que surjan, necesitándose dar prioridad a la cumplimentación de las soluciones, acortando los circuitos de desarrollo, probando los prototipos y propuestas de cambio en sitios, talleres o departamentos concretos, que permitan detectar enseguida los problemas que surjan , realimentándolos para analizarlos y estudiar nuevas soluciones que sigan mejorando paulativamente y en continuidad los productos, servicios o propuestas en estudio o desarrollo, con lo que se logra agilizar su puesta a punto o implantación con éxito.

4.1.-FASES DEL PROCESO SISTÉMICO EN UNA EMPRESA.-

Cualquier organización empresarial es un supra-sistema abierto, en el que inciden interacciones con su entorno. En un sistema las fases de la aplicación de un proceso sistémico se basan en una secuencia de investigación seguida de la acción pertinente, siguiendo normalmente los pasos siguientes:

• Introducirse en el propio sistema.
• Identificar los problemas a resolver con la colaboración de los miembros del sistema.
• Recopilación de datos históricos, actuales internos y del entorno.
• Consensuar y definir un diagnóstico preliminar por parte de los miembros.
• Efectuar una retroalimentación del diagnóstico preliminar a los miembros.
• Formalizar y describir un diagnóstico conjunto del problema.
• Definir conjuntamente la acción a ejecutar para resolver el problema.
• Realizar la implantación de la acción acordada por los miembros.
• Evaluar los resultados obtenidos y analizar los nuevos problemas que hayan surgidos para comenzar de nuevo buscando soluciones y así sucesivamente hasta lograr una completa y satisfactoria resolución del problema a resolver.
• Se recogen e informa de todo el conocimiento y experiencia obtenido para su mejora continua.

Es decir, que a través de estas fases de manera cíclica y repetitiva se diagnostica identificando o definiendo un problema, se planea la acción considerando procesos de acción alternativos para resolverlo, se toma la acción seleccionando un proyecto de acción e implantándolo, se evalúa estudiando las consecuencias de la acción y se especifica el aprendizaje obtenido identificando los hallazgos principales.

Este método de investigación-acción indica el camino para buscar y aplicar la dinámica consensuada más apropiada que lleve a la resolución del problema y al mejoramiento de las capacidades del sistema, para repetir el proceso de continuo, cuando sea necesario.

Cuando se trate de realizar el proceso de pensamiento sistémico dentro de un sistema empresarial, este debe tener presente todo lo que pueda afectar al sistema del comportamiento, en lo que respecta a su propia cultura y valores o al sistema estratégico con sus competencias esenciales y estrategias básicas, o al sistema operacional con su estructura organizacional, recursos y personal de la empresa.

Asimismo también deberá considerar el sistema del entorno que le rodea a la empresa, sopesando todo lo concerniente a la sociedad en cuanto al medio ambiente, política, legislación y economía, junto a la tecnología, mercados, competidores, proveedores y clientes.

Finalmente, nunca deberá olvidar de analizar su propio sistema de comunicación interna y externa, en el que se apoya todo el flujo del conocimiento tácito y explícito que con un aprendizaje continuo se va acumulando para mejorar su propio talento empresarial.

Ver la diapositiva Power Point que adjunto, que representa un esquema de un sistema empresarial.

Descarga el_sistema_empresarial

Seguidamente mencionaré una serie de premisas que considero importantes para aplicar un enfoque sistémico en cualquier resolución de problemas dentro de una empresa.

1.-EQUIPO COORDINADOR.-

Conformar el equipo multifuncional que intervenga en la planificación estructural y estratégica en la organización. El mismo, debe estar formado por no más de diez personas que tengan suficiente conocimiento y relevancia dentro del sistema organizacional de la empresa, con lo cual se podrá lograr fomentar la comunicación, concentración y empatía entre sus miembros.

2.- FACILITADORES.-

Un facilitador es una persona que desempeña un trabajo como orientador o instructor en una determinada actividad. Se trata de especialistas y profesionales con una solida preparación en el tema abordado, que intentan desarrollar el potencial de los oyentes o asistentes en cualquier reunión de trabajo.

El equipo coordinador debe reforzarse con facilitadores externos que con su experiencia y conocimiento sean capaces de aportar su percepción del entorno y organización interna de la organización, o formar en técnicas y herramientas que sirvan para llevar a buen término las reuniones de grupo y su trabajo.

El facilitador en el trabajo en equipo es quien dirige el flujo de las discusiones y quien se encarga de encauzar un dialogo respetuoso, de manera, que nunca suplanta al líder del equipo, sino que es el responsable de dirigir el proceso , para que los participantes se centren en el objetivo.

3.-GRUPOS DE MEJORA Y PROYECTOS.-

El establecimiento de grupos o equipos  de creatividad y acción es conveniente, aunque en su formación sigan con los mismos miembros.

Se trata de diferenciar las fases de manera que el Grupo de Mejora  utilizará especialmente técnicas que ayuden a la creatividad y captación de ideas, ya que se busca el problema a resolver, para analizarlo y estudiar sus posibles soluciones, evaluándolas y eligiendo  las acciones más idóneas para su resolución.

En cuanto al Grupo de Acción se dedicará, con metodologías de gestión de proyectos, a  elegir dónde realizar los cambios y soluciones previstas y a definir y designar sus fases, tareas, tiempo y responsables de ejecución, realizando un control y seguimiento periódico, tomando nota de los avances, retrocesos y vicisitudes que surjan para reaccionar inmediatamente resolviendo los problemas acaecidos, hasta lograr la completa ejecución de la acción en curso.

4.-RECURSOS.-

Realizar reuniones periódicas y eficaces de los equipos, creando un flujo de información  que circule entre todos sus miembros, utilizando todo tipo de medios como pizarras, paneles rotativos, tableros, pizarras, paredes, proyectores, ordenadores, notas adhesivas, etc., que sirvan de ayuda a reflejar los problemas a resolver y las ideas a proponer al presentarlas al resto de miembros del equipo reunido.

5.-EXPERIMENTACIÓN.-

Las ideas que surjan, se evaluarán convenientemente considerando su urgencia y rentabilidad a ofrecer, para seguidamente dar la prioridad de ejecución y decidir dónde realizar las pruebas pertinentes de la manera más rápida y que permita que se puedan ver los resultados en el mínimo tiempo posible y así analizarlas aplicando una realimentación que conduzca a una mejora continua, con lo que se agilizará  el proceso de implantación y generalización posterior.

Esta experimentación rápida de ideas y pruebas se debe basar especialmente en el objetivo de que no se repitan los errores cometidos, debiendo el equipo de colaboradores sentirse libre para cometerlos, agilizando la fase de experimentación, con lo que se potencia la creatividad  y soluciones innovadoras.

5.-PROCESO SISTÉMICO DE PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA EMPRESARIAL.-

A continuación expondré mis propias metodologías, junto a otras, que he ido utilizando al aplicar una visión sistémica en diversas organizaciones empresariales, bien como dirigente o asesor, indicando asimismo la lectura de aquellos de mis artículos en los que se exponen dichos métodos y los esquemas que facilitan su comprensión.

Más adelante, pienso editar un resumen de las herramientas que considero más idóneas para facilitar las respuestas a cualquier toma de decisiones que surjan, así como a la generación de ideas innovadoras y adecuadas a ls circunstancias en estudio.

El enfoque sistémico se debe aplicar en cualquier vicisitud pequeña o grande que surja en una empresa, pero especialmente es necesario cuando se trate de asuntos cruciales como profundizar en los procesos de cambio cultural y estratégicos que conducen a cambios estructurales y operativos.

Por tanto, me centraré especialmente en informar de mis experiencias al respecto, tratando de exponer su PROCESO DE CAMBIO CULTURAL Y ESTRATÉGICO descomponiéndolo en las fases siguientes:

1. DEFINICIÓN DEL SISTEMA.-Definición del sistema a estudiar y de sus sistemas externos e internos con sus correspondientes subsistemas
2. RECOPILACIÓN DE DATOS HISTÓRICOS.-Recopilación de los datos históricos de la evolución de la empresa, representando cronológicamente sus logros y fracasos.
3. ANÁLIS DAFO DE LA SITUACIÓN.– Análisis de la situación en que se encuentre la empresa en cuanto a sus relaciones externas e internas y los problemas existentes.
4. DEFINIR FACTORES CLAVE Y ACCIONES.-Definición de los factores clave y estrategias básicas para resolver los problemas existentes, armonizando la cultura empresarial, estrategias competitivas y conocimientos esenciales y los cambios estructurales y operativos necesarios para lograr establecer una mejora continua hacia la excelencia.
5. ESTUDIO DEL MERCADO Y COMPETENCIA.-Análisis y estudio de los mercados existentes y posibles así como de las ventajas competitivas y estrategias genéricas factibles.
6. COMPROBAR ESCENARIOS Y ALTERNATIVAS.-Comprobación las reacciones previstas internas y externas de los competidores existentes y potenciales, estudiando escenarios y alternativas estratégicas.
7. DEFINIR OBJETIVOS, MEJORAS Y SEGUIMIENTO.- Fijar y consensuar los objetivos estratégicos y estructurales y  definir sus planes de acción y mejora con el proceso de control y seguimiento a aplicar.
8. ELEGIR DONDE PROBAR.-Evaluar donde es más eficaz la implantación de los planes de acción, consiguiéndose en el menor tiempo resultados rentables evidentes.
9. RETROALIMENTAR RESULTADOS Y REACCIONAR.-Obtener una información con retroalimentación continua y periódica que permita reaccionar inmediatamente según sean los resultados obtenidos en las pruebas en ejecución y reaccionar analizando y proponiendo soluciones a los problemas encontrados o mejoras que se consideren convenientes.
10. INFORMAR SOBRE RESULTADOS Y PROCESOS.-Recopilar y difundir informes sobre los resultados obtenidos y los procesos seguidos para realizarlos con éxito.

5.1.- DEFINICIÓN DEL SISTEMA.-

Anteriormente ya cité cómo represento  un sistema empresarial, lo cual puede leerse en el artículo de mi blog: “El sistema empresarial en el siglo XXI“. Asimismo, recomiendo la lectura de “Proceso de cambio empresarial: sus principios, causas, clases, tipos y consecuencias”

En la dirección empresarial se han ido estipulando diversos enfoques para explicar su complejidad, partiendo de los enfoques científicos y administrativos  de Taylor y Fayol, para a partir de los años cincuenta aplicar la Teoría general de los sistemas con su análisis y su metodología; así, se obtuvieron diversos enfoques sistémicos.

Como aplicación práctica a todo a este cúmulo de ideas y enfoques sobre la dirección de empresas propongo una integración y equilibrio entre las teorías de la empresa como organización y su enfoque administrativo actuando como esqueleto de un sistema abierto, dinámico y complejo basado en la aplicación de los enfoques de sistemas, estratégico y contingencial, considerando, a su vez, la Teoría del caos y su paradigma de la complejidad presentes en los actuales años 90.

En este contexto, el sistema abierto de organización empresarial deberá drásticamente irse adecuando a los nuevos tiempos, sopesando los retos de los cambios del entorno formado por aspectos socioeconómicos, político-legales, ecológicos, de los agentes de la demanda o clientes, de los oferentes (proveedores y competidores) y, por supuesto, de la propia tecnología.

Se consideraran  los sistemas y subsistemas que se representan en la representación de Power Point que seguidamente adjunto:

Descargar  sistema-subsistemas

A resaltar la gran importancia que, a mi juicio, el sistema de la comunicación en sus subsistemas externo e interno, para conseguir un flujo de comunicaciones entre el entorno de la  organización empresarial y sus propios subsistemas de comportamiento cultural, estratégico y operativo.

Encomiendo, por tanto, la lectura del artículo: “Estructura organizacional para un sistema de comunicación total”, que trata sobre mi concepto de la Comunicación Total y su aplicación empresarial, aprovechando la incidencia de las nuevas tecnologías TIC que han potenciado global y exponencialmente la comunicación física e intelectual del conocimiento en la humanidad.

Recomiendo la lectura de dos artículos que profundizan en la necesidad de organizar cualquier proceso de cambio, empezando por la propia dirección de la empresa, a saber:

• “Metodología para implantar un proceso de cambio hacia la excelencia en las pymes”
• “Organización del proceso de cambio empresarial”

La alta dirección de la organización debe liderar la definición de un proceso de cambio estableciendo el Comité Coordinador del Cambio, teniendo presente que un Proceso de Cambio es el Plan de Cambio Cultural, Estratégico, Estructural y Tecnológico que posibilita a la empresa su puesta al día y mantenerse en una posición de liderazgo en el mercado.

El PROCESO DE CAMBIO ORGANIZACIONAL abarca todas las actividades necesarias para enfocar dirigidas a la organización empresarial para que adopte eficientemente nuevas actitudes, nuevas tecnologías y nuevas estrategias, motivando y movilizando a las personas para reorientar la organización al logro de sus objetivos, y asegurar el mejoramiento continuo en un entorno y mercados siempre cambiantes.

En una organización empresarial es necesario enfocar una filosofía de cambio continuo para ser más competitivos y avanzar hacia la excelencia en la gestión. Como consecuencia del mismo hay que proceder a sensibilizar al personal mentalizándoles en la imperiosa necesidad de realizar un cambio cultural( estilo de dirección y cultura empresarial con su misión, visión y valores) y un cambio estratégico (estrategias esenciales y conocimientos competitivos) para seguidamente, y una vez consensuado, continuar estableciendo los cambios estructurales u operativos (estructuras, gestión del personal, sistemas y procesos) que sean más idóneos para la situación de la organización.

Hay que tener siempre presente que la base para sentar el cambio hacia una cultura de nuevos valores desde una perspectiva integral o sistémica implica sensibilizar y habilitar a las personas que conforman la organización, ya que ellos son los que pueden impulsar o frenar el éxito ante el proceso de cambio.

Lo verdaderamente importante es que la dirección de la empresa defina las grandes orientaciones estratégicas y el marco de evolución de la  organización, definiendo la misión y especificando la visión, así como montar la estructura y organización necesarias para el proceso de cambio.

Es necesario realizar con metodología una Reflexión Estratégica de la organización empresarial, definiendo el negocio, su oficio, misión ,visión y valores a compartir, junto a sus conocimientos esenciales y estrategias básicas que se sinteticen en los factores clave de éxito para alcanzar las ventajas competitivas que logren en el futuro una mayor fidelización de clientes y optimas rentabilidades.

El primer paso de la dirección será  asignar los recursos humanos para formar un Comité Coordinador del Cambio (C.C.C.) y los grupos de Mejora y Apoyo (Progreso o Acción) con sus facilitadores , planificando su desarrollo y estipulando las tareas a realizar, además de  vigilar de su progreso  y reaccionar ante las desviaciones que se produzcan consensuando las soluciones a las mismas.

El equipo C.C.C. tendrá como misión facilitar el desarrollo de la organización durante el proceso de cambio, ayudando a la alta dirección a definir los ejes de mejora y a poner en marcha el proceso cumpliendo el cronograma establecido, aportando las metodologías necesarias y participando en los grupos  de trabajo, identificando y solucionando los problemas planteados, planificando el Proceso de Cambio y definiendo sus indicadores de control y seguimiento, así como realizar una campaña de sensibilización y motivación del persona.

Es importante que los miembros del C.C.C. sean ejecutivos de alto nivel que procedan de las diferentes áreas y direcciones de la organización para que sean buenos conocedores de la empresa y gocen de una alta credibilidad ante el resto del personal, además de tener una experiencia grande en la gestión de proyectos y resolución de problemas y disponer de una clara capacidad de liderazgo. A veces suele ser conveniente incluir en este comité a un asesor externo especialista en implantar procesos de cambio.

5.2.- RECOPILACIÓN DE DATOS HISTÓRICOS.-

Para ello el proceso de cambio requiere una metodología que se inicia con la recopilación de información de los cambios producidos en el entorno, así como datos sobre los sectores y mercados  en que esté ubicada y se relacione la empresa y su propia organización interna

Esta información permitirá efectuar una diagnosis de la situación  de la empresa, para seguidamente definir el nivel de necesidades de cambio y la definición de los objetivos principales de cambio, con sus ejes de mejora estratégica y de las mismas establecer un plan de acciones que faciliten la consecución de los cambios preestablecidos y el seguimiento de su aplicación, efectuando las correcciones periódicas según sea necesario.

Como ayuda a la recopilación de información es conveniente representar una tabla de datos históricos con las ordenadas divididas en periodos de tiempo y las abscisas con  una columna para cada dato que sea de intereses

En la diapositiva power point que adjunto se mencionan variables a considerar dentro de las 7S, recursos, entorno y marketing mix y su aplicación en una empresa.

Descargar datos-historicos

Descarga ejemplo_negocio

En un principio se especifica la reflexión estratégica efectuada, con la ayuda de encuestas de clima social y del grado de satisfacción de los clientes, recopilación de datos históricos y análisis DAFO, para actualizar la misión, visión y valores compartidos, consensuando las necesidades de cambio ante el futuro, para esquematizar el proceso con un mapa estratégico CMI con objetivos e indicadores, para finalmente, organizarse el proceso de cambio, diseñando una estructura organizacional.

Para ser más competitivos en la actualidad es necesario hacer uso del benchmarking ya que proporciona estrategias que permiten identificar las mejores claves de éxito de la empresa, de manera que al implementarlas a la organización consiga ser una empresa líder y competitiva dentro de un mercado cambiante y global en el que las organizaciones empresariales  tienen que verse actualmente.

El BENCHMARKING es el proceso sistemático de investigar, identificar, comparar y aprender de las mejores prácticas de otras organizaciones, sean del mismo sector o no, analizando ordenadamente el conjunto de factores que inciden en el éxito de las mismas, aprender de sus logros y aplicarlos en nuestros propios procesos de mejora.

Para una mayor comprensión de esta herramienta de mejora competitiva les recomiendo la lectura de varios artículos sobre el benchmarking y su aplicación empresarial: “Benchmarking: historial, definiciones, aplicaciones y beneficios”.

Para profundizar en los datos del entorno recomiendo la lectura del artículo: “Mercado: concepto, análisis y  tipos”

Los análisis de clientes, proveedores, productos, mercados y sus oportunidades se efectuarán utilizando esquemas que seguidamente indico:

Descarga  analisis_cadena

Descarga  analisis_clientes

Descarga  analisis_proveedores

Descarga  analisis_competencia

Descarga perfil_entorno

Descarga perfil_cultura

Descarga perfil_competitivo

Descarga fuerzas_sector

5.3.- ANÁLISIS DAFO DE LA SITUACIÓN.-

Una de las primeras tareas necesarias en la elaboración de una estrategia es, indudablemente, el diagnóstico que se desarrolla en la etapa de planificación de la misma. Este método permite obtener, a través de la aplicación de una serie de técnicas, la información suficiente para caracterizar la situación problemática que se va a abordar como centro de la estrategia, y la diferencia que existe entre el estado actual y el estado deseado. De este modo, se define el punto de partida para el diseño y ejecución de cada una de las acciones de solución a las dificultades descritas.

Empezaremos siempre por la Diagnosis del nivel de cambio del sistema del comportamiento, del estratégico y del estructural, así como del sistema de dirección y de comunicación interna y externa.

Es muy importante comprobar la armonización entre las estrategias básicas estipuladas como cambio estratégico a proponer y el cambio cultural  en cuanto al estilo de dirección y misión y visión de la empresa. Una vez comprobado que ambos cambios son compatibles y que son suficientemente consensuados por la dirección y representantes del personal es cuando se puede comenzar a implantar el cambio estructural con perspectivas de éxito

El Diagnóstico Estratégico constituye una técnica que abarca toda organización y el entorno, por lo que al aplicarlo a la empresa  logra que esta tenga una proyección de futuro en el negocio, desarrollando capacidad competitiva. Trata de dar una visión de conjunto sobre los recursos principales, los medios de que dispone y las habilidades de la empresa para hacer frente al entorno que se ha analizado.

Se debe hacer  un diagnóstico estratégico de la empresa en relación con sus objetivos. Una vez definido un objetivo es importante que la empresa identifique y evalúe con precisión su situación en relación con el mismo. Para hacer esta evaluación es conveniente realizar un diagnóstico estratégico que nos permita identificar las fortalezas y debilidades así como las amenazas y oportunidades de la empresa respecto de ese objetivo. Para ello se utilizará el análisis DAFO con su matriz.

A continuación  incorporo diversas diapositivas power point y el análisis DAFO realizado con los cruces entre oportunidades, amenazas, fortalezas y debilidades una visión de las estrategias posibles para sintetizarlas en factores de éxito factibles.

Descarga dafo_ejemplo

5.4.-DEFINIR FACTORES CLAVE Y ACCIONES.-

El análisis se efectuara basándose en la aplicación de “las 7 S “ y el Cuadro de Mando Integral , considerando la organización empresarial como un sistema abierto rodeado por el sistema del entorno y con una fuerte interrelación con un sistema de comunicación utilizando las nuevas tecnologías TIC.

El método propuesto para hacer un diagnostico y análisis posterior de las claves de los cambios a realizar empieza con la definición de 20 conceptos clave dentro de los 7  llamados FACTORES DINÁMICOS DE GESTIÓN. Se adjunta una representación en power point de los tres sistemas del comportamiento, estratégico y operativo con sus respectivos conceptos clave

Descargar conceptos_clave

Un plan de acción es el conjunto de actividades y conductas por medio de los cuales se trata de desarrollar la estrategia y alcanzar el objetivo estratégico trazado.

El CUADRO DE MANDO INTEGRAL pretende unir el control operativo a corto plazo con la visión y la estrategia a largo plazo de la empresa. El CMI formula, implanta, controla y gestiona la estrategia de una organización, vinculando efectivamente la planificación estratégica, la gestión operativa y la evaluación del desempeño grupal e individual.

Una de sus principales cualidades es la conjunción de indicadores financieros y no financieros, vinculando el control operativo a corto plazo con objetivos estratégicos de largo plazo

Les recomiendo la lectura del artículo:“Cuadro de mando integral: definición, principios, interrelaciones, objetivos y mapa estratégico”.

Mediante el desglose de la visión y la estrategia en las perspectivas financieras, cliente, procesos internos y de aprendizaje, la dirección toma conciencia del alcance de la estrategia en la totalidad de la organización.

Otro concepto novedoso del enfoque del CMI, se trata de tener objetivos estratégicos que estén relacionados entre sí y que cuenten la estrategia de la compañía por medio de un mapa de enlaces causa-efecto, llamado MAPA ESTRATÉGICO, que ya antes hemos citado. La creación del mapa estratégico otorga un marco formal de descripción y comunicación de la estrategia a todos los niveles de la organización.

El Mapa Estratégico del Cuadro de Mando Integral (CMI) nos permite describir la estrategia y realizar el primer paso para ejecutar con éxito nuestra estrategia a toda nuestra organización

Un Mapa Estratégico ayuda a valorar la importancia de cada Objetivo Estratégico, así como entender la coherencia e integración entre estos. Tiene el valor de presentar los objetivos agrupados en perspectivas fundamentales. De esta manera consigue que la estrategia sea más entendible y comunicable.

A continuación incluimos un ejemplo de mapa estratégico. En el mismo además de representar las interrelaciones y estrategias clave para cada perspectiva, se indican los objetivos  a lograr, sus respectivos indicadores  y las actividades o planes de acción necesarias para su cumplimentación, a saber:

Descarga mapa_estrategico

5.5.- ESTUDIO DEL MERCADO Y COMPETENCIA.-

Se debe analizar con mucho cuidado el que los criterios y factores definidos para la consecución de los cambios cultural y estratégico no sean incompatibles, sino que estén perfectamente armonizados, lo cual facilitará la ejecución del consecuente cambio organizacional u operativo a realizar a continuación.

Es fundamental, tener muy presente las necesidades en conocimientos que permitan a la organización cumplir lo estipulado en su misión, visión y valores , de manera que dichos conocimientos sean prioritarios para inculcarlos al personal dentro del plan de formación continua a establecer y desarrollar, considerándolos como aptitudes prioritarias en la evaluacion de su desempeño

Se definirán aquellos conocimientos, competencias o habilidades personales, organizacionales y tecnológicas, que sean necesarias para llevar a buen término las estrategias seleccionadas.

Una competencia aflora cuando la empresa  se centra en lo que mejor sabe, puede y quiere hacer, siendo la resultante de la visión que expresa lo que quiere ser la empresa, los recursos que indican lo que es y lo que sabe hacer la empresa en el momento actual y las capacidades que evidencian lo que es capaz de ser y hacer.

La visión transmite una actividad y los recursos y capacidades unas aptitudes que constituyen una fuerza o factor estratégico esencial.

El nivel de competitividad de la empresa vendrá determinado por el grado de integración e interdependencia alcanzada en relación a las tres clases de competencias personales, organizativas y tecnológicas.

Se debe delimitar correctamente el objetivo de la empresa: busca a tu cliente potencial, y define una estrategia acorde que permita acercarse a este público identificado. Desde la estrategia comercial de la empresa es necesario evaluar tu cartera de clientes en cuanto a su rentabilidad, capacidad de compra, nivel de satisfacción u otros criterios de clasificación que convenga considerar.

Recomiendo la lectura del artículo: “Clasificación estratégica de clientes con el método de evaluación 4444”. En él se expone una  metodología propia que sirve para realizar correctamente y con la mayor garantía de éxito la implantación y posterior consolidación de una estrategia que permita enfocar como objetivo a aquellos clientes que más rentables y leales aplicando a los mismos una política de servicios postventa de relación que ayuden a su consolidación.

Se realizara un análisis de la cartera de clientes alimentándola por zonas geográficas, necesidades a satisfacer y productos a utilizar, definiendo el Perfil de cada cliente y agrupándolos en clústers o familias de clientes más adecuados para analizar sus estrategias más adelante.

Seguidamente se definirá la cadena de valor de la empresa con el desglose de sus procesos clave y de apoyo. Leer el post del blog referente a ”Cadena de valor y sus aplicaciones”.

Asimismo, a continuación se estudiaran los productos y/o servicios que suministra la empresa agrupándolos en familias según sus atributos y aplicaciones.

5.6.-COMPROBAR ESCENARIOS  Y ALTERNATIVAS.-

Para la elección de estrategias a desarrollar les recomiendo la lectura de los artículos que encontraran en: “Estrategias empresariales de marketing, corporativas y genéricas”. Incluyo algunos de los esquemas utilizados en el estudio de estrategias a llevar a cabo:

Descarga segmentos_productos

Descarga matriz_posicion

Descarga matriz-crecimiento

También recomiendo la lectura de los artículos sobre la planificación estratégica recopilados en: “Plan estratégico: estrategia competitiva y proceso de planificación”.

La estrategia va a permitir a las organizaciones estructurar cómo van a operar en el futuro, cómo se van a enfrentar a los retos del entorno y cómo van a gestionar sus recursos y procesos.

La estrategia busca la obtención de ventajas competitivas para la empresa, situándola en una posición favorable dentro del sector donde se encuentra. Así pues, las empresas están obligadas a revisar permanentemente sus estrategias para adaptarlas a las condiciones cambiantes del entorno.

La estrategia es una línea de actuación que recoge el desarrollo y evolución de la empresa con relación a su entorno, definiendo la posición en la cual la empresa desea estar partiendo de la situación del presente, planificando las actuaciones y decisiones de la organización de cara a la obtención de sus objetivos, considerando y compartiendo  lo que se quiera ser en el futuro.

De las confluencias de los niveles de atractivo y posición competitiva se definirán distintas posiciones estratégicas de la empresa,

Un Objetivo Estratégico es aquella formulación de propósito que marca la posición en que deseamos estar a largo plazo. Los Objetivos Estratégicos constituyen los ejes de acción de la empresa una vez delimitados.

Seguidamente adjuntamos un cuadro donde se especifican las necesidades futuras en recursos para actuar sobre los factores clave y sus aptitudes, analizando la situación actual para definir los objetivos estratégicos a alcanzar y las acciones necesarias para alcanzarlos.

Descarga necesidades_futuro

Los equipos directivos se enfrentan a los desafíos de la incertidumbre, donde los métodos e previsión tradicionales resultan inoperantes, recurriendo a  a la planificación con escenarios que consideran diversos fututos posibles y definiendo  estrategias alternativas que superen los escollos previstos.

5.7.-DEFINIR OBJETIVOS, MEJORAS Y SEGUIMIENTO.-

Se debe definir una descripción de los objetivos de mejora considerando los cambios culturales, estratégicos y estructurales.

Siempre es interesante analizar los factores o agentes dinámicos con sus actitudes clave que obtenemos con la utilización de la filosofía EFQM y las 7S comprobando  su repercusión con respecto a los resultados u objetivos que se pretenden alcanzar considerando la metodología del CMI (Cuadro de Mando Integral) para plasmar un cambio en continuidad en las empresas.  Para ello recomendamos utilizar un cuadro que resuma todas las relaciones y analice la importancia de la incidencia de los factores en los objetivos que se propongan como metas a alcanzar.

Adjuntamos la representación de la evaluación EFQM y recomendamos la lectura del artículo: “Modelo europeo de excelencia y autoevaluacion de la gestión empresarial: e.f.q.m.”

Descarga grafico-efqm

Para el análisis de la situación en su entorno  y evaluacion de los Factores Dinámicos de Gestión (F.D.G.) y  de los Ratios Indicadores de Gestión (R.I.G.), recomiendo la lectura del artículo del blog titulado: “La autoevaluacion E.F.I.G. en la metodología del cambio”. Seguidamente adjuntamos dos cuadros esquemático en Power Point, que ayudan al análisis correspondiente.

Descargar factores_objetivos

Descarga relacion_cmi

Descarga indicadores_procesos

Con la evaluacion obtenida se definirán los cambios culturales, estratégicos y estructurales que se consideren prioritarios, comprobando su armonización y estableciendo la organización con la formación del Comité Coordinador del Cambio (C.C.C.) y presentando los objetivos y necesidades de cambio para sensibilizar y movilizar al personal, con lo que poder formar los Grupos de Mejora y Apoyo a la evaluación de resultados, a la formación del personal, al fomento de la comunicación o a otras funciones que se juzguen pertinentes.

El C.C.C. coordinará los Grupos de Mejora y Apoyo, consensuando la planificación del proceso de cambio, fijando su metodología y gestión, con las tareas a realizar y sus responsables, programando las actividades e indicando los ratios de seguimiento y su secuencia de medición.

Se adjunta un ejemplo esquemático en power point de la representación del cuadro de organización del cambio:

Descarga organizacion_cambio

La función de los equipos de mejora consiste en concebir las soluciones para aplicar a través del eje de mejora en cuestión y en asegurar el seguimiento de su puesta en marcha y progreso.

Cada Grupo de Mejora definirá los objetivos de la mejora a realizar, sus actividades o fases de ejecución, con los factores clave de éxito y los resultados económicos y cualitativos esperados, definiendo los indicadores que permitan controlarlos, así como las funciones y responsabilidades de cada miembro del grupo y un plan de acciones preciso.

5.8.-ELEGIR DONDE PROBAR.-

Luego vemos que el proceso comienza con la selección del área piloto de implantación. El objetivo es seleccionar un área física reducida, para una vez concluida, extender la implantación de la metodología a otras áreas de la empresa.

Determinada el área piloto, se procede a la constitución del equipo de trabajo. Para su elección se puede seguir el método sistémico 4444 en que se escogen cuatro criterios que pueden ser ponderados o no, y que permiten clasificar los lugares para efectuar la prueba y así determinar la mejor área piloto.

En las dos representaciones Power Point que incluyo se determinan los criterios y el proceso de evaluación para elegir el área piloto de prueba adecuadamente.

Descarga criterios _prueba

Descarga evaluacion_prueba

5.9.-RETROALIMENTAR RESULTADOS Y REACCIONAR.-

Para poder dar retroalimentación, hay varios criterios que se deben tener en cuenta para que ésta sea constructiva: ha de ser descriptiva, específica, oportuna, apropiada y clara. Es decir, la mejor retroalimentación se da y se recibe cuando hay confianza, cuando es solicitada y deseada, cuando permanece entre las personas que han participado en ella, cuando es motivada por una atmósfera de mejora continua, cuando tiene fines específicos, se refiere a situaciones y actos concretos y hay una verdadera preocupación por el otro.

Los procesos de retroalimentación hace que sea de vital importancia para los empleados recibir información de los progresos y resultados obtenidos, así como de los problemas y soluciones encontradas, de manera que obligan a los integrantes de las organizaciones a hacerse responsables del desarrollo de los mismos, por lo que la RETROALIMENTACIÓN se ha vuelto un elemento indispensable del proceso o sistema de comunicación y aprendizaje continuo del personal.

A medida que se van realizando pruebas de implantación de las decisiones tomadas, la empresa necesita  controlar los resultados y su progreso de implantación, analizando sus desviaciones y dirigiendo soluciones consensuadas si procede.

Conviene tener presente el ciclo PDCA , como herramienta de progreso, que consiste en aplicar los siguientes cuatro etapas que cierran un bucle de mejora continua, a saber:

PLAN (Planificar)

Establecer los objetivos y procesos necesarios para obtener el resultado y mejora  esperado. Cuando sea posible conviene realizar pruebas a pequeña escala para probar los resultados.

DO(Hacer)

Implementar los nuevos procesos, llevar a cabo el plan estratégico. Recolectar datos para utilizar en las siguientes etapas.

CHECK (Verificar)

Pasado un período de tiempo previsto de antemano, volver a recopilar datos de control y analizarlos, comparándolos con los objetivos y especificaciones iniciales, para evaluar si se ha producido la mejora esperada. Controlar la implementación y evalúar la ejecución informando de las conclusiones.

ACT (Actuar)

En base a las conclusiones del paso anterior elegir una opción:

• Si se han detectado errores parciales en el paso anterior, realizar un nuevo ciclo PDCA con nuevas mejoras.
• Si no se han detectado errores relevantes, aplicar a gran escala las modificaciones de los procesos , basándose en la prueba realizada..
• Si se han detectado errores insalvables, abandonar las modificaciones de los procesos.
• Ofrecer una Retro-alimentación a partir de los resultados conseguidos en la fase anterior se procede a recopilar lo aprendido y a ponerlo en marcha. También suelen aparecer recomendaciones y observaciones que suelen servir para volver al paso inicial de Planificar y así el círculo nunca dejará de fluir.

5.10.-INFORMAR SOBRE RESULTADOS Y PROCESOS.-

La retroalimentación es un proceso que genera información, por lo que es de especial relevancia detenernos a pensar qué es lo que se hace con esta información, cómo es sistematizada pero, sobre todo, cómo es interpretada y comunicada con el fin de que tenga una utilidad práctica. Podemos afirmar que la información obtenida genera conocimiento con un alto valor retroalimentador del talento organizacional de la empresa.

Las personas aprenden y cambian conociendo exactamente lo que otras personas sienten y piensan sobre los resultados de su trabajo. Cuando las personas saben que han hecho bien su trabajo desarrollan un sentimiento de auto-estima y auto-valía. Esto les permite convertirse también en mejores trabajadores en el futuro.

Compartir los conocimientos adquiridos es una de las disciplinas básicas del aprendizaje organizativo y acumulación del talento competitivo  y sus conocimientos esenciales.

La interacción  entre el personal de información sobre los problemas, soluciones y resultados alcanzados produce conocimiento y  y una nueva síntesis de posibilidades de mejora con el desarrollo de ideas innovadoras y otras consecuencias del pensamiento creativo, fundiéndose  percepciones diferentes de diferentes áreas  de conocimiento para provocar ideas nuevas, las cuales se deben registrar y desarrollar , integrando las sugerencias y reflexiones en la actividad de la organización y sus flujos de comunicación total.