1.-INTRODUCCIÓN.-
Siguiendo lo expuesto en anteriores artículos sobre los sistemas de evaluación del desempeño (S.E.D), expondremos en este lo concerniente a una metodología que permita realizar la implantación de un S.E.D. en una organización empresarial.
Antes de proceder a su lectura les recomendamos leer los post que seguidamente mencionamos:
- “Iniciación a la evaluación del desempeño en las organizaciones empresariales”
- “Diseño del sistema de evaluación del desempeño (S.E.D.) y su método de la entrevista”
- “Evaluación del desempeño con escalas gráficas y método 4444 de personal R.O.C.A.”
2.-EL SISTEMA DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO : S.E.D. .-
Partiendo de la base de que las empresas dependen en especial de las personas que las forman, habrá de mentalizarse para que dirección general con el apoyo de la gestión del personal dediquen todo su conocimiento y esfuerzos en lograr un clima social que permita la motivación y movilización de todos los miembros de la organización en consensuar la cultura empresarial, fijando las metas estratégicas a alcanzar y facilitando la formación del personal en las competencias y conocimientos esenciales para lograr la competitividad y rentabilidad necesaria.
Con este enfoque, es primordial diseñar consensuadamente un sistema de evaluación del desempeño de los colaboradores de la empresa, que resulte eficaz y ajustado a las necesidades de la misma. Una vez decidido el sistema S.E.D. se deberá proceder a su implantación siguiendo una metodología adecuada, cuyas fases seguidamente exponemos.
3.-LAS ETAPAS DE LA IMPLANTACIÓN DEL S.E.D. .-
La implantación de un sistema de evaluación del desempeño se desarrolla en tres tiempos: preparación, implantación propiamente dicha y balance o validación y seguimiento del sistema.
Dichas etapas siguen el método PDCA correspondientes a la preparación del proceso de implantación, el desarrollo de la misma, la comprobación de su progreso y resultados, para finalizar con una retroalimentación que genera la activación de soluciones a los problemas que hayan surgido en el transcurso de la implantación.
Tendremos las fases de implantación y su desglose siguiente:
1.-PREPARACIÓN DEL PROCESO DE IMPLANTACIÓN.-
- Sensibilización de los participantes:
- Objetivo del procedimiento
- Medios a ser utilizados
- Formación de los participantes:
- Naturaleza del procedimiento
- Objeto de la preparación son las personas
- Destinatarios del programa de evaluación
- Medios de preparación
- Integración de los recién llegados
- Estrategia de implantación:
- Comienzo de la implantación
- Ritmo de implantación
- Periodo de implantación
- Recursos o medios necesarios
- Procedimiento de la implantación
2.- IMPLANTACION.-
3.- VALIDACION Y SEGUIMIENTO DEL SISTEMA.-
4.- PLAN DE SUPERVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN.-
Se adjunta una representación en power point de dichas cuatro etapas:
Descarga implantacion_SED
4.-1ª Fase: PREPARACIÓN DE LA IMPLANTACIÓN.-
Esta fase es decisiva para el éxito del sistema de evaluación de personal y se analiza desglosándola en tres etapas, a saber:
4.1.-SENSIBILIZACION DE LOS PARTICIPANTES.-
4.1.1.-Objetivo del procedimiento:
La sensibilización de los participantes tiene como finalidad que los interesados reflexionen sobre la situación en que se encuentra la evaluación en la empresa, para que los cambios propuestos se hagan en un medio consciente de su necesidad y mejor preparado para un debate profundo sobre la materia.
4.1.2.-Medios a ser utilizados:
En la medida en que estén convencidos de su necesidad, los creadores del sistema pueden programar esta fase de sensibilización estableciendo un procedimiento formado por un número variable de etapas, según el grado de implicación de los participantes en la concepción del sistema de evaluación. Por ejemplo, podría comenzarse por:
- Un anuncio del sistema, mucho antes de emprender las primeras medidas de aplicación.
- En una segunda etapa, podrían difundirse una serie de informaciones generales dirigidas a los mandos intermedios, sobre la evaluación del personal con lectura de artículos, libros y resúmenes especialmente preparados, reuniones informativas, etc.
- En la tercera etapa, podría convocarse a los mandos intermedios para que debatiesen la situación de la evaluación del personal dentro de la organización, sopesasen sus ventajas e inconvenientes o los beneficios que podrían obtenerse con la introducción de un nuevo sistema.
Una vez familiarizados con los componentes y los problemas de la evaluación, los mandos intermedios estarían mentalizados para dialogar sobre la opción o las distintas alternativas que la organización les proponga. En lugar de consultar a los mandos intermedios sobre las distintas opciones, para lograr un acuerdo que garantice su adhesión voluntaria al sistema, es preferible que la organización procure implicarlos en esta etapa de creación, con lo que se obtienen numerosas ventajas, pues se asegura una verdadera participación de los mandos intermedios en el proceso de definición de un instrumento que les concierne
Se recomienda que no se imponga nunca al personal el sistema de evaluación, sino que se les deje en libertad para adherirse al procedimiento en el momento que consideren más oportuno.
En resumen el punto de arranque es la comunicación a todas las personas que van a estar implicada en la puesta en marcha del sistema. Esta comunicación se lleva a cabo de acuerdo con los canales habituales utilizados por la empresa, como folletos, reuniones, circular interna, videos informativos, etc., y la iniciativa y planificación del proceso de evaluación debe ser responsabilidad del departamento de recursos humanos, aunque la transmisión propiamente dicha a toda la organización es interesante que se realice en cascada a todos los miembros de la empresa.
4.2.-FORMACIÓN DE LOS PARTICIPANTES.-
Es habitual que el equipo encargado de diseñar el sistema, sean profesionales internos o externos a la empresa.se encargue de formar a los evaluadores. Como la concreción del sistema y su estructuración en contenidos metodológicos es otro aspecto clave para garantizar la objetividad y la utilidad del proceso, es frecuente que este aspecto sea confiado a personal externo a la empresa especializado en metodologías de enseñanza-aprendizaje. La formación debe ser eminentemente práctica, y ha de lograr que los evaluadores asuman sus responsabilidades y se sientan partícipes de la decisión tomada por la empresa en cuanto a la implantación del S.E.D.
4.2.1.-Naturaleza del procedimiento:
Es absolutamente necesaria la preparación de los participantes, ya que la falta de conocimientos de los evaluadores constituye la fuente más frecuente de deficiencias en los sistemas de evaluación. A este respecto los creadores del sistema deben decidir entre una serie de opciones relacionadas con los objetivos de la preparación, sus destinatarios, los medios que necesita, la integración de los recién llegados y los responsables de la puesta en práctica del programa de preparación.
Hay que conseguir que todos los encargados de realizar la evaluación estén suficientemente formados tanto en el propio sistema como en las técnicas de evaluación que se utilicen. Otro aspecto de vital importancia consiste en servir de medio y soporte para crear una actitud favorable por parte de los evaluadores hacia el sistema. Esta venta del sistema es el tercer objetivo que se deberá conseguir de los evaluadores, aunque si han participado directamente en la construcción del modelo, no habrá dificultades para que lo acepten.
4.2.2.-Objeto de la preparación:
El contenido del programa de evaluación se puede dividir en dos fases:
- la primera, destinada a recoger los conocimientos que los participantes tienen del sistema de evaluación, es decir, su estructura, su funcionamiento y sus relaciones con los restantes sistemas de gestión
- la segunda fase del programa esta destinada a la preparación de los participantes en la práctica de la evaluación, es decir, la significación del enfoque, el sentido que debe atribuirse a los criterios y procedimientos para determinar dicho sentido, la estructura y funcionamiento del método, el tratamiento de los temas relacionados con la evaluación del rendimiento, y la preparación y conducta adecuada para llevarla a cabo.
4.2.3.-Destinatarios del programa de evaluacion:
Esta destinado, sin duda, a los evaluadores, ya que desempeñan un papel clave en el sistema. Pero también requieren ser preparados los evaluados, ya que necesitan conocer las bases sobre las que son valorados, las finalidades del sistema y su papel especifico en el proceso de evaluación. Cuando se forme a los mandos intermedios es necesario tener en cuenta que buena parte de ellos se encontrara al mismo tiempo en una posición de evaluador y de evaluado
4.2.4.-Medios de preparación:
En cuanto a los medios de preparación los creadores del sistema pueden elegir entre debates periódicos sobre el proceso de evaluación, seminarios, sesiones formales de preparación, interpretación de roles, etc. Deben elegir los medios en función del contenido del programa de formación y de las personas que participaran en el.
Como complemento del programa de evaluación, algunas organizaciones elaboran una guía de la evaluación que el evaluador tiene siempre a mano como una especie de recordatorio, ya que contiene la información necesaria sobre el procedimiento a seguir.
4.2.5.-Integración de los recién llegados:
El programa de preparación deberá prever la integración de los recién llegados al sistema de evaluación, una vez que se haya completado la etapa de implantación, lo cual podrá realizarse a través de un programa de recibimiento o de sesiones periódicas en las que se reúnan los recién llegados o incluso, llevando a cabo la integración individualmente. Para ello los creadores del sistema tendrán que designar al responsable de la organización, coordinación y control del programa de preparación.
4.3.-ESTRATEGIA DE IMPLANTACIÓN.-
La preparación previa no se limita a la sensibilización y a la formación de los participantes, incluye también la toma de decisiones relativas al comienzo de la implantación, al ritmo y al tiempo que durara, a los recursos que es necesario invertir y a su desarrollo. Sus diferentes partes del procedimiento son:
4.3.1.-Comienzo de la implantación:
Algunos métodos pueden implantarse al mismo tiempo en todos los sectores de una organización, sin causar grandes problemas, pero, por el contrario, hay otros, como el de evaluación por objetivos, que requieren una implantación por niveles organizativos. En este caso se recomienda empezar la implantación a partir del nivel más alto de la jerarquía, e ir descendiendo progresivamente a los niveles más bajos de la empresa.
Tiene la ventaja de garantizar una transición progresiva y una integración de los objetivos, permitiendo que los mandos intermedios experimenten el sistema previamente en el papel de evaluados.
Existe otra forma que consiste en aplicar el sistema de evaluación a un sector determinado de la organización, antes de implantarlo en las restantes unidades organizativas, de manera que la empresa puede comparar y experimentar antes de que se generalice su empleo.
Por tanto el establecimiento de una prueba piloto del sistema antes de su implantación definitiva permitirá su validación y modificaciones si procede. En esta prueba piloto básicamente se analizara la homogeneidad con que se han utilizado los criterios de evaluación por parte de los diferentes implicados, así como la repercusión probable de los resultados en el sistema de recursos humanos. Una vez que con la prueba piloto se haya validado el sistema se comunicara el proceso, realizándose la formación y su validación y seguimiento.
4.3.2.-Ritmo de implantación:
Cuando la organización opta por una implantación por etapas tiene que determinar el ritmo de la implantación, de manera que el tiempo asignado a cada etapa se determinara en función de la capacidad para el cambio de los individuos y de la organización, así como de las características del método de evaluación. Así tenemos que un método que requiera la definición previa de los criterios para cada individuo, necesitara forzosamente un ritmo más lento.
4.3.3.-Periodo de implantación:
Aun cuando se proceda por niveles, un periodo de implantación de un año suele ser el apropiado para la mayoría de los métodos de evaluación.
En todo caso, cuando la organización experimenta el sistema en un número limitado de unidades organizativas, el periodo de implantación no podrá tener una duración inferior a la del cielo de evaluación.
Cuando se utiliza el método de evaluación por objetivos, es difícil alcanzar una velocidad normal antes del tercer año, porque es necesario que transcurran al menos dos ciclos de evaluación antes de que los participantes estén preparados para definir un conjunto de objetivos que sean a la vez realistas y capaces de motivar. También es importante calcular el tiempo necesario que requiere el rodaje del sistema y su puesta en relación con los restantes sistemas.
4.3.4.-Recursos o medios necesarios:
Los creadores del sistema de evaluación del desempeño deben prever los medios necesarios en términos de recursos humanos, de dinero y de tiempo, para asegurarse de que dispondrán de ellos en el momento oportuno.
El periodo de preparación y aprendizaje de los mandos intermedios y del personal a su cargo es el más importante normalmente y también el más costoso y duradero. Los creadores del sistema deberán informar con antelación a los mandos intermedios sobre el tiempo que deberán dedicar al sistema y sobre el momento en que tendrán que estar disponibles. Por tanto, los miembros del más alto nivel deberán ser conscientes de los costos necesarios y obrar en consecuencia con ellos.
Los costos variaran según sea el método escogido y sus necesidades de formar un comité de implantación con la dirección en su más alto nivel, cada una de las direcciones, especialistas de la empresa o de fuera, formularios de evaluación, guías de evaluación, etc. Primero definirán el responsable de coordinar la implantación que preverá la financiación.
4.3.5.-Procedimiento de la implantación:
A partir de haberse definido los recursos con sus costos y su financiación los creadores del sistema tendrán en su poder los elementos necesarios para la elaboración del proyecto de implantación, que se materializa en un documento, donde aparecen en orden sucesivo las actividades a realizar, el encargado de su realización y los recursos necesarios, efectuando la correspondiente programación detallada del proceso de evaluación, con sus actividades y desarrollo cronológico y los responsables de cada actividad
5.-2ªFase: LA IMPLANTACIÓN.-
Después de realizar su programación con el sumo cuidado, se pasara a la etapa de la implantación propiamente dicha, que no requiere ninguna elección en el momento de la concepción del sistema, pero en el transcurso de la ejecución, puede necesitarse la intervención de los creadores del sistema para precisar algunos aspectos del mismo, para interpretar los casos particulares que se presenten y para solucionar las posibles contradicciones.
6.-3ª Fase: VALIDACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL SISTEMA.-
Una vez que se ha llegado al final del periodo de implantación, los creadores del sistema harán un balance del desarrollo del programa efectuando una validación o revisión que permitirá introducir los ajustes oportunos y lanzar definitivamente el sistema de evaluación del desempeño de la empresa.
Para asegurarse de que esta revisión se realiza con la mayor objetividad posible, es esencial determinar previamente cuales serán las preguntas que servirán para juzgar la experiencia. Esta evaluación tendrá dos aspectos, a saber:
- En primer lugar se procurara apreciar el grado de éxito del procedimiento de implantación interrogándose sobre la conveniencia del proceso y del plazo fijado para su ejecución, y se resaltaran las principales dificultades encontradas para poder analizar sus causas.
- En segundo lugar, los creadores del sistema confrontaran la realidad de la implantación con los objetivos del sistema que puedan medirse en este momento.
Analizando las observaciones procedentes de ambas fuentes, los creadores del sistema podrán realizar ajustes en el sistema y en el programa de preparación.
7.-4ª Fase: PLAN DE SUPERVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN.-
La implantación de un sistema de evaluación del desempeño lleva implícita la elaboración y puesta en práctica de dos planes, a saber:
1º.-El PLAN DE SUPERVISION que va a permitir estudiar el impacto y la eficacia real que se deriva de la implantación del sistema. En este plan se detallan las fechas y acciones concretas que se van a realizar, así como los responsables. La información que se obtenga será la base del plan de Actualización
2º.-El PLAN DE ACTUALIZACION que va a permitir la adaptación del sistema a los cambios que se produzcan. Estos cambios se pueden derivar tanto de modificaciones de la propia empresa o de su estructura organizativa, como del entorno.
El plan de actualización va a permitir recoger de forma sistemática estas variaciones que pueden hacer que el sistema vaya perdiendo actualidad y adaptar las características del proceso de evaluación, de tal manera que el sistema siga manteniendo la fiabilidad y la consistencia a lo largo del tiempo.
8.- CAUSAS DE FRACASO EN LA IMPLANTACIÓN.-
Finalmente es importante tener muy presentes las causas más frecuentes que pueden conducir a fracasar en la implantación del S.E.D. se pueden citar las siguientes:
- La pérdida de actualidad del sistema de evaluacion
- La falta de conocimiento y apoyo por parte de la dirección
- La falta de motivación y / o preparación de los evaluadores
- El desconocimiento o desacuerdo de los aspectos a evaluar
- La utilización de los resultados por los administradores del sistema.
