GESTION DE INVENTARIOS Y SU IMPORTANCIA ESTRATÉGICA

1.-INTRODUCCIÓN.-

Este artículo forma parte de los editados y por editar que exponen en su totalidad lo referente a la Gestión de los Materiales en cualquier organización empresarial, destacando su importancia en la obtención de resultados rentables en las mismas.

Por tanto, es recomendable la lectura de los artículos ya editados en el blog cuyos títulos son:

• “Dirección de compras: su importancia, desempeño e interrelaciones”,
• “Marketing y matrices estratégicas de compras”,
• “Dirección de materiales: organización y gestión con documentos y cuadro de mando” ,
• “Gestión de compras: actividades, funciones, conductas, tipos y el proceso de compra”,
• “Reestructuración del área de materiales (compras y almacenes)”,
• «Gestión de proveedores: relaciones, proceso, análisis, selección y evaluaciones 4444»

Para profundizar en el contenido de este artículo y ponerse al día en todo lo concerniente a la Gestión de Inventarios, recomiendo la lectura en mi blog de los que seguidamente menciono:

• “Gestión de inventarios y su importancia estratégica”
• “Gestión de existencias: su importancia, tipos, clasificación, evaluación y control”
• “Modelos y estrategias para la gestión de inventarios y reaprovisionamientos”
• “Sistemas de almacenaje y evaluación estratégica de productos”
• “Medios de almacenaje, manutención y transporte de productos”
• “Logística, distribución física y transporte”

Ahora describiremos cómo debe realizarse la Gestión de los Inventarios con el fin de optimizar sus costes  sin llegar a ocasionar problemas con roturas del suministro de materiales a producción o falta de productos contra la demanda de los clientes.

Más adelante seguiremos con otros artículos sobre la Gestión de Inventarios con sus modelos, tipos y estrategias de optimización, para terminar con una exposición del  almacenaje y la manutención, así como lo referente a la logística y transporte en la distribución de los materiales.

2.-LA GESTION DE INVENTARIOS.-

La existencia de inventarios implica incurrir en una serie de costes, por lo que el objetivo de la gestión de inventarios será la minimización de dichos costes. Por tanto, es necesario plantearse las siguientes preguntas para cada artículo inventariado:

1. ¿Con que frecuencia debe ser determinado el estado del inventario del articulo?
2. ¿Cuando debe lanzarse una orden de pedido de dicho artículo?
3. ¿Que cantidad del articulo debe pedirse en cada una de estas órdenes de pedido?

Para conseguir una gestión de aprovisionamiento óptima es muy importante fijar qué quiere determinar este sistema de gestión, qué pedidos se han de realizar para mantener un nivel de stocks óptimo, en qué momento y con qué sistema de gestión y planificación.

2.1.-INDICADORES DE LA GESTIÓN DE INVENTARIOS.-

Para estudiar los elementos que caracterizan la administración de los inventarios hay que considerar los siguientes indicadores:

2.1.1.-STOCK MÁXIMO.-

Es la cantidad mayor de existencias de un material que se puede mantener en el almacén, en relación con los abundantes costes de almacén que se debe soportar. En general a las empresas les interesa mantener grandes inventarios cuando:

• Los costes de almacenamiento son bajos.
• Los costes de pedido son altos.
• Se obtienen importantes descuentos por volumen de pedido (rappels).
• Se espera un crecimiento de la demanda del producto vendido o fabricado.
• Se esperan fuertes subidas de los precios de los materiales.

2.1.2.-STOCK MÍNIMO O DE SEGURIDAD.-

Es la cantidad menor de existencias de un material que se puede mantener en el almacén bajo la cual el riesgo de ruptura de stocks es muy alto.

Es la reserva contra la indeterminación de la demanda, proceso de producción ó suministro. Suponen una  garantía frente a posibles  aumentos repentinos de la demanda.

Son inventarios que se constituyen como protección frente a la incertidumbre de nuestro conocimiento de la demanda futura  y del plazo de entrega del pedido, ya que en muchas ocasiones la demanda de un determinado articulo durante el tiempo que tarda en llegar un pedido no se conoce exactamente, a veces porque ni siquiera se sabe con precisión cual es dicho plazo de entrega.

Debido a esto, la demanda durante el plazo de entrega puede ser superior a la estimada, en cuyo caso el stock de seguridad, que se constituye precisamente para estas situaciones, actuara como un colchón, absorbiendo esta demanda en exceso sobre la prevista y evitando la aparición de roturas de inventario no deseadas.

Para el cálculo del stock de seguridad es necesario conocer, la demanda histórica media y la variación de la demanda, el nivel de servicio requerido, el tiempo de espera en realizar el producto acabado, así como la frecuencia de pedidos.

En general a las empresas les interesa mantener bajos niveles de inventarios cuando:

• Los costes de mantenimiento o de almacenamiento son elevados.
• Los costes de pedido son bajos.
• La demanda de los productos vendidos o fabricados por la empresa es estable (disminuye el riesgo de ruptura de stocks).
• Los proveedores son de confianza (no existen dificultades de reaprovisionamiento).
• No existen ventajas importantes.
• Se espera que bajen los precios.

2.1.3.-PUNTO DE PEDIDO.-

Es el nivel de existencias en el cual se ha de realizar el pedido para reaprovisionar el almacén. Cuando se realiza el pedido se ha de tener en cuenta el tiempo que el proveedor tarda en servirlo (plazo de aprovisionamiento), para no quedar por debajo del stock de seguridad.

La gestión de inventarios debe determinar cuál es el stock máximo, el stock de seguridad y el punto de pedido para establecer el momento y la cantidad de pedido que va a realizar la empresa. Lo que se pretende es aproximarse lo máximo posible al nivel de STOCK ÓPTIMO, que es aquel en que los costes de gestión son mínimos

2.2.-LA OPTIMIZACIÓN DE LOS INVENTARIOS.-

La MATERIA PRIMA deberá formar parte del inventario en cantidades  superiores , ya que  es preferible mantener el inventario como materia prima que como  producto acabado, debido a que el valor del primero será siempre inferior, al no haber añadido valor al mismo.

El MATERIAL EN CURSO que dispondremos vendrá prefijado por el  tiempo de espera que se establece para el cumplimiento de un proceso, así como por la carga de trabajo que tengamos en un momento determinado. Por ello es necesario conseguir reducir al máximo el tiempo de espera, con lo que será factible entregar con antelación el producto a los clientes, consiguiendo la disminución de todo tipo de stocks intermedios. De esta forma, se logrará que en la totalidad del tiempo total del proceso de producción, se estará más tiempo añadiendo valor al producto, y así reduciremos las necesidades de financiación, con la disminución de los inventarios.

En cuanto a la existencia obligada del PRODUCTO ACABADO, suele ocupar un gran volumen del inventario, lo cual en muchas  circunstancias de mercado esto es necesario para poder dar un rápido y eficiente servicio a los clientes.

2.2.1.-CLASIFICACIÓN ABC DEL INVENTARIO:

Es importante tener definida la composición de los inventarios aplicando la Ley de Pareto, con su conocida

• A: 80% del valor inventario (20% del total de materiales almacenados)
• B: 15% del valor inventario (30% del total de materiales almacenados)
• C: 5% del valor de inventario (50% del total de materiales almacenados)

Lo ideal en esta clasificación de inventarios es que los productos A sean de alta rotación, los B de media rotación y los C de baja rotación.

Los niveles de inventario y de rotación dependerán del tipo de sector de la organización y del proceso productivo en vigor, siendo importante tener muy en cuenta que cuanto mayor sea la rotación de los inventarios, menor será la necesidad de destinar capital a su financiación.

Se adjunta una explicación del Diagrama de Pareto en power point:

Derrama diagrama_Pareto

2.2.2.-CLASIFICACIÓN 444 DE LAS EXISTENCIAS:

Seguidamente, presentamos un método 4444 de evaluación  para la clasificación de las existencias almacenadas en una organización empresarial, lo cual es de suma importancia para esmerarse en lograr que, de acuerdo con dicha clasificación, se actúe en consecuencia, vigilando con mayor o menor control su volumen inventariado, según sea la importancia obtenida en la clasificación obtenida.

Esta clasificación se basa en el sistema expuesto en el artículo del blog: “Método de síntesis para evaluar criterios empresariales”.

Para ver la evaluación del stock de seguridad a elegir se han considerado la incidencia e importancia de los cuatro criterios siguientes:

• Valor de la rotura: Costo total que implica una rotura de stock en la existencia en evaluación.
• Stock de seguridad: Costo de la cantidad menor de existencias de un material para minimizar el riesgo de ruptura de stocks.
• Valor del inmovilizado: Costo de la totalidad de las existencias necesarias para realizar todo el proceso de fabricación ( materia prima +material semi-acabado+ materiales en curso de fabricación)
• Cantidad de proveedores posibles: Número de proveedores existentes y potenciales con un nivel óptimo de servicio y calidad a obtener.

Se adjunta una representación power point, donde se visualiza dicha evaluación, de tal manera que cada existencia dispondrá de un código de evaluación y de un valor que implicará su orden en la prioridad de existencias más o menos valiosas financiera y estratégicamente.

Descarga evaluacion_existencias

3.-CONTABILIDAD DEL CONTROL DE INVENTARIOS.-

Los términos contables utilizados normalmente en la gestión contable de los inventarios suelen ser los que a continuación se indican:

INVENTARIO.-

Es el conjunto de bienes propiedad de una empresa que han sido adquiridos con el ánimo de volverlos a vender en el mismo estado en que fueron comprados, o para ser transformados en otro tipo de bienes y vendidos como tales.

Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser esta su principal función y la que dará origen a todas las restantes operaciones, necesitaran de una constante información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas contables principales y auxiliares relacionadas con esos controles.

Entre estas cuentas contables podemos nombrar las siguientes:

• INVENTARIO (INICIAL):

El Inventario Inicial representa el valor de las existencias de mercancías en la fecha que comenzó el periodo contable. Esta cuenta se abre cuando el control de los inventarios, en el Mayor General, se lleva en base al método especulativo, y no vuelve a tener movimiento hasta finalizar el periodo contable cuando se cerrará con cargo a costo de ventas o bien por Ganancias y Perdidas directamente.

• COMPRAS:

En la cuenta Compras se incluyen las mercancías compradas durante el periodo contable con el objeto de volver a venderlas con fines de lucro y que forman parte del objeto para el cual fue creada la empresa. No se incluyen en esta cuenta la compra de Terrenos, Maquinarias, Edificios, Equipos, Instalaciones, etc. Esta cuenta tiene un saldo deudor, no entra en el balance general de la empresa, y se cierra por Ganancias y Pérdidas o Costo de Ventas.

• DEVOLUCIONES EN COMPRA:

Se refiere a la cuenta que es creada con el fin de reflejar toda aquella mercancía comprada que la empresa devuelve por cualquier circunstancia; aunque esta cuenta disminuirá la compra de mercancías no se abonará a la cuenta compras.

• GASTOS DE COMPRAS:

Los gastos ocasionados por las compras de mercancías deben dirigirse a la cuenta titulada: Gastos de Compras. Esta cuenta tiene un saldo deudor y no entra en el Balance General.

• VENTAS:

Esta cuenta controlará todas las ventas de mercancías realizadas por la empresa y que fueron compradas con este fin.

• DEVOLUCIONES EN VENTAS:

Cuenta contable que está creada para reflejar las devoluciones realizadas por los clientes a la empresa.

• MERCANCÍAS EN TRÁNSITO:

En algunas oportunidades, especialmente si la empresa realiza compras en el exterior, nos encontramos que se han efectuado ciertos desembolsos o adquirido compromisos de pago (documentos o giros) por mercancías que la empresa compró pero que, por razones de distancia o cualquier otra circunstancia, aun no han sido recibidas en el almacén. Para contabilizar este tipo de operaciones se debe utilizar esta cuenta:

• MERCANCÍAS EN CONSIGNACIÓN:

No es más que la cuenta que reflejará las mercancías que han sido adquiridas por la empresa en «consignación», sobre la cual no se tiene ningún derecho de propiedad, por lo tanto, la empresa no está en la obligación de cancelarlas hasta que no se hayan vendido.

• INVENTARIO (FINAL):

El Inventario Actual (Final) se realiza al finalizar el periodo contable y corresponde al inventario físico de la mercancía de la empresa y su correspondiente valoración.

Al relacionar este inventario con el inicial, con las compras y ventas netas del periodo se obtendrá las Ganancias o Pérdidas Brutas en Ventas de ese período.

4.-CATEGORÍAS FUNCIONALES DE LOS INVENTARIOS.-

Cada inventario en concreto tiene una función determinada por lo que pueden establecerse las siguientes categorías funcionales de los inventarios:

• INVENTARIOS DE CICLO:

Muchas veces no tiene sentido producir o comprar materiales al mismo ritmo  en que  son solicitados, ya que resulta más económico lanzar una orden  de compra o de producción de volumen superior a las necesidades del momento, lo que dará lugar a este tipo de stocks. Normalmente no tiene ningún sentido producir o comprar artículos a medida que vayan siendo demandados. En estos casos se lanza una orden de pedido de un tamaño superior a las necesidades del momento, dando lugar a un inventario que es consumido a lo largo del tiempo. Este inventario recibe el nombre de inventario o stock de ciclo, ya que se presenta periódicamente dando lugar a una pauta de comportamiento cíclica. Es el inventario que se constituye para minimizar la suma de los costes de emisión de pedidos y de almacenaje de un artículo.

• INVENTARIO CONTINUO O PERPETUO:

La mercancía que entra se registra a la cuenta de Inventario directamente. En este método de inventario se lleva un registro de tal forma que muestra a cada momento cual es la existencia y el importe o valor de los artículos en existencia, es decir, los cargos o créditos, o más bien, las compras y las ventas de inventarios se registran según vayan ocurriendo las transacciones o movimientos.

• INVENTARIO PERIÓDICO:

Este inventario es generalmente utilizado por empresas pequeñas y medianas y tiene dos características:

1. para conocer en una fecha determinada cual es el inventario, es indispensable hacer un conteo físico del mismo y luego darle valores.
2. para controlar el costo de las transacciones que afectan el inventario se utilizan diferentes cuentas de acuerdo con la naturaleza de la operación que se esté realizando.

• INVENTARIO FÍSICO:

Es, en cada momento,  la cantidad de artículo realmente o físicamente existente en inventario.

• INVENTARIO NETO:

Es el inventario físico menos la demanda insatisfecha diferida, con lo que esta cantidad puede ser negativa.

• INVENTARIO DISPONIBLE:

Es el resultado de sumar el inventario físico y la cantidad pedida del artículo no recibida y de restar a esa cantidad  la demanda insatisfecha diferida, es decir los pedidos de clientes retrasados o pendientes de suministro.

• INVENTARIOS ESTACIONALES:

Son inventarios que se constituyen para hacer frente a una determinada demanda que se concentra en un periodo de tiempo limitado. Algunos productos presentan una demanda muy variable a lo largo del  año, aumentando mucho en determinados meses y disminuyendo en otros (juguetes, helados, refrescos, etc.). Así, es lógico que la producción sea mayor que la demanda en determinados  períodos, por lo que se generará un stock de carácter estacional. Se trata de inventarios que tienen por objeto hacer frente a un aumento esperado de las ventas. Pueden constituirse también para situaciones tales como huelgas, guerras y otras que tienen como consecuencia que por un determinado periodo de tiempo no sea posible abastecer el artículo en cuestión. La estacionalidad son variaciones al alza o a la baja que se presentan de forma recurrente año tras año en la pauta de demanda de un artículo determinado.

• INVENTARIOS EN TRÁNSITO:

Su función es actuar cómo reserva a fin de mantener el flujo continuo de materiales entre las distintas fases del proceso productivo. Se trata de las acumulaciones de materiales que se producen en el sistema logístico como consecuencia del avance del flujo de material. Incluyen artículos circulando entre las diferentes fases de los procesos de aprovisionamiento, producción y distribución, así como material transportándose desde el almacén central a los regionales.

• INVENTARIO DE ANTICIPACIÓN:

Cuando se prevea realizar una promoción especial y limitada en el tiempo del artículo en cuestión será preciso constituir un inventario de anticipación, lo cual también puede ser necesario cuando se vaya a proceder a un lanzamiento de un nuevo producto.

Evidentemente, en la mayoría de las ocasiones un mismo artículo presentara simultáneamente situaciones de inventario que corresponden a varias de las citadas categorías funcionales.

El estudio del flujo de los materiales que se presenta en una empresa permitirá detectar las situaciones de inventario que en ella tengan lugar. Con lo que se podrá incluir cada una de estas situaciones de inventario en una de las categorías funcionales que hemos citado, desarrollándose para cada una de ellas las técnicas que permitan afrontar la gestión de cada artículo individual mantenido en inventario.

Adjuntamos seguidamente, una representación power point, donde se representan para cada tipo de inventario de ciclo, stock de seguridad, estacional o en tránsito las funciones que realizan, con sus ventajas y modelos de situaciones de inventario.

Descarga tipos_inventarios

5.-FACTORES RELEVANTES EN LA GESTIÓN DE INVENTARIOS.-

Seguidamente identificaremos las variables o factores relevantes que explican el comportamiento y evolución de las diversas situaciones de inventario. Es decir: la demanda, los costes y los plazos.

5.1.-DEMANDA.-

El comportamiento de la demanda de un artículo esta condicionado por la demanda de dicho artículo, influyendo sus características  de manera decisiva en la importancia relativa de los distintos tipos de inventarios. Así tendremos que el stock de seguridad de un articulo será mayor o menor dependiendo del grado de variabilidad de la demanda , y que, por otra parte, la existencia de estacionalidades en las ventas dará lugar a la aparición de inventarios estacionales.

A mencionar las más importantes CARACTERÍSTICAS DE LA DEMANDA de un artículo:

• Continua o Discreta.-

La unidad de medida de la demanda puede variar según el entorno y la presentación del artículo concreto (unidades, docenas, centenas, litros, kilogramos,  toneladas métricas, cargas completas de un camión, etc.

• Homogénea o heterogénea.-

La demanda es homogénea si su valor es constante en el tiempo

• El tamaño y la frecuencia e los pedidos.-

Son muy importantes  ya que la misma cantidad total vendida como consecuencia de un gran número de pedidos de pequeño tamaño exige, en condiciones normales, inventarios menores que si lo fuera como consecuencia de pocas ordenes de pedido de gran tamaño.

• Uniformidad de la demanda.-

Pueden existir fluctuaciones estacionales conocidas , bien por ser provocadas como en el caso de una promoción especial de un articulo determinado, bien fuera de control de la empresa por cambio no inducido en los gustos de los consumidores que da lugar a un incremento repentino de las ventas del artículo en cuestión.

• Determinista o probabilística.-

Hay casos en que la demanda futura se supone perfectamente conocida; otras  veces se supone que los valores de la demanda son aleatorios.

• Independencia o dependencia de la demanda.-

Se dice que la demanda de un artículo es independiente cuando dicho artículo no es parte o componente de otro más próximo al producto terminado, cuya demanda determina la del primero. En el caso contrario se tratara de una demanda dependiente. Es importante esta distinción, porque los métodos a usar en la gestión de stocks de un producto variarán completamente según éste se halle sujeto a demanda dependiente o independiente. La demanda de componentes dependerá de la demanda de productos finales,  mientras que la de estos últimos se considerará independiente

• Demanda Independiente: Se entiende por demanda independiente aquella que se genera a partir de decisiones ajenas a la empresa, por ejemplo la demanda de productos terminados acostumbra a ser externa a la empresa en el sentido en que las decisiones de los clientes no son controlables por la empresa (aunque sí pueden ser influidas). También se clasificaría como demanda independiente la correspondiente a piezas de recambio. Cuando la demanda es independiente se aplican métodos estadísticos de previsión de esta demanda, generalmente basados en modelos que suponen una demanda continua
• Demanda Dependiente : Es la que se genera a partir de decisiones tomadas por la propia empresa, por ejemplo aún si se pronostica una demanda de 100 coches para el mes próximo (demanda independiente) la Dirección puede determinar fabricar 120 este mes, para lo que se precisaran 120 carburadores , 120 volantes, 600 ruedas,…. ,etc. La demanda de carburadores, volantes, ruedas es una demanda dependiente de la decisión tomada por la propia empresa de fabricar 120 coches.

• Diferida o Perdida.-

Si no se satisface la demanda (ruptura de stocks), a veces será posible diferir la  entrega. La demanda insatisfecha por falta de existencias en el almacén al producirse una rotura de stocks, puede ser o bien diferida para ser atendida en un momento posterior en que la situación del inventario lo permita, o bien puede perderse definitivamente por contraorden del cliente.

• El sistema de la distribución física.-

Cuanto mayor sea el número de etapas o fases del sistema de la distribución física, hará que se incrementen los inventarios totales. Así tendremos que un sistema basado en atender a los clientes desde un almacén de fabrica requerirá menor inventario total que otro sistema de distribución basado en diversos almacenes  regionales, aunque puede suceder que el servicio al cliente sea peor en este caso.

• La calidad de las previsiones.-

El conocimiento de la demanda futura es fundamental para gestionar con eficacia los inventarios, por lo que es absolutamente necesario efectuar previsiones, Las mismas pueden ser fáciles de prever si se trata de pedidos recibidos de mercados cautivos, sujetos normalmente a contratos estipulados con programaciones cerradas de antemano con lo que se conoce con precisión la demanda anual del articulo involucrado. No obstante, en la mayoría de los casos, la demanda no se conoce con exactitud, lo cual origina la necesidad de disponer de un stock de seguridad bien calculado.

5.2.-PLAZO Ó PERÍODO DE ENTREGA.-

También llamado tiempo de espera, que se define como el tiempo que transcurre entre la detección de la necesidad de efectuar un pedido por lo que se lanza una orden de pedido hasta que esta se recibe en su totalidad en el almacén del comprador, instante en que  el material  correspondiente está a punto para su consumo o uso. Aparece cuando no es posible atender la demanda por falta de existencias (ruptura de stocks). A veces el período  de entrega es conocido, mientras que  la demanda no; otras veces ambos  tienen un  carácter probabilista. Este  desconocimiento puede dar lugar a situaciones no deseables

El TIEMPO DE ESPERA se suele desglosar en  distintos componentes, a saber:

• Tiempo de trabajos administrativos.-

Son el tiempo empleado en el lanzamiento de la orden de pedido, rellenando los impresos, efectuando comprobaciones, actualizando ficheros, etc.

• Tiempo de transito de la orden.-

Es el tiempo que transcurre entre la recepción de la orden del pedido por el proveedor, el cual será despreciable si se realiza por otro medio fuera del correo postal, como vía teléfono, fax o internet.

• Tiempo del proveedor .-

Es el tiempo que tarda el proveedor en gestionar el pedido recibido, siendo el mas difícil de predecir, además de depender de la situación del articulo solicitado en el inventario del proveedor.

• Tiempo de tránsito del pedido.-

Es el tiempo que se tarda en realizar el transporte del pedido al destino del comprador, que, por tanto, dependerá del tipo de transporte utilizado.

• Tiempo de recepción.-

Es el tiempo que transcurre entre la llegada y recepción del pedido y su disponibilidad en el almacén. Normalmente este tiempo no suele considerarse, aunque puede llegar a ser de cierto peso al tener en cuenta la gestión de del control de calidad y sus inspecciones, así como la posterior ubicación de los artículos del pedido en el almacén pertinente.

• Tiempo de revisión.-

En ocasiones es interesante tener en cuenta este tiempo, que surge cuando se utilizan sistemas de información de revisión periódica en que el plazo de reaprovisionamiento  o tiempo durante el cual la única protección contra posibles roturas de inventario  es el tamaño de la orden de pedido emitida, en cuyo caso es importante incluir el periodo o tiempo de revisión del inventario, con lo que la orden de pedido deberá dimensionarse teniendo en cuenta una protección adecuada contra roturas de inventario considerando también el tiempo de revisión, junto al resto de tiempos-

5.3.-PERÍODO DE REAPROVISIONAMIENTO.-

Es el tiempo durante el cual la única protección de que  dispone el sistema productivo para afrontar una posible ruptura de stocks es el nivel de los inventarios. Cuando se dispone de un sistema de control continuo y, por tanto, se conoce el  nivel de stock en todo momento, el período de reaprovisionamiento coincide con el período de  entrega. Cuando el sistema de información es de revisión periódica, el período de reaprovisionamiento es igual al período de revisión  más el de entrega.