GESTIÓN DE EXISTENCIAS: SU IMPORTANCIA, TIPOS, CLASIFICACIÓN, EVALUACIÓN Y CONTROL

1.-INTRODUCCIÓN.-

Exposición sobre la importancia de la gestión y control de las existencias, stocks o inventarios en las organizaciones empresariales en general, y especialmente, en las de los sectores industriales y distribución.

Este artículo forma parte de otros dedicados a la Gestión de los Materiales en las organizaciones empresariales, cuyos títulos son:

• “Dirección de compras: su importancia, desempeño e interrelaciones”, 
• “Marketing y matrices estratégicas de compras”, 
• “Dirección de materiales: organización y gestión con documentos y cuadro de mando” ,
• “Gestión de compras: actividades, funciones, conductas, tipos y el proceso de compra”,
• “Reestructuración del área de materiales (compras y almacenes)”,
• «Gestión de proveedores: relaciones, proceso, análisis, selección y evaluaciones 4444»
• «Gestión de inventarios y su importancia estratégica»

Más adelante seguremos con otros artículos sobre la Gestión de Inventarios con sus modelos , tipos y estrategias de optimización, para terminar con el almacenaje y la manutención , junto a la logística y transporte en la  distribución de los materiales.

2.-RENTABILIDAD ECONÓMICA Y EL RATIO DE ROTACIÓN.-

La importancia de los inventarios en los distintos sectores de la economía es prioritaria ya que normalmente una empresa típica tiene invertido en existencias aproximadamente  entre el 20 al 30% de sus activos, llegando al 90% de su capital circulante. El activo circulante se caracteriza por estar compuesto por elementos que pueden ser convertidos en dinero sin pérdida significativa de valor en un plazo inferior a un año a diferencia del activo inmovilizado cuya conversión plena en liquidez requiere normalmente más de un año.

Una buena gestión del activo circulante y gestión de inventarios o existencias es importante teniendo en cuenta la definición de Rentabilidad económica como cociente entre el B.A.I o Beneficio Antes de Impuestos y el Activo Total de la empresa, que está compuesto de la suma del Activo Circulante y el Inmovilizado.

Por tanto, una buena gestión de inventarios obtiene una mejora en la rentabilidad económica, ya que de dicha gestión dependerá de lo siguiente:

• Por un lado, la mayor o menor cantidad de capital inmovilizado en inventarios y, por tanto, la magnitud del activo circulante.
• Por otro lado, el nivel de beneficios, ya que la existencia de inventarios implica incurrir en una serie de costes, que la gestión de inventarios trata de minimizar.
• Una forma muy utilizada para describir el comportamiento de los inventarios consiste en la determinación del llamado “RATIO DE ROTACIÓN”, que se define como el cociente entre el Coste Total de las Ventas en un año dividido por el Inventario Medio Anual, que es el promedio de las cifras de inventarios al comienzo y al final del año.

Desde el punto de vista de rentabilidad será deseable, en principio, que este ratio tenga el mayor valor posible, ya que ello implica que el capital inmovilizado en inventarios sea mínimo, aunque habrá de cuidarse en no llegar a un nivel medio de inventario bajo que pudiera producir roturas de stocks, que daría lugar a unos costes mayores que el ahorro por una rotación de inventarios alta.

Seguidamente incorporamos una diapositiva power point donde se representa  el Efecto de ahorro en las compras de materiales y componentes en el ROI (“return-on-invested”)

Descarga rentabilidad_compras

3.-EL CONCEPTO DE EXISTENCIAS.-

Las existencias son todo aquel conjunto de materiales que una empresa tiene depositados en sus almacenes ya que los necesita en sus instalaciones para disponer de ellos y así poder fabricar y suministrar los productos a comercializar a los usuarios de los mismos. También, suele utilizarse el término de inventarios, aunque este indica con mayor precisión la acción de inventariar o valorar el coste del inmovilizado almacenado en la empresa.  Otro término utilizado es el de “stocks”. Ambos términos se pueden considerar como sinónimos.

Es decir que se denominan existencias o inventarios a la variedad de materiales que se utilizan en la empresa y que se guardan en sus almacenes a la espera de ser utilizados, vendidos o consumidos, permitiendo a los usuarios desarrollar su trabajo sin que se vean afectados por la falta de continuidad en la fabricación o por la demora en la entrega por parte del proveedor.

Los inventarios o existencias pueden ser definidos como una acumulación de materiales en el espacio y en el  tiempo, se presentan en prácticamente cualquier organización y en particular, en las empresas industriales y en los grandes distribuidores de alimentos y textiles.

Los inventarios varían en razón de su consumo o la venta de cada artículo que los componen, lo que da lugar al movimiento de las existencias por ingresos de nuevas cantidades y salida de estas a solicitud de los usuarios, produciendo la rotación de los materiales y la generación de utilidades en función de dicha rotación.

El movimiento que se produce en los almacenes, de cada artículo en existencia, obliga a mantener en ellos una cantidad determinada de cada uno, la cual debe estar de acuerdo con el tiempo y la frecuencia de consumo, así como el lapso en que se renueva, es decir la demora que se produce desde que se revisa la existencia para emitir la solicitud de compra, hasta que los materiales estén disponibles en el almacén para satisfacer las necesidades de los usuarios o consumidores.

4.-LOS TIPOS DE EXISTENCIAS.-

Según las características de la empresa, se pueden determinar diferentes tipos de existencias en función de su utilidad o de su posición en el ciclo de aprovisionamiento.

Cada empresa debe analizar sus existencias en relación a su variedad y cantidad, para clasificarlas de acuerdo a las características que cada artículo o grupo de artículos presentan, con el fin de facilitar el control. También se debe estar al tanto de su movimiento o detención, y lograr renovaciones adecuadas en relación a la necesidad que se tenga de cada artículo.

La empresa necesita disponer de recursos almacenados por muy diversos motivos, a saber:

• Para evitar una ruptura de stocks, es decir, no quedarse sin productos si hay un incremento inesperado de la demanda, ya que esto podría provocar que algunos clientes se fueran a la competencia.
• Porque pueden existir diferencias importantes en los ritmos de producción y distribución cuando la demanda sea estacional y dependa de la época del año. Por ejemplo, una empresa que fabrica abrigos tiene demanda en los meses de invierno; por tanto, durante los meses de primavera y verano fabrica e incrementa las existencias.
• Para obtener importantes descuentos por la compra de materiales en gran cantidad. Aprovechar esta oportunidad contribuye a reducir los costes de los productos.

En general, las existencias de la empresa permiten compatibilizar mejor los ritmos de compras, producción y ventas, suavizando las diferencias; de esta forma se puede aprovechar mejor las oportunidades de negocio y reducir el efecto negativo de las amenazas (inflación, incremento inesperado de la demanda, incumplimiento en el plazo de entrega, etc.). La empresa dedica una parte de sus recursos a mantener un cierto nivel de existencias, ya que la gestión de las mismas genera una serie de costes relevantes económicamente.

5.-CLASIFICACIÓN DE LAS EXISTENCIAS Y ALMACENES.-

Cada  almacén trabaja con productos  clasificados  según su uso y movimiento, el proceso productivo y su obtención:

5.1.-SEGÚN SU USO Y MOVIMIENTO.-

Son materiales de uso cierto y constante que deben existir permanentemente en los almacenes y cuya renovación se regula en función del consumo y el tiempo de demora en contar con ellos. Se pueden descomponer en diversos almacenes, a saber:

• Materias Primas: Se trata del almacenaje de materiales (acero, harina, madera, etc.)utilizados para hacer los componentes del producto terminados.
• Componentes: Son aquellas partes o submontajes que se incorporan al producto final.
• Materiales obsoletos: formado por materiales declarados fuera de uso, que no tienen movimiento o posibilidades de consumo, por haberse dejado de utilizar en la empresa. Su permanencia en los almacenes causan gastos y perdidas a la empresa por los espacios que ocupan.
• Materiales para consumo y reposición: Tales como combustibles, lubricantes, aceites, productos de limpieza, repuestos y productos para el mantenimiento, material de oficinas, etc.
• Embalajes y envases: Los necesarios para el transporte y manutención en condiciones adecuadas, como son los pallets, cajas, jaulas, bastidores u otros  tipos de contenedores.

5.2.-SEGÚN EL PROCESO PRODUCTIVO.-

Son productos que provienen de planta, en general son los artículos que se originan en las fases de fabricación y  salen de la línea de producción; es decir son los productos que fabrica la empresa. Se pueden descomponer en los siguientes almacenes:

• Productos en curso de fabricación: Se trata de materiales y componentes que están experimentando transformaciones o que están esperando en la planta entre dos operaciones consecutivas de su proceso de fabricación.
• Productos semiterminados: Son aquellos que han sufrido ya parte de las operaciones de producción y cuya venta no tendrá lugar hasta tanto no se complete dicho proceso productivo.
• Productos terminados: Son los artículos finales destinados bien al consumo final, bien a su utilización por otras empresas.
• Existencias sobrantes: Constituyen existencias sobrantes todos aquellos artículos que estando en buen estado no son necesarios. Estas existencias deben salir del almacén, bien sea utilizándolo de otro modo al que en principio estaba destinado, o bien, si es posible, devolviéndolo al proveedor, o si no hay otra solución, tirándolo. Estos artículos no deben ser abandonados indefinidamente en el almacén.
• Subproductos: De carácter accesorio y secundario a la fabricación principal. Se incluyen los residuos obtenidos en los procesos de fabricación.

5.3.-SEGÚN SU OBTENCIÓN.-

Son artículos adquiridos en el extranjero y productos nacionales por medio de la  subcontratación.

6.-CRITERIOS DE VALORACIÓN DE LAS SALIDAS DEL ALMACÉN.-

Las entradas de existencias en el almacén se valoran por su precio de adquisición o coste de producción, pero esas existencias van a salir paulatinamente del almacén, bien para ser vendidas, bien para incorporarse al proceso productivo. Cuando el precio de adquisición o coste de producción de todas las existencias que entran en el almacén es el mismo no hay ninguna dificultad para valorar las existencias que salen del almacén (no confundir con el precio de venta), y por tanto el valor que tienen las existencias que al final del ejercicio permanecen en el almacén.

El problema surge por los diferentes precios de adquisición o costes de producción de las existencias. ¿Cómo establece la empresa el valor de las existencias que salen del almacén y por tanto de las que quedan?

Cuando las existencias tienen un alto valor unitario y están identificadas individualmente, la empresa llevará un control individualizado de ellas y por tanto no tiene que utilizar ningún criterio para valorar las salidas del almacén porque conocerá qué unidad está saliendo y por tanto cuál es su precio de adquisición, y esa va a ser la valoración utilizada para contabilizar la salida de almacén.

Pero cuando el inventario está compuesto por existencias que tienen un valor relativamente bajo y las entradas en el almacén se han producido a distintos precios de adquisición o costes de producción y las existencias no tienen un tratamiento individualizado (por el coste muy elevado), para determinar el valor de las que salen del almacén se ha de utilizar un criterio de valoración de existencias.

La normativa vigente propone y recomienda unos CRITERIOS DE VALORACIÓN para los casos en que las normas del precio de adquisición y del coste de producción son insuficientes para valorar individualmente las existencias de la empresa.

Se trata de los criterios PMP, FIFO y LIFO, tres métodos diferentes que permiten calcular ordenadamente el valor de las existencias almacenadas por la empresa en cualquier momento y situación.

1.-Criterio PMP (Precio Medio Ponderado).-

Consiste en calcular el valor medio de las existencias iniciales y de las entradas ponderadas según sus cantidades. Si p es el precio o valor y q la cantidad de existencias o de producto entrante, el PMP se calcula de la siguiente manera: Las entradas se registran a su valor y las existencias y las salidas al PMP correspondiente.

2.-Criterio FIFO (Primera entrada-Primera salida).-

Es un acrónimo de su denominación en inglés First In, First Out : primera entrada, primera salida. El valor de salida de los productos del almacén es el precio de las primeras unidades físicas que entraron. De esta forma, las existencias salen del almacén valoradas en el mismo orden en que entraron. Las existencias se registran a su valor de entrada respetando el orden cronológico.

3.-Criterio LIFO.-(Última entrada-Primera salida)

Corresponde al acrónimo en inglés de Last In, First Out: última entrada, primera salida. El valor de la salida de las existencias es el precio de las últimas que entraron. Así, las existencias salen del almacén valoradas en orden inverso al que entraron. Las existencias se registran a su valor de entrada, respetando también el orden cronológico.

De forma general, con estos criterios de valoración de las existencias que permite la legislación mercantil (según el Plan General de Contabilidad), las entradas se valoran a precio de adquisición o a coste de producción y las salidas según el criterio de valoración empleado (PMP, FIFO o LIFO).

7.-CODIFICACIÓN E IDENTIFICACIÓN DE LAS  EXISTENCIAS.-

La primera cuestión que viene a la mente cuando se trata de establecer una organización de cualquier almacén, es la determinar el método que será preciso adoptar para identificar y poder seguir, paso a paso, cada existencia de material almacenado. Por tanto, se necesita establecer una nomenclatura que sirva para identificar y clasificar  el tipo de existencia, indicando el material que la componen y sus particulares características.

7.1.-CODIFICACIÓN DE LOS MATERIALES.-

Es evidente la necesidad de administrar técnicamente un  proceso de  codificación y nomenclatura dentro de la empresa, que permita clasificar los inventarios acorde a características comunes o propias de los materiales y su comportamiento en los flujos de distribución de los materiales durante todas las fases de recepción, almacenaje, producción y expedición.

La introducción de un artículo de las existencias en la nomenclatura elegida, necesita un examen preciso de su naturaleza y denominación, debiendo considerar como imprescindibles los siguientes elementos de identificación que tienen que verse representados en la codificación alfa-numérica a emplear:

• Nombre
• Material que lo constituye
• Las dimensiones
• El uso
• La referencia: si se trata de una pieza fabricada por o para la empresa, el numero de plano o la especificación, citando la marca o numero de referencia de un plano de conjunto o el de un catalogo y el nombre del fabricante
• La unidad de cuenta: kilogramo, litro, centenar, millar, etc.
• El o los servicios utilizadores

La clasificación debe hacerse de tal modo que cada familia de material ocupe un lugar específico, que facilite su identificación y localización en el almacén.

La codificación es una consecuencia de la clasificación de los artículos. Codificar significa representar cada artículo por medio de un código que contiene las informaciones necesarias y suficientes, por medio de números y letras. Los sistemas de codificación más usadas son: código alfabético, códigos numéricos y alfanuméricos.

Se prefiere la numeración decimal a los sistemas nemotécnicos generalizados. El empleo de cifras permite toda clase de combinaciones y ayuda a recordar y memorizar la identificación del material en cuestión.

7.2.-IDENTIFICACIÓN POR CÓDIGOS DE BARRAS.-

La primera patente de código de barras fue registrada en 1952. Los códigos de barra se  basan en la representación mediante un conjunto de líneas paralelas verticales de distinto grosor y espaciado, que forman una estructura única que se traduce en caracteres alfanuméricos que representan cierta información. Se trata de una sucesión de barras oscuras sobre un fondo claro que permite el uso de lectores ópticos. Las barras y espacios del código representan pequeñas cadenas de caracteres.

Esta tecnología permite alta precisión y velocidad en la captura de datos. En almacenes, facilita la consignación de entrada y salida de materiales, su trazabilidad y la toma física de inventarios.

Los sistemas más conocidos son el UCC (Uniform Code Council) y el EAN (Eurppean Article Numbering), que utiliza un código de 13 dígitos numéricos.

Las ventajas que se pueden destacar de este sistema son:

• Agilidad en etiquetar precios pues no es necesario hacerlo sobre el artículo.
• Rápido control del stock de mercancías.
• Estadísticas comerciales. El código de barras permite conocer las referencias vendidas en cada momento.
• El consumidor obtiene una relación de artículos en el ticket de compra lo que permite su comprobación y eventual reclamación.
• Se imprime a bajos costos.
• Posee porcentajes muy bajos de error.
• Permite capturar rápidamente los datos.
• Los equipos de lectura e impresión de código de barras son  fáciles de conectar e instalar.
• Permite automatizar el registro y seguimiento de los productos.

7.3.-IDENTIFICACIÓN POR RADIOFRECUENCIA.-

En la actualidad, la tecnología más extendida para la identificación de objetos es la de los códigos de barras. Sin embargo, éstos presentan algunas desventajas, como la escasa cantidad de datos que pueden almacenar y la imposibilidad de ser reprogramados. La mejora ideada constituyó el origen de la tecnología RFID (siglas de Radio Frequency IDentification, en español identificación por radiofrecuencia) ; consiste en usar chips de silicio que pudieran transferir los datos que almacenaban al lector sin contacto físico, de forma equivalente a los lectores de infrarrojos utilizados para leer los códigos de barras.

Es un sistema que se encuadra dentro de la familia de las Tecnologías de Identificación Automática (A.I.T. en sus siglas en inglés), que utiliza semiconductores y microelectrónica para permitir la escritura/lectura rápida y fiable de datos contenidos en ciertos dispositivos, todo ello mediante ondas de radio de diferentes frecuencias (LF, HF, UHF, SHF), sin necesidad de contacto ni línea directa de visión, a distancias variables según el producto, capaz de identificar elementos agrupados y que puede ser utilizado de manera muy versátil e innovadora en múltiples procesos y actividades, permitiendo la transformación y mejora de éstos.

RFID es un sistema de almacenamiento y recuperación de datos remotos que usa dispositivos denominados etiquetas, tarjetas, transpondedores o tags RFID. El propósito fundamental de la tecnología RFID es transmitir la identidad de un objeto (similar a un número de serie único) mediante ondas de radio.

Las etiquetas RFID son unos dispositivos pequeños, similares a una pegatina, que pueden ser adheridas o incorporadas a un producto, un animal o una persona. Contienen antenas para permitirles recibir y responder a peticiones por radiofrecuencia desde un emisor-receptor RFID.

El modo de funcionamiento de los sistemas RFID es simple. La etiqueta RFID, que contiene los datos de identificación del objeto al que se encuentra adherido, genera una señal de radiofrecuencia con dichos datos. Esta señal puede ser captada por un lector RFID, el cual se encarga de leer la información y pasarla en formato digital a la aplicación específica que utiliza RFID.

Un sistema RFID consta de los siguientes tres componentes:

1. Etiqueta RFID: compuesta por una antena, un transductor radio y un material encapsulado o chip. El propósito de la antena es permitirle al chip, el cual contiene la información, transmitir la información de identificación de la etiqueta. Existen varios tipos de etiquetas. El chip posee una memoria interna con una capacidad que depende del modelo y varía de una decena a millares de bytes.
2. Lector de RFID: compuesto por una antena, un transceptor y un decodificador. El lector envía periódicamente señales para ver si hay alguna etiqueta en sus inmediaciones. Cuando capta una señal de una etiqueta (la cual contiene la información de identificación de esta), extrae la información y se la pasa al subsistema de procesamiento de datos.
3. Subsistema de procesamiento de datos RFID: proporciona los medios de proceso y almacenamiento de datos.

Actualmente, la aplicación más importante de RFID es la logística. El uso de esta tecnología permitiría tener localizado cualquier producto dentro de la cadena de suministro. En lo relacionado a la trazabilidad, las etiquetas podrían tener gran aplicación ya que las mismas pueden grabarse, con lo que se podría conocer el tiempo que el producto estuvo almacenado, en qué sitios, etc. De esta manera se pueden lograr importantes optimizaciones en el manejo de los productos en las cadenas de abastecimiento teniendo como base el mismo producto, e independizándose prácticamente del sistema de información.

Los beneficios y ventajas del RFID son:

• Combinación de diferentes tecnologías: la RFID e Internet.
• Audio libro para los jóvenes: cuando se reconoce el chip RFID, se inicializa la lectura del libro en viva voz, y permite enriquecerlo de diferentes maneras con aplicaciones interactivas y en línea, al mismo tiempo que conserva su forma sobre papel.
• Proveedor de identificación y localización de artículos en la cadena de suministro más inmediato, automático y preciso de cualquier compañía, en cualquier sector y en cualquier parte del mundo.
• Lecturas más rápidas y más precisas (eliminando la necesidad de tener una línea de visión directa).
• Niveles más bajos en el inventario.
• Mejora el flujo de caja y la reducción potencial de los gastos generales.
• Reducción de roturas de stock.
• Capacidad de informar al personal o a los encargados de cuándo se deben reponer las estanterías o cuándo un artículo se ha colocado en el sitio equivocado.
• Disminución de la pérdida desconocida.
• Ayuda a conocer exactamente qué elementos han sido sustraídos y, si es necesario, dónde localizarlos.
• Integrándolo con múltiples tecnologías -vídeo, sistemas de localización, etc.- con lectores de RFID en estanterías ayudan a prevenir el robo en tienda.
• Mejor utilización de los activos.
• Seguimiento de sus activos reutilizables (empaquetamientos, embalajes, carretillas) de una forma más precisa.
• Luchar contra la falsificación (esto es primordial para la administración y las industrias farmacéuticas).
• Retirada del mercado de productos concretos.
• Reducción de costos y en el daño a la marca (averías o pérdida de ventas).

8.-ALMACEN GENERAL DISTRIBUIDOR Y SUS ALMACENES AUXILIARES.-

A continuación, citaré alguna de mis experiencias en la organización de almacenes que tuve que desarrollar durante  el transcurso de mi vida profesional.

Una buena práctica, que creo ayuda al  control de las existencias y ejecución de inventarios, consiste en el establecimiento de un ALMACÉN GENERAL DISTRIBUIDOR (A.G.D.), donde se centralizan todos los movimientos de materiales de cualquier tipo, de manera que contablemente y con el correspondiente sistema informático, podamos controlar todas las entradas y salidas de los materiales y productos fabricados dentro y fuera de la propia organización empresarial.

Con ello, conseguiremos facilitar el control del inventario fiscalizando todos los movimientos entre la cartera de proveedores, los almacenes auxiliares de recepción de materiales y de expedición a clientes u otros almacenes regionales, además de los que se produzcan con otros almacenes auxiliares que se hayan constituido.

Dentro de la perspectiva de la creación de Almacenes Auxiliares, a veces me he visto en la disyuntiva de crear algunos peculiares, como:

• Almacén de productos estándar, donde se almacenaban aquellos productos que se hubieran normalizado como estándar.
• Almacén de ordenes de trabajo, donde se almacenaban los materiales que servían para fabricar las diversas ordenes de trabajo, según fueran sus correspondientes listas BOM de materiales.
• Almacén de moldes y utillajes, que es absolutamente necesario en las empresas de fundición.
• Almacén de productos inflamables y combustibles, que, por razones de seguridad deberán estar perfectamente protegidos y separados del resto para evitar incendios.
• Almacén de piezas de fundición, que normalmente se suelen almacenar al aire libre en los llamados parques, especialmente cuando el tamaño de las piezas lo requiere.
• En cuanto al Almacén de productos obsoletos, es conveniente disponer de un detallado listado de todos sus componentes con el fin de difundirlo en aquellas áreas de la organización que estén involucradas en el diseño y desarrollo de nuevos productos, e incluso al confeccionar  en Ingeniería las listas de materiales de las ordenes de trabajo  a producir.