GESTIÓN DE COMPRAS: ACTIVIDADES, FUNCIONES, CONDUCTAS, TIPOS Y EL PROCESO DE COMPRA

1.-PRÓLOGO.-

Dentro de la Gestión de Materiales, este artículo sigue ampliando consideraciones y conocimiento sobre la complejidad de la gestión del área de compras en cualquier organización empresarial, tratando de aglutinar en diversos post el cómputo de la totalidad de su gestión. El mismo, tratará de describir la gestión de compras  en cuanto al conjunto de  sus actividades, y funciones, mencionando sus tipos de conducta del consumidor y de modo de compra, para finalmente describir el desglose de siete etapas del proceso de compras.

Por tanto, antes de continuar les recomiendo la lectura de los post titulados: “Dirección de compras: su importancia, desempeño e interrelaciones”,  “Marketing y matrices estratégicas de compras”,  “Dirección de materiales: organización y gestión con documentos y cuadro de mando” “Reestructuración del área de materiales (compras y almacenes)”, «Gestión de proveedores. relaciones, proceso, ançalisis, selección y evaluaciones 4444»

2.-LA GESTIÓN DE COMPRAS Y SUS ACTIVIDADES.-

Compras es la función logística mediante la cual se provee a una empresa de todo el material necesario para su funcionamiento. Su concepto es sinónimo de abastecimiento, aprovisionamiento, provisión o suministro. Las compras comprenden un proceso complejo que va más allá de la negociación y del trámite burocrático. Con una buena gestión de compras la empresa consigue ahorrar costes, satisfacer al cliente, en tiempo y cantidad, y obtener beneficios empresariales directos, pues la gestión de compras y aprovisionamiento son decisivas para que la empresa tenga éxito o fracaso. Los consumidores pueden segmentarse en términos de estilos de compra y pueden dirigirse diferentes estrategias de mercadotecnia a cada segmento.

La gestión de compras es el conjunto de actividades que realiza la empresa para satisfacer sus necesidades del mejor modo, al mínimo costo, con la calidad adecuada y en el momento oportuno. Adjuntamos una representación en power point , donde se esquematiza la complejidad de la gestión de compras con sus diversas actividades.

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Como actividades de la Gestión de Compras las podemos clasificar como sigue:

• GESTIÓN de la  DISTRIBUCIÓN  FÍSICA.-Integración de los flujos de materiales y de las tecnologías de la información que hacen posible que un producto se fabrique y llegue al consumidor.
• GESTIÓN de los PROVEEDORES.- Procesos de vigilancia, búsqueda, identificación, selección, evaluación y seguimiento de los procesos idóneos para el desarrollo de la actividad
• PROCESOS de COMPRA.- Definir y establecer las actividades  para lograr que las compras se hagan  de una forma óptima.
• GESTIÓN de COSTOS de COMPRA.- Análisis y Puesta en Marcha de las actividades que permitan reducir los  costos de las compras.
• ESTRUCTURA ORGANIZATIVA.-Identificación de las funciones que se han de hacer y asignación de las responsabilidades a considerar.
• ESTRATEGIA de COMPRAS.- Definición de la Política de Compras  a seguir para cumplir los criterios  de  costo y servicios establecidos.

3.-LAS FUNCIONES DE LA COMPRA.-

Es posible distinguir cinco funciones que podría desempeñar la gente en una decisión de compra:

1. El Iniciador. Una persona que sugiere la idea de adquirir el producto o servicio específico.
2. El Influyente. Una persona cuyos puntos de vista o sugerencias tienen algún peso en la decisión final.
3. El que decide. Una persona que determina alguna parte de la decisión de compra.
4. El Comprador. La persona que hace la compra.
5. El Usuario. Una persona que consume o usa el producto.

Una empresa necesita identificar estas funciones porque tienen implicaciones en el diseño del producto, la determinación de los mensajes y el destino que se asigna al presupuesto de promoción.

4.-LOS TIPOS DE CONDUCTA DE COMPRA.-

El proceso de toma de decisiones del consumidor varía según el tipo de decisión de compra. Entre más complejas y costosas son las decisiones, tienden a requerir más deliberación del consumidor y más participantes en la compra.

	Alto compromiso	Bajo compromiso
Diferencias significativas entre marcas	Conducta compleja de compras	Conducta de compra que busca la variación
Pocas diferencias entre marcas	Conducta de compra que reduce la disonancia	Conducta de compra habitual

4.1.-CONDUCTA DE COMPRA COMPLEJA.-

Los consumidores pasan por una conducta de compra compleja cuando están muy involucrados en la adquisición y tienen conciencia de que existen diferencias de importancia entre las marcas, y se ven muy involucrados en la compra cuando ésta es costosa y arriesgada.

En general, el consumidor no tiene una gran conocimiento de la categoría del producto y debe aprender mucho al respecto. Este comprador pasará por un proceso de aprendizaje cognoscitivo que se caracteriza, en primer lugar, por el desarrollo de creencias sobre el producto, después por sus actitudes y, por último, por hacer una elección cuidadosa de compra.

El especialista en marketing necesita desarrollar estrategias que ayuden al consumidor en el aprendizaje acerca de los atributos y clase de producto, la importancia relativa de estos atributos y la permanencia de su marca en los atributos de más importancia. Por tanto,  debe diferenciar las características de su marca.

4.2.-CONDUCTA DE COMPRA QUE REDUCE LA DISCONFORMIDAD.-

A veces el consumidor participa mucho en una compra, pero no observa diferencias entre marcas. La participación intensa se basa en el hecho de que la compra le resulta costosa, poco frecuente y riesgosa. En este caso, el comprador realizará compras en diferentes lugares para enterarse de qué está disponible, no obstante, comprará con rapidez porque las diferencias entre marcas no son notorias. Sobre todo, el comprador responderá ante un precio favorable o comprará por conveniencia.

Después de la compra, es posible que el consumidor perciba cierta disconformidad, la cual se genera como consecuencia de observar ciertas características poco favorables, o bien de escuchar opiniones favorables en relación a otras marcas. En este caso, la comunicación de mercadotecnia o marketing  tiene que orientarse a proporcionar creencias y evaluaciones que ayuden al consumidor a sentirse bien cerca de su elección de marca.

4.3.-CONDUCTA DE COMPRA HABITUAL.-

Muchos productos son adquiridos en condiciones de poca participación del consumidor y ausencia de diferencias de marca importantes. Existe considerable evidencia de que los consumidores están poco involucrados en la compra de la mayor parte de los productos de bajo costo y que se adquieren con frecuencia. En estos casos, la conducta del consumidor no pasa por la secuencia normal creencia – actitud – conducta.

Los consumidores no buscan exhaustivamente información sobre las marcas, ni evalúan sus características o toma una decisión de peso sobre cuál adquirir. Son, por lo contrario, receptores pasivos de información cuando ven anuncios por televisión o impresos. La repetición de los anuncios da lugar a la familiaridad con la marca, más que convicción por la marca. Los consumidores no forman una actitud hacia una marca, sino que la relacionan porque les resulta familiar. Después de la compra, es posible que ni siquiera la evalúen, debido a que no están involucrados con el producto.

Entonces, el proceso de compra es: creencias de marca formadas por aprendizaje pasivo, seguidas por conducta de compra a la que puede seguir o no una evaluación. Los mercados de productos de baja participación con pocas diferencias de marca encuentran que es efectivo utilizar promociones de precio y ventas como incentivo para la prueba del producto, ya que los compradores no están muy comprometidos con ninguna marca.

Deben observarse varios aspectos: el texto del anuncio debe hacer énfasis en sólo algunos puntos clave, son importantes los símbolos visuales e imágenes, la planeación de la publicidad debe basarse en la teoría clásica del condicionamiento, en la cual el comprador aprenda a identificar un producto determinado mediante un símbolo que lo acompaña en forma repetitiva. Los mercados pueden tratar de convertir el producto de baja participación en uno de más alta participación. Esto puede lograrse vinculando el producto a algún concepto de involucramiento.

4.4.-CONDUCTA DE COMPRA DE BÚSQUEDA DE VARIEDAD.-

Algunas situaciones de compra se caracterizan porque hay poco involucramiento del consumidor, pero diferencias importantes de marca. Con frecuencia se observa que los consumidores hacen muchos cambios de marca.

La estrategia de marketing para el líder del mercado en esta categoría de productos es diferente a la de las marcas menores. El líder en el mercado tratará de estimular la conducta de compra habitual mediante el dominio de espacio en los anaqueles, evitando que se agoten las existencias y auspiciando una publicidad que se recuerde con frecuencia.

5.- LA TIPOLOGÍA  DE LAS COMPRAS.-

Las compras tienen su origen en las necesidades y éstas pueden ser:

• COMPRAS ESPECIALES.-Las compras especiales tienen lugar cuando hay que adquirir bienes de uso (ordenador, máquina, mobiliario, vehículos …); es decir, no compramos materiales para transformar o artículos para la venta. La característica general de estas compras es que la inversión es grande y la decisión de compra es consultada con los usuarios del bien.
• COMPRAS ANTICIPADAS.- Estas compras se realizan antes de que surja la necesidad, que tendrá lugar a medio o largo plazo. La compra anticipada es una estrategia que se puede aplicar en artículos básicos o con algunos tipos de mercancía. También podemos anticipar la compra cuando se anuncia la subida del precio de un producto.
• COMPRAS ESTACIONALES.- Son compras que se hacen para productos de temporada; su finalidad es atender la demanda estacional de ciertos artículos. La previsión de estas compras se hace partiendo de las ventas realizadas en el mismo periodo del año anterior.
• COMPRAS RUTINARIAS.- Son las compras que se hacen en pequeñas cantidades, con entrega diaria de mercancía. Su característica es atender las necesidades del “día a día” con una inversión de bajo riesgo.
• COMPRAS OPORTUNIDAD.- La compra oportunidad tiene lugar cuando encontramos la ocasión de comprar a precios de “ganga”; la inversión supone un riesgo, que si el resultado es positivo dará un beneficio extra.
• COMPRAS DE URGENCIA.- Estas compras no suelen ser de gran volumen y generalmente se realizan para cubrir necesidades urgentes. Otras veces, la compra de urgencia es una solución estratégica para satisfacer la demanda de los clientes, cuando la empresa tiene que mantenerse al ritmo de los cambios rápidos en la moda. Generalmente, el proceso de estas compras se hace de forma rápida, no se dispone de tiempo para comparar presupuestos.

6.- EL PROCESO DE COMPRA.-

Para conocer las etapas comunes del proceso de compra, se pueden seguir cuatro diferentes métodos, a saber:

1. MÉTODO INTROSPECTIVO.-Se puede hacer una introspección sobre el probable comportamiento propio , aunque esto tiene una utilidad limitada.
2. MÉTODO RETROSPECTIVO.- Pueden entrevistar a un pequeño número de compradores recientes, pidiéndoles que recuerden los hechos que los condujeron a la adquisición del producto.
3. MÉTODO PROSPECTIVO.- Pueden buscar algunos consumidores que planean comprar el producto y pedirles que señalen en voz alta su proceso de compra.
4. MÉTODO PRESCRIPTIVO.-O bien, pueden solicitar a los consumidores que describan la forma ideal de comprar el producto.

El proceso de compra se inicia mucho antes que la compra en sí y tiene consecuencias mucho después que se ha realizado la compra.

En el proceso de la compra es muy importante estudiar el ciclo de decisión de la compra analizando con detalle el círculo de compradores de cada proveedor y sus peculiaridades para realizar una correcta negociación.

El proceso puede variar de una empresa a otra debido a la actividad principal. Así tenemos que.

• La empresa industrial centra sus compras en los materiales que utiliza para elaborar el producto.
• La empresa comercial, por su parte, busca conseguir el producto a un precio competitivo.
• Y por último, para la empresa de servicios la variable principal es satisfacer las necesidades del cliente.

Algunas veces el proceso de compras es largo y complejo debido a que para tomar una decisión final se necesita información o respuesta de otras empresas.

6.1.-LAS ETAPAS DEL PROCESO DE DECISIÓN DE LA COMPRA.-

Seguidamente adjuntamos una representación power point que trata de esquematizar la gestión de compras y  su proceso.

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Las principales etapas del proceso de decisión de compra con sus actividades  incluidas dentro de este proceso son las siguientes:

6.1.1.-1ª Etapa.-EL CÁLCULO DE NECESIDADES.-

Es una actividad propia de la planificación logística. Las necesidades de abastecimiento involucran todo aquello que se requiere para el funcionamiento de la empresa, en cantidades específicas para un determinado período de tiempo, para una fecha señalada, o para completar un determinado proyecto.

Por tanto, tendremos como operaciones previas a la compra la recepción de solicitudes de compra. la consiguiente previsible programación  de necesidades, la determinación de las compras a realizar y de las modalidades de aprovisionamiento más idóneas. El cálculo de las necesidades se materializa con la investigación de proveedores potenciales, la consiguiente emisión  de consultas y recepción de ofertas con la negociación y   decisión sobre los métodos de compra a seguir y, finalmente,  la emisión de los pedidos.

Las necesidades de abastecimiento para una empresa determinada pueden ser por consumo, reemplazo, reserva o seguridad, necesidades iniciales y necesidades para proyecto. Dentro de esta actividad se debe considerar al factor tiempo. Los pasos a seguir en esta etapa serán:

1º.-Reconocimiento de la necesidad.-

El proceso de compra comienza cuando el comprador reconoce la necesidad de adquirir un producto o servicio. La necesidad puede ser accionada por estímulos internos o externos. Si recaba información de varios consumidores, el mercadólogo o especialista en marketing puede identificar los estímulos más frecuentes que generan interés por determinada clase de producto.

2º.-Búsqueda de información.-

En esta etapa el comprador debe acopiar toda la información de los proveedores posibles, que considera necesaria para fundamentar sus análisis y la toma de decisiones. Un consumidor complacido manifestará propensión a buscar más información. El estado de búsqueda moderada se denomina atención acrecentada. Una búsqueda de información activa consiste en buscar material y emprender otras actividades de investigación para conocer más. El entusiasmo con que se emprenda la búsqueda depende de la intensidad del impulso, de la información inicial con que se cuenta, de la facilidad para obtener información adicional, del valor que se le conceda y de la satisfacción que se obtenga de ella.

Por lo regular, la búsqueda por parte del consumidor se incrementa según vaya el consumidor de las situaciones de solución limitada del problema a solución extensiva del problema. Para el mercadólogo resultan de interés las principales fuentes de información a las que recurrirá el consumidor y la influencia que cada una tendrá en la subsecuente decisión de compra.

Las fuentes de información del consumidor comprenden cuatro grupos:

• Fuentes personales: familia, amistades, vecinos, conocidos.
• Fuentes comerciales: publicidad, vendedores, distribuidores, empaques, exhibidores.
• Fuentes públicas: medios masivos, organizaciones de clasificación de consumidores.
• Fuentes experimentales: manejo, análisis, empleo del producto.

La cantidad e influencia relativa de estas fuentes de información, varía según la categoría de producto y las características del consumidor. Cada fuente de información desempeña una función algo diferente para influir en la decisión de compra. La información comercial, por lo general, cumple una función informativa, y las fuentes personales, una función de legitimación y/o evaluación.

A través de recabar información, el consumidor conoce las marcas que existen en el mercado y sus características. El conjunto total de marcas disponibles es llamado grupo de conocimiento. Algunas de estas marcas satisfarán los criterios iniciales de compra e integrarán el grupo de consideración. Conforme se reúne más información, sólo algunas marcas permanecerán como alternativas importantes y formarán el grupo de alternativas. En lo que se refiere a fuentes de información del consumidor, el mercadólogo debe identificarlas con cuidado y evaluar su importancia relativa.

3º.- Formación y evaluación de alternativas.

A partir de la información recopilada el comprador determinará las alternativas de compra. No existe un proceso único de evaluación que utilicen todos los consumidores, o ni siquiera un consumidor en todas las situaciones de compra. Existen varios procesos de evaluación de la decisión. Los modelos que más se utilizan en el proceso de evaluación por parte del consumidor, están orientados en forma cognoscitiva, o sea que ven al consumidor formándose juicios de producto, primordialmente sobre bases conscientes y racionales.

Los atributos que resultan interesantes para los consumidores varían dependiendo del producto. Los consumidores difieren en cuanto a los atributos de un producto que consideran relevantes o sobresalientes. Pondrán más atención en aquellos que les darán los beneficios que buscan. Con frecuencia, el mercado para un producto puede segmentarse de acuerdo con los atributos sobresalientes para diversos grupos de consumidores. A los mercadólogos debe preocuparles más la importancia de los atributos que el que sobresalgan. Deben medir los puntos o grados  de importancia que los consumidores adjudican a los diferentes atributos.

Las creencias relativas a la marca constituyen la imagen de marca. Las creencias del consumidor en relación a la marca pueden variar en función de sus experiencias y el efecto de la percepción selectiva, la distorsión selectiva y la retención selectiva. Se presume que el consumidor tiene una función utilitaria para cada atributo. Esta función describe la forma en que el consumidor espera que la satisfacción proporcionada por el producto varíe con los diferentes niveles de cada atributo. El consumidor llega a las actitudes (como juicio o preferencias) hacia las marcas alternativas, a través de algún procedimiento de evaluación.

Un fabricante puede hacer varias cosas para influir en las decisiones del consumidor:

• Modificar el producto.
• Alterar las creencias sobre la marca.
• Alterar las creencias acerca de las marcas de la competencia.
• Alterar los puntos de importancia.
• Llamar la atención sobre características inadvertidas.
• Cambiar los ideales del consumidor.

El comprador en cada compra determina cuáles son los principales criterios de selección, evaluándose cada alternativa para llegar a seleccionar la que es más conveniente para la empresa.

4º.-Decisión de compra.-

Considerando la evaluación anterior se llega a la decisión de compra. Pueden intervenir dos factores entre la intención de compra y la decisión de compra:

1. La actitud de otros: la medida en que la actitud de otra persona reduce la alternativa preferida de alguien, depende de dos cosas: la intensidad de la actitud negativa de la otra persona hacia la alternativa que prefiere el consumidor y la motivación del consumidor para dar gusto a los deseos de la otra persona.
2. Factores situacionales no previstos: el consumidor forma una intención de compra basándose en factores como el ingreso familiar esperado, el precio esperado y los beneficios que espera obtener del producto. Cuando el consumidor está a punto de actuar, pueden brotar factores situacionales no previstos que modifiquen la intención de compra.

La decisión del consumidor de modificar, posponer o evitar una decisión de compra está muy influenciada por el riesgo percibido. La magnitud del riesgo percibido varía según la cantidad de dinero en juego, el grado de incertidumbre respecto a las características y el nivel de confianza en sí mismo del consumidor. El mercadólogo debe entender los factores que generan sensación de riesgo en los consumidores, y proporcionales la información y el apoyo que reduzcan el riesgo percibido.

Por tanto, se pueden considerar las siguientes fases de esta etapa:

• Planificación de las compras.- Consiste en hacer un estudio anticipado de las necesidades para estar preparado antes de que surja la necesidad.
• Análisis de las necesidades.- Generalmente, las empresas centralizan las compras a través de su departamento de compras o aprovisionamiento utilizando para ello un documento interno denominado “boletín de compras”; en él se detalla las características del material que necesita y cuando tiene que estar disponible. El departamento de compras recibe los boletines de solicitud de materiales y analiza la prioridad de las peticiones para tramitar su gestión.  El proceso será el siguiente:

1)   Dar preferencia a las solicitudes de material cuyas existencias se encuentren bajo mínimos.

2)   Comprobar si el artículo se utiliza con regularidad o se trata de un bien que se compra por primera vez.

3)   Clasificar los boletines por materiales homogéneos o adquiridos del mismo proveedor.

4)   Consultar con el futuro usuario antes de hacer el pedido.

5)   Decidir la calidad que deben reunir los materiales, la cantidad que hay que solicitar, el plazo de entrega, las condiciones financieras, etc.

• Identificar una necesidad.- Identifica la necesidad para la compra de un producto.
• Seleccionar el producto específico.- Selecciona un producto específico para cubrir la necesidad.
• Asignar a un equipo de compra.- Reúne a un equipo para administrar el proceso de compra, incluyendo finalizar la lista de especificaciones técnicas requeridas para el producto y el proceso de solicitud de cotización y realización del contrato.
• Especificaciones técnicas.- Hace una lista de especificaciones técnicas requeridas para asegurar que el producto cumpla las necesidades de la compañía.
• Presupuesto para la compra.- Establece un presupuesto para la compra dependiendo del rango de precios identificado en la investigación hecha.
• Investiga a proveedores potenciales.- Investiga los diversos tipos de productos que cubren la necesidad junto con sus proveedores para identificar el modelo más durable al mejor precio. Una vez confeccionado el listado de los posibles proveedores debemos contactar por carta o personalmente para solicitarles la información que necesitamos conocer. La información gira en torno a tres aspectos:

Condiciones económicas.

• • • Precio por unidad y por lote.
    • Descuento comercial.
    • Rappels y su aplicación.
    • Gastos de envases y embalajes.
    • Gastos de transporte y seguro.
    • Forma de pago.
    • Recargo por aplazamiento del pago.

Condiciones técnicas.

• • • Características técnicas.
    • Calidad.
    • Embalajes especiales.
    • Instalación y montaje.
    • Tiempo de garantía.
    • Formación de los usuarios.
    • Repuestos y mantenimiento postventa.

Servicios postventa.

• • • Plazo de entrega.
    • Devolución de excedentes.
    • Revisión de precios.
    • Otros servicios.
• Solicitud de ofertas y presupuesto.- Es un paso obligado para evitar tomar decisiones que puedan afectar a la economía de la empresa Solicita cotizaciones de los fabricantes y proveedores del producto identificado que cubra todas las especificaciones técnicas requeridas. La fase de petición de ofertas y presupuesto, dentro del proceso de compras, es una práctica que realizan las empresas en los casos siguientes:
  • Cuando inicia por primera vez la actividad.
  • Cuando tiene que comprar un producto nuevo.
  • Cuando no está satisfecha con los proveedores habituales.
  • Para ampliar la cartera de proveedores.
  • Para responder a la publicidad recibida.

Sin embargo, como el proceso de petición de ofertas supone un coste económico, nos aseguraremos de enviar la solicitud sólo a proveedores cuya respuesta incluya una oferta de nuestro interés y evitaremos dirigirnos a los que puedan denegar nuestra solicitud. Además, dependiendo de la política de compras que adopte la empresa también existen varios factores que influyen cuando de decide comprar al fabricante, al mayorista o a ambos. Estos factores son:

• • El tipo de producto.
  • La cantidad solicitada en cada periodo.
  • La ubicación de la tienda.
  • Los servicios ofrecidos por el proveedor.

Para conocer el coste unitario de los materiales que figuran en la oferta o presupuesto enviado por el proveedor, la mayoría de las veces es preciso hacer unos cálculos previos respecto a elementos como rappels, embalajes, portes, etc., que aparecen reflejados en la misma oferta o factura y son comunes a todos los artículos en ella incluidos. Este proceso se conoce como “prorrateo de gastos comunes”, que consiste en repartir proporcionalmente descuentos, embalajes, portes, etc… entre los distintos artículos.

• Evaluación de las ofertas recibidas. Una vez recibidas las ofertas hay que estudiarlas, analizarlas, compararlas y examinarlas.
• Selección del proveedor. Los factores que se comparan durante la fase de selección son el precio, la calidad, las condiciones y las garantías personales de la empresa que suministrará el producto.
• Negociación de las condiciones. Durante esta fase se comentan y especifican algunos puntos de la oferta que pueden ser negociables.

6.1.2.-2ª Etapa.-LA COMPRA O ADQUISICIÓN.-

Tendremos en esta etapa la fase específica de adjudicación del contrato y solicitud del pedido: Selecciona a un proveedor de entre las cotizaciones enviadas y realiza el contrato de compra. Cuando el comprador y el vendedor llegan a un acuerdo deben formalizar un documento que comprometa a ambas partes (contrato de compraventa o pedido en firme).

Esta importante etapa comprende el conjunto de acciones para ejecutar la decisión de compra tomada anteriormente y la ejecución de la compra  Esta actividad tiene por objetivo realizar las adquisiciones de materiales en las cantidades necesarias y económicas en la calidad adecuada al uso al que se va a destinar, en el momento oportuno y al precio total más conveniente.

Se trata de la compra propiamente dicha, como acto comercial y jurídico por excelencia con sus fases de investigación del mercado de proveedores, la negociación, elección y pedido.

Se deben considerar con atención las clausulas de los contratos de compra al efectuar los pedidos, teniendo en cuenta no solo lo concerniente a las especificaciones de calidad, cantidad, precio y plazo de entrega, sino también tener muy presentes todo lo relacionado con las tasas o impuestos a aplicar, los embalajes y transportes, las condiciones de pago, las garantías y penalizaciones, las formulas de revisión de precios, el suministro de piezas de recambio, las condiciones del servicio postventa e incluso la  posterior formación de los usuarios.

Los principales objetivos específicos de esta actividad son:

• Mantener la continuidad del abastecimiento;
• Pagar precios justos, pero razonablemente bajos por la calidad adecuada;
• Mantener existencias económicas compatibles con la seguridad y sin prejuicios para la empresa;
• Evitar deterioros, duplicidades, desperdicios, etc., buscando calidad adecuada;-
• Buscar fuentes de suministros, alternativas y localizar nuevos productos y materiales;
• Mantener costos bajos en el departamento, sin desmejorar la actuación;-
• Estudiar e investigar nuevos procedimientos continuamente; preocuparse por la permanente capacitación del personal; y, mantener informado al gerente de logística o gerente general acerca de la marcha del departamento.

6.1.3.-3ª Etapa.-LA OBTENCIÓN DE LA COMPRA.-

La obtención empieza con el pedido y tiene por finalidad contribuir a la continuidad de las actividades, evitando demoras y paralizaciones, verificando la exactitud y calidad de lo que se recibe. En esta etapa es primordial el seguimiento del pedido y los acuerdos. Se hace para verificar que hemos recibido todo el material solicitado, que se corresponde a las características detalladas en el pedido y que se han suministrado a tiempo.

En este caso, suele ser interesante la incorporación de un puesto de trabajo que desempeñe la función del perseguidor de pedidos. Es importante el seguimiento y control  postcompra. Luego de ejecutada la compra debe mantenerse un  control del producto o servicio durante todo el ciclo de suministro y  posterior consumo o uso con vista a detectar posibles fallos que puedan ser objeto de reclamación. Por tanto, debe establecerse e implementarse un sistema de inspección u otras actividades similares en donde necesariamente deberán participar aquellas personas que tienen que ver directamente con la utilización del producto.

El comprador-perseguidor  deberá comprobar del proveedor los plazos de entrega de materiales contratados, así como vigilar el control cualitativo de la calidad del proveedor y  el control cuantitativo de la cantidad contratada. Realizando las reclamaciones pertinentes.

Asimismo el comprador deberá comprobar la exactitud de los términos de los albaranes de entrega del proveedor y dar su aprobación y conformidad a la aceptación de las correspondientes facturas emitidas por el proveedor en cuestión, con respecto al precio, especificaciones , condiciones de compra y cantidades solicitadas.

6.1.4.-4ª Etapa.-EL ALMACENAMIENTO.-

Es la primera de las operaciones posteriores a la compra Implica la ubicación o disposición, así como la custodia de todos los artículos del almacén, que es la actividad de guardar artículos o materiales desde que se producen o reciben hasta que se necesitan o entregan. La función de un responsable como Jefe de Almacenes y Expediciones es conveniente. Los principales aspectos de esta actividad son:

• Control de la exactitud de sus existencias. Recepción cualitativa y cuantitativa de los productos, accesorios y mercancías compradas o de los trabajos realizados.
• Reclamaciones y devoluciones
• Mantenimiento de la seguridad contra imprevistos y robos.
• Conservación de los materiales.
• Reposición oportuna.

6.1.5.-5ª Etapa.-EL DESPACHO O DISTRIBUCIÓN.-

Como operación paralela a la compra tendremos la entrega de los suministros a sus solicitantes. También conocida como Expediciones. Consiste en atender los requerimientos del usuario, encargándose de la distribución o entrega de la mercancía solicitada.

Para que los requerimientos de los usuarios sean atendidos con prontitud, es necesario contar con el embalaje o empaquetado  para asegurarnos de que las cantidades y calidades de los artículos o materiales sean correctas. Es igualmente importante en esta función asegurar el control de la exactitud de los artículos que se despachan, así como la rapidez de su ejecución para cumplir con los plazos solicitados.

6.1.6.-6ª Etapa.- EL CONTROL DE EXISTENCIAS O STOCKS.-

Como objetivo de esta actividad debemos plantear el asegurar una cantidad exacta en abastecimiento en el lugar y tiempo oportuno (“just in time: JIT), sin sobrepasar la capacidad de instalación.

Con un control preciso y exacto se garantiza un control efectivo de todos los artículos de abastecimiento. Se trata de realizar una adecuada gestión y organización de los almacenes, realizando una optima rotación de las existencias y estandarizando aquellos productos que puedan ser normalizados, gracias su proliferación y consumo

6.1.7.-7º Etapa.-LA UTILIZACIÓN DE DESPERDICIOS.-

Los desperdicios y mercancías obsoletas se deberán vender o reutilizar, si fuera factible,  con el fin de tomar las medidas más ventajosas para la empresa. Se trata de la recuperación y enajenación de materiales modificados, desperdicios y sobrantes de fabricación y de materiales en desuso u obsoletos