EL TIEMPO DE LOS DIRIGENTES: SU GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN

1.-INTRODUCCIÓN.-

Todos somos conscientes de la sentencia de “EL TIEMPO ES ORO”. Sin embargo, mas bien, pocos dirigentes lo tienen en cuenta al administrar su tiempo en el desempeño de su trabajo como profesionales, y, seguramente, en su propia vida particular.

Recomiendo como continuación de este artículo la lectura del titulado: “Metodología capaz para una administración del tiempo”

Fruto de mi experiencia como consultor en programas de capacitación y procesos de coaching para líderes empresariales, he podido comprobar que la administración del tiempo es uno de los factores clave para la superación personal, y la mejora organizacional, siendo uno de los factores más señalados a la hora de comprobar el estilo de dirección y capacidad de liderazgo de los dirigentes.

Por ello, he de recomendar encarecidamente, la dedicación prioritaria a controlar la utilización del tiempo durante la jornada laboral, ya que es importantísimo para alcanzar una eficacia y eficiencia optima como responsable en dirección.

Es indudable que de nuestra capacidad de cambiar de hábitos deriva la mejora de la administración del tiempo, siendo necesario reconocer la ecuación de que toda persona u organización debe resolver a cada momento, el equilibrio entre lo “Urgente” y lo “Importante”, entre el “Hoy” y el “Mañana”.

Muchas veces, priorizamos los resultados a corto plazo  y ponemos en riesgo nuestro bienestar a largo plazo. Por tanto, necesitamos pensar en una manera de manejar el tiempo que desplace a los métodos tradicionales basados primordialmente en la Urgencia y la Eficiencia y alcanzar un nuevo modelo que se asiente en la Importancia y la Efectividad.

La mayor parte de los enfoques tradicionales para administrar del tiempo están orientados por una lógica de corto plazo. Está cambiando el paradigma de las empresas ya que estamos eliminando la red laboral que tejieron nuestros padres, puesto que paulatinamente se va imponiendo la flexibilidad horaria. Actualmente los trabajadores de las empresas emergentes ya no tienen que cumplir horarios. Pueden trabajar con un portátil desde cualquier lugar. Ahora se les mide por objetivos cumplidos.

2.-ESTUDIO DEL TIEMPO LABORAL Y SU PRODUCTIVIDAD.-

Recientemente  ha sido elaborado el segundo Estudio de Comportamiento Laboral de los Trabajadores Españoles, sobre una muestra de más de 100 empresas y 3.770 trabajadores. Del estudio y su correspondiente análisis se obtuvieron datos sobre la pregunta clave: ¿Cuánto tiempo pasamos en la oficina y cuánto somos productivos?, con lo que debemos considerar las conclusiones siguientes:

• Nos pasamos una media de 9 horas y 19 minutos en nuestro puesto de trabajo, pero nuestra productividad es sólo de 6 horas y 34 minutos, que redondeando equivale a perder un 30% de nuestro tiempo de trabajo cada día.
• Por otro lado, los españoles somos más eficientes los viernes. Según los datos, éste es el día más eficiente de la semana con un 87% del tiempo total dedicado a actividades productivas “El hecho que muchas empresas hagan jornada intensiva los viernes, hace que los trabajadores sean más eficientes por las mañanas.
• Por su parte, la franja horaria en la que somos más productivos es entre las 12:00 y las 13:00 del mediodía.
• En lo que a los meses se refiere, en agosto perdemos una hora de productividad al día respecto al mes de febrero. Según el estudio, febrero es el mes más productivo del año y agosto el menos productivo. En agosto, dedicamos el 86% de nuestro tiempo activo a tareas productivas mientras que en febrero el dato sube hasta el 90%.
• Otro dato que refleja el estudio es que los españoles no dedicamos ni siquiera un minuto y medio a trabajar ininterrumpidamente en un mismo programa informático. El TMA, o Tiempo Medio por Actividad, representa el tiempo en que se trabaja sin interrupción en una misma herramienta ofimática y en España concretamente es de un minuto y 21 segundos.
• Del estudio también se desprende que perdemos una hora cada día en micro pausas (inferiores a diez minutos).

3.-LOS CONCEPTOS SOBRE EL TIEMPO.-

Cada dirigente tiene un concepto diferente sobre su trabajo profesional en una escala de valores de las actividades humanas implicadas, así como sobre el rendimiento que puede lograr del desempeño de su trabajo.

Los conceptos básicos que un dirigente debe considerar para gestionar con eficacia el tiempo son:

• Todo el empeño de un buen dirigente debe estar orientado a optimizar el empleo de su propio tiempo.
• Así obtendrá el máximo rendimiento de la cuota fijada de tiempo de que dispone. La eficacia conseguida le conducirá al éxito profesional.
• El uso racional del tiempo permite disminuir el esfuerzo personal y consiguiente cansancio, condiciones necesarias para una buena salud física y psíquica.

A continuación mencionaremos diversos conceptos sobre la gestión del tiempo que conviene tener muy presentes para enfocar correctamente su administración sin caer en errores de concepto que pueden distorsionar la capacidad de lograr una buena administración del tiempo del dirigente, a saber:

• Manejar bien el tiempo es cuestión, sobre todo, de trabajar deprisa. No. Manejar bien un recurso escaso es cuestión de rentabilizarlo empleándolo en aquello que pueda producirnos más recursos.
• La mayoría de las personas pueden resolver sus problemas de tiempo trabajando más horas. No. No es cosa de trabajar más tiempo, sino de trabajar más inteligentemente. De nada sirve dedicar más tiempo si no es aumentando los resultados.
• Los que se concentran en trabajar eficientemente son los más eficaces. No. Es cuestión de hacer las cosas adecuadas, no simplemente de hacer algo adecuadamente.
• Manejar el tiempo es cosa, sobre todo, de reducir el tiempo empleado de diversas actividades. No se trata tanto de reducir el tiempo en determinadas cosas como de invertirlo en las que, por su repercusión sobre los objetivos, interesa realizar.
• Hacer varias cosas a la vez garantiza un uso óptimo del tiempo. No. No se pueden hacer eficazmente, en general, varias cosas a la vez. Resulta más eficaz concentrar tiempo y esfuerzo en una sola, terminarla y abordar otra con igual concentración.
• Mi trabajo implica trato con gente y, como todo el mundo es importante, no puedo establecer prioridades. No. Una cosa es tratar bien a todo el mundo y otra distinta dar, en lo que a tiempo se refiere, el mismo trato a un cliente importante que a otro menor.
• La mayoría de las personas tienen exceso de trabajo por las propias exigencias de su puesto. No. La realidad es que el tiempo nunca es suficiente para realizar todo cuanto se desearía hacer; y es preciso elegir.
• No siempre se pueden trabajar en función de prioridades. No. Siempre hay cosas más importantes que otras, por conducir más directamente a los objetivos. Y son éstas las que requieren prioridad.
• La mayoría de las actividades diarias no necesitan ser planificadas; y, en todo caso, la mayoría de la gente no podría hacerlo. No. La planificación es sólo una forma mejorada de previsión. La elección está entre prever o dejarse llevar. Y obviamente, siempre cabe establecer una previsión. Lo que no quiere decir que esa previsión deba ser respetada ciegamente si más tarde surge una actividad alternativa de mayor interés.
• De ordinario, solemos saber en qué empleamos nuestro tiempo y cuáles son las causas que hacen que lo perdamos a veces. No. Es raro encontrar a personas que tienen una conciencia medianamente precisa de en qué han empleado su tiempo o de las causas que le ha hecho no utilizarlo según su propio criterio.
• Los individuos más atareados y activos son los que obtienen los mejores resultados. No. La eficacia puede hacer obtener mejores resultados que el trabajo duro. Es evidente que, a igualdad de eficacia, una mayor actividad produce mejores resultados. Pero una gran actividad, por si misma no garantiza nada.
• La simplificación de las funciones directivas es una buena manera de ahorrar tiempo. No. El tiempo que es ahorrado en estas funciones se compensará sobradamente con él que se perderá sin duda los problemas surgidos como consecuencia de una mala dirección.
• El intento de controlar el tiempo lleva a perder muchas oportunidades inesperadas pero interesantes. No. Una oportunidad no prevista pero interesante debe ser siempre atendida. Lo importante es hacerlo de modo deliberado, y no compulsivamente.
• Manejar bien el tiempo supone trabajar como un robot. No. La libertad, característica que nos distingue de las máquinas, se preserva, precisamente, con la elección deliberada del empleo de nuestro tiempo. Y no, dejándonos arrastrar las circunstancias.
• Las personas de mayor responsabilidad deben trabajar más tiempo para dar ejemplo. No. La responsabilidad, la dificultad o la calidad del trabajo no tiene porqué manifestarse en mayor cantidad de horas trabajadas.
• Mi responsabilidad me exige estar siempre disponible para quien me necesite. No. La responsabilidad y la disponibilidad son dos conceptos independientes. Tampoco se puede estar disponible simultáneamente para más de una persona.
• Probablemente, la calidad de las decisiones se podría mejorar tomándolas con más tiempo. No. Una vez recogida la información suficiente, cuanto más tiempo se deje pasar, menos eficaz resultará la decisión. Nunca se dispondrá, por otra parte, de toda información que se querría tener.
• La gente de más nivel jerárquico puede tomar, habitualmente, mejores decisiones. No. A mayor jerarquía  mejora, habitualmente, la visión de conjunto. Pero se pierde información de detalle. Se está más lejos del problema y la información puede perder calidad.
• Delegando se libera un montón de tiempo, lo que permite aliviar responsabilidades. No. La delegación debe suponer, a plazos medios y largo, un importante ahorro de tiempo. Pero no alivia las responsabilidades, que se mantienen íntegramente, sin perjuicio de que también las asuma íntegramente la persona a quien se delega.
• Hacerlo uno mismo permite ahorrar tiempo. En otras palabras, sigue siendo un buen consejo “si lo quieres bien hecho, hazlo tú mismo”. No. Dirigir no es hacer las cosas uno mismo sino conseguir resultados a través de un equipo. Cada uno tiene capacidad y habilidades distintas y limitadas. Si no desarrollan y se capacitan los subordinados, se está hipotecando la capacidad del equipo de obtener resultados importantes. Por otra parte, mientras más cosas hace uno mismo, menos hará el equipo, que acabará atrofiado, sin asumir responsabilidades nuevas, sin motivarse y sin implicarse seriamente en una tarea común.

4.- EL TIEMPO COMPRIMIDO.-

Desde la limitación e inestabilidad del tiempo disponible es prácticamente imposible abarcar todo el conjunto de actividades involucradas en la dirección de organizaciones empresariales.

El desarrollo de la vida en nuestra época de cambio exponencial ha introducido en nuestra vida profesional un nuevo concepto: el de prisa en el trabajo. La prisa produce en los dirigentes tensiones distorsionadoras de la personalidad y puede llegar a producir una depresión que en sus últimas consecuencias desemboca en el “surmenage” típico del hombre de empresa.

Por tanto, es vital aumentar el rendimiento del dirigente disminuyendo el propio esfuerzo, mediante un mejor aprovechamiento del tiempo.

El tiempo se ha comprimido con el paso de los años, debido a los cambios drásticos que suceden en nuestra época, especialmente respecto al desarrollo demográfico acaecido, doblándose el número de habitantes del planeta en solo el transcurso de 30 años, cuando antes se necesitaban siglos y , también, respecto al desarrollo tecnológico, de manera que el conocimiento de la humanidad requiere hoy en día escasamente 5 años para doblegarse gracias a los avances en la comunicación y su capacidad catalizadora del conocimiento.

Este fenómeno del tiempo comprimido es evidente en nuestra vida cotidiana y profesional. No tenemos tiempo. No podemos desarrollar muchas actividades que desearíamos realizar, por falta de tiempo suficiente.

El trabajo representa la mayor dedicación del tiempo consciente de nuestra existencia. Por ello, vale la pena que nos detengamos para estudiar su mejor aprovechamiento enfocando nuestro análisis en conocernos a nosotros mismos para sacar el máximo provecho del tiempo disponible.

Ganar tiempo es más importante, para los dirigentes y sus empresas, que ganar dinero. El tiempo es un recurso más crítico que el dinero en el mundo de los negocios.

La eficiencia consiste en “hacer más en menos tiempo”. Pero el supuesto subyacente es que la “cantidad” y la “velocidad” son lo mejor. Existe una diferencia vital entre eficiencia y efectividad. Ya que hacer más velozmente las cosas nos precipita más rápido al abismo de la crisis si antes no hemos verificado que estamos en el camino correcto.

La idea de que planificar y programar es indispensable para controlar las acciones de los demás, pasa por alto el hecho de que la mayor parte del tiempo nos relacionamos con otras personas a quienes no podemos controlar.

La administración tradicional del tiempo se ocupa del tiempo CHRONOS, vocablo griego que define al tiempo cronológico, lineal y secuencial. Pero la clave está en el tiempo KAIROS: tiempo apropiado o de calidad. La idea del tiempo kairos radica en el valor que se obtiene de él. No en la cantidad de tiempo chronos invertido. Por lo que reconocer las oportunidades que se nos presentan para nuestra superación personal y aprovecharlas, constituye un tiempo de calidad que escapa a la medición secuencial del tiempo chronos.

Llamaremos visión de futuro a nuestra aptitud para ver más allá de la realidad actual y convertirnos en algo que todavía no somos. La existencia de una visión de futuro es un elemento indispensable para que exista la posibilidad de superación personal y colectiva. Nadie puede encontrar motivación para superarse teniendo en cuenta sólo su situación actual. Por lo tanto, sin visión de futuro no hay motivación y sin motivación tampoco hay nadie que pueda mejorar su manejo del tiempo.

5.-CAUSAS Y SOLUCIONES DE LA PÉRDIDA DE TIEMPO.-

Seguidamente se exponen una relación de las causas que normalmente originan pérdidas de tiempo durante el desempeño del trabajo de dirección de una organización empresarial, para , a continuación, mencionar una docena de posibles soluciones que sirvan para mejorar la gestión del tiempo de los dirigentes empresariales

5.1.-CAUSAS DE LA PÉRDIDA DE TIEMPO.-

Como causas más señaladas  que producen pérdidas de tiempo en el transcurso de la jornada laboral de un dirigente empresarial, podemos citar las siguientes:

• falta de  planificación
• exceso de  papeleo
• escritorio sobrecargado
• rutina y asuntos triviales
• querer abarcar demasiado
• exceso de interrupciones
• visitantes inoportunos
• el teléfono
• las reuniones
• las visitas
• la indecisión
• dejar las cosas para otro día

Ver la diapositiva power point que se adjunta:

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5.2.-SOLUCIONES PARA MEJORAR LA GESTIÓN DEL TIEMPO.-

En cuanto a las soluciones para poder mejorar la gestión del tiempo, podemos considerar la docena que a continuación se indica:

1. Tenga siempre preparado su programa antes de iniciar la jornada. Dedicar a esa actividad los últimos minutos de la jornada precedente
2. Programe sus actividades en función de los objetivos que quiera alcanzar. no cuentan las actividades sino los resultados. no se trata de estar muy ocupado sino de terminar lo que se hace.
3. Elabore su programa en torno a los temas esenciales. respételos, mímelos. y limítese a rellenar el resto con actividades de menor importancia
4. Trate de acompasar sus actividades , en la medida de lo posible a los ciclos corporales. no se puede ser eficaz todo el día. Programe lo más importante para sus horas de mayor eficacia.
5. Programe siempre su horario por escrito. no hay memoria capaz de retener todos los detalles necesarios. tenerlos escritos aumenta , además, la implicación personal.
6. Agrupe acciones y asuntos relacionados entre sí siempre que le sea posible. acortará el tiempo necesario para atenderlos , aumentará su concentración y por tanto su eficacia.
7. Mantenga a la vista su programa de actividades diarias. Ver reiteradamente objetivos, prioridades y actividades programadas le ayudará a cumplir lo establecido
8. No vacile en tomarse largos periodos de tiempo para tareas importantes .No esté para nadie mientras las realice
9. Asegurase de asignar a cada actividad un tiempo suficiente, pero no excesivo. Recuerde la ley de Parkinson.
10. Mantenga flexibilidad para poder abordar otros asuntos de interés no previstos.
11. Incluya en su programa algún tiempo para pensar. Lo necesita
12. Incluya también un tiempo fijo para la lecturas profesionales. De lo contrario, nunca encontrará el momento para hacerlo

Se adjunta una representación power point con las doce soluciones mencionadas:

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6.-PRINCIPIOS Y CARACTERÍSTICAS PARA ADMINISTRAR EL TIEMPO.-

Para aprender a valorar el tiempo y a planificar el estudio y el trabajo, tanto a corto como a medio y largo plazo, es imprescindible:

1. Identificar metas, objetivos y prioridades.
2. Conocer las prácticas habituales en cuanto a la organización y planificación del tiempo.
3. Conocer el ciclo vital de trabajo y adaptar la planificación del tiempo.
4. Seleccionar las estrategias más idóneas para alcanzar las metas, los objetivos y las prioridades.
5. Lograr habilidades suficientes en la administración del tiempo que sirvan tanto en la vida académica como en la vida profesional.

6.1.-LOS PRINCIPIOS.-

Los PRINCIPIOS BÁSICOS para administrar con eficiencia el tiempo son:

• Una lista de las actividades de una semana completa, tomada con incrementos de 15 minutos cada una, facilita la utilización efectiva del tiempo.
• Esta comprobado y es un principio fundamental de la planificación del tiempo, que toda hora empleada en planificar eficazmente ahorra de tres a cuatro horas de ejecución y produce mejores resultados.
• Una técnica recomendable para administrar mejor el tiempo, es utilizar los últimos 20 minutos de la jornada laboral en planificar el día siguiente.
• El tiempo del dirigente rara vez se utiliza exactamente como él lo planifica. Pero se debe procurar, dentro de lo posible, respetar las actividades y compromisos establecidos.
• Los resultados más efectivos se logran teniendo objetivos y programas planificados, más que por la pura casualidad.
• El tiempo disponible debe ser asignado a tareas en orden de prioridad, o sea que los dirigentes deben utilizar su tiempo en relación a la importancia de sus actividades.
• El establecer un determinado tiempo o fechas límites para cumplir con los compromisos de los dirigentes, ayuda al resto del grupo de trabajo a sobreponerse a la indecisión y a la tardanza.
• Evitar perder de vista los objetivos o los resultados esperados y concentrar los esfuerzos en cada actividad.
• No confundir movimientos con realizaciones y actividades o acciones con resultados.
• El tiempo utilizado en dar respuesta a problemas que surgen debe ser realista y limitado a las necesidades de cada situación en particular, ignorando aquellos problemas que tienden a resolverse por sí mismos lo que puede ahorrar mucho tiempo.
• Posponer o aplazar la toma de decisiones puede convertirse en hábito que desperdicia tiempo, se pierden las oportunidades y aumenta la presión de las fechas límite establecidas.
• Las actividades de rutina de bajo valor para el logro de los objetivos generales deben ser delegadas o eliminadas hasta donde sea posible.
• Las actividades similares se deben agrupar para eliminar la repetición de acciones y reducir las interrupciones a un mínimo como contestar o hacer llamadas telefónicas.
• El mantener a la vista la agenda del día facilita el administrar correctamente el tiempo.
• El registro de como se piensa utilizar el tiempo en el día, en la semana o en el mes debe ser detallado, ya que omitir detalles es tan perjudicial para los objetivos del registro del tiempo, como confiar en la memoria o establecer metas irreales.

6.2.-LAS CARACTERÍSTICAS.-

Las CARACTERÍSTICAS de un emprendedor que administran eficientemente el tiempo son:

• Recopilan toda la información existente sobre el tema en cuestión, e invitan a una mesa de trabajo a los involucrados y expertos en la materia.
• Delegan con claridad y precisión para asegurase que se ha comprendido lo asignado.
• Establecen los objetivos de las decisiones que se tomen.
• Establecen los posibles cursos de acción que permitan alcanzar los objetivos en el tiempo más corto.
• Definen alternativas de acción y previenen posibles consecuencias positivas y negativas.
• Analizan y eligen la que parece la mejor opción en cada caso.
• Llevan un control de lo delegado, mediante informes sobre lo realizado, para asegurase que se están logrando los resultados planificados.
• Dan seguimiento diario a la lista de pendientes

Es importante recordar que la administración del tiempo es esencialmente un esfuerzo de grupo que requiere la coordinación de actividades, el ayudarse unos a otros, la sincronización conjunta de esfuerzos para asegurar los resultados esperados.

Administrar el tiempo eficazmente, es una habilidad, que se puede desarrollar por la mayoría de las personas que se lo propongan.

7.-RECOMENDACIONES PARA CONTROLAR EL TIEMPO PERSONAL DE UN DIRIGENTE.-

La administración del tiempo, es uno  de  los recursos más apreciados. Sin embargo, se trata de un bien que no se puede ahorrar, sino que pasa, no retrocede y es imposible de recuperar. Si  se malgasta, se derrocha algo muy valioso.

Particularmente para mí, siempre ha sido vital el control de la distribución del tiempo, buscando ser más eficaz y eficiente en mi trabajo. Como recomendación  para mantener actualizado nuestra administración del tiempo durante nuestra jornada laboral, les sugiero la aplicación y utilización de los siguientes pasos:

• Realizar, con ayuda de la secretaria u otro colaborador, un análisis de la distribución de mi tiempo durante una semana completa. Este análisis se debe hacer, por lo menos una vez al año, siendo primordial ejecutarlo a los tres meses de la incorporación a un nuevo puesto de trabajo.
• Disponer de una planificación a medio y largo plazo, fijando en nuestro horario las fases mas rutinarias e imprescindibles, como: dirección itinerante, firmas, descanso, reuniones, entrevistas evaluacion, y tiempo para pensar.
• Disponer siempre de una lista de las actividades de una semana completa.
• Disponer siempre, realizada a última hora del día anterior, la lista de los trabajos a realizar en el día, desglosados en rutinarios, urgentes, necesarios y posibles.
• Utilizar los últimos minutos de trabajo,  en planificar el día siguiente.
• Procurar, dentro de lo posible, respetar las actividades y compromisos establecidos.
• Ejecutar lo primero aquellos trabajos que sean más incómodos, dejando para el final los mas gustosos, siempre que sea posible.
• Blindar un tiempo a poder ser de una hora para centrarse en pensar sin ser molestado.
• Ignorar aquellos problemas que tienden a resolverse por sí mismos.
• Las actividades de rutina de bajo valor para el logro de los objetivos generales son delegadas o eliminadas hasta donde sea posible.
• Las actividades similares se agrupan para eliminar la repetición de acciones y reducir las interrupciones.
• Ocuparse del seguimiento diario a la lista de pendientes

Como podéis comprobar, se trata de un compendio de rutinas que he ido aplicando y mejorando durante el transcurso de mi vida profesional, y que sirvieron perfectamente para conseguir ser eficaz y eficiente en el desempeño de mi trabajo como dirigente, consultor  y coacher de empresas.

Seguidamente por medio de una representación power point  describimos el proceso, con sus pasos o fases, que nos parecen más adecuados  para  mejorar la gestión del tiempo de un dirigente:

Descarga mejora _tiempo

1. Registrar diariamente tareas e interrupciones durante 15 días.
2. Estudiar el registro anterior eliminando las actividades que consuman más tiempo y que aporten menos valor añadido.
3. Establecer metas y objetivos claros y no dispersarse por lo que aparezca “en el camino”.
4. Examinar la propia actitud y comportamientos  y eliminar los negativos (desorden, tratar de abarcar demasiado, caer en la trampa de la urgencia, admitir interrupciones, escasa delegación, etc…)
5. Establecer un plan de mejora

• programación diaria /semanal de tareas.
• organización/orden/limpieza de despachos
• delegación de tareas a colaboradores
• eliminación de tareas no productivas
• control y filtro de las interrupciones
• programar adecuadamente el tiempo