1.-INTRODUCCIÓN A LAS TRES «Es».-
El intento de racionalizar y hacer eficiente el trabajo ha estado presente a lo largo de la historia de la teoría de las organizaciones, especialmente en el mundo de las empresas privadas.
A finales del siglo XIX y principios del XX estaba de plena actualidad la denominada “organización científica del trabajo“(teoría taylorista), aplicada a labores manuales, repetitivas, de los procesos de producción. Los métodos de trabajo se estudiaban y se dividían en operaciones elementales con medición de tiempos por parte de los ingenieros, y se ejecutaban por los trabajadores, incentivados por mejores resultados y mayores salarios
En el ámbito administrativo y gerencial, los términos eficiencia, eficacia y efectividad son utilizados frecuentemente.
Coloquialmente y como frase objetivo las llamo » LAS TRES ES»
Sin embargo, la mayoría de las veces, la interpretación de los mismos, obedece a breves reseñas de algunos especialistas que no son de uso cotidiano, por lo que pueden ser sujetas a interpretación, especialmente cuando se da por sentado que la instrucción ha sido entendida, basados en el hecho de que se habla en el mismo idioma.
Son numerosas las acepciones que pueden tomar las palabras evaluadas en el presente artículo, las cuales dependen del área en que se aplique.
Como curiosidad de la importancia de estas tres Es, citaré que este artículo lo edité el 28/11/2013, habiendo sido visitado 27.580 veces desde entonces con un promedio anual de 7.768 entradas, es decir más de 20 al día. Anteriormente formó parte de mi primer blog editando el artículo el 19/08/2010, logrando un total de 24.007.
Como ejemplo adjunto una tabla de B.Sander donde define e indica la etimología de los conceptos de la eficacia, eficiencia, efectividad y relevancia
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Por tanto, trataremos seguidamente, de clarificar los tres conceptos y sus diferencias , entendiendo que es necesario realizarlo dadas las equivocaciones que usualmente se producen al juzgar o evaluar el desempeño del trabajo o en otras aplicaciones.
2.-CONCEPTO DE EFICIENCIA.-
Podemos definir la eficiencia como la relación entre los recursos utilizados en un proyecto y los logros conseguidos con el mismo.
“Capacidad para lograr un fin empleando los mejores medios posibles”: no siempre eficacia es sinónimo de eficiencia.
Se entiende que la eficiencia se da cuando se utilizan menos recursos para lograr un mismo objetivo. O al contrario, cuando se logran más objetivos con los mismos o menos recursos.
Aplicable preferiblemente, salvo contadas excepciones a personas y de allí el término eficiente. El ser eficiente necesariamente implica haber actuado con eficacia, es decir eficiencia implica eficacia y la eficacia no siempre implica eficiencia.
Seguidamente consideraremos las diferentes acepciones del término eficiencia según se trate del área donde se aplique, a saber:
- Lo verdaderamente importante para los directivos empresarios, es la eficiencia, es decir maximizar ganancias minimizando los costos de producción. Cuando se analiza y evalúa la gestión de un dirigente se dice que es eficiente, con una dimensión interna, de manera que hace las cosas bien, con el mínimo esfuerzo y consumo de recursos.
- En física, la eficiencia o rendimiento de un proceso o de un dispositivo es la relación entre la energía útil y la energía invertida.
- En economía, la eficiencia es la cantidad mínima de inputs (horas-hombre, capital invertido, materias primas, etc.) para obtener un nivel dado de outputs (ganancias, objetivos cumplidos, productos, etc.)
- En Administración: Podemos definir la eficiencia como la relación entre los recursos utilizados en un proyecto y los logros conseguidos con el mismo. Se entiende que la eficiencia se da cuando se utilizan menos recursos para lograr un mismo objetivo. O al contrario, cuando se logran más objetivos con los mismos o menos recursos.
- En agricultura, la eficiencia del riego es el porcentaje del volumen de agua derivada en un sistema de riego con relación al volumen de agua efectivamente utilizado por las plantas.
- En estadística, la eficiencia de un estimador es una media de su varianza.
- En Salud, la eficiencia se refiere a la consecución de un objetivo sanitario a un mínimo costo.
Como orientación para una valoración se podría considerar los Indicadores de Eficiencia siguientes:
INDICE O EFICIENCIA GLOBAL= Eg ( indice de competitividad)
Ra Resultado actual de la empresa
Eg = ——- = —————————————————–
Rm Resultado mejor de la competencia
Se evalúan las ventas, el valor añadido, el beneficio, la producción, el cash-flow,etc., por empleado, por unidad.
Rp Ra
Eg = —— x ——- = Ee x Eo
Rm Rp
Rp = Resultado potencial u optimo de la organización empresariales
Ee = Indicador de eficiencia estratégica o externa
Eo = Indicador de eficiencia operativa o interna
Se adjunta en Word estas fórmulas de los indicadores de eficiencia mencionados
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El modelo para la mejora de la eficiencia se apoya en tres conceptos : personas, procesos y clientes.
La eficiencia de la organización se logra con:
- Personas y recursos de naturaleza tangible e intangible propio de las diferentes redes de flujos de la organizaciones
- Personas competentes o con capacidades, es decir con actitudes, aptitudes (conocimientos esenciales), habilidades y experiencias.
- Eliminando el trabajo entre el cliente y la persona que añada valor y que pertenezca a la organización
- Actuando con flujos rápidos, efectivos y continuos de actividades que añadan valor al producto o al servicio para el cliente con procesos eficientes, vía análisis de actividades y de valor.
- Organización horizontal, ajustable y flexible, con personas motivadas , comprometidas y con capacidad efectiva de decisión o con poder y liderazgo. (empowerment)
- Orientación hacia el cliente y lograr su satisfacción.
Se incluye una diapositiva en power point representando lo anterior
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3.-CONCEPTO DE EFICACIA.-
La eficacia, podemos definirla como el nivel de consecución de metas y objetivos. La eficacia hace referencia a nuestra capacidad para lograr lo que nos proponemos.
Citaremos las siguientes definiciones:
- Según Idalberto Chiavenato, la eficacia «es una medida del logro de resultados«.
- Para Koontz y Weihrich, la eficacia es «el cumplimiento de objetivos«.
- Según Robbins y Coulter, eficacia se define como «hacer las cosas correctas«, es decir; las actividades de trabajo con las que la organización alcanza sus objetivos.
- Para Reinaldo O. Da Silva, la eficacia «está relacionada con el logro de los objetivos/resultados propuestos, es decir con la realización de actividades que permitan alcanzar las metas establecidas. La eficacia es la medida en que alcanzamos el objetivo o resultado»
- Simón Andrade, define la eficacia de la siguiente manera: «actuación para cumplir los objetivos previstos. Es la manifestación administrativa de la eficiencia, por lo cual también se conoce como eficiencia directiva«.
- El Diccionario de la Real Academia Española nos brinda el siguiente significado de Eficacia:” Capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera” .
- Finalmente, «Eficacia es hacer lo necesario para alcanzar o lograr los objetivos deseados o propuestos«
Por tanto, una empresa, organización, producto o persona es «eficaz» cuando es capaz de hacer lo necesario para lograr los objetivos deseados o propuestos.
- “Capacidad para obrar o para conseguir un resultado determinado”.
- «Capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera, sin que priven para ello los recursos o los medios empleados». Esta es una acepción que obedece a la usanza y debe ser reevaluada por la real academia; por otra parte, debe referirse más bien a equipos.
Cuando se dice que se es eficaz, se hace con una dimensión externa, considerando que cumple con los objetivos previstos, estando bien relacionado o adaptado con el entorno. En términos generales, se habla de eficacia una vez que se han alcanzado los objetivos propuestos
Eficaz: hacer las cosas bien, con los mejores métodos posibles para lograr el objetivo.
El término eficaz es un adjetivo utilizado para señalar la capacidad o habilidad de obtener los resultados esperados en determinada situación. Aplicado para personas e individuos, también puede ser eficaz un dispositivo, un tipo de tecnología, un fenómeno natural y diversas cosas ya que no es necesariamente una posibilidad humana.
Eficaz tiene relación con la idea de efecto ya que es un vínculo directo entre causa y efecto o estímulo y efecto. A determinada acción le seguirá siempre un resultado, es decir, un efecto. Cuando ese efecto o resultado es el apropiado y el buscado, la acción se transforma en una acción eficaz.
El término eficaz se utiliza en gran parte en ámbitos profesionales y empresariales en los cuales la aplicación de ciertos tipos de estrategias está directamente vinculada con la obtención de resultados que beneficien a la actividad planificada.
La eficacia tiene que ver con optimizar todos los procedimientos para obtener los mejores y más esperados resultados.
Por lo general, la eficacia supone un proceso de organización, planificación y proyección que tendrá como objetivo que aquellos resultados establecidos puedan ser alcanzados.
El término de eficacia se aplica principalmente a ámbitos en los que las acciones tienen que tener resultados específicos y controlados, tal es el caso de los ámbitos empresariales y comerciales. En este sentido, la eficacia de una acción buscará en primer término acceder a los recursos, métodos y procedimientos apropiados que generen las mejores consecuencias para la actividad específica.
4.-DIFERENCIAS ENTRE EFICIENCIA Y EFICACIA.-
A veces se suele confundir la eficiencia con eficacia, y se les da el mismo significado; y la realidad es que existe una gran diferencia entre ser eficiente y ser eficaz.
Podemos definir la eficiencia como la relación entre los recursos utilizados en un proyecto y los logros conseguidos con el mismo. Se entiende que la eficiencia se da cuando se utilizan menos recursos para lograr un mismo objetivo. O al contrario, cuando se logran más objetivos con los mismos o menos recursos
La eficacia difiere de la eficiencia en el sentido que la eficiencia hace referencia en la mejor utilización de los recursos, en tanto que la eficacia hace referencia en la capacidad para alcanzar un objetivo, aunque en el proceso no se haya hecho el mejor uso de los recursos.
Podemos ser eficientes sin ser eficaces y podemos ser eficaces sin ser eficientes. Lo ideal sería ser eficaces y a la vez ser eficientes.
Respecto a la eficacia, podemos definirla como el nivel de consecución de metas y objetivos. La eficacia hace referencia a nuestra capacidad para lograr lo que nos proponemos.
La eficacia puede ser normalmente confundida con la idea de eficiencia, pero aquí es importante señalar que esta última supone cierto nivel de eficacia aunque maximizando los recursos y la inversión de tiempo o dinero para lograr los resultados esperados.
Mientras algo puede ser eficaz porque logra obtener los objetivos para los que se llevó adelante tal acción, puede no ser necesariamente eficiente si no reconoce los mejores medios o métodos para hacer que tal resultado sea consecuencia de un uso apropiado de los recursos.
Eficaz entonces puede ser una empresa o institución en la cual se logran los resultados previstos pero con un gasto enorme y superior a lo estipulado de recursos, por lo cual la eficacia termina no siendo del todo redituable..
En el mundo de las organizaciones empresariales de las definiciones en curso, se consideran las que dicen que la EFICACIA mide los resultados alcanzados en función de los objetivos que se han propuesto, presuponiendo que esos objetivos se mantienen alineados con la visión que se ha definido.
Mayor eficacia se logra en la medida que las distintas etapas necesarias para arribar a esos objetivos, se cumplen de manera organizada y ordenada sobre la base de su prioridad e importancia.
Mientras que la EFICIENCIA consiste en la medición de los esfuerzos que se requieren para alcanzar los objetivos. El costo, el tiempo, el uso adecuado de factores materiales y humanos, cumplir con la calidad propuesta, constituyen elementos inherentes a la eficiencia. Los resultados más eficientes se alcanzan cuando se hace uso adecuado de estos factores, en el momento oportuno, al menor costo posible y cumpliendo con las normas de calidad requeridas.
La eficacia tiene que ver con resultados, está relacionada con lograr los objetivos.
La eficiencia, en cambio, se enfoca a los recursos, a utilizarlos de la mejor manera posible.
¿Se puede ser eficiente sin ser eficaz? ¿Qué tal ser eficaz sin ser eficiente? La respuesta a ambas interrogantes es afirmativa
En la vida real existen muchas organizaciones que cuentan con una gran cantidad de recursos: humanos, financieros, tecnológicos, de conocimientos, logísticos; sin embargo, por más que se esfuerzan no logran alcanzar sus objetivos. Utilizan de la mejor manera posible sus recursos pero fracasan en la consecución de sus objetivos. Otros derrochan lastimosamente sus recursos y aún así logran llegar alcanzar su objetivo. Los menos, son los que aprovechan al máximo los recursos con que cuentan y otros, aun con pocos recursos, los aplican bien y logran resultados fabulosos, logran ser productivos.
Tratando de clarificar estos dos conceptos de eficiencia y eficacia, incluyo una representación grafica en power point para comprobar la relación existente entre el grado de eficacia y eficiencia en un empleado o dirigente de una organización empresarial
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También incluyo una diapositiva power point donde se comprueban las diferencias entre la eficiencia y la eficacia de un ejecutivo según utilice bien o malgaste los recursos a su disposición y se relacione bien o mal con el entorno cambiante
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Cuando se intenta hacer más eficiente el funcionamiento del aparato del Estado, asimilándolo con la eficiencia en el funcionamiento de la Empresa Privada, se analiza a los mismos como si ambos tuvieran exactamente los mismos fines y/u objetivos. Creo que el objetivo de toda empresa privada es primordialmente el fin de lucro, luego, el proveer al consumidor de un bien que este necesita, dice necesitar, o le hicieron creer que necesita.
Radica en este punto la cualidad y eficiencia de los hombres que trabajan y diseñan la estrategia de la producción y la venta del producto o servicio. Está medianamente comprobado que a muchas empresas les interesa poco el verdadero impacto que sus productos o servicios producen en el consumidor o usuario.
Lo verdaderamente importante para los directivos empresarios, es la EFICIENCIA, es decir maximizar ganancias minimizando los costos de producción.
El Estado en cambio, necesariamente debe ser antes eficaz que eficiente. Es decir, debe producir con su gestión un impacto positivo en la población a la que se dirige.
El Estado no está para ganar dinero, sino para ser eficaz, para distribuir equitativamente, para proteger al más débil, para ser un árbitro justo en las lógicas diferencias que conviven en toda sociedad.
En síntesis, es erróneo intentar analizar el funcionamiento del Estado desde la lógica de la eficiencia. Este debe ser primero eficaz, luego si es eficiente, mejor. En cambio la Empresa privada, debe ser primero eficiente, luego también eficaz, esto es, más responsable por el impacto que su inocultable fin de lucro, muchas veces produce negativamente en la población.”
5.-CONCEPTO DE EFECTIVIDAD.-
La efectividad se define como la «Cuantificación del logro de la meta». Compatible el uso con la norma; sin embargo, debe entenderse que puede ser sinónimo de eficacia cuando se define como «Capacidad de lograr el efecto que se desea».
Es decir cuando un dirigente es efectivo se refiere a que es apto, capaz, competente, ya que hace las cosas y desempeña una acción favorable para los intereses de la organización.
Cuando se habla de efectividad, se está haciendo referencia a la capacidad o habilidad que puede demostrar una persona, un animal, una máquina, un dispositivo o cualquier elemento para obtener determinado resultado a partir de una acción.
Se aplica la cualidad de efectiva o efectividad a aquellas personas que generan a través de acciones los resultados apropiados y esperados para cada situación. Efectiva puede ser también algún tipo de invención o fenómeno, siempre y cuando demuestre que el objetivo por el cual ha sido creada puede ser cumplido de manera adecuada.
La palabra efectiva se relaciona obviamente con la noción de efectividad.
Esta noción supone la aplicación de ciertas acciones, actitudes o soluciones ante determinadas situaciones. Normalmente, esas acciones deben asegurar los resultados esperados a fin de ser consideradas efectivas. En otras palabras, también podemos decir que una actitud o respuesta efectiva es aquella que busca, como objetivo principal, lograr un efecto.
Como sucede en numerosos ámbitos laborales y empresariales, una actitud efectiva es aquella que asegura que un individuo pueda generar las consecuencias que beneficiarán más y mejor a la institución en cuestión.
Finalmente, adjuntamos una representación power point donde gráficamente se visualiza el camino de la productividad con eficacia y eficiencia pata alcanzar la efectividad.
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