DIRECCION DE ORGANIZACIONES EMPRESARIALES

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1.-GERENCIA Y SUS TIPOS.-

En este post realizaremos un análisis de las bases y fines de la actividad gerencial, definiendo el concepto de dirección y sus niveles, indicadores y fases secuenciales.
La palabra gerencia se utiliza para denominar al conjunto de empleados de alta calificación que se encarga de dirigir y gestionar los asuntos de una empresa.
El término también permite referirse al cargo que ocupa el director general (o gerente) de la empresa, quien cumple con distintas funciones: coordinar los recursos internos, representar a la compañía frente a terceros y controlar las metas y objetivos.

Existen distintos tipos de gerencia:

  • la gerencia patrimonial, que es aquella donde los puestos principales y los cargos de mayor jerarquía están en manos de los propietarios de la empresa.
  • la gerencia política, donde los puestos gerenciales se asignan en base a la afiliación y a las lealtades políticas.
  • la gerencia por objetivos, donde los esfuerzos se dirigen hacia una meta en común.

2.-LA ACTIVIDAD GERENCIAL .-

Contrariamente a lo que suele decirse la finalidad de una empresa no es la maximización del beneficio, ni tampoco obtener un beneficio de la inversión. El beneficio no es una causa sino un efecto: el resultado del rendimiento de la empresa en el terreno de la comercialización, de la innovación y de la productividad. El beneficio es un control por retroalimentacion o feedback.
Es falso pensar que, para que una empresa sea excelente, tiene que maximizar el beneficio. La realidad es que una empresa debe aplicar sistemas y tener una estructura tal que funcione con eficacia, con lo que el resultado, el subproducto obtenido, es el beneficio.

La empresa de negocios tiene fines genéricos que le son propios, a saber:

  • Poner a disposición de la sociedad productos o servicios útiles para las personas
  • Crear riqueza mediante la generación del suficiente valor económico añadido (V.A.) y su adecuado reparto
  • Promover el desarrollo personal de quienes trabajan en la empresa.
  • Garantizar la continuidad de la empresa.

En toda empresa las actividades que se realizan no se llevan a cabo de cualquier manera, puesto que, si así ocurriera, seria prácticamente imposible que la empresa alcanzase sus objetivos.
El modo como se llevan estas actividades es el proceso de dirección general o la actividad gerencial. Este proceso está integrado por diferentes especialidades que fundamentan la propia dirección empresarial, con una visión integral de la misma. Dichas especialidades consistirán en:

  • La formulación de estrategias, compuesta de sus análisis y diagnósticos, que permiten la planificación de la situación futura que se plantea alcanzar la empresa.
  • La gestión de los recursos humanos, en cuanto a la cultura organizativa, que desarrolle en el personal pautas de comportamiento y actuación acordes con la misión de la empresa, y en cuanto al fomento de la formación, promoción y motivación del personal.
  • La gestión de las operaciones de producción, marketing y finanzas, que permiten su funcionamiento en cuanto a la fabricación y comercialización de los productos o servicios, así como el control financiero de la empresa.
  • La gestión de los sistemas relacionados con el diseño de la estructura organizativa y de los sistemas de información, que faciliten las relaciones internas y externas de la empresa.

A continuarían se representa en una diapositiva power point la visión integral de la organización empresarial.

Descarga vision_integral

Se supone que la gerencia es responsable del éxito o el fracaso de un negocio. Es la unidad de la empresa que se encarga de que los integrantes del grupo subordinen sus deseos individuales para alcanzar los objetivos comunes. Para eso, la gerencia debe aportar su liderazgo, conducción y capacidad de coordinación.
Para asumir con éxito la dirección en una actividad empresarial es necesario que el ejecutivo al mando se base en su propia intuición, experiencia y conocimientos, es decir, que las decisiones empresariales tienen que salir de dentro de uno mismo, a manera de amalgama de todo lo que haya aprendido, aplicada a los hechos de la situación o del problema en estudio.
Lo que es importante es la fe y confianza en un equipo directivo unificado, avanzando todos con la mayor rapidez posible hacia un conjunto común de objetivos aceptados por todos.
Para dirigir una empresa se empieza por los fines y luego se hace lo necesario para conseguirlos, valiendo un solo criterio para juzgar a una empresa, a su director y a todo el equipo directivo: el resultado.
La rentabilidad realmente es el crecimiento y prosperidad sostenida a lo largo de un periodo prolongado pese a las incertidumbres de los negocios. En la empresa siempre hay problemas y el deber del consiste en resolverlos.
Recomiendo  leer el post de mi blog titulado “ El sistema empresarial en el siglo XXI”, donde menciono  a las “ 7 S “ de Mc Kinsey como actividades mas características de la dirección de empresas.Se adjunta una representación power point del sistema propuesto.

Descarga sistema_empresarial

Los primeros tres elementos: estrategia, estructura y sistemas de las 7 S, se consideran el hardware de la empresa, mientras que los cuatro restantes son el software: estilo, personal, conocimientos y cultura.
Mc Kinsey añadió los elementos software estudiando las empresas excelentes de U.S.A. , descubriendo que sus puntos fuertes estaban fuera de la estrategia escogida para alcanzar el fin común y los objetivos clave, el diseño de la estructura organizativa adecuada para llevar a cabo dicha estrategia y los consiguientes sistemas de información, planificación ,control y retribuciones para realizar óptimamente el trabajo.
Estos cuatro elementos adicionales son:
1. El estilo: el personal comparte un estilo común de pensamiento y comportamiento
2. El personal: se dispone de un personal capacitado, perfectamente entrenado y con las tareas adecuadas debidamente asignadas.
3. El conocimiento : todo el personal posee los conocimientos necesarios para llevar adelante la estrategia de la empresa.
4. La cultura empresarial : De forma que sean compartidos por todo el personal la misión y los mismos objetivos y valores estipulados.
En una organización empresarial se puede identificar la necesidad de la disposición de los siguientes elementos:

  • La presencia de una meta final u objetivo principal común, es decir, una misión empresarial en base a la cual se constituye una organización.
  • Un conjunto de personas y de medios, es decir, los recursos humanos y materiales que se establecen en función del objetivo común prefijado.
  • Un esfuerzo combinado, de manera que combine sus recursos para asegurar el cumplimiento de los objetivos.
  • Un sistema de dependencias y de relaciones que consiga coordinar todos los esfuerzos del total de recursos hacia la consecución del objetivo, para lo cual se definen las funciones, relaciones jerárquicas, procedimientos, sistemas y normas de disciplina.

La razón de ser y la existencia de una organización dependen estrechamente de la presencia de los cuatro elementos mencionados, y de su combinación de la manera mas adecuada, en relación a las condiciones ambientales externas en que esa organización se encuentre viviendo y actuando.
Del equilibrio de los cuatro elementos entre si y de la manera en que se combinan en relación con la situación exterior, depende la supervivencia de la organización, de tal forma que al producirse cambios en la situación exterior, deben seguirse cambios adecuados en los citados elementos, para mantener la organización eficiente, por otra parte, al variar alguno de los cuatro elementos, debe efectuarse la oportuna adaptación de todos los demás.

3.-LA DIRECCIÓN EMPRESARIAL Y SUS NIVELES.-

La definición de dirección no es nada fácil, entre otras cosas, porque el término dirección es usado para diversos conceptos, a saber:

  • El proceso de dirección dentro de una organización
  • La actividad de dirigir
  • El conjunto de ejecutivos encargados de la actividad de dirección
  • El órgano u órganos de la empresa o grupo organizado en el que reside el poder de dirección
  • El conjunto de conocimientos y experiencias referentes a la actividad de dirigir

De todas las numerosas definiciones que se han sucedido históricamente, al final me atreví a establecer mi propia definición de la Dirección, a saber:
“ La dirección es un proceso social de adaptación de los recursos de una organización, a través de un plan lógico de acción, que consiga con la máxima productividad y rentabilidad, el mantenimiento de la misión-objetivo consensuada en dicha organización.”
La responsabilidad primordial de la dirección es maximizar el rendimiento de la organización, a fin de alcanzar las metas establecidas.
Los indicadores que miden el rendimiento o funcionamiento de la organización son:

  •  EFICACIA: la medida en que una organización cumple los objetivos establecidos
  •  EFICIENCIA: la medida en que una organización usa sus recursos para alcanzar los objetivos organizativos.

La PRODUCTIVIDAD de una organización se refleja en el ratio: RESULTADOS/RECURSOS

Un gerente suele cumplir con cuatro funciones simultáneas:

  1. La planificación (se establece un plan con los medios necesarios para cumplir con los objetivos),-
  2. La organización (se determina cómo se llevará adelante la concreción de los planes elaborados en el planeamiento).
  3. La dirección (que se relaciona con la motivación)
  4. El liderazgo y el control (su propósito es medir, en forma cualitativa y cuantitativa, la ejecución de los planes y su éxito).

Se conocen tres niveles directivos, a saber:

  1. Alta Dirección.- Corresponde a altos cargos de la organización como el Presidente, Director General y directivos de más alto nivel, encargados de fijar sus objetivos y las grandes líneas estratégicas Son los máximos responsables del cumplimiento de dichos objetivos y desarrollan los planes a largo plazo de la organización empresarial, obteniendo una visión global de la empresa en un entorno económico de cambio constante; incrementando su talento y capacidad de liderazgo; organizando equipos ejecutivos de alto rendimiento; potenciando el pensamiento estratégico e impulsando el cambio en la organización de forma eficaz.
  2.  Dirección Intermedia.– Concretan las directrices de la alta dirección en planes y objetivos específicos para los niveles subordinados. Coordinan y supervisan la dirección operativa. Asumen principalmente funciones organizativas. Son los ejecutivos que se encargan cuestiones específicas para llevar a cabo los planes generales de la organización empresarial. Son los directivos de fábrica, centro de trabajo, o jefes de departamento, así como jefes de divisiones y responsables de unidades de negocio independientes.
  3. Dirección Operativa.- Se trata de los directivos o supervisores en contacto directo con los trabajadores o empleados, ocupan el nivel más bajo, responsables de asignar tareas a desempeñar, supervisando su evolución y resultados de los trabajadores, tareas rutinarias y repetitivas en el proceso productivo. Por ejemplo, jefes o directores de departamentos, encargados de talleres o líneas de producción, jefes de sección, división o equipo, jefe de almacén, jefe de ventas etc.

4.-FUNCIONES Y FASES DE LA DIRECCIÓN EMPRESARIAL.-

La dirección es un proceso compuesto de cinco funciones o actividades secuenciales tendentes a alcanzar los objetivos organizativos, a saber:

  1. PLANIFICACIÓN: Determinar los objetivos organizativos, decidir los recursos para alcanzarlos y fijar los planes de acción necesarios. La planificación puede ser a corto y largo plazo, derivándose de los objetivos a corto y medio o largo plazo de las actividades. Planificar supone un abanico de posibles soluciones a los problemas, siendo importante alentar la creatividad de los planificadores y la aplicación de sistemas que faciliten la toma de decisiones.
  2. ORGANIZACIÓN: Definir las actividades organizativas , asignar sus recursos humanos y formular las líneas de autoridad y responsabilidad. Para lograr el éxito es necesario estructurar la organización sobre una base de orientación hacia los resultados y metas establecidos. Dentro del concepto de organización, deberán definirse las características del personal necesario y sus lineas de actividad , responsabilidad, dependencias y relación con otros miembros de la organización y el entorno. Es importante utilizar la descentralizacion, la delegación y la configuración de agrupaciones al máximo, con el fin de potenciar una estructura mas comunicativa y flexible, procurando encauzar adecuadamente la estructura informal que, casi seguro, existirá en la empresa.
  3. COORDINACIÓN: Liderar al personal motivándolo y estableciendo mecanismos de comunicación entre las áreas de la organización, sincronizando y dirigiendo las actividades y los recursos para la consecución de los objetivos. Para facilitar la coordinación se utiliza la formación de comisiones o agrupaciones de ejecutivos u otros empleados, que propician la gestión participativa
  4.  CONTROL: Establecerlos cuadros de mando que permitan comparar las pautas establecidas con las reales alcanzadas y preparar acciones correctivas necesarias. En el caso del control es necesario fijar las normas de actuación, que permitan la comparación de los resultados reales con dichas normas, para proceder a las acciones correctoras pertinentes. Es conveniente que se establezca un cuadro de mando operativo, que permita a la dirección controlar las desviaciones y establecer los planes de acción que permitan la continuidad competitiva de la empresa.
  5. EJECUCIÓN: Esta actividad , aunque no sea específicamente una fase, es la acción de mandar, ordenar, dirigir en resumidas cuentas, la ejecución de los programas y planes establecidos, lo cual exige evidentemente una capacidad de mando y comunicación en la dirección.

Todas estas fases, perfectamente diferenciadas en teoría, en la realidad están estrechamente unidas y ligadas la una con la otra.  Los ciclos de acción siempre se suceden en el mismo oren de planificación, organización, ejecución, coordinación y control.  En ningún caso se puede organizar si antes no se ha planificado, ni se puede controlar si falta la organización y la ejecución. Al final, al proceder al control se cierra el ciclo para empezar de nuevo si hay modificaciones o correcciones que realizar.
Seguidamente adjunto una diapositiva power point donde se representa el procedimiento mas idóneo para efectuar un trabajo de consultoría en una empresa de tamaño medio o pequeño ( PYME).

Descarga direccion_PYME

En este caso ,las fases del proceso de asesoría las podemos definir de la forma siguiente:

  1. Estudio y diagnosis de la PYME: Analizar la misión, estructura, recursos y rentabilidad del negocio, con respecto a su coyuntura, entorno, mercado y competencia.
  2. Desarrollo de la metodología gestionada: Adaptar y desarrollar las técnicas y métodos de gestión mas eficaces a la propia empresa y su evolución futura, creando un marco o cuadro de mando adecuado.
  3. Control de gestión: Establecer una metodología de utilización, con los correspondientes análisis de desviaciones en los parámetros de gestión y mando prefijados.
  4. Planificación estratégica: Fijar los planes de acción que sirvan para mantener la rentabilidad de la empresa y sus objetivos estratégicos, reaccionando con prontitud y eficacia a las tendencias detectadas y a las posibles amenazas del entorno, logrando una mejora de la competitividad en continuidad.

Hemos visto anteriormente las cinco disciplinas: Planificar, Organizar, Mandar, Controlar y Coordinar, para lograr una eficaz gestión en la dirección de empresas. A nada que nos esforcemos, veremos como en todas lo imprescindible es la riqueza en alcanzar un alto grado de comunicación leal y sincera.

  • En el caso de PLANIFICAR, hay que desarrollar planes de acción que se derivan de los objetivos a corto y medio plazo que se fijan buscando soluciones a los problemas y desarrollando diversas alternativas. Por tanto es necesaria una clara participación de todos los elementos de la organización para tomar las decisiones adecuadas y establecer unos objetivos participativos con una fuerte motivación.
  • Con respecto a ORGANIZAR, hay que lograr una estructura organizativa bien conjuntada, fijando adecuadamente el organigrama, funciones, relaciones jerárquicas y responsabilidades del personal. La organización se basa en una fluida comunicación de las normas y procedimientos establecidos, de forma que estén sujetos a una mejora de los mismos en continuidad, manteniéndose en correcto funcionamiento en el transcurso del tiempo
  • En cuanto a la acción de MANDAR o dirigir, es reconocida la importancia de una buena comunicación, para ser un jefe-líder, que transmita con coherencia sus ideas, ordenes y objetivos a sus subordinados, manteniendo un buen dialogo con los mismos. Asimismo deberá ser capaz de seleccionar al personal y saber delegar, además de formarlos en continuidad, para lo cual deberá utilizar su capacidad de comunicación con eficiencia.
  • También la COORDINACIÓN y el CONTROL, se fundamentan especialmente en la comunicación, fijando de forma participativa las normas de actuación y control, y potenciando al máximo los lazos de comunicación que faciliten el trabajo en equipo y la comunicación entre departamentos, incluso formando grupos de trabajo adecuados.

En resumen, que para dirigir hay que ser un líder de la comunicación activa y pasiva, es decir, saber exponer sus deseos y conocimientos y saber escuchar y recapacitar sobre las ideas, críticas y colaboraciones que se reciban de los subordinados.
Un buen director además debe tener muy claro que una de las más importantes misiones que tiene es la de fomentar la comunicación en su organización, evitando todas las barreras que existan, cambiando la actitud del personal y ayudando con medios técnicos y organizativos al incremento de la comunicación interna y con el exterior de la empresa.
A resaltar, que se pueden identificar cuatro papeles o interpretaciones que los directivos suelen realizar en el ejercicio de sus funciones.
Dichos roles son :

  1. RELACIONES INTERPERSONALES: Ejercitar su liderazgo y capacidad de comunicación y coordinación de actividades con personas fuera de su propia jurisdicción
  2. TOMA DE DECISIONES: Desarrollo de estrategias de negocios, asignación de recursos, resolución de conflictos organizativos y otros procesos de negociación interna y externa.
  3. PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIÓN: Recepción, asimilación, recopilación y comunicación o difusión de la información interna y externa que maneja y recibe la organización.
  4. PRODUCCIÓN: Dirección de las necesidades operativas de la organización, fijando, ejecutando y controlando los presupuestos, planes de acción y corrección adecuados.

Es decir, que las funciones especificas de Planificar, Organizar, Coordinar y Controlar, junto a la necesaria Ejecución, siguen teóricamente validas, aunque la realidad cotidiana es que los directores generalmente no planifican y organizan sus actividades de dirección, sino que reaccionan ante los hechos o situaciones que afectan a su organización, lo cual se agrava en un medio en constante cambio como sucede en los tiempos actuales.
Luego, es necesario concebir la función de dirección a partir de lo que realmente hacen las personas responsables de la dirección, es decir, los papeles o roles anteriormente descritos .
Esta concepción de la dirección como un conjunto de papeles y actividades desarrolladas por los responsables de guiar la organización hacia el logro de sus objetivos refleja mucho mas adecuadamente la compleja realidad cotidiana de la mayoría de las organizaciones, debiendo actuar la dirección simultáneamente en los distintos subsistemas organizativos descritos.
Es decir, que podemos establecer una relación directa entre cada uno de los subsistemas de la organización y cada uno de los roles o papeles que el o los responsables de la dirección desempeñan., con lo que podremos conjuntar la visión integral de la empresa, anteriormente representada, con el subsistema de relaciones empresariales presentando sus interrelaciones en la diapositiva power point que seguidamente adjunto:

Descarga subsistemas_relaciones

 

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