1.-PRESENTACIÓN.-

Con anterioridad expuse un post de la nueva disciplina llamada “ la Gestión del Conocimiento”:GC, donde se definían el conocimiento tácito y explicito que son la principal fuente de ventajas competitivas en una organización.

Posteriormente, en otro post se definió el capital intelectual como suma de todos los conocimientos de una empresa para profundizar en el concepto de la gestión del conocimiento y su aplicación como enfoque estratégico para alcanzar los objetivos desarrollando ventajas competitivas.

Finalmente, en este post, se describe la importancia de las competencias esenciales en una organización , para terminar describiendo  el proceso de la implantación de la gestión del conocimiento en una organización empresarial.

Por tanto, les recomiendo la lectura de los  dos artículos anteriormente mencionados, a saber:

2.-GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO COMO MOTOR DEL CAMBIO EMPRESARIAL.-

La globalización de la economía y del conocimiento, gracias a la relativa facilidad de acceso a la información y del perfeccionamiento de los medios de comunicación entre las naciones, abren nuevas perspectivas de inserción competitiva de los países menos desarrollados en el nuevo orden económico internacional.

La Gestión del Conocimiento (G.C.) debe actuar como motor del cambio dentro de la organización, y anticipar los cambios en la cultura de la misma.
Como objetivo prioritario tenemos el  facilitar que los empleados y la organización apliquen su capital intelectual de la manera más eficaz posible, y se beneficien de ello.
En síntesis, los programas de la G C buscan alcanzar estos tres objetivos:

  • Hacer visible el conocimiento y mostrar su papel en las organizaciones a través de diversas herramientas: mapas, paginas amarillas o herramientas de hipertexto
  • Desarrollar una cultura intensiva del conocimiento animando conductas de compartición y actitudes proactivas de buscar y ofrecer conocimiento a lo largo de la organización
  • Construir infraestructuras de conocimiento, no sólo técnicas sino también conexiones entre gente que estimulen la colaboración

La principal misión de un programa de Gestión del Conocimiento es crear un ambiente en el que el conocimiento y la información disponibles en una organización sean accesibles y puedan ser usados para estimular la innovación y hacer posible mejorar las decisiones. La clave estaría en crear una cultura en la que ambos elementos se valoren, se compartan, se gestionen y usen eficaz y eficientemente.

El gestor del Conocimiento dentro de la empresa debe identificar y definir los roles genéricos que crean y mantienen la cultura del conocimiento, definir las competencias para cubrir esos roles, identificarlas principales competencias que son necesarias para crear conocimiento, flujos, consenso y uso. Las competencias críticas, además de las sociales y cognitivas del gestor están en su dirección (como tecnología y gestor de conocimiento tácito y explícito), y en su liderazgo (ser líder y consultor).

La creación, obtención y puesta en valor del conocimiento en la economía digital se convierte así en un reto central para las empresas, en especial para las PYMES, necesitadas de una plataforma de apoyo para acceder a las herramientas y metodologías de Gestión del Conocimiento, así como de un espacio abierto específicamente diseñado para ofrecer y demandar y colaborar en la construcción del conocimiento útil para su actividad y su competitividad.

3.-VENTAJAS DE LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO EN LAS PYMES.-

Aplicar la gestión del conocimiento en la PYME permitirá crear ventajas competitivas debido a que:

  • El mercado es cada vez más competitivo, lo que demanda mayor innovación en productos, debiendo el conocimiento desarrollarse y ser asimilado con mayor rapidez.
  • Existe la necesidad de reemplazar la manera informal en la que se gestiona el conocimiento en las funciones administrativas por métodos formales dentro de procesos de negocio orientados al cliente. Las empresas están enfocando sus esfuerzos en crear mayor “valor añadido” para sus clientes, esto requiere la capacidad de captar, interpretar y difundir las necesidades y deseos de los clientes en la organización más allá de la forma tradicional
  • Se requiere tiempo para adquirir conocimiento y lograr experiencia a partir de él. Los empleados cada vez tienen menos tiempo para hacer esto.
  • La presión de la competencia está reduciendo el tamaño de los grupos de empleados que poseen el conocimiento de la empresa.
  • Está creciendo la tendencia dentro de los empleados a retirarse cada vez más temprano de su vida laboral o de aumentar su movilidad entre empresas, lo cual ocasiona que el conocimiento se pierda.
  • Existe la necesidad de manejar cada vez más complejidad en empresas pequeñas y con operaciones transnacionales.
  • Cambios en la dirección estratégica de la empresa pueden causar pérdida de conocimiento en un área específica. Una decisión posterior que retome la orientación anterior puede requerir ese conocimiento, pero el empleado que lo posee puede no estar ya en la empresa.

Por lo tanto, la gestión del conocimiento es el proceso que soporta a todos los procesos de una organización y el efecto que se consiga en este, origina resultados en cadena en el resto de procesos.

4.-GESTIÓN DE LOS CONOCIMIENTOS O COMPETENCIAS ESENCIALES.-

La gestión de los conocimientos esenciales la podemos explicar de la forma siguiente: Hace unos pocos años se puso de moda la llamada Gestión del Conocimiento, cuya filosofía aplique en varias empresas, editando un post en mi blog explicando el procesos de su implantación en una empresa de consultoría. Leer “ La gestión del conocimiento en consultoría”.

Realmente desde que empecé a utilizar el concepto de las 7 S tuve clara la importancia de los CONOCIMIENTOS ESENCIALES junto a las estrategias básicas como uno de los pilares de cualquier política de cambio o reflexión estratégica a considerar en las organizaciones empresariales.

Es fundamental, tener muy presente las necesidades en conocimientos que permitan a la organización cumplir lo estipulado en su misión, visión y valores , de manera que dichos conocimientos sean prioritarios para inculcarlos al personal dentro del plan de formación continua a establecer y desarrollar, considerándolos como aptitudes prioritarias  en la evaluacion de su desempeño.

Por ejemplo, es ridículo tener al personal aprendiendo inglés, cuando dentro del plan estratégico de la organización no se piensa en establecer contacto con el extranjero. Sin embargo, no se esta formando al personal en técnicas de creatividad o trabajo en equipo, que seguro beneficiarían con mayor influencia en la motivación y eficiencia del personal de la organización de que se trate.

Por tanto,, se definirán aquellos conocimientos , competencias o habilidades personales, organizacionales y tecnológicos , que sean necesarios para llevar a buen tèrmino las estrategias seleccionadas.

Las COMPETENCIAS ESENCIALES son los conocimientos que permiten acceder a las oportunidades de futuro desarrollando mercados con productos que tengan valor para los clientes.

Es preciso tener muy en cuenta que:

  • Las competencias esenciales no se refieren a un determinado producto, ya que contribuyen a  la competitividad de una gama de productos o servicios.
  • El hecho de conseguir ganar o perder el liderazgo puede influir en las posibilidades de crecimiento y diferenciación competitiva de una empresa, mucho más que el éxito o fracaso de un producto.
  • Las competencias esenciales deberán ser la fuente del desarrollo de los futuros productos, siendo la raíz  de la competitividad y los productos y servicios son el fruto .
  • Los altos directivos solo pueden garantizar la continuación de la empresa adquiriendo competencias esenciales y alimentándolas, manteniéndolas vigentes y mejorándolas de continuo, según sean las necesidades de los clientes.

Es evidente que se requiere un cambio cultural y estratégico en la organización empresarial para superar los cambios turbulentos de la época actual de la comunicación y el conocimiento. Estos cambios se sustentaran en una puesta al día de las competencias esenciales fundamentadas en los conocimientos del personal o competencias personales, las competencias tecnológicas y las organizativas, que darán las correspondientes ventajas competitivas dentro de la estrategia empresarial y su implantación y seguimiento. Ver la diapositiva power point que adjunto:

Descarga competencias_esenciales

5.-MATRIZ DE LAS COMPETENCIAS ESENCIALES.-

Volviendo a mi lema de COMUNICACION+CONOCIMIENTO = COMPETITIVIDAD, es necesaria  una continua adaptación cultural , estratégica y estructural , la cual conduce a un incremento en continuidad de la competitividad empresarial . He representado esta idea en la diapositiva power point que incorporo a continuación.

Descarga 3c_competitividad

Seguidamente representare en una diapositiva power point una MATRIZ  DE LAS COMPETENCIAS ESENCIALES en donde se relacionan el mercado existente o nuevo con las competencias esenciales  existentes o de nueva adquisición   para definir cuatro enfoques diferenciados, a saber:

  1. El primero en 10 años: Con mercado existente y competencias esenciales nuevas, y nos hará falta el plantearnos las siguientes cuestiones:¿Que nuevas competencias serán necesarias para proteger nuestro mercado actual?. ¿Cuales habrá que lograr para  asegurarse el liderazgo dentro de diez años ?. ¿Que competencias nuevas  podrían sustituir/ dejar obsoletas a las que se utilizan actualmente  para satisfacer a los clientes?.
  2. Rellenar los espacios en blanco: Con mercado existente y competencias existentes y las preguntas adecuadas serán: ¿Que oportunidades hay de mejorar nuestra posición en los mercados existentes, aprovechando mejor las competencias esenciales que ya tenemos ? . Averiguar cuáles son las competencias necesarias para determinados mercados de productos finales. Identificar oportunidades para reforzar su posición en un mercado determinado.
  3. Espacios blancos: Con mercado nuevo y competencias existentes y las siguientes cuestiones: ¿Que nuevos productos/servicios podríamos crear reorientando o recombinando las competencias  esenciales que tenemos ahora ?. Se refiere a las oportunidades  que no entran en el ámbito de las unidades de negocio existentes en el mercado de productos.  El objetivo es imaginar oportunidades para extender las competencias centrales existentes a nuevos mercados de productos.
  4. Megaportunidades: Con mercados y competencias nuevas, en cuyo caso se deberán formular las preguntas siguientes: ¿Que nuevas competencias necesitaríamos adquirir para participar en los mercado mas interesantes del futuro?. Es cuando las oportunidades a prever no coinciden con la posición que ocupa actualmente la empresa, ni con su actual composición de competencia.

Descarga  Matriz_Competencias

6.-OBJETIVOS Y ACTIVIDADES EN LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO.-

Basados en la definición de la gerencia del conocimiento como un proceso que debe apoyar a la empresa en la búsqueda de una posición competitiva y nuevas oportunidades, se  proponen una serie de objetivos y actividades que se deben cumplir dentro de la gerencia del conocimiento de una empresa:

  • OBJETIVOS:
    • Formular una estrategia de alcance organizacional para el desarrollo, adquisición y aplicación del conocimiento.
    • Implantar estrategias orientadas al conocimiento buscando el apoyo de los estamentos influyentes de la empresa.
    • Promover el mejoramiento continuo de los procesos del negocio, enfatizando la generación y utilización del conocimiento.
    • Controlar y evaluar los logros obtenidos mediante la aplicación del conocimiento.
  • ACTIVIDADES:
    • Divulgación del conocimiento (por ejemplo, lecciones aprendidas, mejores prácticas, etc.) para que todos los miembros de la organización puedan utilizar el conocimiento en el contexto de sus actividades diarias.
    • Asegurarse que el conocimiento está disponible en el sitio donde es más útil para la toma de decisiones.
    • Asegurarse que el conocimiento está disponible donde lo necesitan los procesos del negocio.
    • Facilitar la efectiva y eficiente generación de nuevo conocimiento (por ejemplo, actividades de Investigación y desarrollo, aprendizaje a partir de casos históricos etc.)
    • Apoyar la adquisición de conocimiento de fuentes externas y desarrollar la capacidad de asimilarlo y utilizarlo.
    • Asegurarse que el nuevo conocimiento está disponible para aquellas personas en la organización que realizan actividades basadas en ese nuevo conocimiento (por ejemplo, distribución de las lecciones aprendidas).
    • Asegurarse que toda persona en la organización sabe dónde se encuentra disponible el conocimiento en la empresa.

Las actividades propuestas tienen influencia sobre diferentes niveles y funciones organizacionales. Para que la gerencia del conocimiento tenga éxito, se deben combinar estas acciones con otras llevadas a cabo en diferentes partes de la organización y deben guardar coherencia entre sí. Hay que recalcar la necesidad de armonizar las acciones de la gerencia del conocimiento con los siguientes componentes de la organización:

  • Estructura y cultura organizacional: debe promoverse la creación de estructuras que faciliten el crecimiento de “comunidades con intereses afines”, por ejemplo, grupos de profesionales que se relacionen informalmente debido a que se enfrentan a problemas comunes para los cuales buscan solución, constituyéndose a sí mismos en una fuente y depósito de conocimiento.
  • Administración de personal: se requiere sincronizar programas de entrenamiento, desarrollo, selección y reclutamiento, retención, ubicación, diseño de funciones, cambio cultural y motivación hacia la participación y creatividad, y la administración de todos los tipos de contratos de trabajo.
  • Procesos del negocio: es necesario generar proyectos de innovación de procesos y reingeniería tanto para hacer cambios radicales como para mantener el mejoramiento continuo.
  • Aplicación de tecnología: se debe tener a disposición herramientas que permitan realizar mapas de conceptos, bases de datos orientadas a objetos , inteligencia artificial orientada a la adquisición de conocimiento, a la representación del mismo, al soporte en toma de decisiones, a la minería de datos y a la difusión del conocimiento. Puesto que la tecnología es “conocimiento aplicado”, no es de extrañar que los principios y actividades descritos para la gerencia del conocimiento, sean aplicables a la gestión de la tecnología. Las razones por las que se han desarrollado tanto la gerencia del conocimiento, como la gestión tecnológica, son las mismas: la empresa debe ser competitiva y enfrentarse a las presiones de un entorno cambiante y globalizado.

La organización que determine acometer una iniciativa relacionada con la GC debe contar con:

  • Una declaración de Misión enfocada a la GC que defina Por qué la GC es importante para la organización en su entorno competitivo actual y futuro.
  • Una Visión de la GC que explicite  el Qué de las aspiraciones de la organización en el largo plazo con su iniciativa de GC, y  Cómo se encontrará la misma en ese momento a través del cambio experimentado mediante la introducción de al misma.
  • Una Estrategia de GC define los pasos y procedimientos que definen Cómo convertirse en una organización transformada por la
  • Las metas de la GC definen los objetivos detallados que la organización quiere alcanzar en términos de resultados y grado de mejoramiento con la iniciativa de GC.

7.-PROCESO Y MÓDULO DEL CONOCIMIENTO EN UNA ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL.-

Finalmente añado una diapositiva power point que visualiza el proceso del conocimiento en una organización empresarial con sus fases de  captación de datos, acumulación de la información. desarrollo y crecimiento  de los conocimientos de la organización y capitalización de los activos intangibles  con sus conocimientos personales, organizativos y tecnológicos y del entorno.

Descarga proceso_conocimiento

Asimismo,  incorporo un sistema inteligente de gestión del conocimiento que utiliza un MODULO DE GESTIÓN INTELIGENTE que analiza y diagnostica las necesidades del individuo y decide personalizar e implementar el plan mas adecuado evaluando y realizando un seguimiento del mismo con sus respectivas acciones de corrección y mejora.

El administrador del sistema será el gestor del conocimiento. El sistema se interconexiona por medio de Internet con la web, un portal virtual y las redes intranet y extranet. También configurara una base dinámica de usuarios del conocimiento con  acceso a diversos usuarios, como son los clientes, proveedores, colaboradores y empleados.

Además dispondrá de una base dinámica de conocimientos internos sobre las relaciones, gestión e información y externos de la organización por medio de E- Consulting, E-learning y E-commerce.  Por otra parte recibirá e intercambiara conocimientos con otras bases de datos y documentos accesibles, además de todo tipo de información interna o externa

Seguidamente añado una diapositiva power point que trata de representar el modulo   inteligente de gestión del conocimientos.

Descarga modulo_inteligente