1.-PRESENTACIÓN.-

Se define y estudia la finalidad de la tarea de evaluación del desempeño del personal en las  organizaciones empresariales para hacerlas más eficientes y eficaces, analizándose sus contribuciones, principios, elementos, mediciones y métodos de evaluación, así como sus objetivos básicos, ventajas, criterios y, por ultimo reglas para su realización.

Es, por tanto, un artículo de iniciación al concepto de Evaluación del Desempeño en el trabajo, en el ámbito  de las organizaciones empresariales, exponiendo someramente su definición, objetivos, contribuciones ,  principios, criterios y mediciones, como preámbulo y síntesis de otros post donde se seguirá explicando lo concerniente al propio diseño e implantación del Sistema Evaluador del Desempeño(S.E.D) y respecto a las diversas Técnicas de Evaluación del Desempeño. Seguidamente se iran incorporando los artículos mencionados:

Asimismo, este artículo se complementa con el anteriormente ya editado en este blog titulado: “Evaluación del desempeño con escalas gráficas y método 4444 de personal R.O.C.A.”.

También es recomendable, antes de iniciar esta lectura, proceder a leer el post que trata de la motivación del personal : “La motivación: sus definiciones, clases y ciclo motivacional” y los cinco sobre sus teorías:  Teorías de la motivación: su evolución y clasificación”

2.-INTRODUCCIÓN AL CONCEPTO.-

La evaluación del desempeño es un instrumento que se utiliza para comprobar el grado de cumplimiento de los objetivos propuestos a nivel individual. Este sistema permite una medición sistemática, objetiva e integral de la conducta profesional y el rendimiento o el logro de resultados (lo que las personas son, hacen y logran).

La tarea de evaluar el desempeño constituye un aspecto básico de la gestión de los RRHH en las organizaciones empresariales.Es útil para determinar la existencia de problemas en cuanto se refiere a la integración de un empleado/a en la organización. Identifica los tipos de insuficiencias y problemas del personal evaluado, sus fortalezas, posibilidades, capacidades y los caracteriza.

Se trata de un proceso sistemático y periódico, se establece de antemano lo que se va a evaluar y de qué manera se va a realizar y se limita a un periodo de tiempo, que normalmente es anual o semestral. Al sistematizar la evaluación se establecen unas normas estándar para todos los evaluadores de forma que disminuye el riesgo de que la evaluación esté influida por los prejuicios y las percepciones personales de éstos.

Un sistema de evaluación del desempeño(S.E.D.) es una técnica de gestión de recursos humanos que permite determinar la actuación de  cada una de las personas que estén involucradas en dicho sistema, en relación a una serie de factores establecidos de antemano y en consecuencia su aportación a la consecución de los objetivos individuales, departamentales y globales de la organización.

La evaluación del desempeño constituye una función esencial que de una u otra manera suele efectuarse en toda organización moderna. Al evaluar el desempeño la organización obtiene información para la toma de decisiones. Si el desempeño es inferior a lo estipulado, deben emprenderse acciones correctivas; si el desempeño es satisfactorio, debe ser alentado.

El proceso de evaluación del desempeño, debe cumplir una función integradora de toda la gestión de recursos humanos. La tarea de evaluar el desempeño no debe ser considerada como un ejercicio de examen anual, ni como un procedimiento para juzgar y sancionar o premiar, sino fundamentalmente para ayudar, colaborar y mejorar las relaciones humanas en la empresa. Es en definitiva, un análisis del pasado, en el momento presente, para proyectar el futuro.

El profesional de recursos humanos enfrenta diversos desafíos en el logro de su objetivo en las organizaciones. Éste objetivo puede resumirse en la búsqueda permanente de coincidencias entre los intereses del recurso humano y los intereses del propietario, para el mejor desarrollo de la organización a la cual están integrados, sin olvidar el contexto social en el cual se desenvuelven. En términos concretos, el principal desafío del especialista en recursos humanos es lograr el mejoramiento permanente de las organizaciones de las que forman parte, haciéndolas más eficientes y más eficaces.

Ser eficiente implica utilizar la cantidad mínima de recursos necesarios para la producción de bienes y servicios. Ser eficaz implica lograr la producción de estos bienes y servicios adecuados, de manera que sean aceptables para la sociedad. Estos dos factores conducen a mejores niveles de productividad. Leer el post “Eficacia, eficiencia y efectividad en el desempeño del trabajo de mi blog.

La respuesta que el especialista de recursos humanos da al desafío indicado, es el mejoramiento del desempeño y de las aportaciones del recurso humano a la organización. La evaluación de desempeño debe generar un ambiente en el que el empleado experimente ayuda para mejorar su desempeño al ejecutar un proceso y obtener un mejor resultado. No debe convertirse en una herramienta para calificarlo si el resultado es malo.

Contar con un sistema formal de evaluación de desempeño permite a la gestión de recursos humanos evaluar sus procedimientos. Los procesos de reclutamiento y selección, de inducción, las decisiones sobre promociones, compensaciones y adiestramiento y desarrollo del recurso humano requieren información sistemática y documentada proveniente del sistema de evaluación de desempeño.

3.-DEFINICIONES DE LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO.-

La valoración del personal o evaluación del desempeño se define como una apreciación sistemática del valor que un individuo demuestra, por sus características personales y/o por su prestación, con respecto a la organización de la que forma parte, expresado periódicamente conforme a un preciso procedimiento por una o más personas  encargadas en tal sentido y que conozcan al individuo y su trabajo.

El concepto de evaluación del desempeño es una tarea básica y fundamental de la dirección, entendida como un proceso  riguroso que posibilita una adecuada gestión de recursos humanos mediante la obtención de información de la  contribución que ha realizado cada empleado en un periodo de tiempo determinado a la consecución de los objetivos de la  organización

Luego se puede definir la evaluación del desempeño como un proceso sistemático y periódico de análisis que permite  determinar la eficacia con que las personas han llevado a cabo su cometido y funciones en la organización. También la evaluación del desempeño permite realizar un pronóstico del potencial de la persona evaluada, así como un  indicador de necesidades de formación. Viene a ser un medio para obtener datos e información que puedan registrarse, procesarse y canalizarse para la toma de decisiones y disposiciones que busquen mejorar e incrementar el desempeño humano en las organizaciones. Es proporcionar una descripción exacta y confiable de la manera en que el empleado lleva a cabo su labor en su puesto. Para lograr este objetivo el sistema debe ser válido, práctico, confiable, efectivo, aceptado y que tenga niveles de medición o estándares verificables

En resumen se evalúa:

  • Las cualidades del sujeto (personalidad y comportamiento)
  • Contribución del sujeto al objetivo o trabajo encomendado.
  • Potencial de desarrollo.

Siendo los factores que generalmente se evalúan, los siguientes:

  • conocimiento del trabajo
  • calidad del trabajo
  • relaciones con las personas
  • estabilidad emotiva
  • capacidad de síntesis
  • capacidad analítica

4.-OBJETIVOS DEL SISTEMA DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO.-

La finalidad del sistema de evaluación del desempeño:S.E.D., es orientar la actuación profesional con el objetivo último de conseguir la mayor adecuación posible de las personas a sus puestos de trabajo, como medio para obtener un rendimiento optimo y satisfacción y, en consecuencia, obtener la máxima eficiencia de la organización, ya que sus resultados permiten un empleo más racional de los recursos humanos de que se dispone y una mejora de los mismos.

Se pueden distinguir dos finalidades en la valoración del merito individual, a saber:

  1. Administrativas: en que la atención está puesta en la posibilidad de fundar sobre bases más objetivas y justas toda una serie de medidas administrativas (ascensos, aumentos, traslados, despidos ,etc.),favoreciendo así su comprensión y aceptación por parte del personal
  2. De mejora: en que la atención está puesta en la posibilidad tanto de desarrollar la capacidad de los empleados y de  corregir sus faltas, como de estimularlos a perfeccionarse y a superar sus defectos a través de un conocimiento objetivo de sus cualidades y de sus puntos débiles.

A considerar los siguientes resultados que se pueden conseguir con una apropiada evaluación del desempeño del trabajo:

  • Se puede evaluar a los trabajadores a fin de que continúen trabajando en la empresa.
  • Permite el mejoramiento de las relaciones humanas entre superiores y subordinados.
  • Posibilita que los subordinados conozcan lo que los jefes piensa de ellos la evaluación es utilizada por los gerentes como base para guiar y aconsejar a los subordinados respecto a su desempeño
  • Permite comunicar a los empleados como marchan en el trabajo que deben cambiar en el comportamiento, en las actitudes, las habilidades o los conocimientos.
  • Proporciona un juicio sistemático para fundamentar aumentos salariales, promociones, transferencias y en muchas ocasiones despido de los empleados
  • Es una excelente herramienta para mejorar los resultados de los recursos humanos de la empresa.
  • Facilita la información básica para la investigación de los recursos humanos
  • Promueve el estímulo a la mayor productividad.
  • Logra una estimación del potencial de desarrollo de los trabajadores.
  • Los resultados de la evaluación se pueden utilizar para desarrollar o mejorar otros programas.

Es decir, permite implantar nuevas políticas de compensación, mejora el desempeño, ayuda a tomar decisiones de ascensos o de ubicación, permite determinar si existe la necesidad de volver a capacitar, detectar errores en el diseño del puesto y ayuda a observar si existen problemas personales que afecten a la persona en el desempeño del cargo

Por tanto, se pueden considerar como, los Objetivos básicos más señalados los siguientes:

  • premiar el rendimiento sostenido
  • reconocer la contribución a los objetivos de la organización
  • proporcionar retroalimentación( feedback) sobre el rendimiento alcanzado
  • identificar áreas de mejora y elaborar los planes de mejora correspondientes
  • elaborar planes de desarrollo personal
  • formular acciones correctivas cuando proceda

5.-CONTRIBUCIONES DEL S.E.D..-

Son diversas las contribuciones del sistema de evaluación del desempeño: SED, representadas en la diapositiva power point que adjuntamos seguidamente:

Descarga contribuciones_SED

Su descripción es como sigue:

Selección.-

Permite en el proceso de selección del personal incorporar como necesidades de la actitud del personal nuevo los valores esenciales para la cultura empresarial consensuada. Revisar y valorar los criterios de selección .Poner en evidencias debilidades existentes entre personas procedentes de una determinada selección .Revisar programas de reclutamiento y selección a realizar en el futuro

Retribuciones.-

Sirve para establecer una política de retribuciones que considere las compensaciones adecuadas para premiar el trabajo en equipo u otras consideraciones. Completar en forma eficaz la política de compensaciones basada en la responsabilidad de cada puesto y en la contribución que cada persona realiza en función de los objetivos del puesto.

Motivación.-

Resulta un valioso instrumento para utilizarlo como parte del plan de motivación del personal. Contribuir como medio eficaz para servir de instrumento de motivación, y no sólo de valoración cuantitativa.

Comunicación.-

Facilita la comunicación entre el personal y sus dirigentes, así como la retroalimentación ayudando a la mejora continua en la organización. Permite el dialogo constante entre los responsables y los subordinados, tanto en la comunicación de resultados como en la planificación y proyección de acciones a seguir en el futuro y de objetivos a conseguir.

Promoción.-

Ayuda a valorar el clima social y a conformar los planes de carrera del personal. Es una magnífica ocasión para analizar la acción, definir objetivos y planes de actuación  Confrontar los diferentes puntos de vista de los diferentes niveles jerárquicos y abordar los problemas de relaciones interpersonales, así como el clima de la empresa. Obtener datos para el desarrollo de cada persona en su carrera profesional, sirviendo de base a la programas de planes de carrera.

Capacitación.-

Comprueba las aptitudes del personal para realizar con eficacia sus tareas en el desempeño de su trabajo. Analizar las características del puesto desempeñado, así como su entorno.  Revisar los objetivos previstos en cada puesto de trabajo  Detectar necesidades de Capacitación, tanto personal como colectiva.

Adaptación.-

Considera las aptitudes del personal para realizar las rotaciones adecuadas que aumenten la polivalencia de la plantilla. Facilitar la operación de cambios  Obtener del trabajador información acerca de sus aspiraciones a largo plazo  Integrar al trabajador al puesto a través de un proceso de seguimiento.

Formación.

Fundamenta la realización del plan de formación continua del personal identificando las áreas con mayor deficiencia en los conocimientos y competencias necesarias para  mejorar la competitividad de la organización.

Descarga  contribuiciones_descripcion

6.-PRINCIPIOS BÁSICOS DE LA EVALUACIÓN DEL RENDIMIENTO.-

La valoración del personal o evaluación del desempeño debe estar fundamentada en una  serie de Principios Básicos que orienten su desarrollo.

Estos son los que seguidamente se mencionan:

  1. La evaluación del desempeño debe estar unida al desarrollo de las personas en la organización
  2. Sus parámetros deben estar fundamentados en información relevante del puesto de trabajo
  3. Los objetivos del sistema de evaluación del desempeño deben definirse clara mente
  4. El sistema de evaluación del desempeño requiere el compromiso y participación activa de todos los trabajadores
  5. El papel de juez del supervisor-evaluador debe considerarse la base para aconsejar mejoras

La Evaluación del Rendimiento trata de la valoración del merito individual, es decir,  es una apreciación sistemática del valor que el individuo posee para la organización.  La importancia de una conexión entre la valoración del trabajo y del merito individual es fundamental. La primera determina el valor relativo de todas las tareas críticas de la organización y la segunda valora a las personas. Se basa en los siguientes principios:

1º Principio.-

No es el valor absoluto del individuo en si el que interesa, sino su valor en el ámbito de la organización y dentro de la finalidad para las que ha sido empleado. Lo que interesa conocer son las cualidades, capacidades y facetas del   comportamiento que se reflejan en la eficiencia del individuo y, en  consecuencia, de la organización. Es necesario saber ante todo cuales de entre todos los posibles aspectos personales, de prestación y de comportamiento, son importantes para las finalidades del trabajo efectuado por el individuo medio del trabajo en estudio.

2º Principio.-

Una correcta valoración del merito individual tiene que ser  formulada y realizada de  acuerdo con un preciso conocimiento del contenido de cada trabajo en particular o grupo de trabajos similares.  Hace falta conocer con suficiente  precisión los requisitos del trabajo, sus características principales y qué  capacidades, aptitudes y niveles de  preparación profesional requiere para ser efectuado de manera satisfactoria. El análisis del trabajo se puede definir como la reunión de todo  los elementos que componen un trabajo: herramientas, máquinas y materiales empleados, requisitos materiales y físico  necesarios, capacidad,  responsabilidad, grado de  adiestramiento, ritmo de trabajo y riesgos existentes, condiciones en las que se efectúa el trabajo.

3º Principio.-

Para juzgar el valor efectivo  (nivel del merito individual) de un individuo con respecto a la  organización , es necesario conocer la importancia  relativa de las tareas y de las responsabilidades que le  competen Es necesario:

  1. .determinar el valor de cada elemento constitutivo del trabajo,con respecto a los demás elementos que concurren a  formar el mismo trabajo.
  2. determinar el valor de toda cualidad, capacidad y característica humana requerida por el trabajo con respecto a todas las demás que por el mismo trabajo se exigen.
  3. determinar el valor total del trabajo mismo con respecto a todos  los demás existentes en la organización.

A continuación mencionaremos los Principios del Evaluador:

  • Conozca los motivos de la evaluación
  • Evalué sobre la base de una información representativa, suficiente y relevante
  • Realice una evaluación honesta
  • Mantenga la coherencia entre la evaluación oral y la escrita
  • Presente la evaluación como una opinión
  • De información sobre las evaluaciones solo a quienes tengan una buena razón para conocerlas
  • No insinué la existencia de una evaluación que no haya sido hecha
  • No acepte las evaluaciones de otros sin conocer en que se han basado
  • Fije una normativa para las evaluaciones y respétela
  • Transmita datos de la evaluación a un tercero solo si han sido dados también al interesado
  • Ponga las evaluaciones escritas a disposición de los empleados
  • Proporcione a los empleados el derecho de apelación
  • Deje las evaluaciones abiertas a las aportaciones del empleado

Se adjunta una representación en power point

Descarga  principios_evaluador

¿Quiénes deben involucrarse en las evaluaciones?

  • El jefe directo: Es el tradicional o habitual evaluador, debido a que con frecuencia trabaja de cerca con los subordinados.
  • Los clientes: Algunos empresarios estiman adecuado que los empleados sean evaluados por los clientes ya sean interno o externos. Ya sea un comprador u otro empleado de la organización que reciba los productos o servicios del evaluado.
  • El empleado: En los métodos tradicionales, este solo escucha y comenta lo que su jefe le dice ,en la autovaloración se utiliza cada vez mas al empelado como base de los sistemas de perfeccionamiento :se trata de estimular a los individuos a descubrir lo que deben de hacer para ser mejores

7.-REGLAS BÁSICAS PARA LA EVALUACIÓN DEL RENDIMIENTO.-

Seguidamente mencionaré diez reglas básicas que sirven para la realización de evaluaciones del rendimiento en el desempeño del trabajo.

  1. Prepare la evaluación: estudio del curriculum vitae, de las evaluaciones precedentes, del contenido del puesto, de los objetivos fijados anteriormente y de otros datos diversos
  2. Observe la diferencia, por una parte, entre la realidad de la empresa y el potencial observado en el evaluado, y, por otra parte, las percepciones y comportamientos de este que puedan apartarse de esa realidad.
  3. Realice una cuantificación aproximada de la actitud media existente en la empresa, para poder efectuar una comparación entre la actitud del evaluado y esa actitud media
  4. Cuantifique la realización de los objetivos y el papel desempeñado por el entorno en dicha realización
  5. Dialogue de forma sencilla, sincera, completa y constructiva
  6. Enumere las situaciones frustrantes  y gratificantes del año anterior y busque explicaciones y soluciones creíbles, con cortesía e interés
  7. Evite los juicios definitivos y no llegue a la conclusión de una falta de capacidad del colaborador cuando este no ha tenido simplemente la ocasión de demostrarla
  8. Defina nuevos objetivos, exigentes pero realistas, aceptados por ambas partes
  9. Establezca, de acuerdo con los resultados de la e entrevista, un cambio en la retribución, carrera, formación, redefinición del puesto.etc…
  10. Recoja la opinión del segundo nivel jerárquico superior y transmita la síntesis al evaluado

Seguidamente representamos la evaluación del rendimiento en una diapositiva power point:

Descarga reglas_evaluación

8.-LOS CRITERIOS DE DESEMPEÑO.-

Son indicadores, tasas o datos del resultado deseado en la ejecución de alguna tarea. Los criterios de desempeño están relacionados con las funciones principales del puesto y constituyen no sólo una lista de tareas sino que describen lo que el empleado debe lograr en el desempeño de su puesto. Fijar criterios de desempeño permite minimizar la aparición de elementos de subjetividad en el proceso de evaluación.

Fijados los criterios de desempeño, al momento de la evaluación, el evaluador hace una descripción de los resultados del empleado. Es importante que se hayan realizado revisiones periódicas, tanto de los criterios de desempeño inherentes a cada tarea, como de los objetivos en forma separada. La evaluación adecuada busca mejorar el desempeño, desarrollar posibilidades, permitir la distribución de recompensas y el conocimiento del potencial del trabajador.

Las acciones a cumplir son:

  1. Evaluación del cumplimiento general de los criterios de desempeño
  2. Evaluación del logro específico de los objetivos
  3. Revisión de los logros especiales alcanzados
  4. Establecer el plan de mejoras para el desarrollo del trabajador.

9.-MEDICIONES DEL DESEMPEÑO.-

Son los sistemas de calificación de cada labor. Deben ser de uso fácil, ser confiables y calificar los elementos esenciales que determinan el desempeño. Las observaciones del desempeño pueden llevarse a cabo en forma directa o indirecta. En general, las observaciones indirectas (exámenes escritos, simulaciones) son menos confiables porque evalúan situaciones hipotéticas.

  • Las mediciones objetivas del desempeño son las que resultan verificables por otras personas. Por norma general, las mediciones objetivas tienden a ser de índole cuantitativa. Se basan en aspectos como el número de unidades producidas, el número de unidades defectuosas, tasa de ahorro de materiales, cantidad vendida en términos financieros o cualquier otro aspecto que pueda expresarse en forma matemáticamente precisa.
  • Las mediciones subjetivas son las calificaciones no verificables, que pueden considerarse opiniones del evaluador. Cuando las mediciones subjetivas son también indirectas, el grado de precisión baja aún más.