PROCESO DE CAMBIO MOTIVACIONAL: PROCESO DE CAMBIO CONTINUO (2ª PARTE)

1.-INTRODUCCIÓN .-

Siguiendo con la exposición del Proceso de Cambio Motivacional: P.C.M., en este artículo trataremos de desarrollar la aplicación de su primera fase de implantación, es decir, al Proceso de Cambio Continuo. P.C.C.. Seguidamente iremos incorporando las diferentes seis fases del P.C.M. , según vaya realizándose su edición,

Asimismo se recomienda la lectura de los siguientes artículos:

• “Metodología para un proceso de cambio motivacional (P.C.M.) del personal (1ª parte)”
• «Proceso de cambio motivacional: proceso de cambio continuo(2º parte)».
• «Proceso de cambio motivacional: plan de comunicación total (3ºparte)»
• «»Proceso de cambio motivacional: plan de motivación y movilización(4ªparte)»
• «Proceso de cambio motivacional: plan de reconocimiento del desempeño(5ª parte)
• “Proceso de cambio motivacional. control satisfaccion del personal(6ª-parte)”
• «Proceso de cambio motivacional: sistema de evaluación del desempeño (7ªparte)»

El P.C.M. es una metodología creada para obtener una motivación y satisfacción en el trabajo del personal de una organización que conduzca a una movilización del mismo en el logro de mayor competitividad y rentabilidad  dentro de un proceso de cambio proactivo. Adjuntamos para facilitar su comprensión una representación power point, de las seis fases y sus interrelaciones.

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2.-EL LIDERAZGO DIRECTIVO Y LA CULTURA EMPRESARIAL.-

Creo es  de interés  empezar por profundizar en la importancia del sistema del comportamiento con su estilo de dirección  y la cultura de la empresa, para lo cual,  les recomiendo lean los artículos del blog integrados en las dos  características siguientes:

• https://actualidadempresa.com/category/direccion-empresas/organizacion/proceso-de-cambio/page/2/
• https://actualidadempresa.com/category/gestion-de-personas/liderazgo-y-cultura/

Liderar para conseguir grandes visiones requiere un estallido de energía. La motivación y la inspiración dan energía a las personas, satisfaciendo las necesidades humanas  básicas de logro, comunidad, aprecio,  autoestima, autocontrol y autorealización; estos sentimientos nos tocan en la fibra sensible y provocan una respuesta potente.

Si un directivo desea lograr el mayor rendimiento de su personal, debe saber como ha de estimularles a un mayor esfuerzo, para lo que deberá conocer sus propósitos, sus objetivos personales y que piensan de sus trabajos, además de conocer sus aspiraciones y el alcance de su ambición personal, sin perder de vista la vida familiar del individuo; es decir, que el directivo debe saber lo que mueve a sus hombres y conseguir infundir confianza en si mismos.

Los lideres motivan de la siguiente forma:

• Articulan la visión de la organización de manera que destaca los valores del personal al que se dirige. Esto hace que el trabajo sea importante para estas personas. Sensación de importancia.
• Consiguen que las personas participen en la decisión sobre la forma de alcanzar la visión de la organización. De esta forma se consigue una Sensación de control.
• Apoyan los esfuerzos de los empleados para poner en práctica la visión, ofreciendo formación, información y sirviendo de modelo, con lo que se ayuda al personal a desarrollarse profesionalmente y mejorar su autoestima . Sensación de autoestima
• Aprecian y recompensan el éxito lo que no solo a las personas da sensación de logro personal sino que también les hace sentir que pertenecen a una organización que se preocupa por ellos , el trabajo se convierte en motivador por si mismo ( orgullo de pertenencia ).Sensación de pertenencia

La cultura organizacional o cultura corporativa es el conjunto de hábitos y creencias establecidos a través de normas, actitudes, valores y expectativas compartidos por todos los miembros de la organización.

La cultura  organizacional representa las percepciones de los dirigentes y empleados de la organización y refleja la mentalidad predominante en la organización; por ésta razón, la cultura condiciona la gestión de personas.

3.-ENFOQUES MACROORGANIZATIVOS Y MICROORGANIZATIVOS DE LA ESTRUCTURA.-

El considerar el cambio con un enfoque de mejora continua hace que este proceso sea permanente, consistente y todas las acciones se integren al quehacer diario de la gestión de la organización y por tanto se convertirá en filosofía de dirección de la misma.

Resulta conveniente expresar que los enfoques de cambio organizacional coinciden en aspectos esenciales tales como:

• Considerar la organización con un enfoque sistémico, integral.
• Poner especial énfasis en la cultura empresarial (la misión, visión, valores) y en los objetivos estratégicos centrados especialmente en la satisfacción del cliente.
• Utilizar el enfoque por procesos donde todos son clientes y a la vez tienen como cliente al próximo proceso.
• Adoptan una filosofía de gestión motivadora determinada con un enfoque de mejora continua donde la alta dirección lidera el proceso.
• Se pone especial atención en el sistema de Gestión del Personal con un marcado énfasis en potenciar la comunicación total, las competencias esenciales y el compromiso; la participación de todos en la gestión es una condición indispensable para el éxito y la capacitación, donde el aprendizaje continuo es su base esencial.
• Se adopta un  procedimiento  para implementar el proceso de cambio y mejora continua  y se crea un equipo coordinador del mismo.
• Se pone énfasis en la ciencia y la técnica más actual, aprovechando las principales herramienta y técnicas disponibles acorde a las posibilidades. Especial significado tiene el uso de “Tecnologías TIC con los sistemas y enfoques más actuales como la DPO, JIT, las ISO 9000, las 9S, el EFQM, etc.

3.1.-MACROORGANIZACIÓN.-

Es una perspectiva de enfoque desde una visión global al nivel de una corporación o grupo empresarial. La Macroorganización trata de visualizar la organización en su estructura básica, dentro del contexto y visión global de la empresa corporativa y de su tamaño divisional e incluso multinacional, considerando especialmente su entorno, tamaño y edad, junto a otras variables circunstanciales.

De la familia de las variables Condicionantes (contingencias y de diseño organizativo) se obtienen las consecuencias resultantes o Resultados(eficiencia organizativa y satisfacción del personal), que en el enfoque Macroorganizativo sirven para medir el grado de eficiencia y eficacia alcanzado por la organización, teniendo en cuenta tres aspectos principales con los que analizar sus resultados, es decir:

1. Productividad Operativa: Eficacia y Eficiencia en los resultados, lograda con la aplicación de los recursos y el adecuado funcionamiento de los procesos operativos y del sistema estructural diseñado (aspectos del sistema de  dirección y gestión).
2. Satisfacción del Personal: Grado óptimo de la satisfacción alcanzada por los participes que integran la organización( aspectos humanos y políticos o del poder personal)
3. Proceso de Cambio Continuo: Capacidad de adaptación de la organización a los procesos de cambio externo e interno o al desarrollo organizativo (aspectos del sistema del comportamiento en su estilo de dirección y cultura organizacional o empresarial).

3.2.-MICROORGANIZACIÓN.-

Es una forma de enfoque concebida desde una perspectiva parcial o individual al nivel de una Unidad de Negocio dentro de una corporación empresarial o en una empresa independiente.

La Microorganización, trata de estudiar la organización en su estructura básica, con una visión parcial o individualizada de la empresa. Por tanto, el enfoque de la Microorganización se basara en el estudio del conjunto de relaciones entre los elementos del sistema  o de cada subsistema  y conjunto de variables que integran los flujos principales en cada unidad orgánica que explican el comportamiento de dichos elementos.

En este caso, también se consideran dos tipos de Condicionantes, las de carácter personal o de aspectos humanos y las de naturaleza organizativa, a saber:

Condicionantes Personales.-

• Actitud: Disposición colaboradora de cada persona que supone un cierto modelo de comportamiento.
• Aptitud: Capacidad y conocimiento de cada persona para lograr un buen desempeño de la tarea a cumplimentar, así como su adecuada formación o nivel de comprensión para la misma.
• Habilidad: Maña, pericia, talento, experiencia o soltura para la ejecución de una cosa o capacidad de liderazgo con las personas bien individualmente o en grupo, para conseguir los objetivos prefijados.
• Proactividad: Capacidad creativa e innovadora, visión de futuro que cada persona tiene del futuro.
• Valores: Creencias, principios, conceptos y criterios que cada persona tiene y de su armonización con los que se relacionan con la organización y con su trabajo  en la misma.

Condicionantes  Organizativas.-

• Cultura Organizativa: Valores, principios, normas de conducta, imagen, símbolos, frases, lemas, héroes, ejemplos y mitos que diferencian y particularizan a la organización y que son compartidos por sus miembros.
• Clima Laboral: Situación ambiental, relaciones humanas entre las personas y condiciones de trabajo existentes a la hora de desarrollar los procesos, las tareas o desempeñar el trabajo de la organización.
• Sistema de Comportamiento Directivo: Características del sistema de comportamiento seguido por la dirección de la organización en cuanto a su forma de ostentar la función directiva por las personas que ejercen el papel de dirigente en cualquiera de sus facetas.
• Descripción de Puestos y Tareas: Definición de la jerarquía y posición dentro de la organización, así como la función de cada puesto de trabajo y citación de cada una de las tareas para el desempeño correcto de su trabajo.
• Sistema de Remuneración e Incentivos: Descripción y definición de la normativa sobre los criterios y niveles  de retribuciones asociadas a cada  puesto de trabajo y a la realización de sus tareas, así como de los incentivos fijados según la eficacia y eficiencia alcanzada con respecto a los objetivos prefijados.
• Sistema de Comunicación: Es importante y fundamental tener bien establecido un adecuado sistema de comunicación total interno y externo que canalice y fomente las interrelaciones y comunicaciones entre los departamentos operativos de la organización y con todo el sistema del entornoo, especialmente con los clientes, proveedores y asesores externos.

Según el enfoque Microorganizativo, se generan una serie de Resultados con consecuencias resultantes, que servirán para medir el comportamiento de las personas evaluándolo a través de tres tipos de indicadores, a saber:

1. Grado de Satisfacción Personal: Nivel de autorealización y satisfacción obtenido en cada persona.
2. Logro en eficacia y eficiencia: Nivel del rendimiento y capacidad desarrollada por cada persona en el desempeño de su trabajo.
3. Nivel de Motivación y Movilización: Grado personal de vinculación con la organización y de compromiso con su función u obligaciones a desarrollar en los procesos operativos de la organización.

A continuación representamos en una diapositiva power point  ambos enfoques de la Macro y Microorganizacion .

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4.-PROCESO DE CAMBIO CONTINUO: P.C.C. .-

Después de lo expresado  pasamos a  explicar la primera fase del Proceso de Cambio Motivacional: PCM , es decir la implantación de un Proceso de Cambio Continuo : PCC en la empresa en estudio. Para ello adjuntamos una representación power point .

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Las etapas a cubrir en el Proceso de Cambio Continuo serán las siguientes:

1. Análisis del sistema del entorno

2. Diseño del Cambio Cultural

3. Definición del Cambio Estratégico

4. Armonización y consenso de los cambios cultural y estratégico.

5. Preparación del Cambio Operativo o Estructural

Cualquier dirección de una organización empresarial debe considerar  la formación de un representativo Comité de Dirección, formado con la aprobación del Consejo de Dirección y que  se haga cargo de la dirección de la empresa y la toma de decisiones fundamentales para lograr la excelencia en su gestión.

Este Comité de Dirección , normalmente, se formara con el Director General  y la alta dirección de su organización, cuya composición dependerá del tamaño de la organizacional, pudiendo, por tanto, conformarse desde los Gerentes de Unidades de Negocio, hasta Directores o Jefes de Departamentos o Áreas de la estructura organizacional de la empresa.

Para poner en marcha el PCM, el Comité de Dirección deberá liderar con pleno convencimiento y dedicación  su presentación, aceptación, motivación y movilización de todos los empleados de la organización para apoyar su implantación  y desarrollo  posterior.

Por esto es importante nominar un Comité de Coordinación del Cambio: CCC,  que se dedique a diseñar, implantar y vigilar el desarrollo, progreso y resultados del Proceso de Cambio Motivacional: PCM, en todas sus fases y correspondiente retroalimentación que permita mantener al día su eficacia.

Partiendo de una visión sistémica de la organización empresarial, expresada en los artículos  titulados : “ El sistema empresarial en el siglo XXI” se comprueba  que cualquier proceso de cambio necesita ser liderado por la Dirección de la empresa, generando un cambio del comportamiento o cultural, junto a un cambio estratégico y de las competencias , que deberán ser consensuados y armonizados para poder planificar y realizar los cambios operativos o estructurales que sean convenientes en busca de la excelencia en la gestión de la empresa.

Incluyo para su mejor comprensión una  representaciones power point

Descarga sistema_empresarial

5.-ANÁLISIS DEL SISTEMA DEL ENTORNO.-

Lo primero que deberá realizar el CCC será establecer un Proceso de Cambio Continuo: P.C.C., como primera fase del PCM, debiendo tener muy presente  que la organización empresarial esta influenciada  por los cambios de su entorno, lo cual  requiere un estudio de su entorno político-social, tecnológico, medioambiental y de la competencia, proveedores , mercado y clientes potenciales.

Para realizar un Análisis del entorno se debe realizar una primera prospección del sistema del entorno, analizando los datos históricos de la empresa, la situación estratégica  comparando por medio de un benchmarking la competitividad de los sectores en que se desenvuelve la empresa, la constitución estratégica de la cartera de clientes , la clasificación de los proveedores, la calidad de los productos y servicios ofrecidos, la utilización de las tecnologías existentes y emergentes y las perspectivas de cambios sociales  o políticos en el entorno.

5.1.-PLANTILLA DE DATOS HISTÓRICOS.-

Con respecto a la plantilla de datos históricos, mencionare lo siguiente: La historia de la empresa es una disciplina intermedia entre la historiografía y la ciencia económica, que tiene como objeto el estudio del desarrollo histórico de la empresa.

Cuando debamos afrontar un plan de viabilidad  o reflotación de un negocio o simplemente hacer una reflexión estratégica que nos lleve a diseñar un plan de marketing estratégico y operacional en cualquier organización empresarial, es importante establecer una tabla que indique perfectamente los hitos relevantes que hayan sucedido desde su constitución, colocando  por una parte, los años cuando sucedieron , y en  la columna contraria los hechos clasificándolos siguiendo la descomposición que indico en la representación power point que incluyo seguidamente:

Es decir, que se resaltan  convenientemente las circunstancias y realizaciones que se han ido realizando en el transcurso de la vida de la empresa, descomponiéndolos según  pertenezcan a las siguientes áreas:

• Recursos: Financieros, Plantilla de Personal, Instalaciones, Tecnologías.
• Técnica de las 7 S: Estilo de dirección, Cultura empresarial (misión, visión y valores comprometidos y esenciales), Estrategias, Competencias esenciales y conocimiento, Estructura organizativa, Gestión, motivación y formación  del Personal, Sistemas y Procesos.
• El Entorno: Proveedores, Clientes actuales y potenciales, Competidores, Mercados nacionales e internacionales, Política-Legal, Económica-Social, Medio-ambiente, Tecnologías emergentes.
• Marketing Mix.: Productos, Precios, Canales de Distribución, Comunicación interna y externa.

Incluyo como ayuda una representación  power point sobre  la  parrilla de datos históricos que conviene estudiar.

Descarga datos_plantilla

5.2.-ANÁLISIS DEL ENTORNO.-

En el análisis del entorno, por tanto se deberán analizar las amenazas y oportunidades que se deriven del estudio de las siguientes facetas:

• Estudio político y social
• Vigilancia Tecnológica
• Normas medioambientales
• Benchmarking del sector
• Análisis estratégico de clientes y proveedores

Seguidamente mencionaremos algunos métodos útiles para analizar la estrategia a seguir con respecto a la cartera de clientes actuales y potenciales y del conjunto de proveedores.

Como ayuda incluyo una representación  power point sobre el análisis de proveedores, que es útil para clasificarlos periódicamente y permitir su correcta selección.

Descarga perfil_proveedor

Asimismo les recomiendo la lectura de los artículos:

• “Gestión de proveedores: relaciones, proceso, análisis, selección y evaluaciones 4444.”
• ”Clasificación estratégica de clientes con método de evaluación 4444”

En cuanto a la situación estratégica con respecto a la competencia, se tiene una extensa exposición sobre la herramienta de mejora continua: Benchmarking ,en la trilogía de artículos siguiente:

• “Benchmarking: historial, definiciones, aplicaciones y beneficios (1ª parte)”
• ” Benchmarking: tipología y procesos con sus fases (2ª parte)”
• “Benchmarking: metodología del proceso para pequeñas empresas(3ª parte)”

6.- DISEÑO DEL CAMBIO CULTURAL.-

El concepto de  Cultura Organizativa tiene una manifiesta relevancia en cualquier organización empresarial. El Propósito, la Misión, los Valores y las Políticas deben ser revisadas en su conjunto periódicamente para ratificar el contenido de las mismas y/o adaptarlas a los desafíos que le plantea un mundo en proceso de cambio continuo .

La Cultura Empresarial se expresa  en el sentido de pertenencia, en la capacidad flexible de consensuar metas comunes, en la gestión integral de la empresa con sus objetivos estratégicos y criterios de evaluación de la medida de los resultados.

A continuación, se estudiara el Sistema del Comportamiento en sus vertientes de estilo de dirección y cultura empresarial, para actualizar a la organización, definiendo y mejorando su liderazgo integrador proactivo y la misión, visión  y valores compartidos, utilizando una encuesta del estilo y cultura que citaremos mas adelante, para terminar diseñando  un lema y frases objetivo que resuman la cultura  empresarial a consensuar y desarrollar.

Como posibles elementos de ayuda para proceder a un cambio en el estilo de dirección y cultura de una organización, podemos considerar los siguientes:

• Encuestas del estilo de dirección y cultura empresarial
• Lema y frases objetivo
• Las Reglas del juego
• Los valores: Personal R.O.C.A.
• Definición de la misión, y visión.

6.1.-ENCUESTAS DEL ESTILO DE DIRECCIÓN Y CULTURA EMPRESARIAL.-

Se realiza una encuesta con toda la plantilla y dirección de la empresa sobre el estilo de la dirección,  por medio de la cual evalúa la composición de estilos transaccionales y transformacionales de la dirección.

Se utiliza una hoja de evaluación con un cuestionario, obteniéndose los factores de dirección que se representan en una  hoja aparte junto a su representación gráfica.

Como resultado de la evaluación se comprueba la composición de los estilos transaccional o gestor con el transformacional o líder, con lo que se pasa a la sugerencia de acciones de mejora del estilo de dirección de la empresa, siendo conveniente cambiar el estilo directivo hacia factores más transformacionales que se basen en el liderazgo.

Asimismo se cumplimenta por todo el personal la encuesta  sobre la cultura empresarial, evaluando con una hoja sus puntuaciones llegándose a la representación del perfil de la cultura de  la empresa sobre cuestiones que definen la misma.

Se adjunta un informe en word donde se evalúa el nivel del estilo y cultura de una empresa indicando acciones de mejora a realizar.

Descarga estilo_cultura

Asimismo presentamos dos hojas power point donde se evalúan el estilo de dirección y la cultura empresarial de una organización.

Descarga evaluacion_estilo

Descarga evaluar_cultura

6.2.-LA UTILIZACIÓN DE LEMAS Y FRASES OBJETIVO.-

Es conveniente citar nuestros objetivos en forma de lema y frases objetivos además de lo que entendemos cómo  mejorar y satisfacer en todas sus facetas, y que se traduzca en presentar una diapositiva power point  sobre frases  y lema a seguir.

Leer el  post “Lemas y frases para meditar y motivar”, donde encontrareis  desde una diapositiva power point que enfatiza el lema de SERVICIO+CALIDAD= FUTURO y las metas de la organización empresarial, hasta un listado de las frases objetivo que fui utilizando en las empresas que dirigí.

Hay una frase que es sumamente importante: NO REPETIR ERRORES. Es decir, que si queremos delegar responsabilidades y mejorar, debemos arriesgar y si nos equivocamos aprender y exigir que no  vuelva a suceder la causa del error.

La difusión con póster, letreros, mensajes, presentaciones,…etc. y la perseverancia en los lemas y  frases es fundamental para lograr una comprensión de sus objetivos y la correspondiente  motivación extra en el personal. Por supuesto, siempre los dirigentes deben  ser coherentes y consecuentes  con lo expresado.

Seguidamente adjuntamos un gráfico en power point que representa con lemas y frases objetivo el camino para lograr una buena comunicación que ayude a la mejora continua y satisfacción del personal, en orden a alcanzar la rentabilidad de la organización.

Descarga lema_ frases_objetivo

6.3.-LAS REGLAS DEL JUEGO.-

Desde mi incorporación como dirigente, al comenzar mi trabajo como nuevo director en ciernes, siempre me he presentado como mínimo a los niveles de mando más cercanos e incluso a todas  las plantillas- dependiendo del tamaño de la organización de que se trataba-, utilizando lo que he llamado “las reglas del juego, incluso con presentaciones gráficas, para indicar y exponer claramente mi estilo de mando y carácter, sintetizando las bases de comportamiento y disciplina.

La práctica de esta  idea consigue desde el primer día establecer una serie de compromisos y formas de actuación, que si se es coherente con lo que se expone, conducen a una  consolidación del liderazgo y a conseguir lealtades y seguidores de los objetivos que prefijemos en dicha presentación y en el futuro.

Con respecto al estilo se diseñara un computo de reglas del juego que indiquen claramente las premisas para ejercer el mando, ya que es muy conveniente para un director motivador e integrador el efectuar una presentación de él mismo a los subordinados más directos o incluso en medianas o pequeñas empresas a todo el personal, siempre que se incorpore a una nueva organización e incluso a otro departamento o sección de la empresa donde se trabaja.

De tal manera, si hacéis esto al principio de vuestra gestión, deberéis hablar sobre vuestro personal estilo de dirección y, por tanto. el estilo de mando y relaciones que deseáis establecer en la empresa o área organizativa de que se trate.

Corroborando  lo anterior he representado en otra diapositiva power point un cúmulo de reglas del juego que trata de reflejar las cualidades más interesantes que en mi opinión reflejan el estilo de mando que coherentemente siempre he tratado de aplicar.

Seguidamente incluimos la diapositiva mencionada  con ocho distintas  cualidades a tener en cuenta, divididas en vigilancia, equipo, innovación, formación, comunicación, acción, satisfacción y disciplina

Descarga reglas_juego

6.4.-VALORES ESENCIALES.-

En el caso de los valores se definirán los mismos, siendo interesante la utilización de una síntesis de solo cuatro valores a destacar como actitudes deseables en el personal de la empresa, por ejemplo el empleado R.O.C.A. A continuación se representa este modelo ROCA 4444 en una diapositiva power point.

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Los valores esenciales que definen al personal R.O.C.A. Son:

• Responsable: con destacada personalidad capaz de tomar decisiones responsables sin miedo a asumir responsabilidades en el desempeño de su trabajo.
• Organizado: con cualidades organizativas de su trabajo, planificando , controlando y ordenando su área y tarea facilitando el  desarrollo del mismo .
• Comunicativo: con carácter extrovertido, y abierto, con empatía y capacidad de escuchar y transmitir sus necesidades y deseos a su entorno y colaboradores.
• Activo: trabajador, emprendedor, proactivo, innovador, con empuje y creatividad.

Más adelante, en la fase del Sistema de Evaluación del Desempeño: SED, se describirá como se utiliza este modelo ROCA  para evaluar a los empleados con respecto a su grado de cumplimentación de los valores de actitud comprometidos como definidores mas resaltados de la cultura requerida por la organización.

6.5.-DEFINIR LA MISIÓN Y VISIÓN DE LA EMPRESA.-

La MISIÓN ORGANIZACIONAL es un compendio de la razón de ser de una organización, esencial para determinar objetivos y formular estrategias. Es el enunciado del plan para ganar dinero a corto, medio y largo plazo.  Es aquello que alinea los esfuerzos de todos.

Una buena misión institucional debe reflejar las expectativas de sus clientes. Es el cliente y solo el cliente quien decide lo que es una organización. La misión debe ser básicamente amplia en su alcance para que permita el estudio y la generación de una vasta gama de objetivos y estrategias factibles sin frenar la creatividad de la gente.

La misión describe la naturaleza y el campo al cual se dedica la organización, en otros términos es la respuesta a las  preguntas: ¿Para que existe la organización?. ¿Qué nos gustaría? ¿Qué nos gustaría hacer?  ¿Cómo nos gustaría ser? ¿Qué deberíamos hacer? ¿Qué somos? ¿Qué hacemos? ¿Cómo lo hacemos? ¿Qué cultura, valores…etc. tenemos?. Adjuntamos una representación power point que describe al concepto de misión empresarial u organizacional.

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La VISIÓN EMPRESARIAL, es la definición de la razón de ser de la organización. Se define la visión de futuro como: la declaración amplia y suficiente de donde quiere que su organización este dentro de 3 ó 5 años. Es un conjunto de ideas generales que proveen el marco de referencia de lo que una organización es y quiere ser en el futuro.

La visión de futuro señala rumbo, da dirección, es la cadena o el lazo que une en la organización el presente y el futuro. Esta describe el carácter y el concepto de las actividades futuras de la organización La respuesta a la pregunta, ¿qué queremos que sea la organización en los próximos años?, Es la visión de futuro, establece aquello que la organización piensa hacer, y para quién lo hará, así como las premisas filosóficas centrales

A continuación adjuntamos una representación power point , donde se realiza un ejemplo de definición de la misión y visión de una empresa del sector de la calderería.

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7.- DEFINICIÓN DEL CAMBIO ESTRATÉGICO.-

La elección de las estrategias esenciales o básicas a considerar con vistas al presente y futuro de la empresa son vitales para la consolidación y permanencia competitiva de la misma.

Por tanto, se deberá analizar y elegir un  CAMBIO ESTRATÉGICO, para lo cual el Comité de Coordinación del Cambio: C.C.C., seguidamente deberá realizar un análisis de la situación con respecto a las necesidades de puesta al día de las estrategias básicas con sus factores clave y la de  aquellos conocimientos competitivos esenciales que sirvan para apuntalar las estrategias a desarrollar.

Por tanto, los elementos más señalados para lograr un Cambio Estratégico se centraran en lo siguiente.

• Benchmarking de la competencia
• Reflexión estrategia con análisis DAFO
• Definir estrategias básicas y factores clave
• Definir competencias y conocimientos clave

7.1.-.BENCHMARKING DE LA COMPETENCIA.-

Anteriormente en el capítulo 5.2  sobre el Análisis del Entorno recomendamos la lectura de tres artículos sobre la metodología de mejora continua del Benchmarking.  Se realizara un diagnostico de benchmarking de los principales competidores para definir ejes de mejora, estudiando su perfil competitivo y comparándolo con los valores de la empresa.

El Benchmarking es una técnica empresarial en la que se hace un estudio comparativo de las normas, metodologías, tecnologías, prácticas, procesos y otros agentes importantes en sectores de empresas competidoras con la finalidad de lograr objetivos específicos en pro del mejoramiento de la organización propia.  Es la comparación de los estándares de una organización, con los de otras empresas (competidoras).

Podremos observar, por lo tanto, cómo han funcionado nuevas tecnologías o métodos de trabajo en otras organizaciones En general consiste en efectuar pruebas de comparación así como investigaciones que nos permitan conocer todas las ventajas y desventajas de nuestros competidores más directos, este trata de evaluar los productos, servicios y procesos de la organización con actividades similares que ha identificado como las más exitosas de la competencia.

Se realiza entre competidores pertenecientes a un mismo sector o actividad. Requiere un intercambio reciproco. Este tipo de benchmarking se enfoca en la identificación de los productos, servicios y procesos de trabajo de los competidores directos de su organización. Su objetivo es identificar información específica y compararlos con los de su organización.

Se incluyen dos representaciones power point que ayudaran para estudiar el  perfil de la competencia, asi como una tabla de análisis sobre las necesidades  de recursos para lograr los objetivos estratégicos definidos.

Descarga evaluar_competidores

Descarga necesidades_estrategicas

7.2.-EL ANÁLISIS DAFO.-

También deberá efectuar un exhaustivo análisis DAFO, comprobando las amenazas y oportunidades del entorno vistas en el análisis ya realizado anteriormente y en un estudio en profundidad de la situación de la propia empresa con relación a sus propias fortalezas y debilidades .Del mismo, se podrá deducir las estrategias básicas a tener en cuenta y finalmente los factores clave para su consecución.

7.3.-DEFINICIÓN DE ESTRATEGIAS BÁSICAS POR MEDIO DEL ANÁLISIS DAFO.- 

La utilización del análisis DAFO o FODA es una buena práctica para poder deducir las estrategias básicas o factores clave para lograr incrementar la competitividad de una organización empresarial. Para ello, es conveniente cruzar los resultados de los estudios del entorno con sus amenazas y oportunidades, con las fortalezas y debilidades propias de la organización. Así obtendremos cuatro tipos de estratégicas:

1. Defensivas.- Del cruce de las amenazas con las debilidades
2. Adaptativas.-Del cruce de las oportunidades con las debilidades
3. Reactivas.- Del cruce de las amenazas con las fortalezas
4. Ofensivas.- Del cruce de las oportunidades con las fortalezas

Seguidamente se efectuara una ponderación de las estrategias seleccionadas entresacando las que se consideren más idóneas para actuar como factores clave de éxito para mejorar la competitividad y rentabilidad de la empresa.

Leer el post: “Proceso para establecer la gestión del conocimiento en empresa de consultoría”, y ver el esquema de lo explicado en  la representación power point que adjuntamos y que en general puede servir a numerosas empresas del tamaño PYME.

Descarga dafo_ejemplo

7.4.-CONOCIMIENTOS ESENCIALES.-

La gestión de los conocimientos esenciales la podemos explicar de la forma siguiente: Hace unos pocos años se puso de moda la llamada Gestión del Conocimiento, cuya filosofía aplique en varias empresas, editando un post en mi blog explicando el procesos de su implantación en una empresa de consultoría, que habrán comprobado en la lectura antes recomendada.

Realmente desde que empecé a utilizar el concepto de las 7 S tuve clara la importancia de los conocimientos esenciales junto a las estrategias básicas como uno de los pilares de cualquier política de cambio o reflexión estratégica a considerar en las organizaciones empresariales. Recomiendo la lectura del post dedicado a  explicar la importancia de las competencias esenciales: “Las competencias esenciales en la gestión del conocimiento”.

Es fundamental, tener muy presente las necesidades en conocimientos que permitan a la organización cumplir lo estipulado en su misión, visión y valores , de manera que dichos conocimientos sean prioritarios para inculcarlos al personal dentro del plan de formación continua a establecer y desarrollar, considerándolos como aptitudes prioritarias  en la evaluación de su desempeño.

Por ejemplo, es ridículo tener al personal aprendiendo inglés, cuando dentro del plan estratégico de la organización no se piensa en establecer contacto con el extranjero. Sin embargo, no se esta formando al personal en técnicas de creatividad o trabajo en equipo, que seguro beneficiarían con mayor influencia en la motivación y eficiencia del personal de la organización de que se trate.

Por tanto, se definirán aquellos conocimientos, competencias o habilidades personales, organizacionales y tecnológicos , que sean necesarias para llevar a buen término las estrategias seleccionadas.

8.-ARMONIZACIÓN Y CONSENSO DE LOS CAMBIOS CULTURAL Y ESTRATÉGICO.-

Una cuestión que no debemos olvidar es la necesidad de comprobar que entre lo definido como cambios cultural y estratégico tienen que estar asentados en una Armonización y Consenso entre ambos cambios y su plena aceptación por parte de la dirección y el personal de la empresa.

Luego, seguidamente se debe analizar con mucho cuidado el que los criterios y factores  definidos para la consecución de los cambios cultural y estratégico no sean incompatibles, sino que estén perfectamente armonizados, lo cual facilitara la ejecución del consecuente cambio organizacional u operativo a realizar a continuación.

El fracaso en las implementaciones es debido, según mi experiencia, a tratar de realizar los cambios organizacionales y operativos o estructurales, sin haber comprobado la armonización entre los necesarios cambios del comportamiento, relativos al estilo de dirección y a la cultura empresarial (misión, visión, valores) y estratégicos(estrategias genéricas y conocimientos o competencias esenciales).

Adjuntamos un ejemplo de una matriz de armonización efectuada en una empresa.

Descarga matriz_armonizacion

9.-PREPARACIÓN DEL CAMBIO OPERATIVO O ESTRUCTURAL.-

Para llegar a realizar finalmente un  Cambio Operativo o Estructural , una vez definidos los cambios cultural y estratégico, se deberán seguir las siguientes pautas y acciones por el Comité de Dirección y su Comité de Coordinación del Cambio: C.C.C, con el fin de lograr motivar y movilizar al personal en el Proceso de Cambio en Continuidad: P.C.C..

Una vez  preparados por el CCC, con el beneplácito del Comité de Dirección, los cambios culturales y estratégicos mencionados se deberá diseñar una adecuada estrategia para proceder a su presentación,  en principio a los mandos y responsables de mayor nivel de la organización,  para obtener su aprobación y consenso.

Entonces  se podrá disponer un plan de presentación al resto del personal para negociar su aprobación, motivándoles para que se movilicen en la implantación del Proceso de Cambio Motivacional: P.C.M. Una vez obtenido un suficiente consenso de todo el personal se procederá a realizar el cambio operativo que afectara a la estructura de la empresa, a los sistemas y procesos y a su gestión del personal.

Este Cambio Estructural u Operativo se compone de diversos elementos a realizar, como los que seguidamente mencionamos:

• Nominar grupos de apoyo, creatividad y progreso
• Unidades de negocio
• Estructura horizontal
• Organización matricial.
• Utilización de las TIC

9.1.-GRUPOS DE APOYO, CREATIVIDAD Y PROGRESO.-

El CCC deberá proceder a nominar unos grupos de Apoyo, Creatividad y Progreso que faciliten la difusión, comunicación y motivación del personal en la implantación del P.C.M..

Como ejemplo de aplicación se adjunta un cuadro en Excell donde se nominan los responsables de los diversos grupos de apoyo y mejora que se utilizaron durante el proceso de cambio realizado en una empresa:

Descarga  grupos_ayuda

Además deberá el C.C.C. nominar la composición del Comité de Evaluacion del Personal: C.E.P., que será imprescindible para llevar a término las fases del  Control de la Satisfacción del Personal: C.S.P. y el Sistema de Evaluación del Desempeño: S.E.D. .

9.2.-LAS UNIDADES DE NEGOCIO.-

Las Unidades de Negocio  son unidades organizativas  o centros de beneficios, gestionadas con una responsabilidad acorde con su posición en la organización, que aglutina todas o la mayoría de las funciones empresariales básicas , dirigiendo y coordinando las actividades relativas a un producto o gama de productos que  satisfacen un determinado perfil de necesidades del mercado o de una área geográfica y siendo , por tanto, un centro de beneficios de la organización  corporativa.

Incluimos una representación power point explicativa del concepto de las unidades de negocio.

Descarga unidades_negocio

9.3.-LA ESTRUCTURA HORIZONTAL Y LA ORGANIZACIÓN MATRICIAL.-

En todas las empresas donde he estado he podido organizar las áreas bajo mi jurisdicción partiendo de una estructura lo mas horizontal posible, y consolidando la comunicación e información formal e informal con agrupaciones matriciales que facilitaran la gestión de los procesos y la dinámica entre los diferentes sectores de la organización.

Por otra parte, se comprobara la necesidad de conformar Unidades de Negocio en la estructura organizacional, componiendo una estructura horizontal con no más de tres niveles jerárquicos y salariales y configurando grupos de proyectos que estructuren una organización matricial.

Un ejemplo de esto se puede ver en el artículo de mi blog personal sobre la “Reestructuracion del area de materiales(compras y almacenes)”.

9.4.-LA UTILIZACIÓN DE LAS TECNOLOGÍAS TIC.-

También se deberá comprobar la situación de los recursos humanos, tecnológicos y operativos para presupuestar las inversiones necesarias y los gastos de formación requeridos por el personal, y especialmente diagnosticar la situación e implantación de las nuevas tecnologías TIC que se consideren  necesarias.

Las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC), como concepto general viene a referirse a la utilización de múltiples medios tecnológicos o informáticos para almacenar, procesar y difundir todo tipo de información, visual, digital o de otro tipo con diferentes finalidades, como forma de gestionar.

Las Tecnologías de la Información y la Comunicación han transformado nuestra manera de trabajar y gestionar recursos. Las TIC son un elemento clave para hacer que nuestro trabajo sea más productivo. Bien utilizadas, las TIC permiten a las empresas  ser competitivas en el mercado, siendo  un factor determinante en la productividad de las empresas, sea la empresa que sea y tenga el tamaño que tenga.

Hoy en día, nadie discute la importancia de la irrupción en las organizaciones empresariales de las TIC en todas sus facetas y equipamientos, debiéndose, por tanto, vigilar y potenciar la formación del personal en estas tecnologías e invertir en los recursos TIC más adecuados a las necesidades de cada empresa.

Recomiendo la lectura de la trilogía de artículos del blog que ayudan a la implantación de las TICs en las PYMES, a saber:

• ” Metodología de introducción de las TIC (M.I.T.) en las organizaciones empresariales (1ªparte)”
• ” Metodología de diagnóstico digital (M.D.D.) de las TIC en las pymes (2ªparte)”
• “Metodología del plan de incorporación (M.P.I.) de las tic en las pymes (3ªparte)”