PROCESO DE CAMBIO MOTIVACIONAL: PLAN DE MOTIVACIÓN Y MOVILIZACIÓN (4ªPARTE)

1.-INTRODUCCIÓN.-

Siguiendo con la exposición del Proceso de Cambio Motivacional: P.C.M., , en este artículo trataremos de desarrollar la aplicación de su tercera fase de implantación, es decir, al Plan de Motivación y Movilización: P.M.M. .

Asimismo se recomienda la lectura de los  siguientes artículos:

• “Metodología para un proceso de cambio motivacional (P.C.M.) del personal (1ª parte)”
• «Proceso de cambio motivacional: proceso de cambio continuo(2º parte)».
• «Proceso de cambio motivacional: plan de comunicación total (3ºparte)»
• «»Proceso de cambio motivacional: plan de motivación y movilización(4ªparte)
• «Proceso de cambio motivacional: plan de reconocimiento del desempeño(5ª parte)
• “Proceso de cambio motivacional. control satisfaccion del personal(6ª-parte)”
• «Proceso de cambio motivacional: sistema de evaluación del desempeño (7ªparte)»

El P.C.M. es una metodología creada para obtener una motivación y satisfacción en el trabajo del personal de una organización que conduzca a una movilización del mismo en el logro de mayor competitividad y rentabilidad  dentro de un proceso de cambio proactivo.

Adjuntamos para facilitar su comprensión una representación power point, de las seis fases y sus interrelaciones.

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2.-FACTORES EXTERNOS Y PASOS PARA LOGRAR LA MOTIVACIÓN DEL PERSONAL.-

Una condición primordial y crucial para un dirigente de una organización empresarial es motivar e ilusionar al personal que forma parte de su empresa, de manera que actúe como centro catalizador de la organización transmitiendo, con visiones estimulantes, entusiasmo  en los objetivos a alcanzar y en el progreso y futuro propuesto.

2.1.-FACTORES EXTERNOS.-

Si bien es cierto que la motivación del personal surge del interior de cada una de las personas que integran la organización, también es cierto que los factores externos ayudan a crecer y mantener la motivación, estos factores en el ámbito laboral pueden expresarse de muchas maneras por ejemplo:

• Bonificaciones
• Viajes
• Reconocimientos no monetarios
• Un buen clima laboral
• Estudios y capacitación
• Comisiones Compensación variable

Encontramos entonces que no siempre la misma condición motiva a las personas por igual, para algunos es más importante el dinero, para otros la oportunidad de descansar con su familia, para otros acceder a mas educación, etc.

2.2.-PASOS PARA MOTIVAR AL PERSONAL.-

Tratando de sintetizar los pasos más adecuados para lograr la motivación,

satisfacción y movilización del personal perteneciente a una organización empresarial, podríamos citar los siguientes:

1.-Estructura salarial.-

• Determinar una Política Salarial con solo tres niveles jerárquicos.
• Establecer los criterios de los sistemas de salarios fijos y variables.

2.-Estrategia de la gestión del personal.-

• Fijar los criterios de los recursos humanos según sean las opciones estratégicas de la empresa
• Establecer los conocimientos esenciales y habilidades necesarias para mejorar la competitividad de la empresa
• Establecer equipos de trabajo ( de coordinación, de evaluación, de creatividad y de progreso)y una organización matricial de proyectos
• Controlar el nivel de satisfacción en el trabajo del personal por medio de consultas y sus evaluaciones.

3.-Gestion económica.-

• Reducir el presupuesto del personal de forma adaptada a los objetivos y nuevas necesidades de la empresa.
• Elaborar el presupuesto de la plantilla para estimar los costos fijos.
• Fijar remuneraciones como reparto de beneficios u opciones de acceso a acciones de la empresa
• Establecer un mapa estratégico fijando responsables, objetivos , metas y sus indicadores.

4.-Soportes de la cultura.-

• Conocer la opinión de los empleados y su adecuación con la política estratégica de la empresa
• Identificar el clima laboral o la satisfacción del cliente interno
• Diagnosticar el estilo de dirección de los dirigentes
• Diseñar lemas y frases objetivo, asi como fijar la misión, visión y valores de la empresa.
• Establecer zonas de reunión, descanso y ocio en la empresa

5.-Formacion del personal.-

• Establecer la Política de Formación continua y diagnostico de necesidades formativas
• Definir la Política de Comunicación y formar al personal en metodología de reuniones
• Establecer grupos de Apoyo o facilitadores .Por ejemplo: de seguridad e higiene en el trabajo, de las 5 S, de técnicas de creatividad, de gestión de proyectos, etc.

6.-Sistemas de evaluación y desarrollo del personal.-

• Elaborar criterios de evaluacion del desempeño
• Definir los puestos directivos y sus competencias para formar y desarrollar a los directivos de la empresa
• Establecer premios a aportaciones individuales del personal o de los equipos de trabajo
• Definir e implantar un sistema de autoevaluacion individuales
• Controlar y evaluar la cumplimentación de los objetivos a alcanzar
• Vigilar los índices de satisfacción de los clientes y el volumen de quejas recibidas.

2.3.-FACTORES DE FIDELIZACIÓN DEL PERSONAL.-

Por otra parte, habrá de tenerse en cuenta los Factores que contribuyen a la Fidelización.Los siete factores de fidelización del empleado que podemos considerar son :

1.-Visión.-

Se trata de la capacidad de percepción del personal empleado comprendiendo que la dirección de la empresa intenta compartir la visión de futuro de su propia organización. Para ello es necesario obtener un consenso respecto a la cultura empresarial, definiendo la misión, visión y valores compartidos.

2.-Oportunidad.-

Se obtiene cuando el empleado siente que tu propia empresa promueve y apoya tu Plan de Desarrollo Personal y Profesional. Para ello , se necesita el establecimiento de un adecuado Plan de Formación en continuidad y un Plan de Incorporación,  Carrera y Promociones dentro de la propia estructura de la empresa.

3.-Incentivo.-

Consiste en que el empleado disponga de formas retributivas en base a desempeños objetivos y medibles. En este caso, se debe diseñar y consensuar una sistemática de evaluacion del desempeño por cada tarea y puesto de trabajo de la empresa.

4.-Impacto.-

Cada empleado debe descubrir día a día que su trabajo es importante e impactante para el devenir del negocio. Esto se puede lograr con un adecuado Plan de Motivación, y con políticas de autoevaluaciones periódicas de dirigentes y subordinados con el fin de descubrir deficiencias y aportar soluciones, además de comprobar los resultados del trabajo de cada uno.

5.-Comunidad.-

Es cuando todos los empleados están orgullosos de trabajar en equipo y como equipo, así como de su pertenencia a la organización empresarial. Táctica importante para conseguirlo es potenciar los grupos de mejora continua y creatividad, de proyectos de mejora y grupos de apoyo o facilitadores.

6.-Comunicación.-

Es fundamental para el empleado sentirse bien informado, disponiendo de la información de doble vía sobre la marcha del negocio y su contribución a la misma. Para ello, un adecuado Sistema de Comunicación Total debe establecerse en la organización, de manera que funcione debidamente la retroalimentación en cualquier caso y la información vertical, horizontal, interna , externa , formal e informal.

7.-Empleabilidad.-

El empleado debe conocer la evolución en la línea de una permanente actualización que propicie continuas posibilidades de trabajo en un entorno cambiante. Es decir, que siempre debe estar informado de las posibilidades de promoción interna o rotación en puestos de trabajo para obtener su polivalencia y cumplimentar su formación en los conocimientos esenciales que estratégicamente la empresa desea.

La rotación de puestos –no sólo de jefaturas sino también del personal de nivel de mandos medios para abajo—debe darse, obviamente, de manera técnica y organizada y, muy importante, siguiendo una evaluación situacional. Asimismo, es importante que colabore en la formación de un posible sustituto en su puesto de trabajo, y en las posibilidades  de trabajo externo si la empresa no pudiera satisfacer su ambición de  trayectoria profesional.

Seguidamente adjuntamos una representación power point de los factores de fidelización mencionados:

Descarga  fidelizacion_personal

3.-3ª Fase: PLAN DE MOTIVACIÓN Y MOVILIZACIÓN: P.M.M..-

Esta será la tercera fase del Proceso de Cambio Motivacional PCM, es decir la implantación de un Plan de Motivación y Movilización: PMM en la empresa en estudio. El mismo deberá ser liderado por el CCC, presentándolo y obteniendo el consenso de la plantilla para proceder a su implantación.

Las etapas a desarrollar en esta fase PMM son las siguientes:

1. Bases de la motivación
2. Técnicas de motivación
3. Mejoras de la satisfacción

Para su comprensión adjuntamos una representación power point

Descarga PCM_motivacion_PMM

4.-BASES DE LA MOTIVACIÓN.-

Seguidamente citaremos diversas obligaciones a realizar como base para ir mejorando la motivación del personal , a saber

• Reuniones de creatividad y de desarrollo de ejes de mejora.

• Formación de facilitadores de los grupos de apoyo.

• Establecer un Plan de Incorporación y Carrera.

• Fijar una metodología para las reuniones

• Homologación del personal

4.1.-REUNIONES DE CREATIVIDAD.-

La creatividad denominada también inventiva, pensamiento original, imaginación constructiva, pensamiento divergente o pensamiento creativo, es la generación de nuevas ideas o conceptos, o de nuevas asociaciones entre ideas y conceptos conocidos, que habitualmente producen soluciones originales.

Recomiendo la lectura del post titulado: “Conocimiento, tecnología e innovación”

Toda persona tiene la capacidad de desarrollar su lado creativo, puede de esta manera puede aportar ideas, dar opciones de soluciones o inclusive, encontrar la manera más rápida y efectiva de resolver un problema o cualquier situación que se presente. Es por eso que una persona creativa se desarrolla de una manera mucho más plena, ya que no se queda simplemente con lineamientos sino que, de alguna forma, busca otros caminos.

La creatividad en una persona esta dada según sus habilidades, principalmente mentales, esto no quiere decir que haya personas que no tengan habilidad, simplemente hay quienes la desarrollan mas que otras personas.

La creatividad es la antesala de la innovación y esta cualidad se puede desarrollar. Las empresas deben fomentar la creatividad en sus empleados y aprovechar sus ideas creativas.

Una buena forma de mejorar y crear una cultura de innovación sería convocar una reunión creativa para generar nuevas ideas o resolver un problema concreto. Para que todos los asistentes a la reunión participen se debe prohibir la crítica, porque se trata de escuchar y dejar libre la imaginación, dar cabida a la creatividad.

Las inhibiciones de las personas a la hora de manifestar sus opiniones pueden ser vencidas, hasta cierto punto, por medio de algunas de las técnicas de dinámica de grupos, para las que se requiere un grupo de personas dispuestas a aportar nuevas ideas para la solución del problema. Los participantes son animados a formular cualquier idea que se les ocurra, por muy extraña o disparatada que sea, sin ejercer ningún tipo de autocensura o crítica.

La formación de conceptos es una de las estrategias básicas usadas por la mente para resolver problemas, existiendo gran cantidad de técnicas para fomentar la creatividad. Por ejemplo:

• La asociación de ideas.
• La asociación forzada.
• Búsqueda de analogías: Hacer común lo extraño, hacer extraño lo común.
• La lista de atributos.
• Seis sombreros para pensar.
• Lluvia de ideas. Brainstorming
• Sinéctica: La unión de elementos distintos y aparentemente irrelevantes. La misma se presenta como una teoría y un método a la vez. Como teoría tiene un sentido eminentemente operacional ya que estudia el proceso creativo y los mecanismos psicológicos de la actividad creadora con el objetivo de aumentar las probabilidades de éxito de las personas en la solución de problemas. Como método, la Sinéctica constituye un enfoque estructurado cuya finalidad es brindar un procedimiento repetible, capaz de aumentar las posibilidades de arribar a soluciones creativas para los problemas.

4.2.-REUNIONES DE DESARROLLO DE EJES DE MEJORA.-

Todo el personal puede proponer un proyecto de mejora para que el CCC, junto a la colaboración del CEP, analice su factibilidad y designen a un coordinador del proyecto de mejora. En conjunto se definen los integrantes del equipo de mejora.

El Coordinador del Proyecto convoca a reunión al Grupo de Mejora en  donde se plantean los objetivos y se elabora el Proyecto de Mejora o Progreso a realizar

El equipo de mejora desarrolla el proyecto autorizado, solicitando los  recursos necesarios y reportando internamente los avances. La evidencia de un proyecto de mejora debe mostrar claramente los resultados logrados a través de gráficas o reportes permitiendo hacer una  comparación entre la situación inicial y la situación final.

Establezca los objetivos del proyecto considerando que sean:

1. Específicos: Claros sobre qué, dónde, cuándo y cómo va a cambiar la situación;
2. Medibles: que sea posible cuantificar los fines y beneficios;
3. Realizables: que sea posible lograr los objetivos; (conociendo los recursos y las capacidades disposición de la comunidad);
4. Realista: que sea posible obtener el nivel de cambio reflejado en el objetivo;
5. Limitado en tiempo: estableciendo el periodo de tiempo en el que se debe completar cada uno de ellos.

Se deben mencionar las áreas que se verán beneficiadas con la mejora y/o la cantidad de personal beneficiado.  También se deberán tener presentes los detalles siguientes:

1. Tiempo estimado de ejecución: Indicar el periodo en el que se pretende implementar todo el proyecto, detallando las actividades, fechas y responsables específico
2.  Recursos materiales y humanos: Listar los recursos de infraestructura (espacios de trabajo, equipos, materiales, servicios y personal) requeridos para el proyecto.
3. Costo estimado del proyecto: Indicar el costo estimado del proyecto, adjuntando evidencias (presupuesto, cotizaciones, etc.).
4. Especificar las actividades, fechas y responsables para el proyecto.

4.3.-FORMACIÓN DE FACILITADORES DE LOS GRUPOS DE APOYO.-

Los Programas de Formación de Facilitadores internos estarán  diseñados para desarrollar un grupo de líderes con habilidades que permitan interpretar y reducir las resistencias y tensiones y ayudar a superar los obstáculos de todo equipo.

Es necesario desarrollar las competencias requeridas para cumplir con el Rol de Facilitador de las experiencias de aprendizaje y transferencia de conocimientos a equipos de trabajo, en un contexto en el que se debe transmitir la mayor cantidad de información y conocimiento en el menor tiempo posible.

Es recomendable crear los grupos de apoyo con solo dos especialistas facilitadores, que actuaran como coachers y formadores del resto del personal.

Podemos citar como grupos de apoyo  más prácticos los siguientes:

• Seguridad e higiene en el trabajo
• Metodología de reuniones de trabajo
• Sistemas de autoevaluacion individuales
• Técnicas de comunicación
• Utilización de las TIC
• Técnica de las 5S.

4.4.-ESTABLECER UN PLAN DE  INCORPORACIÓN Y CARRERA.-

Son muchas las ocasiones en que la permanencia de las personas en la empresa se considera vital para el cumplimiento de los propósitos corporativos. Por tanto, se establecen intencionadamente, además de todos los beneficios contractuales otros beneficios tales como préstamos, auxilios, bonificaciones, reconocimientos, etc., que generan un valor diferenciador al momento de considerar un cambio de empleo.

Sin embargo, más allá de estos beneficios la empresa debe tener claro, sobre todo en el caso de las personas claves en la organización, el plan de carrera para cada uno de ellos, es decir reconocer los mecanismos de retención apoyándose en una estrategia que le permita a la persona reconocer la conveniencia de permanecer en la empresa y descubrir que su aporte y contribución es valorado permitiéndole planear el desarrollo de su carrera profesional y laboral en el mediano y largo plazo.

Respecto al Plan de Incorporación del Personal  leer el post sobre el “Plan de incorporación del personal: su importancia y metodología de aplicación”

La incorporación de personal nuevo a cualquier organización empresarial, es una tarea que, desgraciadamente, no se acostumbra a cuidar con el debido esmero y prioridad. Muchas veces incluso te encuentras con manuales de procedimiento para la incorporación del personal, para comprobar que realmente no se aplican con la necesaria dedicación.

En dichos manuales se suelen definir los planes de acogida, con los pasos de presentaciones, recorrido por departamentos, información sobre la cultura empresarial, con la misión, visión, valores y datos históricos de la empresa, organigramas jerárquico y funcional, y políticas de personal relativas al sistema de remuneraciones, vacaciones, horarios y beneficios sociales u otras cuestiones.

Realmente al individuo que se incorpore, y reciba toda la información mencionada , le puede ser interesante e incluso útil , pero lo más importante es el clima social que le rodee y lo acepte sin reticencias.

Lo más efectivo es que se le debe dar una perspectiva de futuro, estableciendo unas fases de desarrollo de los conocimientos que son esenciales para la empresa y que se quieren vaya potenciándolos , ofreciéndole un plan de carrera que le consiga satisfacer y verlo como objetivo personal a conseguir dentro de la empresa. Entonces,  lograremos su motivación y lealtad para con la empresa  evitando su fuga y consolidando su continuidad en la organización.La  promoción del personal es algo que afianza la satisfacción del personal y su lealtad y fidelización.

Asimismo,  fundamental para un directivo que quiera ser líder integrador es procurarse de crear un equipo a su alrededor que sea líder como tal. Para ello ha de ser lo suficientemente generoso para no poner ninguna traba a su formación en continuidad, incluso para que pueda suplantarle a uno mismo si fuera necesario.

Esto que, en casi todas las organizaciones multinacionales, muy pocos directivos les complace realizarlo, más bien ven el enemigo en casa y ponen todas las trabas a su alcance para evitar el crecimiento del subordinado y posible sustituto, aplicando si es preciso un mobbing denunciable.

Realmente no se han dado cuenta que lo que hará que el mismo crezca es que su equipo lo haga, con lo que su entorno y, por supuesto, superiores, si los hay , apreciaran su capacidad de formar y hacer equipos lideres.

4.5.-FIJAR LA METODOLOGÍA A SEGUIR EN LAS REUNIONES DEL PERSONAL.-

Las reuniones son necesarias para mantener la comunicación en la empresa, realizar el trabajo en equipo y son de tanta importancia como cualquier otra actividad clave de la empresa ya que en ellas se: toman de decisiones, solucionan problemas, intercambia información, planifica, unifican criterios, crean ideas, etc.

Se recomienda seguir las siguientes reglas  para lograr reuniones efectivas:

• Planificar la agenda cuidadosamente
• Asignar que alguien lleve o controle el tiempo de reunión
• Rechazar el discutir puntos fuera de la orden del día o agenda.
• Evaluar el proceso de reunión al final de la misma
• Siempre saber el día, a qué hora es y el tiempo a dedicarse.
• Establecer claramente la razón principal de la reunión
• No convocar reuniones fuera de las horas normales de trabajo, a menos que sea una emergencia.
• No utilice las reuniones para criticar o crear tensiones entre los participantes.
• Mantenga separados los asuntos personales de los asuntos de trabajo.
• Recordar que el mejor modelo para las reuniones es la democracia.
• Siempre prepare una orden del día clara y difundirla con anticipación entre los participantes
• Realice siempre una reunión programada, salvo causas muy extraordinarias.
• Establezca una metodología para realizar las reuniones, especialmente cuando sean periódicas y para temas concretos.

Recomiendo encarecidamente  el establecimiento de metodologías que fijen en un documento todas las necesidades  y premisas para aquellas  reuniones  que sean programadas con fechas periódicas prefijadas, así como con los mismos participantes y temas a tratar, procurando establecer un orden del día que fije adecuadamente las fases de la reunión en el tiempo mínimo a utilizarse. Incluyo dos ejemplos de formato word de metodologías de reuniones.

Descarga metodologia_reuniones

Descarga modelo_reunion

4.6.-LA HOMOLOGACIÓN DEL PERSONAL.-

En la M.A.I.(Grupo United Thecnologies ),  conseguí introducirnos en las fabricas suecas de VOLVO y posteriormente en las de SAAB, gracias a la demostración,  que les hice a una delegación de sus ejecutivos , del sistema de calidad que estábamos aplicando en la división de cableados.

Lo definitivo para ellos, fue cuando les dije que homologábamos a nuestro personal, indicándoles que se trataba de entregar a nuestros clientes el expediente de aquellas trabajadoras que habían colaborado en la fabricación de sus prototipos ya homologados y que eran capaces de desempeñar con eficacia el montaje de los cables y sus accesorios en  todos los puestos de la mesa rotatoria de montaje  de los cableados VOLVO que se tratara. De esta manera, para sustituir cualquiera de estas empleadas homologadas debíamos recibir la aprobación del cliente y demostrar el buen hacer de la sustituta a homologar.

Esta practica creo que puede ser aplicada en numeras ocasiones y estoy seguro que lograría resultados espectaculares en afianzar la calidad y , por supuesto, la competitividad de muchas organizaciones empresariales con la problemática de la fabricación y homologación de prototipos

5.-TÉCNICAS DE MOTIVACIÓN.-

La técnicas de motivación a emplear consisten en los siguientes elementos que consideramos importantes para lograr la colaboración del personal y obtener su confianza para alcanzar su motivación personal y consecuente movilización en implantar el PMM como tercera fase del PCM: Proceso de Cambio Motivacional, son:

• Crear buzón de sugerencias.

• Diseñar cuestionarios de estilo de dirección y cultura.

• Diseñar cuestionario del clima laboral de la empresa.

• Establecer los criterios y cuestionarios del PCPT.

• Implantar la técnica de las “ 5 S “ por áreas

5.1.-CREAR  BUZÓN DE SUGERENCIAS.-

La comunicación con los empleados permite medir si existen problemas a solucionar o medidas a tomar, además de ser uno de los factores centrales de la correcta gestión de toda empresa, grande o pequeña.

Dentro de los canales formales que las organizaciones instituyen para su comunicación ascendente, el buzón de sugerencias se presenta como una de las alternativas de uso más frecuente. Además de habilitar un canal de información desde el personal de base a la línea jerárquica, que permite un camino hacia la mejora continua, esta herramienta habilita un espacio de participación que permite motivar al personal y desarrollar sentido de pertenencia.

Como cualquier canal de comunicación interna que se instituya en una organización, el buzón de sugerencias requiere de un proceso de diseño, apropiación, seguimiento y evaluación por parte del CEP: Comité de Evaluacion del Personal. La evaluación de la evolución del canal nos provee de información cuantitativa y cualitativa sobre qué recibimos, quién interviene, qué se dice, cómo se dice, por qué se dice y cuál es la historia de las respuestas.

El buzón de sugerencias puede hablar mucho de la empresa; es importante que las organizaciones puedan evaluar en un camino hacia la mejora, cómo es el proceso de comunicación ascendente con el personal a través del buzón de sugerencias y cómo nuestra organización habla y escucha a través de él.

5.2.-DISEÑAR CUESTIONARIOS DE ESTILO DE DIRECCIÓN Y CULTURA.-

La importancia del estilo de dirección y cultura empresarial son vitales, enmarcándose en el que llamo subsistema del comportamiento como parte fundamental en el entendimiento de un sistema empresarial.

Recomiendo la lectura de tres post que profundizan en la explicación de estos conceptos y su incidencia en la motivación del personal, a saber:

• “El sistema empresarial en el siglo XXI”
• “Liderazgo y gestión en la dirección empresarial”
• “La cultura empresarial en las organizaciones y su proceso de cambio”

Se deben confeccionar  ambos cuestionarios sobre el comportamiento  por parte del CCC con la correspondiente presentación, negociación y consenso con los representantes de los empleados de la organización.

Como ejemplos de cuestionarios adjuntamos los utilizados para evaluar el estilo de dirección y la cultura empresarial en el sistema de autoevaluación EFIG que más adelante mencionaremos.

Descarga evaluar_estilo

Descarga evaluar_cultura

5.3.-DISEÑAR CUESTIONARIO DEL  CLIMA LABORAL DE LA EMPRESA.-

La conexión entre cultura organizacional  y clima laboral se basa específicamente en que las políticas, misión, valores que se manejen dentro de la empresa, es decir la cultura, influirá directamente en el comportamiento y en la percepción que tendrán las personas de su ambiente de trabajo.

El “Clima Laboral “es el medio ambiente humano y físico en el que se desarrolla el trabajo cotidiano. Influye en la satisfacción y por lo tanto en la productividad. Recomiendo para comprensión del llamado clima laboral la lectura del post. “El clima laboral y organizacional”

Las encuestas y los cuestionarios sobre la satisfacción laboral constituyen una manera sencilla de medir el nivel de lealtad de los empleados y descubrir cuáles son las áreas que se deben mejorar .El diseño del cuestionario de clima laboral también será realizado por el CCC con el necesario consenso del personal. Un ejemplo en Word lo incluimos a continuación:

Descarga cuestionario_clima

5.4.-ESTABLECER LOS CRITERIOS Y CUESTIONARIOS DEL PLAN DE COLABORACIÓN EN EL PUESTO DE TRABAJO: PCPT.-

Recomiendo aplicar un sistema o método de mi propia creación, que bauticé como “ Plan de Colaboración en el Puesto de Trabajo”, donde además de considerarse las tres primeras S de la Organización, Orden y Limpieza , seguí comprometiendo al personal en los conceptos, dentro de su puesto de trabajo, relacionados con la Seguridad, la Formación, la Calidad, la Productividad y la Logística. Estos conceptos pueden ser modificados eligiéndose otros que se consideren mas idóneos para ser aplicados en la organización de que se trate.

Estas ocho variables actúan de manera que se interrelacionan y dan una idea generalizada y bastante realista de la situación de cada puesto de trabajo , haciendo participar al personal obteniendo la opinión sobre las circunstancias en que se encuentra su propio puesto de trabajo con respecto a los conceptos mencionados.

Adjuntamos una representación power point para mejor comprensión del modelo PCPT

Descarga esquema_PCPT

El objetivo es  conseguir la participación del personal por medio de unos cuestionarios que deberán cumplimentar para seguidamente poder ser estudiados y analizados en profundidad e ir sacando conclusiones sobre la situación de cada puesto de trabajo de la organización.

En conclusión,  recomendamos  también la lectura del post: “Plan de colaboración en el puesto de trabajo: PCPT” y la utilización de este procedimiento como muy adecuado para acompañar a cualquier proceso de cambio con su correspondiente plan de motivación, de manera que toda la plantilla se sienta participe en el progreso de la organización empresarial.

5.5.-IMPLANTAR LA TÉCNICA DE LAS “5 S “POR ÁREAS.-

El procedimiento de  la implantación de la herramienta de gestión conocida como la técnica de las “5 S “es utilizada para lograr una mayor productividad y mejorar cada lugar o puesto de trabajo en las organizaciones empresariales de producción y servicios.

Se trata del procedimiento que abarca todo el proceso de  implantación de las 5S en los talleres y oficinas de la organización de forma paulatina y empezando en aquellos puestos de trabajo y áreas de mejora que mayores ventajas  y con mayor facilidad se puedan alcanzar. Recomendamos la lectura del post:”Procedimiento ISO para la implantación de las “5S” en una organización empresarial”.

El fundamento primordial de la aplicación de las 5S es potenciar y clarificar en la corporación empresarial los conceptos de la organización, el orden y la limpieza, planificando su mejora y estableciendo unos indicadores visuales que permitan el seguimiento de los resultados y progreso alcanzado, estableciendo, si procede, acciones correctoras que permitan la mejora continua en los tres conceptos de organización, orden y limpieza en todos los departamentos y sus puestos de trabajo, logrando con perseverancia involucrar una adecuada disciplina y habito en el trabajo que alcance la excelencia en los tres conceptos mencionados.

Seguidamente adjuntamos una representación donde, se comprueba con un cuestionario, los progresos alcanzados en un área o departamento de la organización en el transcurso del tiempo y con la implantación de la técnica de las 5S.

Descarga  evaluacion_5S

Asimismo, incluimos una representación de un formulario para evaluar el nivel de ejecución de las 3S

Descarga formulario_evaluaciones 3s

6.-MEJORAS DE LA SATISFACCIÓN.-

Como elementos adecuados para ir logrando mejorar el grado de satisfacción de los componentes de la plantilla de la empresa, podemos considerar a los siguientes:

• Desarrollar un Plan de Formación continuo.

• Establecer horario flexible, teletrabajo, etc.

• Utilizar la redundancia

• Desarrollar un Plan de capacitación y polivalencia.

• Establecer un sistema para participar en los beneficios

6.1.-DESARROLLAR UN PLAN DE FORMACIÓN CONTINUO.-

Deberemos considerar las siguientes premisas:

1ª.-DESARROLLO DE CAPITAL HUMANO.-

El éxito depende cada vez más de la capacidad de la organización para administrar el capital humano, las organizaciones compiten a través de las personas. El capital humano es una expresión genérica que se utiliza para describir el valor del conocimiento, habilidades y capacidades que poseen un impacto tremendo en el desempeño de la empresa.

Para integrar capital humano en las organizaciones, los gerentes deben comenzar por desarrollar estrategias a fin de asegurar conocimiento, habilidades y experiencia superiores en su fuerza de trabajo. Los programas para definir puestos se centran en identificar, reclutar y contratar el mejor y más brillante talento disponible. Los programas de capacitación complementan estas prácticas de definición de puestos para mejorar las habilidades.

Crear organizaciones en las que el capital intelectual se actualiza constantemente será un aspecto significativo en el futuro. Ninguna organización puede permanecer tal como está, ni tampoco su recurso más preciado (su personal) debe quedar rezagado y una de las formas mas eficientes para que esto no suceda es capacitando permanentemente.

Las personas son esenciales para las organizaciones y ahora más que nunca, su importancia estratégica está en aumento, ya que todas las organizaciones compiten a través de su personal. El éxito de una organización depende cada vez más del conocimiento, habilidades y destrezas de sus trabajadores. Cuando el talento de los empleados es valioso, raro y difícil de imitar y sobre todo organizado, una empresa puede alcanzar ventajas competitivas que se apoyan en las personas.

Por esto la razón fundamental de por qué capacitar a los empleados consiste en darles los conocimientos, actitudes y habilidades que requieren para lograr un desempeño óptimo. Porque las organizaciones en general deben dar las bases para que sus colaboradores tengan  la preparación necesaria y especializada que les permitan enfrentarse en las mejores condiciones a sus tareas diarias. Y para esto no existe mejor medio que la capacitación, que también ayuda a alcanzar altos niveles de motivaciones, productividad, integración, compromiso y solidaridad en el personal de la organización.

2ª.- CULTURA DE “EMPOWERMENT”.-

Es primordial una cultura de “Empowerment” teniendo muy en cuenta que  sólo hay auténtico empowerment cuando los empleados sienten que pueden tomar iniciativas acordes con las directrices de la organización, incluso más allá de su responsabilidad asignada; o sea, que si creen que algo debe hacerse y pueden hacerlo, lo hacen sin temores. Digamos ya cuáles son los ingredientes del auténtico empowerment:

• responsabilidad ante los resultados;
• poder (autoridad formal) para tomar decisiones;
• recursos materiales para la ejecución;
• información y conocimientos necesarios, y
• competencia profesional del sujeto apoderado.

3ª.-LA FORMACIÓN DEL PERSONAL.-

Para mantener el grado de compromiso y esfuerzo, las organizaciones tienen que propiciar climas laborales positivos que les faculte valorar adecuadamente la cooperación de sus miembros, estableciendo mecanismos que le permitan disponer de una fuerza de trabajo suficientemente eficiente y eficaz que conduzca al logro de los objetivos y metas de la organización, y al mismo tiempo logre satisfacer las aspiraciones de sus integrantes.

No se debe olvidar que las empresas dependen para su funcionamiento, evolución y logros de objetivos, primordialmente del elemento humano o capital intelectual con que cuenta.

Por ello debe poner toda su atención en los requerimientos de sus necesidades de desarrollo personal, propiciando una formación en continuidad que potencie los valores y conocimientos esenciales de la organización, estableciendo un Plan de Incorporación y Carrera individual que satisfaga al personal y fundamente su lealtad y compromiso con la empresa, favoreciendo su implicación y retención.

Evidentemente lo primordial es diseñar un adecuado Plan de Formación anual, considerando su costo en horas externas e internas dedicadas a su realización y potenciando la polivalencia en conocimientos y aptitudes para desempeñar los diversos puestos de trabajo de la organización, valiéndose de una planificación idónea de rotaciones y cursos de formación.

Adjuntamos una representación  en word de un modelo de plan de formación a establecer en una organización empresarial:

Descarga plan_formacion

6.2.-ESTABLECER HORARIO FLEXIBLE, TELETRABAJO, ETC..-

Seguidamente expondremos ambas posibilidades de tipo de desempeño del trabajo: horario flexible y teletrabajo, que son muy adecuadas para potenciar la motivación y satisfacción del personal.

EL HORARIO FLEXIBLE:

El horario flexible contempla un tiempo de prestación diaria de trabajo que puede comprender la eliminación de las normas relativas a la puntualidad, la eliminación de las correspondientes consecuencias jurídicas y la auto-organización del tiempo del trabajo diario por parte del propio empleado, con la existencia de ciertos límites a tal capacidad.

La definición de horario flexible es por tanto muy amplia y genérica. Seguidamente mencionaremos varias modalidades de horario flexible a considerar:

• Un término más preciso es el de horario fijo variable, modalidad caracterizada por el ofrecimiento del empresario de una pluralidad de horarios, de entre los cuales el trabajador elige libremente el que más le convenga. Dicho horario se convierte desde entonces en obligatorio para él.
• Otro tipo de horario es el llamado horario flotante, en el cual el trabajador elige el momento de entrada al puesto de trabajo dentro de un margen preestablecido para ello. A partir de su hora de entrada, debe mantenerse en su puesto el mínimo de horas fijadas como jornada diaria.
• Por último, en la modalidad de horario libre, el empleado administra y gestiona su tiempo de trabajo, cumpliendo los resultados que la organización espera de él en todo momento.

EL TELETRABAJO:

El teletrabajo es una forma de trabajo en la que éste se realiza en un lugar alejado de las oficinas centrales o de las instalaciones de producción, mediante la utilización de las nuevas tecnologías de la comunicación.

A continuación veremos las ventajas que su uso conlleva:

Ventajas para el trabajador:

• Mayor autonomía, flexibilidad y movilidad
• Aumento de la productividad
• Más vida familiar
• Posibilidad de combinar con tareas domésticas
• Menor estrés
• Menos desplazamientos.
• Favorece el acceso a la formación (por medio INTERNET), con la ventaja añadida de que se aprende a través del medio con que se va a trabajar.
• Más tiempo libre, mejor rendimiento que en la oficina, horario flexible, mejor calidad de vida.
• Significa también trabajar a gusto, con ilusión, con mayor dedicación y compromiso.

Ventajas para la empresa:

• Menos problemas de convivencia entre empleados
• Menor infraestructura necesaria
• Eliminación del absentismo laboral
• Implementación de las Nuevas Tecnologías de la información: TIC
• Reducción de costos

6.3.-UTILIZAR LA REDUNDANCIA.-

La redundancia es una palabra que significa tener siempre algo de más a aquello que se necesite, es decir, ser generoso en las condiciones mínimas de seguridad que se estipulen, procurando tener siempre el riñón bien cubierto para solventar cualquier evento imprevisto que pueda conducir al desastre en nuestra gestión.

Esta redundancia, para muchos directivos, es enemiga acérrima de una política de reducción de gastos, lo cual, a mi juicio, es una solemne tontería, ya que no consideran las ventajas que se puede obtener con una bien aplicada generosidad en los recursos de la organización de que se trate.

Por ejemplo, si disponemos de mas maquinaria, en muchos casos es absolutamente necesario, si cada parada en la producción produce unos gastos que ayudarían a amortizar fácilmente la sobredimensión en recursos operativos, además de la cumplimentación de plazos ante los clientes y, tal vez, el pago de penalizaciones por incumplimientos estipulados.

En el caso de operarios o empleados, se puede tener más de los absolutamente necesarios para reaccionar adecuadamente contra el absentismo normal en la empresa, además de prever las vacaciones del personal con las  correspondiente rotaciones del mismo y , sobre todo, para poder dedicar el debido tiempo a los periodos de incorporación del nuevo personal, junto a las necesidades de dedicar tiempo a la formación en continuidad de los empleados y operarios, poniéndolos al día en los conocimientos esenciales para la visión estratégica de la organización y potenciar la polivalencia del personal en los diversos puestos de trabajo con lo que conseguiremos una empresa flexible, innovadora y eficaz.

6.4.-DESARROLLAR UN PLAN DE CAPACITACIÓN Y POLIVALENCIA.-

Se trata de considerar el concepto de capacitación y de polivalencia basada en la aplicación de la rotación del personal como sistema de formación.

CAPACITACIÓN:

Adquisición de conocimientos, principalmente de carácter técnico, científico y administrativo. Consiste en una actividad planeada y basada en las necesidades reales de una empresa y orientada hacia un cambio en los conocimientos del colaborador.

La capacitación es la preparación teórica que se les da al personal con el objeto de que cuente con los conocimientos adecuados para cubrir el puesto con toda la eficiencia. La capacitación es una herramienta fundamental que ofrece la posibilidad de mejorar la eficiencia del trabajo de la empresa, permitiendo a su vez que la misma se adapte a las nuevas circunstancias que se presentan tanto dentro como fuera de la organización. Proporciona a los empleados la oportunidad de adquirir mayores aptitudes, conocimientos y habilidades que aumentan sus competencias, para desempeñarse con éxito en su puesto. De esta manera, también resulta ser una importante herramienta motivadora.

Es importante que la capacitación se oriente prioritariamente a aquellos conocimientos esenciales que estratégicamente se definieran por la Dirección y el CCC, al analizar y consensuar el cambio estratégico de la organización.

ROTACIÓN DEL PERSONAL:

En todas las empresas por donde he estado, he aplicado  con amplitud la rotación del personal, bien buscando una polivalencia en los puestos de trabajo a desempeñar o , bien para incrementar los conocimientos personales e incluso esenciales del personal.

Una rotación muy beneficiosa fue el pasar a ejecutivos o  mandos intermedios de las áreas de producción a las de inspección y/o calidad y a la inversa, de manera que los responsables vieran los toros desde la otra barrera y aprendieran las dificultades de la producción y la importancia de la  gestión de calidad.

POLIVALENCIA DEL PERSONAL:

El fomento de la polivalencia del personal da respuesta a la necesidad cada vez mayor de las organizaciones de adaptarse a los cambios, que se dan de manera constante  en el mercado, hacen que haya un creciente interés y progreso en lo referente a la organización del tiempo de trabajo  y que exista una adaptación de las leyes laborales que lo  permitan.

Esto conlleva al logro de una organización flexible, que en términos generales consiste en la capacidad de la organización de adaptarse a situaciones  de cambio de  manera eficaz.  No es suficiente que las organizaciones puedan adaptarse a las necesidades del mercado, que es preciso además  hacerlo con rapidez para llegar antes que los demás.

Por tanto, el vigilar la polivalencia del personal, tratando de formarlo por medio de rotaciones es muy importante para  mantener el conocimiento empresarial en condiciones de continuar competitivamente pese a cualquier contingencia como el absentismo, vacaciones u otras causas.

Adjunto varias representaciones excel con cuadros que sirven para comprobar los conocimientos y carencias del personal en cada puesto de trabajo y fijar el plan de formación idóneo con la correspondiente rotación para lograr su polivalencia.

Descarga grado_ formacion

Descarga modelo_ inventario

Descarga plan_rotacion

6.5.-ESTABLECER UN SISTEMA PARA PARTICIPAR EN LOS BENEFICIOS.-

Se trata de un sistema utilizado para incentivar a los trabajadores de una empresa consistente en distribuirles un porcentaje determinado del beneficio al final de cada ejercicio económico de forma adicional al sueldo o salario. Para que este sistema realmente funcione es necesario que la cantidad a repartir sea fijada por las partes de común acuerdo y antes de que el beneficio se genere, así como que los trabajadores tengan acceso a las cuentas de la  empresa para poder verificar que están cobrando efectivamente lo pactado.