PROCESO DE CAMBIO MOTIVACIONAL: PLAN DE COMUNICACIÓN TOTAL (3ªPARTE)

1.-INTRODUCCIÓN.-

Siguiendo con la exposición del Proceso de Cambio Motivacional: P.C.M.,  , en este artículo trataremos de desarrollar la aplicación de su segunda fase de implantación, es decir, al Plan de Comunicación  Total. P.C.T.. Asimismo se recomienda la lectura de los siguientes artículos:

• “Metodología para un proceso de cambio motivacional (P.C.M.) del personal (1ª parte)”
• «Proceso de cambio motivacional: proceso de cambio continuo(2º parte)».
• «Proceso de cambio motivacional: plan de comunicación total (3ºparte)»
• «»Proceso de cambio motivacional: plan de motivación y movilización(4ªparte)»
• «Proceso de cambio motivacional: plan de reconocimiento del desempeño(5ª parte)
• “Proceso de cambio motivacional. control satisfaccion del personal(6ª-parte)”
• «Proceso de cambio motivacional: sistema de evaluación del desempeño (7ªparte)»

El P.C.M. es una metodología creada para obtener una motivación y satisfacción en el trabajo del personal de una organización que conduzca a una movilización del mismo en el logro de mayor competitividad y rentabilidad  dentro de un proceso de cambio proactivo. Adjuntamos para facilitar su comprensión una representación power point, de las seis fases y sus interrelaciones.

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2.-EL CONCEPTO DE LA COMUNICACIÓN TOTAL.-

La comunicación total: Este concepto lo emplee siempre, al ser muy extrovertido, y , por experiencia , es vital para ser un buen dirigente. Recomiendo lean los posts de mi blog titulados :

• “La  comunicación y su importancia en la empresa”,
• «La comunicación cataliza el conocimiento creando competitividad»,
• “Estructura organizacional para un  sistema de comunicación total” ,
• «Comunicación organizacional y sus relaciones y flujos de trabajo y valor» 
• “Lemas y frases para motivar y meditar”.
• https://actualidadempresa.com/cultura-estrategias-comunicacion-servicio/

Mi lema es: < La COMUNICACIÓN  cataliza el CONOCIMIENTO creando  COMPETITIVIDAD>.

Estoy convencido que todo el esfuerzo que se realice para ser más comunicativo, repercute en la mejora de nuestra empatía y capacidad de escuchar a los demás.

Permanentemente buscamos motivar a la gente y automotivarnos, en este caso la respuesta es generando un diferencial para los demás y para uno mismo. Analizamos las condiciones actuales de la persona y establecemos una  mejora de esa condición, en algunos casos pueden ser satisfacción de necesidades. Esta mejora debe ser percibida por la persona o personas a través de la razón, de los sentimientos o de la acción.

El papel más importante en la motivación lo juega la comunicación, o sea la forma en que es  comunicado el diferencial generado. Cada vez es más evidente la suma importancia de la comunicación total en las organizaciones empresariales, para lo cual se necesita haber establecido lo que llamo una organización virtual, con un cambio estructural u operativo que facilite el establecimiento de grupos de trabajo creativos y, así mismo, otros de ejecución de proyectos de mejora o grupos de progreso, Ambos, deben ser ayudados por facilitadores especializados en técnicas o herramientas de mejora continua.

Lo importante es haber incorporado las últimas tecnologías TIC que permitan que el sistema de comunicación interna y externa, formal e informal, tácita o explícita, sea lo más fluido posible interrelacionando, holgadamente y en tiempo real, a todo el personal, cualquiera que sea su nivel jerárquico.

2.1.-DEFINICIÓN DE LA COMUNICACIÓN TOTAL.-

Seguidamente, describo la definición del concepto de la comunicación total y sus claves para  instituirla con éxito en la cultura de las organizaciones empresariales.

“La COMUNICACIÓN TOTAL cataliza el progreso incrementando el conocimiento de la empresa al nivel personal, organizativo y tecnológico , especialmente en aquellos factores clave que consoliden las ventajas competitivas  comprometidas de manera consensuada y que satisfagan en productos y servicios a los mercados y clientes estrategicamente  elegidos, alcanzando y sosteniendo la excelencia en su competitividad e imagen ante la sociedad y su entorno “ .

A continuación  adjuntamos una representación power point  donde se mencionan las claves para lograr una comunicación eficaz en la empresa.

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2.2.-CLAVES PARA UNA COMUNICACIÓN TOTAL.-

Las claves para la consecución de una comunicación eficaz, son:

• la participación de todos los empleados en grupos de fomento de la creatividad e innovación
• la participación activa del personal cualificado en los equipos de ejecución de proyectos de mejora
• la delegación de responsabilidades ( “empowerment “)al máximo admisible según el nivel de conocimientos adquiridos
• el establecimiento de unidades de negocio con el máximo grado de autonomía en su gestión
• la formación en continuidad del personal en técnicas de comunicación y utilización de la telemática
• la utilización de sistemas de evaluacion que premien la colaboración en creatividad y mejoras
• el disponer de un estilo de dirección y cultura empresarial que potencie la confianza y lealtad implantando la necesidad de comunicarse
• el facilitar todo tipo de comunicación con el los clientes, proveedores , competidores, y el entorno

3.-EL PLAN DE COMUNICACIÓN TOTAL: P.C.T. .-

Esta será la segunda fase del Proceso de Cambio Motivacional PCM, es decir la implantación de un Plan de comunicación Total: PCT en la empresa en estudio. El mismo deberá ser liderado por el CCC, presentándolo y obteniendo el consenso de la plantilla para proceder a su implantación

Seguidamente presento una metodología que ayuda a la implantación de una eficaz comunicación interna por medio de  la organización virtual.

Las etapas a desarrollar en esta fase PCT son las siguientes:

1. Estudio del sistema de comunicación

2. Elección de los elementos de comunicación

3. Definición de la comunicación Interpersonal

4. Definición de la comunicación Organizacionales

5. Implantación del Plan de Comunicación Total

Para su comprensión adjuntamos una representación power point .

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4.-ESTUDIO DEL SISTEMA DE COMUNICACIÓN.-

El diagnóstico es el primer paso del plan de comunicación interna de una organización. Debe dar a conocer los modos de comunicación existentes, qué medios se utilizan, y con qué eficacia, qué información se da y cuál no. Esta primera fase informa sobre los puntos fuertes y débiles del sistema de comunicación de la empresa.

5.-ELECCIÓN DE LOS ELEMENTOS DE COMUNICACIÓN.-

En una organización empresarial se puede identificar la necesidad de la disposición de  los siguientes elementos de comunicación:

• La presencia de una meta final u objetivo principal común, es decir, una misión empresarial en base a la cual se constituye una organización.
• Un conjunto de personas y de medios, es decir, los recursos humanos y materiales que se establecen en función del objetivo común prefijado.
• Un esfuerzo combinado, de manera que combine sus recursos para asegurar el cumplimiento de los objetivos.
• Un sistema de dependencias y de relaciones que consiga coordinar todos los esfuerzos del total de recursos hacia la consecución del objetivo, para lo cual se definen las funciones, relaciones jerárquicas, procedimientos, sistemas y normas de disciplina. La razón de ser y la existencia de una organización dependen estrechamente de la comunicación.

En el Plan de Comunicación Total  debemos tener presentes los siguientes medios para potenciar la comunicación formal e informal, interna y externa, a saber:

• Equipos de audiofonía

• Sistemas de alarma y control

• Salas de reuniones y conferencias virtuales

• Zonas de comedor y descanso

• Disponer de medios y sistemas informáticos adecuados

5.1.-LOS EQUIPOS DE AUDIOFONÍA Y LAS SEÑALES DE ALARMA Y CONTROL.-

A partir de mi experiencia como director de  la fábrica de ICOA en Urbi, empecé a utilizar una práctica que recomiendo como altamente eficaz. Se trata de valerse de todo tipo de señal acústica o luminosa que indique la situación de funcionamiento, calidad o peligro de falta de existencias en diversas  circunstancias.

Así siempre que ha sido factible he utilizado en mi despacho un sistema de luces que me indicaba, en ICOA, si la línea de moldeo estaba parada, en funcionamiento normal o dando una calidad inadecuada, en cuyo caso me indicaba también si se estaba controlando y actuando para arreglar la baja calidad detectada.

En BIANCHI, en su fabrica de Lasarte,  el sistema de luces lo emplee ubicándolas en las máquinas de las líneas de condensadores y bobinas para televisión, de manera que por su color se veía cuales estaban en funcionamiento normal, paradas o en periodo de reparación. Estas señales eran visibles desde mi despacho y, por supuesto en un panel luminoso colocado en el departamento de los técnicos de mantenimiento de la fábrica.

También utilice, a veces, luces en las estanterías de los almacenes para indicar visualmente cuando se había llegado a un nivel mínimo de existencias indicando la necesidad de efectuar el correspondiente pedido de reposición al haber alcanzado el stock de seguridad previsto.

5.2.-SALAS DE REUNIONES Y CONFERENCIAS VIRTUALES.-

Las salas virtuales (virtual rooms) para reuniones o conferencias utilizando servicios de Internet, son actualmente ya una solución consolidada para mejorar el rendimiento del negocio en empresas de todo tipo de tamaño, incluidas las PYMES.

Sirven para que se interactúe con cualquier persona (empleado, cliente o socio de la organización) en cualquier lugar y a cualquier hora para finalizar los proyectos de manera más rápida. Comparta aplicaciones, presentaciones y documentos de la empresa, productos y servicios, o incluso el escritorio de su PC en tiempo real con los usuarios que usted determine, cada uno localizado en diferentes ubicaciones físicas.

Una sala virtual es un servicio web accesible desde el navegador o a veces utilizando un software propietario, en donde interactúan una serie de usuarios invitados al evento y coordinados por un usuario moderador, los cuales comparten dentro de dicho entorno virtual, contenidos de video, chat, audio e intercambio de documentos.

Se necesita la existencia de salas de reuniones preparadas para realizar conferencias virtuales con un servicio de videoconferencia profesional en la nube (‘cloud’) en alta definición (HD), con capacidad para conectar simultáneamente desde 2 hasta 50 participantes, con posibilidad de conectar con PCs, portátiles, smartphones, tabletas y/o equipos para salas de reuniones.

Ofrece la posibilidad de que cualquier participante comparta documentos y aplicaciones, grabar, retransmitir en webcast, acceder telefónicamente a la reunión así como conectar equipos de videoconferencia de los principales fabricantes.

5.3.-ZONAS DE COMEDOR Y DESCANSO.-

Su existencia es obligatoria y está regulada, estableciéndose  que se facilitaran cuando la seguridad o la salud de los trabajadores lo exijan, en particular en razón del tipo de actividad o el número de trabajadores; estos dispondrán de un local de descanso de fácil acceso.Las trabajadoras embarazadas y madres lactantes deberán tener la posibilidad de descansar tumbadas en condiciones adecuadas.

Su existencia  constituye un alegato a favor de la cultura de hacer descansos en el trabajo, utilizando para ello zonas desaprovechadas para dedicarlas a ofrecer alimentos y bebidas, facilitando así el esparcimiento y la comunicación creativa entre los empleados.

La dirección de las empresas debería considerar los descansos como un tiempo para reponer recursos y no como un tiempo dedicado a vaguear. Si se utilizan adecuadamente, los descansos pueden ser magníficos suministradores de energía productiva para las empresas.

En el futuro, los estrategas de las empresas se tendrán que dedicar más intensivamente al tema de cómo se pueden configurar las fases de trabajo y de descanso en la empresa de forma más productiva.

Cada vez más, el poder disponer de empleados satisfechos, motivados y productivos se está convirtiendo en un factor crítico para las empresas. Para los empleados de más edad se trata de mantenerlos en forma y, en el caso de los jóvenes, el objetivo es motivarlos ofreciéndoles ventajas atractivas, instalando un espacio para actividades y un área para los descansos de poca duración, donde  los empleados se pueden recuperar utilizando sillones de masaje, jogging cerebral, entrenamiento para los ojos o gimnasia para la oficina.

Hoy en dia, podemos encontrar empresas con guarderías, zonas de catering y precocinados, gimnasios, spas, deportes indoor, etc.

5.4.-DISPONER DE MEDIOS Y SISTEMAS  INFORMÁTICOS ADECUADOS .-

Estos medios deben servir para la utilización de Internet y sus redes sociales, comunicaciones virtuales y máxima utilización de las TICs por los empleados de la organización, los cuales deberán ser formados convenientemente para su eficaz utilización.

6.-DEFINICIÓN DE LA COMUNICACIÓN INTERPERSONAL.-

Podemos diferenciar dos enfoques distintos como objetivos de la comunicación interna. Las necesidades a cubrir se pueden analizar desde el punto de vista de las demandas de información del empleado o cliente interno de la organización o desde el punto de vista de la propia dirección de la empresa.

A continuación se identifican los objetivos asignados a la comunicación interna desde uno y otros enfoques:

1. Desde las demandas de información del empleado, la comunicación interna en la empresa responde a la exigencia de satisfacer una necesidad latente en las personas que forman parte de la misma. Del reconocimiento de estas necesidades y la identificación de un mercado interno en la organización surge y se desarrolla el concepto del marketing interno. El empleado demanda a la empresa una mayor satisfacción en su trabajo y aumentar su nivel de participación dentro de la organización.
2. Desde el punto de vista de la propia dirección, la comunicación interna satisface las necesidades propias de la empresa ya que contribuye a alcanzar los objetivos finales de la misma. Una adecuada información interna reduce la conflictividad y mejora el clima laboral.

Las características del entorno actual en que se desenvuelve la empresa exigen una continua adaptabilidad, así como la flexibilidad suficiente para minimizar los efectos del cambio y maximizar el provecho de las oportunidades que ofrece el entorno.

Esa condición de adaptabilidad se ve favorecida en organizaciones en las que cada uno de sus miembros conoce y comprende la dirección de la organización. Éste es uno de los objetivos atribuidos también a la comunicación interna, es decir, saber transmitir con velocidad y claridad tanto la política empresarial como los cambios acontecidas en la misma.

La posibilidad de utilizar la comunicación interna por la empresa como herramienta de gestión que satisfaga la necesidad de difundir sus políticas y su propia identidad, forma parte de las funciones atribuidas a esta nueva función. De igual manera, incrementar el grado de compromiso e implicación de los miembros de la organización supone una necesidad inherente a la dirección de la empresa, y cuyo logro condiciona los resultados de la empresa.

El plan estratégico de comunicación interna de una empresa se puede definir como una secuencia de fases que comprende el diagnóstico, diseño, ejecución y control de las acciones de comunicación.

Citaremos, a continuación, diversos elementos que ayudan a la consecución de mejoras en la comunicación interna de las empresas, a saber:

• Reuniones de equipos de trabajo

• Comunicaciones y reuniones virtuales

• Utilización del método 6-3-5

• Potenciar la comunicación informal

• Dirección itinerante

• Política de puertas abiertas

• Formación en técnicas de comunicación

6.1.-REUNIONES DE EQUIPOS DE TRABAJO CON COMUNICACIONES Y REUNIONES VIRTUALES.-

Hay que establecer en la empresa  salas, zonas, u ordenadores personales ,que fomenten la intercomunicación entre las diferentes Unidades de Negocio y el personal de las mismas así como su entorno,  donde puedan transmitirse las ideas con la máxima interrelación entre los miembros de la empresa , junto a sus proveedores, clientes e incluso especialistas o asesores ajenos a la empresa, facilitando las comunicaciones por medio de la Red con su intercomunicación virtual, conferencias  y reuniones virtuales y correo electrónico entre el personal de las empresas, de forma que se incrementen la captación de ideas y soluciones a las necesidades y problemas existentes.

Estas reuniones,virtuales o no , se formaran con grupos entre 5 a 15 personas dependiendo del tema a estudiar, siguiendo una metodología y procedimientos prefijados. Evidentemente se utilizaran los más adecuados sistemas de comunicación por medio de autopistas de la información , salas de videoconferencias , ordenadores personales interrelacionados por redes locales y sociales con posibilidad de efectuar el teletrabajo en casa.

También, los grupos de progreso o «task force » estarán formados por aproximadamente 5 personas, ejerciendo cada una de ellas un liderazgo para el logro de una misión , de manera que podrán dirigirse un total de 5 misiones o proyectos de progreso al mismo tiempo. Estos grupos se harán cargo del análisis, planificación, coordinación, control y ejecución dentro del periodo de tiempo y coste presupuestado de las misiones o ejes de mejora, aprobadas que estén a su cargo, para lo cual, también utilizaran los medios de telecomunicación más idóneos, así como las autopistas de datos y especialistas externos u personal de otras Unidades de Negocio.

6.2.-LAS REUNIONES CON EL MÉTODO 6-3-5.-

Una técnica especial  que siempre utilizo y debo resaltar por su eficacia constatada es  la del método  6-3-5. Dicho método consiste en realizar reuniones de creatividad y/ o resolución de problemas siguiendo la técnica del 6-3-5, es decir: formar un grupo restringido a seis (6) personas que estén capacitadas para analizar el asunto de que se trate. Lo primero que debe hacerse es explicar claramente el propósito de la reunión al grupo, para seguidamente darles a cada uno un papel donde deberán escribir tres (3) ideas que consideren de interés para solventar el problema de que se trate o  sean innovadoras si se busca creatividad.

A los cinco (5) minutos cada participante pasara su papel,ya cumplimentado con tres ideas, al participante que este a su derecha. Entonces se volverá a disponer de cinco minutos para sobre lo ya escrito por otros escribir otras ideas al respecto.

Este proceso se realizara hasta cerrar el circuito entre los seis participantes, es decir, a los 30 minutos del comienzo de la rotación de papeles.

Entonces el moderador de la reunión del grupo recogerá los papeles para realizar posteriormente una adecuada evaluacion, agrupando las ideas similares y ponderándolas  según su valía. Por experiencia, me consta que se pueden recoger del orden de 100 ideas, siendo muchas veces interesante que el propio moderador participe en el ejercicio, ya que puede reconducir o ayudar tangencialmente a la búsqueda de ideas de interés.

6.3.-POTENCIAR LA COMUNICACIÓN INFORMAL.-

La formación del esqueleto y núcleo cognoscitivo  de la estructura, lo considero absolutamente vital, es decir: el tener siempre muy presente la existencia de personas dentro de cualquier organización, que destacan no solo,por un correcto desempeño de sus tareas , sino por tener y desarrollar unos valores de actitud que cumplen con creces los que la cultura de la empresa consideran como mas relevantes y necesarios.

Hay que fijarse , que aparte del normalmente utilizado Comité de Dirección, que ejercen liderazgo y sustentan la imagen y cultura empresarial de la corporación, siempre existen otras personas, que usualmente, actúan individualmente, y que, asombrosamente, ante el entorno interior y exterior, dan la imagen adecuada a la empresa, consiguiendo satisfacer las necesidades  demandantes y oferentes de la organización.

También en este caso, se cumple la ley de Pareto del 80% y 20%, ya que normalmente, en cualquier organización solo un 20% de las personas  sustentan la imagen empresarial y su cultura ante terceros ( lo cual es fundamental porque las empresas son personas). Este 20% del personal son lo que he bautizado como el “Esqueleto de la empresa”, formado por  el equipo de dirección junto a personas que son el núcleo cognoscitivo de la organización, donde se centra especialmente la llamada comunicación informal.

Pues bien, este conglomerado de empleados es una especie de “masa crítica”, formando parte de la misma en numerosas ocasiones los que desempeñan los puestos de secretarias de dirección, recepcionistas, chóferes de empresa, vendedores y técnicos de mantenimiento por supuesto.

Es por tanto, muy importante cuidar con esmero la existencia de este tipo de personal, manteniéndolos satisfechos y cuidando con generosidad su situación laboral y remuneración competitiva, para mantener su lealtad y fidelidad a la institución.

6.4.-LA DIRECCIÓN ITINERANTE.-

Siempre he procurado al organizar mi propia agenda de trabajo para fomentar el contacto personal con los empleados. Para conseguirlo es bueno reservar lo primeros momentos de la jornada laboral para recorrer física y personalmente los despachos, oficinas, talleres, almacenes, laboratorios y/o plantas de fabricación y montaje.

Al realizar dichas visitas establecía contacto con los directivos, empleados y operarios sin orden preconcebido y tratando de ir conectando con todos en el transcurso de todas las visitas a efectuar. El dialogo era humano y sin protocolos, de tu a tu, interesándome por sus circunstancias personales y laborales, así como por sus ambiciones y aficiones.

Por supuesto, siempre abierto a hablar sobre cualquier problema en su puesto de trabajo, procurando contrastar sus opiniones con las de otros para deducir el fondo del problema, tratando de buscar soluciones consensuadas al respecto.

En dichas visitas, era muy interesante ver la capacidad de orden, organización y limpieza de cada despacho , mesa o puesto de trabajo, así como era su relación con los demás ya que solicitaba que no dejaran de atender a sus obligaciones aunque estuvieran conmigo. No se puede uno imaginar la cantidad de información informal que se puede captar, amén de establecer vínculos más humanos con el personal subordinado. Por tanto recomiendo encarecidamente que se obliguen diariamente a realizar esta rutina de gestión itinerante antes de llegar a su despacho y empezar con la agenda del día. En BIANCHI, S.A  con más de 1000 personas a mi cargo empleaba como mínimo una hora a primera hora de la mañana.

6.5.-LA POLÍTICA DE PUERTAS ABIERTAS.-

Por experiencia propia recomiendo encarecidamente seguir esta política de puertas abiertas, pues fomenta la comunicación y confianza con el personal. Se trata de no poner cortapisas a que tus subordinados puedan abordarte en cualquier momento, actuando como un verdadero líder integrador.

Para ello, se debe realizar lo que ya explique como dirección itinerante, además de evitar drásticamente las paredes y despachos cerrados, a salvo de las salas de visitas y reuniones. Es prudente, establecer un periodo en la agenda diaria del director, durante el cual , todos sepan que no se puede vulnerar . El resto de la jornada debe ser de puertas abiertas, exigiendo únicamente que el asunto o problema del que se quiera hablar, debe, por parte del empleado, incorporar alguna solución al respecto, para ser analizada y ayuden a la dirección a tomar decisiones adecuadas.

6.6.-FORMACIÓN EN TÉCNICAS DE COMUNICACIÓN.-

¿Por qué es tan importante la comunicación? Porque su existencia nos estimula y le da sentido a lo que hacemos. La cuestión de la comunicación y su perfecto funcionamiento, sin obstáculos ni interferencias, es uno de los problemas humanos fundamentales de las organizaciones culturales, industriales y comerciales.

Se necesita utilizar las herramientas y técnicas básicas de comunicación  para convencer y crear vínculos de compromiso con diferentes niveles de la organización y con variedad de interlocutores.

Es importante aprender  de forma práctica a estructurar el mensaje y a utilizar el lenguaje verbal y no verbal adecuado para ganar credibilidad y lograr sus objetivos. Por tanto, un apoyo especifico a mejorar las técnicas de comunicación del personal de la empresa es realmente importante y necesario considerarlo en cada organización.

7.-COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL.-

“La Comunicación Organizacional es el conjunto total de mensajes, que se intercambian entre los integrantes de una organización, y entre ésta y su entorno”.

Para que la comunicación  sea efectiva dentro y fuera de la organización esta debe ser:

• Abierta: Tiene como objetivo el comunicarse con el exterior; ésta hace referencia al medio más usado por la organización para enviar mensajes tanto al público interno como externo.
• Evolutiva: Hace énfasis a la comunicación imprevista que se genera dentro de una organización.
• Flexible: Permite una comunicación oportuna entre lo formal e informal.
• Multidireccional: Esta maneja la comunicación de arriba hacia abajo, de abajo hacia arriba, transversal, interna, externa entre otras.
• Instrumentada: Utiliza herramientas, soportes, dispositivos; porque hoy en día muchas organizaciones están funcionando mal, debido a que las informaciones que circulan dentro de ella no llegan en el momento adecuado ni utilizan las estructuras apropiadas para que la comunicación sea efectiva.

La comunicación organizacional se entiende también como: “Un conjunto de técnicas y actividades encaminadas a facilitar y agilizar el flujo de mensajes que se dan entre los miembros de la organización, entre la organización y su medio; o bien, influir en las opiniones, aptitudes y conductas de los públicos internos y externos de la organización, todo ello con el fin de que ésta última cumpla mejor y más rápido los objetivos”.

Como recursos más indicados para  potenciar una adecuada  comunicación organizacional podemos mencionar los siguientes:

• Grupos de apoyo y facilitadores

• Grupos de creatividad e ideas

• Grupos de mejora y progreso

• Comité de Evaluación del Personal(CEP)

• Comité Coordinador del Cambio(CCC)

• Carteles,letreros, pancartas, etc.

• Boletines, revistas, comunicados.

• Uso de Internet y sus redes

7.1.-LOS GRUPOS DE APOYO CON FACILITADORES ESPECIALISTAS.-

Un facilitador es una persona que desempeña un trabajo como orientador o instructor en una determinada actividad. Se trata de especialistas y profesionales con una solida preparación en el tema abordado, que intentan desarrollar el potencial de los oyentes o asistentes en cualquier reunión de trabajo.

El facilitador en el trabajo en equipo es quien dirige el flujo de las discusiones y quien se encarga de encauzar un dialogo respetuoso, de manera, que nunca suplanta al líder del equipo, sino que es el responsable de dirigir el proceso , para que los participantes se centren en el objetivo.

Recomiendo encarecidamente, que cuando establezcan en su empresa grupos de creatividad y acción o progreso, los apuntalen con la denominación de grupos de apoyo formados por dos facilitadores que se especialicen en temas como: seguridad e higiene, técnicas de reuniones, técnicas de comunicación, evaluacioón del personal, formación continua, las 5S, etc.

Estos facilitadores, se formaran en su cometido y formaran y vigilaran la buena aplicación de su actividad en la organización empresarial y en los trabajos de equipo que se realicen

7.2.-GRUPOS DE CREATIVIDAD, ACCIÓN Y COORDINACIÓN.-

Desde que empecé a trabajar como ejecutivo he creído en las ventajas de la comunicación y por tanto del trabajo en equipo. Luego, es muy importante utilizar a tope los equipos de trabajo, tratando de  diferenciarlos en grupos de creatividad y acción, dedicándose los primeros a la búsqueda de soluciones a problemas o innovaciones necesarias, para que los segundos sean  grupos  de progreso o mejora que se harán cargo de la gestión de los planes de mejora a los que se diera prioridad, coordinando su  planificación, implantación y seguimiento.

En los grupos de creatividad se utilizaran técnicas que potencien la creatividad como la del “brainstorming” y el método mencionado del 6.3.5. En los de acción se tendrán en cuenta metodologías de gestión de proyectos, para definir, desarrollar, implantar y controlar el progreso de los proyectos de mejora seleccionados.

7.3.-COMITÉS  DE EVALUACIÓN DEL PERSONAL Y DE COORDINADOR DEL CAMBIO.-

Para potenciar la motivación del personal de la corporación y retroalimentación de los logros alcanzados, es fundamental la creación e implantación de un llamado “Comité de Evaluación del Personal (CEP).

Son Centros de Evaluación que valoran las funciones del personal en cuanto a su trabajo específico. Los mismos estarán formados por 5 personas elegidas por el propio personal  de cada Unidad de Negocio  y de manera democrática, debiéndose hacerse cargo también de la ponderación de los trabajos de colaboración efectuados formando parte de los grupos de trabajo.

También hay que nominar el  Comité Coordinador del Cambio: CCC , que  además de liderar y coordinar todo el PCM(Plan del Cambio Motivacional), se hará responsable del arbitraje que permita la resolución de los casos conflictivos que no hayan podido ser resueltos por el CEP .

El objetivo primordial del CEP será premiar a la creatividad en la búsqueda de ideas rentables y la consecución de los proyectos que dichas ideas originen. Por tanto, habrá de establecerse una metodología que permita la valoración del personal según su aportación a los diversos trabajos en los grupos  de comunicación de creatividad y acción. El sistema de evaluacion será conformado y puesto al día por los respectivos miembros del comité de arbitraje CCC y el propio CEP.

7.4.-CARTELES, LETREROS, PANCARTAS, ETC.-

El cartel, letrero o pancarta, es un material gráfico que transmite un mensaje. Está integrado en una unidad estética formada por imágenes y textos breves de gran impacto. Su mensaje debe ser integral, es decir, debe percibirse como un todo, donde cada elemento armoniza, creando una unidad visual estética.  Estas son algunas recomendaciones didácticas en el uso del cartel:

• Analizar y sintetizar la información que se va a presentar.
• Que por sí solo contenga y presente una idea clara y completa del tema a tratar.
• Que sea atractivo en su presentación gráfica.
• Su redacción no debe ser muy extensa.
• La percepción debe ser rápida y los textos cortos, directos y claros.
• Considerar las características del grupo, los objetivos de la temática a presentar y contenidos.
• No olvidar que los colores tienen su psicología, los azules son interpretados como fríos, los rojos como cálidos. Una combinación de colores armónicos se perciben de una manera más relajada, en cambio, la combinación de colores complementarios se observa más agresiva.

7.5.- BOLETINES, REVISTAS, COMUNICADOS.-

Los avisos y anuncios son informaciones o noticias de carácter general que afectan a la organización y, por tanto, al personal de la empresa. Su lugar de colocación es el tablón de anuncios.

Los boletines y revistas tienen un contenido que suele incluir información de las actividades referentes al ocio, a la cultura y a las acciones ligadas directamente con la empresa que edita la publicación. Por regla general se mandan confeccionar a los profesionales de este campo, las imprentas. Su publicación es propia de las medianas y grandes empresas, así como determinados organismos públicos.

7.6.-USO DE INTERNET Y SUS REDES.-

Las nuevas tecnologías basadas en Internet han modificado notablemente -y en muy pocos años- el modo en que empresas e instituciones se comunican e interactúan con sus públicos. En la actualidad, los sistemas de correo electrónico constituyen medios de gran utilidad a la hora de enviar mensajes a los diversos públicos de la organización como, por ejemplo, revistas o boletines electrónicos, comunicados de prensa, invitaciones, etc.

Sin embargo, el formato que mayor evolución está mostrando es el de las páginas web,  que han multiplicado sus posibilidades de diseño, integración de elementos multimedia e interactividad con el usuario.

En la comunicación interna, las nuevas  tecnologías también  gozan de un papel  representativo, sobre todo a través de su principal vehículo de comunicación interna que es la Intranet, que es un sistema de comunicación  interactivo mediante el cual diferentes ordenadores, dentro de una misma organización, se encuentran unidos a través de un servidor con el fin de compartir recursos e informaciones.

La Intranet es la Internet en minúsculas: posee, en sí misma,  la capacidad de la gestión de la información y de acceso a la World Wide Web, pero se  puede elegir conectar la Intranet a Internet, o mantener sólo la Intranet local.

La red social interna es un espacio donde los empleados pueden compartir, pero también donde pueden ser escuchados por el resto. Al ser un medio de comunicación y respuesta inmediata, favorece la interactividad y la participación de los trabajadores, que pueden lanzar sus preguntas y dudas sabiendo que serán contestadas de forma rápida por alguno de sus compañeros. Contar con una red social interna en la organización puede aumentar el sentido de pertenencia del empleado a la misma, ya que comparte un espacio común con sus compañeros y superiores.

Hoy en día existe un gran número de redes sociales que nos permiten estar conectados y compartir información con personas que se encuentran en cualquier parte del mundo. Las ventajas de estas herramientas pueden trasladarse a la empresa creando una red social interna de la cual formen parte todos los empleados de la organización, independientemente del cargo que posean dentro de la misma.

8.-IMPLANTACIÓN DEL PLAN DE COMUNICACIÓN TOTAL.-

La implantación del Plan de Comunicación Total:  PCT, se deberá establecer antes de empezar con la tercera fase de motivación y movilización del Proceso de Cambio Motivacional:  PCM. Para ello, se procederá por parte del Comité de Coordinación del Cambio.CCC, y aquiescencia del Comité de Dirección a la descripción del Plan de Comunicación Total: PCT, realizando su  presentación y obtención del consenso del personal, para a continuación empezar con la etapa de implantación del mismo.

Por otra parte, seguidamente se efectuara un control que pretende verificar si la materialización y los resultados de las acciones de comunicación coinciden con las previsiones y objetivos. Esta última fase concluye con la propuesta de medidas correctoras que fundamentan el reinicio del proceso planificador del PCT.