PROCESO DE CAMBIO EMPRESARIAL: SUS PRINCIPIOS, CAUSAS, CLASES , TIPOS Y CONSECUENCIAS

1.-INTRODUCCIÓN.-

En 1.998 cree una visión del sistema empresarial que en junio-julio de 1999 la mencione en un artículo  sobre “El Proceso de Cambio Empresarial: su necesidad y metodología de aplicación” editado en los Cuadernos de Management nº 90 de la revista Nueva Empresa nº 443-444 .

Antes de proceder a la lectura de este artículo,  recomendamos lean los siguientes:

«Organización del proceso de cambio empresarial»

“Metodología para implantar un proceso de cambio hacia la excelencia en las PYMES”

“Reingeniería del cambio: historia, definiciones, causas, fases, principios y tipología”

“La autoevaluacion E.F.I.G. en la metodología del cambio”

Hoy en día, lo que entonces podía parecer utópico, resulta perfectamente asumible por la organización de empresas, pudiendo considerarse una nueva empresa abierta, interconexionada por red y con una organización basada en la información en tiempo real y en el trabajo en equipo.

2.-EL PROGRESO GENERA EL CAMBIO.-

Realmente, el verdadero catalizador del conocimiento y, por tanto, del progreso de la humanidad, ha sido la comunicación fundamentada en las innovaciones tecnológicas. El crecimiento exponencial del conocimiento está generando cambios turbulentos que se está produciendo en el mundo y en todos sus contextos económicos, políticos, financieros, sociales y sobre todo en las capacidades de interrelaciones globalizadas que minimizan el espacio y el tiempo, gracias a las nuevas e innovadoras tecnologías telemáticas, emergiendo con fuerza la utilización de nuevos conceptos y tecnologías, con la globalización de la comunicación, internacionalización de los mercados y cambios sociológicos en las costumbres. En los comienzos del siglo XXI el proceso de cambio empezará a sobrepasar su época de crisis.

En este contexto, el sistema abierto de organización empresarial deberá drásticamente irse adecuando a los nuevos tiempos, sopesando los retos de los cambios del entorno.

En la dirección empresarial se han ido estipulando diversos enfoques para explicar su complejidad, partiendo de los enfoques científicos y administrativos  de Taylor y Fayol, para a partir de los años cincuenta aplicar la Teoría general de los sistemas con su análisis y su metodología; así, se obtuvieron diversos enfoques sistémicos. Posteriormente, surgió la Teoría de las contingencias que complementa a las anteriores, ayudando a comprender la organización empresarial  y sus complejas interrelaciones internas y del entorno, abriendo las puertas a la complejidad del propio sistema empresarial y el del entorno, viéndose que cada situación necesita de un tratamiento distinto.

Asimismo con Mintzberg surge en la década de los 80 el concepto del enfoque de la empresa como organización. Al mismo tiempo se procedió al desarrollo del enfoque de la estrategia empresarial en que se observa a la empresa desde su entorno exterior. Como autores más distinguidos podemos citar a: Ansoff, Levitt y Porter, aunque no profundizaron en las relaciones y armonización entre el estilo de dirección y cultura empresarial, la estrategia y la estructura organizativa.

Como aplicación práctica a todo a este cúmulo de ideas y enfoques sobre la dirección de empresas propongo una integración y equilibrio entre las teorías de la empresa como organización y su enfoque administrativo actuando como esqueleto de un sistema abierto, dinámico y complejo basado en la aplicación de los enfoques de sistemas, estratégico y contingencial , considerando, a su vez, la Teoría del Caos y su paradigma de la complejidad presentes en los actuales años 90.

Es obvio, que dentro del mayor caos y turbulencias producidas por la revolución en los cambios de todo tipo que no cesan de sucederse en continuidad con periodos cada vez más cortos e impacto más intensos y relevantes, es necesaria una organización innovadora continua, lo cual requiere el manejo en equilibrio del desorden y la improvisación inteligente en el funcionamiento de la empresa.

En este contexto, el sistema abierto de organización empresarial deberá drásticamente irse adecuando a los nuevos tiempos, sopesando los retos de los cambios del entorno formado por aspectos socioeconómicos, político-legales, ecológicos, de los agentes de la demanda o clientes, de los oferentes (proveedores y competidores) y, por supuesto, de la propia tecnología.

3.-EL SISTEMA EMPRESARIAL Y LOS CAMBIOS.-

El Sistema Empresarial abierto de la organización empresarial puede ser interpretado como un sistema inmerso en el Sistema del Entorno, con los factores de incidencia mencionados anteriormente. Antes de continuar, recomiendo la lectura del artículo«El Sistema Empresarial en el siglo XXI”

En su organización interna la empresa actual debe considerar un abierto Subsistema de Dirección, cuya misión primordial es la toma de decisiones, utilizando una adecuada organización horizontal, apoyada en una política de delegación de la autoridad, siguiendo el concepto del “empowerment”.

Este Sistema Empresarial requiere un Sistema de Comunicación interna y externa de máxima capacidad de interrelación, fundamentado en un equipamiento informático y de telecomunicaciones adecuado, con el software necesario para su aplicación.

Por tanto, dentro del propio Sistema Empresarial existirá la red del Sistema de Comunicación (interna) que permite una interrelación en tiempo real (on line) entre todos los sistemas o subsistemas internos, a saber:

• el Subsistema de Dirección ( toma de decisiones),
• el Subsistema del Comportamiento (estilo de dirección y cultura empresarial.
• el Subsistema Estratégico (competencias o conocimientos esenciales, estrategias básicas y factores clave),
• el Subsistema Operativo (estructura organizativa, sistemas y procesos y gestión del personal.

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4.-LOS PRINCIPIOS FUNDAMENTALES DEL PROCESO DE CAMBIO.-

Los Principios fundamentales del proceso de cambio, son los cuatro siguientes:

1. Principio de Globalidad: El cambio exige actuar conjuntamente sobre todos los factores dinámicos que hacen posible la gestión de la empresa.  El proceso de cambio debe integrar los subsistemas de organización. Esto supone tener una visión global de la empresa, aún cuando el de cambio afecte a una sola de sus partes.
2. Principio de Ruptura: El cambio exige desequilibrar la situación existente y mantener la inestabilidad durante todo el proceso. A veces la ruptura consiste en una simple adaptación bien aceptada, mientras que,en otros casos, provoca un verdadero traumatismo. El cambio solamente  puede realizarse si se mantiene una inestabilidad  permanente.
3. Principio de Universalidad: El cambio requiere la participación de todo el personal de la organización y su afán de compromiso colectivo en su consecución. El sistema de información y decisión debe funcionar de arriba a  y a la inversa. Existirá “empowerment” en la toma de decisiones en libertad. Cada uno propone/ decide según  sea su posición en la empresa
4. Principio de Indeterminación: El cambio será conducido o guiado con correcciones y reorientaciones  continuas. Todo cambio representa un salto al vacío. La visión será lo suficientemente precisa como para orientar eficazmente las acciones y con la amplitud que permita perdurar a pesar de las vicisitudes del  recorrido del proceso

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5.-LAS CAUSAS DEL CAMBIO.-

La globalización de la economía ha aumentado la competencia y la rapidez en los cambios. Es evidente la necesidad de efectuarse cambios organizativos periódicos para superar la turbulencia de los cambios a los que la empresa está sometida.

La sensibilidad a los cambios al entorno varía con la posición que tenga la empresa en el mercado, siendo el móvil de la necesidad de cambio la combinación de varios factores externos e internos como principales causas.

Como elementos generadores del cambio hemos incluido una representación power point donde se numeran diversas causas que pueden generar la necesidad de efectuar un cambio en una organización

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Las causas del cambio en una empresa pueden ser externas o internas, a saber:

Externas:

Como factores externos podemos citar el mercado, la competencia, la innovación tecnológica, la legislación, y la sociedad y sus modos de vida, además de las modificaciones que puedan surgir en la composición del accionariado que podrían variar los objetivos de la empresa drásticamente.

Corresponden a cambios  provocados por factores externos a la organización que va a cambiar

• EL MERCADO: Los compradores actuales y potenciales y el cambio en sus necesidades y en los comportamientos del mercado y las evoluciones de la demanda , afectando a las características de productos y servicios.
• LA COMPETENCIA: Las acciones de los competidores pueden modificar la posición competitiva, siendo necesaria una reacción inmediata, especialmente con el lanzamiento de nuevos productos y servicios .
• LA INNOVACION TECNOLÓGICA: Cada vez más numerosas y rápidas, haciendo obsoletos a los productos y a los procesos de producción.
• LA LEGISLACIÓN: Creando o suprimiendo ventajas fiscales que transforman el entorno competitivo.
• EL ACCIONARIADO: Su modificación puede variar los objetivos de la empresa dramáticamente.
• LA SOCIEDAD :Su evolución y cambios en  modos de vida y de pensar causan modificaciones en las relaciones internas : Corresponden a cambios inducidos por la propia organización y que originan su  cambio evolutivo

Internas:

En cuanto a los factores internos tendremos el propio desarrollo de la empresa, cuyo crecimiento entraña cambios sustanciales en su estructura organizativa, y todo lo concerniente a la visión de futuro de la dirección. 

Corresponden a cambios inducidos por la propia organización y que originan su  cambio evolutivo

• EL DESARROLLO DE LA EMPRESA: El crecimiento de la organización entraña cambios sustanciales. El aumento de la actividad  no solo debe resolverse con multiplicación en los recursos existentes, sino que debe ir acompañado de una redefinición de la estructura organizativa en todas sus facetas, cuidando especialmente todo lo concerniente a la fluidez de la comunicación interna y externa.
• LA VISIÓN DE LA DIRECCIÓN .A menudo la empresa solamente se esfuerza en cambiar debido a la voluntad de su dirección que aspira a hacerla mas efectiva y con mayor competitividad ante el futuro previsto. La empresa que se cuestiona permanentemente su competitividad, se transforma constantemente para ser cada día mas fuerte y con mayores ventajas competitivas

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Los cambios del entorno, además de los de la propia empresa, originan periódicamente situaciones nuevas que requieren búsqueda de soluciones en continuidad, por lo que el sistema organizativo de la empresa debe sustentarse en tres Sistemas que encierran los cambios culturales, estratégicos y estructurales y sus factores dinámicos de gestión.

Para conducir el cambio de manera proactiva  se deberá conocer  las circunstancias y situación en que este la organización, para adaptarse a las mismas y actuar en consecuencia, actuando sobre el conocimiento de las personas y desarrollando nuevas actitudes y valores  de compromiso , realizando un adecuado cambio cultural, para afrontar un armonizado cambio estratégico , que aporte nuevos objetivos y competencias esenciales para seguidamente ir actuando sobre las estructuras organizacionales , adoptando nuevas herramientas y aplicando procesos de conversión del  conocimiento innovador. Luego se deberá evaluar lo conseguido para seguir tomando decisiones proactivas que sigan mejorando la gestión en busca de su excelencia.

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6.-LAS CLASES Y SITUACIONES DE CAMBIO.-

Las distintas clases de cambio se caracterizan por tres dimensiones, a saber:

1ª.- La profundidad del cambio.-

La empresa puede ser modificada con:

• Cambios superficiales.-Pueden alcanzar al conjunto de la empresa. Responden perfectamente a la necesidad de las empresas de evolucionar constantemente para responder a un entorno en movimiento. Los cambios en los productos, logística o precios, deben ser efectuados muy rápidamente y aunque indispensables para sobrevivir, son poco profundos. Pueden ser numerosos  y terminar transformando la empresa en profundidad. Generalmente son fáciles de decidir, pues sus consecuencias no son muy pesadas y porque en caso de fracaso su costo es limitado.
• Cambios profundos.-Transforman intensamente la realidad de la empresa. Deben ser controlados ya que son costosos para las empresas porque, junto a las inversiones directas que pueden exigir, movilizan una gran parte de las fuerzas vivas de la organización.. Normalmente afectan sobre todo a la estrategia y al estilo de dirección y cultura de la empresa, ademas de a la estructura organizativa. Sus efectos son intensos y prolongados, con impactos importantes positivos o negativos en el personal. Una empresa en dificultades se encuentra a menudo obligada a afrontar cambios profundos , aun cuando no lo desee

2º.- La rapidez del cambio.-

• Por la necesidad de movilizar, durante el proceso de cambio, los recursos de la empresa en tareas que no corresponden a su finalidad original.
• Por la capacidad de los individuos para comprometerse en un proceso de cambio. Se observan fenómenos de perdida de motivación y aumento del escepticismo cuando  el cambio dura mucho tiempo. Mas allá de un año a un año y medio, el proceso de cambio se debilita y la posibilidad de ver realizados los cambios completamente se diluye. Cambiar no es suficiente, es primordial y necesario cambiar rápidamente para conservar o mejorar su posición competitiva. Las empresas deben adaptarse constantemente, innovar, contraatacar, y todo ello en todas las áreas,  Una gran rapidez exige tener el habito del cambio. Si la realidad del cambio es asumida por la totalidad del personal, el tiempo de reacción será más breve como rápida la realización del cambio. Las empresas que puedan efectuar permanentemente cambios de una manera rápida y eficaz reforzaran su posición competitiva en detrimento de sus competidores menos ágiles

3ª.- El modo de imposición del cambio.-

La manera con la que se inicia un proceso de cambio puede variar de una fuerte imposición a un consenso total.

• Los cambios impuestos son los que normalmente se aplican y se basan en la autoridad de la dirección especialmente en empresas muy jerarquizadas.  Y también en empresas más proclives al dialogo en momentos en que por la urgencia de la situación hay que actuar con rapidez. El cambio es también impuesto cuando existan interese contradictorios y cuando aparentemente no se puede hallar un entendimiento. También es impuesto en aquellos casos en los que supone una reducción de efectivos o unas condiciones de trabajo menos satisfactorias, lo cual sucede con  bastante  frecuencia.
• Los cambios consensuados se traducen en una fuerte adhesión de los interesados al proyecto de renovación desde su comienzo. La búsqueda de consenso debe ser uno de los objetivos principales de la dirección de la empresa desde el inicio del proceso de cambio..El cambio consensuado corresponde a la cultura de aquellas empresas que privilegian la motivación a la autoridad.

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Como resumen de las posturas asociadas con las diferentes situaciones de cambio se pueden representar considerando en tres ejes la rapidez del cambio (rápido a lento), el modo de imposición del mismo (impuesto o consensuado) y la profundidad a considerar(superficial a profundo) de forma que se pueden  predecir los comportamientos asociados con las situaciones de cambio en las empresas

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La oleada de cambios ligados a la introducción de Internet, durante los 90 es  más compleja y requiere más protagonismo, responsabilidad y compromiso por parte de un mayor número de personas. Requieren un cambio de hábitos mucho más difícil, un cambio importante de mentalidad y cambios de fondo en la cultura de la organización. En consecuencia, la dificultad para gestionar el cambio, crece exponencialmente.

Se recomienda la lectura del pos: » Metodología para implantar un proceso de cambio hacia la excelencia en las PYMES»,donde se expone un innovaddor método que ayuda a la implantación en una PYME , del proceso de cambio en continuidad para alcanzar la excelencia en la gestión.

7.-LOS TIPOS DE CAMBIO.-

Cuando la cantidad y la velocidad de los cambios, que se producen en el entorno, superan a los cambios que tienen lugar en el interior de las empresas, se produce el desajuste empresa-entorno. Es conveniente convertir la evolución espontánea en provocada.

• La evolución espontánea puede ser:
  • reactiva, la cual se origina en el exterior de las empresas debido al cambio del entorno, que exige a la empresa adaptarse a las nuevas condiciones. Las cambiantes condiciones del entorno generan , por reacción , respuestas , a veces no convenientes , por parte de las empresas , que implican que estas modifiquen sus valores , comportamientos , estructuras , operaciones ,  sistemas , estrategias ,…etc. , lo que les permite adaptarse  paulatina y progresivamente a las nuevas condiciones del entorno.
  • evolutiva que se origina el interior de las empresas por el empuje del equipo directivo dando verdaderos saltos cualitativos y cuantitativos que trasforman las organizaciones completamente. En este caso , las fuerzas que provocan el cambio surgen dentro de la empresa , por la acción , usualmente individual de dos o tres personas con suficiente nivel jerárquico y poder. En todas las empresas existen etapas de avance evolutivo , que las transforman  completamente.
• La evolución provocada, considera un cambio en continuidad, y se produce como consecuencia de un plan de trabajo que dirige el proceso de cambio a medio y largo plazo, debidamente estructurado, que se sustenta en un esfuerzo constante creando las bases y métodos que permitan detectar y explicar las oportunidades que creara el entorno de negocios en cada momento.

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8.-LAS CONSECUENCIAS Y EFECTOS DEL CAMBIO.-

Podemos citar las siguientes seis consecuencias  que generalmente produce el efecto de un cambio en una organización, a saber:

1)   IMPACTO DE LA TECNOLOGÍA:

•  Crea nuevas oportunidades de negocios ( p. e. Internet )
• Cambia las relaciones económicas  y comerciales, creando  nuevas formas de organización . Redes basadas en la información, subcontrataciones a terceros , reducciones de existencias .
• Genera ciclos de vida de productos más cortos.

2)   EL MERCADO GLOBAL:

• El flujo del dinero y de la información es global .
• Los patrones de compra y de conducta de los consumidores  son  mas homogéneos con el marketing global
• Crea nuevas regiones de prosperidad económica (p.e.: el norte  de Asia ). Es importante  donde invierten las multinacionales, no donde tienen su sede central o donde pagan sus impuestos .
• El conocimiento puede desplegarse desde cualquier lugar y en cualquier momento, por cualquier organización o persona.
•  Las organizaciones globales buscaran los menores costos y la mayor productividad allí donde puedan conseguirse. (p.e. : en países en vías de desarrollo con sueldos bajos )

3)   LOS CAMBIOS GUBERNAMENTALES:

• Los cambios impulsados o promovidos por los gobiernos  se han acelerado en los últimos años. Así tenemos la caída del muro de Berlín y colapso del comunismo en toda la Europa del Este , la explosión de China cómo potencia económica mundial , la aparición del este de Asia con los siete dragones como una región de gran dinamismo económico ,la privatización de gran número de empresas estatales con la perdida de numerosos monopolios en los mercados ,…etc.

4)   EL CAMBIO EN LA COMPETENCIA:

•  Las fronteras industriales tradicionales se están haciendo cada vez mas borrosas , siendo mas y mas numerosas las empresas que abarcan múltiples actividades industriales y se alían con socios que aun incrementan mas sus capacidades .La creación de redes comerciales  o económicas es un hecho .
•  La  aparición de las economías industriales y de servicios  basadas ,en gran parte , en el conocimiento , ha trastocado el llamado pensamiento económico tradicional típico de la era industrial

5)   LOS CAMBIOS EN EL EMPLEO :

• Se tiende hacia la desmasificación , la reducción en el tamaño   de las organizaciones ( “ downsizing “ ) , la aplicación de técnicas de reingeniería en el trabajo y el desplazamiento de los trabajos  más rutinarios por la tecnología.
•  Está cambiando el modo en que se realiza el trabajo , dando paso al trabajo a tiempo parcial , trabajo por contrato temporal , equipos de proyectos específicos , auto-empleo , y otras formas de trabajo.

6)   EL CONOCIMIENTO CLAVE en la GESTIÓN :

• La empresa de la tercera ola se basara en el crecimiento del  conocimiento y en la utilización inteligente de las nuevas tecnologías .Sera primordial el desarrollo de los llamados  “ activos intangibles o intelectuales “ , que son especialmente las  habilidades y capacidades de los empleados de cada organización La mejora continua del conocimiento sera punto clave del éxito, debiendo potenciarse al máximo la formación en continuidad del personal a título individual y en grupo ,utilizando las redes informáticas como medio virtual de enseñanza . Asimismo han de emplearse nuevos sistemas de evaluación del personal , que controlen los cambios en el capital intelectual y animen el trabajo creador de valor , que potencie las ventajas estratégicas comprometidas , en busca de la competitividad.

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