PROCESO DE CAMBIO MOTIVACIONAL: SISTEMA DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO (7ªPARTE)

Por
Luis Miguel Manene Cerragería
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1.-INTRODUCCIÓN.-

Siguiendo con la exposición del Proceso de Cambio Motivacional: P.C.M., en este artículo trataremos de desarrollar la aplicación de su sexta y última fase de implantación, es decir, el Sistema de Evaluación del Desempeño: S.E.D.

Asimismo se recomienda la lectura de los  siguientes artículos:

El P.C.M. es una metodología creada para obtener una motivación y satisfacción en el trabajo del personal de una organización que conduzca a una movilización del mismo en el logro de mayor competitividad y rentabilidad  dentro de un proceso de cambio proactivo.

Adjuntamos para facilitar su comprensión una representación power point, de las seis fases y sus interrelaciones.

Descarga proceso_PCM_SED

2.-EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO Y SUS CONTRIBUICIONES.-

La tarea de evaluar el desempeño no debe ser considerada como un ejercicio de examen anual, ni como un procedimiento para juzgar y sancionar o premiar, sino fundamentalmente para ayudar, colaborar y mejorar las relaciones humanas en la empresa.

Se recomienda la lectura de los post titulados:

2.1.-ELEMENTOS DE EVALUACIÓN.-

Los elementos susceptibles de evaluación son los que seguidamente se mencionan:

  • EL COMPORTAMIENTO
  • EL RENDIMIENTO
  • LOS RESULTADOS

Y en relación con las características personales del individuo:

  • LA CAPACIDAD
  • LA EXPERIENCIA
  • LA PERSONALIDAD

Con lo que se identifican los puntos fuertes y débiles de la persona en relación a las exigencias del puesto de trabajo

2.2.-CONTRIBUCIONES DEL SISTEMA DE EVALUACIÓN.-

Son diversas las contribuciones del sistema de evaluacion del desempeño: SED representadas en la diapositiva power point que adjuntamos seguidamente:

Descarga contribuiciones_descipcion

Su descripción es como sigue:

SELECCIÓN.–

Permite en el proceso de selección del personal incorporar como necesidades de la actitud del personal nuevo los valores esenciales para la cultura empresarial consensuada.

  • Revisar y valorar los criterios de selección.
  • Poner en evidencias debilidades existentes entre personas procedentes de una determinada selección.
  • Revisar programas de reclutamiento y selección a realizar en el futuro
RETRIBUCIONES.-

Sirve para establecer una política de retribuciones que considere las compensaciones adecuadas para premiar el trabajo en equipo u otras consideraciones.

  • Completar en forma eficaz la política de compensaciones basada en la responsabilidad de cada puesto y en la contribución que cada persona realiza en función de los objetivos del puesto
MOTIVACIÓN.-

Resulta un valioso instrumento para utilizarlo como parte del plan de motivación del personal.

  • Contribuir como medio eficaz para servir de instrumento de motivación, y no sólo de valoración cuantitativa
COMUNICACIÓN.–

Facilita la comunicación entre el personal y sus dirigentes, así como la retroalimentación ayudando a la mejora continua en la organización.

  • Permite el dialogo constante entre los responsables y los subordinados, tanto en la comunicación de resultados como en la planificación y proyección de acciones a seguir en el futuro y de objetivos a conseguir.
PROMOCIÓN.–

Ayuda a valorar el clima social y a conformar los planes de carrera del personal.

  • Es una magnífica ocasión para analizar la acción, definir objetivos y planes de actuación
  • Confrontar los diferentes puntos de vista de los diferentes niveles jerárquicos y abordar los problemas de relaciones interpersonales, así como el clima de la empresa.
  • Obtener datos para el desarrollo de cada persona en su carrera profesional, sirviendo de base a la programas de planes de carrera.
CAPACITACIÓN.–

Comprueba las aptitudes del personal para realizar con eficacia sus tareas en el desempeño de su trabajo.

  • Analizar las características del puesto desempeñado, así como su entorno.
  • Revisar los objetivos previstos en cada puesto de trabajo
  • Detectar necesidades de Capacitación, tanto personal como colectiva.
ADAPTACIÓN.-

Considera las aptitudes del personal para realizar las rotaciones adecuadas que aumenten la polivalencia de la plantilla.

  • Facilitar la operación de cambios
  • Obtener del trabajador información acerca de sus aspiraciones a largo plazo
  • Integrar al trabajador al puesto a través de un proceso de seguimiento.
FORMACIÓN.-

Fundamenta la realización del plan de formación continúa del personal.

  • Identifica las áreas con mayor deficiencia en los conocimientos y competencias necesarias para mejorar la competitividad de la organización.

3.-6 ª Fase: SISTEMA DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO: S.E.D. .-

Es la sexta y última fase del Proceso de Cambio Motivacional PCM, es decir la constitución y establecimiento de un  Sistema de Evaluacion del Desempeño: SED en la empresa en estudio. El mismo deberá ser liderado por el CCC: Comité de Coordinación del Cambio y confeccionado con la ayuda del CEP: Comité de Evaluacion del Personal, presentándolo y obteniendo el consenso de la plantilla para proceder a su implantación. .

Las etapas a desarrollar en esta fase PRD son las siguientes:

  1. Evaluaciones Individuales
  2. Evaluacion de Agrupaciones
  3. Evaluaciones Colectivas

Se adjunta una representación power point del mismo:

Descarga PCM_evaluacion_SED

4-EVALUACIONES INDIVIDUALES.-

Como elementos adecuados para ir midiendo y evaluando  el grado de satisfacción y motivación de los componentes de la plantilla de la empresa de una manera personalizada e individual, podemos considerar a los siguientes:

  • Evaluación ROCA (actitudes)
  • Sistema de autoevaluaciones personales e individuales
  • Inventario de la capacitación del personal en sus puestos.
  • Cumplimentación de los cuestionarios del PCPT.
  • Evaluar resultados en la formación de cada individuo

4.1.-EVALUACIÓN ROCA.–

Se recomienda la lectura del post sobre “Evaluación del desempeño con escalas gráficas y método 4444 de personal R.O.C.A.”

En este caso, me he inclinado a centrarme en un enfoque basado en las  actitudes para desarrollar un concepto aplicando la representación gráfica de un rombo 4444 que sirve para resaltar las cuatro cualidades que  prácticamente en cualquier circunstancia y organización empresarial, entiendo que son primordiales para consolidar una plantilla altamente competitiva.

Evidentemente a estas cuatro valoraciones se le añadirán otras cuatro con el enfoque de las aptitudes necesarias para el correcto desempeño del puesto de trabajo de que se trate. Asimismo se podrán añadir enfoques con respecto a las cualidades de mando y capacidad de liderazgo.

Se adjuntan dos hojas en Word sobre los criterios a utilizar y un ejemplo de evaluación individual

Descarga criterios_evaluacion

Descarga evaluacion_individual

4.2.-SISTEMA DE AUTOEVALUACIONES PERSONALES E INDIVIDUALES.-

La evaluación del desempeño constituye el proceso por el cual se estima el rendimiento global del empleado.

La finalidad del sistema de evaluación del desempeño es orientar la actuación profesional con el objetivo  último de conseguir la mayor adecuación posible de las personas a sus puestos de trabajo, como medio para obtener un  rendimiento optimo y satisfacción y, en consecuencia, obtener la máxima eficiencia de la organización, ya que sus resultados permiten un empleo más racional de los recursos humanos de que se dispone y una mejora de los mismos.

Se pueden distinguir dos finalidades en la valoración del merito individual, a saber:

  1. Administrativas : en que la atención esta puesta en la posibilidad de fundar sobre bases más objetivas y justas toda una serie de medidas administrativas (ascensos, aumentos, traslados, despidos, etc.),favoreciendo así su comprensión y aceptación por parte del personal
  2. De mejora : en que la atención esta puesta en la posibilidad tanto de desarrollar la capacidad de los empleados y de corregir sus faltas, como de estimularlos a perfeccionarse y a superar sus defectos a través de un conocimiento objetivo de sus cualidades y de sus puntos débiles

La autoevaluacion  periódica de los subordinados.-Una buena práctica reside en realizar en la organización empresarial una autoevaluacion periódica de los conocimientos esenciales y valores comprometidos que la estrategia y cultura de la empresa hayan consensuado.

Esta evaluacion se suele realizar por medio de entrevistas personales entre dirigentes y subordinados, pudiendo estos últimos también evaluar a sus jefes.

Es importante definir con sentido común los criterios a valorar y sus puntuaciones, debiendo abarcar los grados y progresos en la actitud, aptitud y capacidad de mando.

Esta herramienta de autoevaluacion sirve perfectamente para establecer una adecuada política de motivación del personal, cuidando de su selección, incorporación, formación y consolidación en la empresa, potenciando su lealtad y consecuente retención en la organización.

Se recomienda la lectura del post: «Plan de incorporación del personal: su importancia y metodología de aplicación»

4.3.-INVENTARIO DE LA CAPACITACIÓN DEL PERSONAL EN SUS PUESTOS.-

Es importante realizar un inventario de la plantilla de manera que podamos deducir los conocimientos del personal para realizar los diversos puestos de la empresa, de forma que sea factible comprobar el nivel de capacitación de la plantilla y actuar en consecuencia con un sistema de rotación y formación continuada que vaya consolidando una polivalencia que potencie la competitividad de la empresa.

Adjuntamos un ejemplo en Excel aplicado en una empresa.

Descarga inventario _capacitacion

4.4.-CUMPLIMENTACIÓN DE LOS CUESTIONARIOS DEL P.C.P.T. .-

Se deberá proceder a la cumplimentación,  a requerimiento del CCC, de los cuestionarios para captar las opiniones de cada empleado sobre su desempeño en su puesto de trabajo.

En algún caso he utilizado un formato mas abreviado como resumen de los conceptos mencionados, adjuntando una diapositiva power point como ejemplo de utilización

Descarga resumen_PCPT

4.5.-EVALUAR RESULTADOS EN LA FORMACIÓN DE CADA INDIVIDUO.–

El CEP deberá del plan de formación continúa de la empresa, extraer los resultados alcanzados en el mismo con relación a las mejoras en los conocimientos esenciales que el personal haya adquirido, para evaluarlos debidamente.

5.-EVALUACIÓN DE  AGRUPACIONES.-

Como elementos adecuados para ir midiendo y evaluando el grado de satisfacción y motivación  de los componentes de la plantilla de la empresa, en cuanto a su aportación en los equipos de trabajo creados, podemos considerar a los siguientes:

  • Evaluar resultados de los grupos de creatividad I+D+i-
  • Evaluar resultados de los grupos de progreso o mejora.
  • Evaluar resultados de la formación con los facilitadores.
  • Evaluar los resultados con las implantaciones de las 5S.
  • Evaluar la gestión del CCC

5.1.-EVALUAR RESULTADOS DE LOS  GRUPOS DE CREATIVIDAD I+D+I.–

El CEP deberá evaluar los resultados obtenidos en las reuniones de creatividad, viendo cuantas ideas han sido consideradas rentables e innovadoras para poder ser tratadas en los grupos de acción o progreso como ejes de mejora a desarrollar

5.2.-EVALUAR RESULTADOS DE LOS GRUPOS DE PROGRESO O MEJORA.-

El CEP deberá evaluar los resultados obtenidos en las reuniones de los grupos de progreso, viendo cuantos proyectos de mejora  han sido  rentables  y en que volumen han sido los  beneficios alcanzados.

5.3.-EVALUAR RESULTADOS DE LA FORMACIÓN CON LOS FACILITADORES.-

El CEP deberá del plan de formación  de los facilitadores en sus especialidades de apoyo, extraer los resultados alcanzados en el mismo con relación a los conocimientos necesarios para realizar sus tareas de formación, que hayan adquirido, para evaluarlos debidamente.

5.4.-EVALUAR LOS RESULTADOS CON LAS IMPLANTACIONES DE LAS 5S.-

Es importante que el CEP evalué los resultados alcanzados con la implantación de la técnica de las 5S en las aéreas donde se hayan implantado de la empresa.

Seguidamente adjuntamos una representación power point, donde se  evalúa el cuestionario de las 5S, y su progreso en el tiempo.

Descarga evaluacion_5S

5.5.-EVALUAR LA GESTIÓN DEL COMITÉ COORDINADOR DEL CAMBIO.–

Asimismo el CEP y finalmente el Comité de Dirección  deberán evaluar la gestión coordinadora y de liderazgo ejercida por el CCC, utilizando por cada unidad de negocio una evaluación E.F.I.G., que indique la gestión hacia la excelencia, con indicadores especificados en el Cuadro de Mando Integral definido.

6.-EVALUACIONES COLECTIVAS.-

Como elementos adecuados para ir midiendo y evaluando  el grado de motivación y satisfacción de los componentes de la plantilla de la empresa respecto a los objetivos y metas a alcanzar, podemos considerar a los siguientes:

  • Evaluar los objetivos alcanzados del Cuadro de M.I.
  • Comprobar las evaluaciones de la EFQM –EFIG
  • Evaluar los resultados de las Unidades de Negocio.
  • Evaluar volumen de premios.
  • Evaluar el índice alcanzado en satisfacción de los clientes

6.1.-EVALUAR LOS OBJETIVOS ALCANZADOS DEL CUADRO DE MANDO INTEGRAL.-

Como primer paso recomiendo la lectura de los post :

Realmente el CMI formula, implanta, controla y gestiona la estrategia de una organización, vinculando efectivamente la planificación estratégica, la gestión operativa y la evaluación del desempeño grupal e individual.  Una de sus principales cualidades es la conjunción de indicadores financieros y no financieros, vinculando el control operativo a corto plazo con objetivos estratégicos de largo plazo

Es importante que las empresas vean la comunicación del cuadro de mando a sus empleados como una campaña estratégica que ayudaría a desarrollar la comprensión de la estrategia por toda la organización.

La creación del mapa estratégico otorga un marco formal de descripción y comunicación de la estrategia a todos los niveles de la organización. Adjuntamos un gráfico powerpoint donde representamos una simplificación del Mapa Estratégico , donde puede verse como  los activos intangibles, pueden ser clasificados en tres categorías: capital humano (habilidades de los empleados, talento y conocimiento), capital informativo (bases de datos, sistemas de información, redes, infraestructura tecnológica) y capital organizacional (cultura, liderazgo, alineamiento de los empleados, trabajo en equipo y gestión del conocimiento).

Descarga mapa_simplificado

6.2.-COMPROBAR LAS EVALUACIONES DE LA E.FQ.M. –E.F.I.G. .-

Antes de seguir convendría la lectura del post titulado “La autoevaluacion EFIG en la metodología del cambio», donde se hace la exposición de una evaluación propia a la que denomine  E.F.I.G.: Evaluación de los Factores e Indicadores de Gestión, a ser aplicada en la metodología del cambio empresarial hacia la excelencia en la gestión.

Se utiliza el análisis DAFO para comprobar las necesidades del cambio y su implicación   considerando los Factores Dinámicos de Gestión( F.D.G.) estudiados aplicando las 7S de Mac Kinsey, y , teniendo asimismo en cuenta, los Ratios Indicadores de Gestión (R.I.G.), establecidos siguiendo el enfoque del Cuadro de Mando Integral ( C.M.I-B.S.C.)de Kaplan, con cuestionarios y valoraciones basadas en la autoevaluación europea E.F.Q.M. con diferentes ponderaciones.

D.e este puzle se desarrolla una metodología innovadora que acaba fijando 20 aptitudes clave que  merecen ser cuidadas para irlas mejorando y analizando las necesidades de recursos para ir alcanzando una mayor competitividad futura.

La obtención de un buen clima laboral con afán de compromiso y movilización del personal, en el logro de los objetivos estratégicos consensuados, permitirá la colaboración en la mejora de procesos, que redundará en una reducción de los costos y una mayor satisfacción de los clientes, con lo que se incrementarán las ventas, con la consecuencia de alcanzarse unos resultados económico-financieros satisfactorios para los accionistas e indirectamente para el entorno socioeconómico.

Seguidamente adjuntamos en powerpoint algunos  de los cuestionarios utilizados para la evaluacion de los factores dinámicos de gestión (F.D.G.), como agentes facilitadores del cambio, a saber:

Descarga evaluar_IR_sociedad

Descarga evaluar_IR_personal

Descarga evaluar_IR_mejoras

Descarga evaluar_ IR_clientes

Descarga evaluar_IR_resultados

Una ayuda a la utilización de esta metodología y su análisis se puede plasmar utilizando un cuadro que represente  la situación de la organización empresarial con respecto a sus factores dinámicos de gestión  desglosados en los  20 conceptos clave  comparados con los recursos existentes, preguntándose ¿que somos? Con los objetivos que pretendemos alcanzar o ¿que queremos ser? , así como  la necesidad de nuevos recursos contestando a ¿que necesitamos para lograr los objetivos deseados? Como ejemplo aplicado a una empresa del sector de la consultoría adjuntamos la siguiente representación powerpoint

Descarga necesidades_estrategicas

6.3.-EVALUAR LOS RESULTADOS DE LAS UNIDADES DE NEGOCIO.-

Por medio de la metodología EFIG  y los indicadores a considerar teniendo presente el mapa estratégico del cuadro de mando integral, podremos comprobar los logros alcanzados en las metas y objetivos estratégicamente  previstos para cada unidad de negocio de la organización empresarial.

Luego el CEP podrá evaluar los éxitos o fracasos a nivel de gestión individualizada de cada UEN (unidad de negocio)

6.4.-EVALUAR EL VOLUMEN DE PREMIOS.-

El CEP con la aquiescencia del CCC y comité de Dirección diseñara un escandallo de premios que den satisfacción y reconocimiento a nivel individual y colectivo. Individualmente tendrá en cuenta los resultados de las autoevaluaciones personales e incluso al 360º, evaluación ROCA y cualquier participación en los grupos de apoyo, creatividad o progreso. En algunos casos el reconocimiento implicara una promoción ajustada al nivel de conocimientos esenciales alcanzado.

Colectivamente se tendrán en cuenta los logros alcanzados por su UEN o departamento, así como todos los logros alcanzados  en aquellas agrupaciones, bien aportando ideas creativas e innovadoras, como formador facilitador o colaborando en alguno de los equipos de trabajo para desarrollar proyectos de mejora.

En todo caso se deberá tener muy presente la difusión de los premios y promociones alcanzadas para potenciar el compromiso con la empresa y la satisfacción personal de los distinguidos.

6.5.-EVALUAR EL ÍNDICE ALCANZADO EN SATISFACCIÓN DE LOS CLIENTES.–

Al realizarse las encuestas sobre el grado de satisfacción de los clientes, se procederá por el CEP a la evaluación de las respuestas recibidas y según los criterios elegidos, de manera que su índice final reflejara las variaciones positivas o negativas de la satisfacción de los clientes e indirectamente la de nuestra propia plantilla y nuestra posición competidora en el mercado global.

Adjuntamos un ejemplo en Word de una hoja de evaluacion de encuestas de satisfacción

Descarga  resultados_encuestas

7.-CONCLUSIONES FINALES.-

Al terminar la edición de estos siete artículos para exponer una metodología que, por experiencia propia, es factible proceder a su  implantación obteniendo resultados reales en un tiempo razonable, les recomiendo la intenten establecer en sus organizaciones, siempre y cuando estén dispuestos a reconocer la vital importancia de lograr que el personal de la misma esté altamente motivado con la cultura, competencias  y objetivos estratégicos a obtener.

Por tanto, lo  primordial es que el máximo dirigente de la organización empresarial sea un líder integrador que, con su equipo de líderes, proponga el desarrollo de la metodología expuesta y logre el consenso de todos para ponerla en práctica movilizando debidamente al personal en su puesta en marcha y mantenimiento en vigor en cualquier circunstancia venidera.

Se debe tener muy presente que así como los hombres crecen y se reproducen, también las empresas lo hacen, siendo las personas de su organización el origen y motor de su existencia ante cualquier situación, por lo que el mantenimiento en perfectas condiciones de dicho motor requiere mucha dedicación y deseo de mejorar sus prestaciones y resultados concienzudamente.

Es evidente que dada la complejidad de las organizaciones empresariales, no todas las fases y tareas propuestas puedan ser aplicadas en su totalidad, amén de poderse utilizar otras más idóneas para las necesidades de cada empresa. En cualquier caso les animo a intentar su implantación , pues seguro que obtendrán resultados satisfactorios, empezando por ser conscientes de la situación del nivel de motivación y movilización de su propio personal, lo cual  obligará a plantearse la oportunidad o no de realizar un esfuerzo para mantener o mejorar el nivel alcanzado.

 

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