GESTIÓN DE PROVEEDORES: RELACIONES, PROCESO, ANÁLISIS, SELECCIÓN Y EVALUACIONES 4444.

1.-PREÁMBULO.-

Siguiendo con la gestión de compras en las organizaciones empresariales, este artículo tratará de profundizar lo ya expuesto en dos anteriores artículos en relación con la importancia de la cartera de proveedores en dicha gestión. Por tanto, es recomendable realizar una preliminar lectura en los post itulados:

• “Dirección de compras: su importancia, desempeño e interrelaciones”
• “Marketing y matrices estratégicas de compras”

En lo que respecta al estudio de la relación proveedor-cliente, junto al análisis de los proveedores y los acopios a adquirir, así como su proceso de selección, clasificación  y evaluación, seguidamente pasamos a su exposición.

2.-LA RELACIÓN PROVEEDOR – CLIENTE.-

Las condiciones o principios necesarios para tener unas relaciones adecuadas entre el cliente y el proveedor son la confianza mutua y la cooperación dentro del marco de responsabilidad hacia los clientes finales. Podemos citar, por tanto, un decálogo de Principios de relación entre proveedor y cliente, a saber:

1. Proveedores y clientes deben mantenerse independientes y deben respetar la independencia del otro para mantener una relación de confianza basada en las reglas del mercado abierto.
2. Tanto los proveedores como los clientes son responsables de aplicar un control de calidad con conocimiento y cooperación mutua en cuanto a los sistemas de control que se utilizan.
3. El cliente es responsable de la precisión y de la idoneidad de la información y de las especificaciones para el proveedor de manera que el pueda comprender lo que se requiere de el.
4. Antes de que entren en relación, los proveedores y los clientes deben adoptar un contrato adecuado sobre calidad, cantidades, precios, condiciones de entrega y métodos de pago.
5. Una vez que tenga conocimiento de la naturaleza de los productos o de los servicios a suministrar, el proveedor es responsable de dar un nivel de calidad que satisfaga plenamente al cliente.
6. Los métodos y recursos que se utilizan para determinar las especificaciones satisfactorias, para ambas partes, deben elegirse con anterioridad.
7. El contrato que rige la relación debe permitir un acuerdo preliminar sobre el sistema y los procedimientos a utilizar, en el caso de desacuerdos, para conseguir una resolución amistosa.
8. Las partes están obligadas a intercambiar la información necesaria para obtener el mejor nivel de control de la calidad, de acuerdo con sus situaciones respectivas.
9. Tanto el proveedor como el cliente deben tener la capacidad de asegurar el control de cada fase de sus propios procesos de acuerdo con las políticas aprobadas para permitir la cooperación amistosa.
10. En el trato entre ambas partes, el proveedor y el cliente, deben mantener presente las necesidades del consumidor final.

En función de las relaciones operativas entre proveedor y cliente se pueden definir tres clases o niveles de referencia  para los proveedores, pudiéndose establecer los siguientes tipos de relaciones según se trate de uno u otro  nivel o clase de proveedor. Así tendremos:

1.-El Proveedor Convencional.-

• Negociaciones basadas en las especificaciones cualitativas mínimas y el precio: La empresa cliente encuentra a todos los proveedores disponibles en el mercado, y sobre la base de unas especificaciones cualitativas mínimas, elige aquellos que le garantizan los precios más bajos. Esto se consigue gestionando varios proveedores, tanto para tener fuentes alternativas como para crear una competencia de precios.
• Los suministros basados en pedidos únicos a corto plazo: No hay garantía para el proveedor en cuanto a los pedidos futuros.
• Evaluación regular de los suministros para su aceptación: Los suministros deben ser comprobados al 100%, excepto que basándonos en datos históricos o la poca importancia del componente, la empresa cliente decida unilateralmente tomar muestras o permitir el acceso libre.
• La necesidad de evitar faltas en el almacén: Al no saber la empresa cliente si los procesos del proveedor están “con riesgo” en lo que se refiere a la garantía de calidad y la capacidad de responder a cambios en el plan, debe protegerse almacenando reservas de tales materiales.

2.-El Proveedor Asociado.-

• Relación a largo plazo, que se revisa periódicamente: Una vez que el proveedor ha comenzado a ser proveedor regular y tiene las características necesarias para seguir siéndolo, no se le pone en competencia en cada compra, sino que se beneficia de una relación a medio/largo plazo (calidad concertada). Las condiciones se definen cada año y si se encuentra un proveedor alternativo, no se le cambia inmediatamente, sino que se intenta rehabilitar al proveedor asociado, incluso ayudándola a alcanzar el nivel de su competidor.
• Calidad garantizada y auto-certificada de acuerdo a criterios ya acordados: Para llegar a ser “asociado”, el proveedor habrá tenido que pasar una evaluación de capacidad de proceso por parte del cliente. La auto-certificación, a través de un reconocimiento firmado de responsabilidad, podría constituir el primer paso necesario para establecer este tipo de relación, pero con el deseo de llegar a una garantía de auto-certificación firmada por una vez para toda la relación y no mediante documentos para cada ocasión.
• Responsabilidad total sobre los suministros entregados: El proveedor tiene responsabilidad total sobre las consecuencias de cualquier falta del producto vendido.
• Aceptación sin pruebas: Se elimina el control de entrada, garantizando ahorros económicos: eliminación de la inspección, reducción de stocks y reducción del tiempo de producción (trabajo en curso). Es frecuente compartir parte de estos ahorros con el proveedor que ha alcanzado el acceso libre.
• Suministros directos a los departamentos, sin mantener stocks en reserva: Una empresa que utiliza la organización just-in-time puede dirigir los suministros directamente a los departamentos de producción. Esto conduce a modificaciones en el sistema logístico, pero también a muchas ventajas: no hay almacenamiento intermedio, ni evaluación, ni recogida y manejo de suministro. Las compras justo a tiempo (JIT) reducen el despilfarro que se presenta en la recepción y en la inspección de entrada, también reduce el exceso de inventario, la baja calidad y los retrasos.
• Suministros frecuentes, en pequeños lotes, o en base a pedidos abiertos: La implantación de la logística just-in-time conlleva recibir pequeños lotes con mayor frecuencia que antes.
• Mejoras sistemáticas en la calidad y el precio de los productos suministrados: Si el cliente está en el camino hacia la Calidad Total, el proveedor asociado no puede aislarse de esa estrategia y debe contribuir garantizando mejoras continuas.
• Consultas y formación a proveedores: El cliente invertirá en acciones y recursos que facilitan el desarrollo de la organización del proveedor.

3.-El Proveedor Socio.-

Además de las características operativas asociadas a los proveedores asociados, otras características específicas son:

• Cooperación en el diseño de nuevos productos y tecnologías: El proveedor se integra en las operaciones de la empresa cliente, basándose en la idea de que el proveedor vive del negocio del cliente y el cliente vive de la capacidad del proveedor para hacerlo posible.
• Inversiones conjuntas en I+D y en avances tecnológicos: Este punto es una consecuencia directa del anterior.
• Intercambio constante de información concerniente a los procesos y productos: El envío inmediato de información sobre el mercado de la empresa cliente, directamente al proveedor, permite a ambas partes hacer unas estimaciones globales rápidas e introducir puntualmente los cambios o las mejoras requeridas.

3.-GESTIÓN DE PROVEEDORES.-

La Gestión de Proveedores se ocupa de gestionar la relación con los suministradores de productos y/o servicios de los que depende la organización. Su principal objetivo es alcanzar la mayor calidad a un precio adecuado.

Con este fin, la Gestión de Proveedores se encarga de definir una estrategia de suministradores según la cual orientar su labor, que abarca:

• Seleccionar nuevos suministradores para las necesidades que vayan surgiendo.
• Definir y negociar los nuevos contratos y pedidos, garantizando que queda constancia de los acuerdos financieros y de calidad alcanzados, así como las condiciones de compra impuestas.
• Gestionar la relación con los proveedores, lo que incluye velar por el cumplimiento de los contratos y pedidos o actualizarlos si éstos pierden vigencia.
• Renovar y terminar los contratos y pedidos establecidos
• Responsabilizarse de que toda la información relacionada con los proveedores y los servicios que prestan esté disponible y permanentemente actualizada.

La ventaja principal de una adecuada Gestión de Proveedores radica en que la organización  obtiene mayores beneficios al contratar a aquellos suministradores que brindan el mejor servicio al menor coste.

El objetivo de la gestión de proveedores es crear una relación que asegure que el producto  a adquirir o servicio a recibir alcanzara la aptitud de uso necesaria con una mínima inspección y que estas condiciones se mantengan estables con el tiempo. Básicamente, la estrategia para el comprador se puede definir en términos de la minimización del poder negociador de los proveedores.

Es así como los clientes deben definir estrategias dirigidas a mitigar factores como concentración de proveedores, la escasa representatividad de las compras, costos del cambio, productos únicos y diferenciados, la poca existencia de fuentes alternativas, amenaza de integración hacia delante, la imposibilidad del cliente de integrarse hacia atrás y poseer elevados costos de negociación.

Por  tanto es importante tener en cuenta los siguientes corolarios:

• Mantener relaciones estables a largo plazo
• Limitar el número de proveedores activos.
• No cambiar frecuentemente de proveedores.
• Establecer un sistema global de calificación.
• Puntuar a los proveedores basándose en el coste total más que en el precio.
• Cooperar con los proveedores para hacer mas fiable y menos caros sus procesos.

Los principales objetivos de la Gestión de Proveedores consisten en:

• Aportar el máximo valor añadido al menor coste en aquellos suministros y servicios que prestan los proveedores.
• Asegurar que los pedidos, contratos y acuerdos con proveedores están alineados con la estrategia y necesidades de negocio de la organización.
• Gestionar la relación con los proveedores.
• Gestionar el rendimiento de los proveedores.
• Negociar los contratos y pedidos con los proveedores y gestionarlos a lo largo de su ciclo de vida.
• Mantener una política de proveedores y una base de datos de proveedores y pedidos.

Aunque un proveedor con un sistema de gestión de calidad implementado puede brindar mayor confiabilidad de los productos y servicios que presta, una empresa compradora no debe quedarse sólo con este criterio para seleccionar, evaluar y tomar decisiones acerca de sus proveedores.

Luego, se hace necesario que las empresas implementen todo un programa de desarrollo de proveedores que incluya procesos de selección, evaluación de desempeño periódico, evaluación del sistema de gestión de calidad, seguimiento, acompañamiento y certificación de proveedores, consiguiendo proveedores comprometidos en suministrar productos y servicios de calidad, con mejoras en sus procesos internos reflejados en los precios de sus productos.

4.-PROCESO DE LA GESTIÓN DE PROVEEDORES.-

El proceso de la Gestión de Proveedores engloba todas las actividades asociadas a la identificación y  definición de necesidades de compras de materiales, equipos y/o  contratación de servicios, así como la tramitación de los pedidos/contratos a  los proveedores, finalizando con la recepción de los mismos en la  organización y la selección y evaluación de aquellos proveedores de  productos y servicios que incidan en la calidad de los servicios prestados por  la organización.

Antes de proceder a la descripción del proceso conviene resaltar alguno de sus condicionantes más indicados, a saber:

• Antes de comprar se deben determinar con rigor los requisitos de los productos a comprar. Es muy frecuente que las personas o departamentos que determinan las necesidades de compra no sean los que comunican los requisitos del producto al proveedor, por esta razón es muy importante que se especifique con exactitud lo que se quiere, en las respectivas solicitudes de compras.
• En la gestión de compras es primordial la búsqueda e identificación de los proveedores más apropiados para la empresa, examinando los directorios comerciales, utilizando los medios de comunicación, especialmente a Internet y solicitando recomendaciones y análisis comparativos de los productos a adquirir. El comprador deberá consultar a los proveedores cualificados a que envíen sus propuestas correspondientes
• Se debe seleccionar a los proveedores en función de su capacidad para proporcionar productos que satisfagan los requisitos de la organización, de ahí que el proceso “seleccionar proveedor y comprar” reciba información del proceso “evaluación de proveedores”. La comunicación de los requisitos al proveedor seleccionado debe ser clara y precisa, diseñando un método que asegure una transmisión completa y eficaz de los mismos.
• La organización debe asegurarse de que los productos comprados cumplen los requisitos solicitados. Para ello, se establecerá la norma que indique las actividades de inspección que sean apropiadas. Estas actividades deberán ser más rigurosas cuanta mayor repercusión tenga el producto comprado para la calidad final, y dependerán también de la competencia demostrada por el proveedor. La intensidad de los controles aplicados durante la inspección puede variar desde un simple control administrativo de entrada, hasta la realización de controles de verificación de especificaciones “in situ” o la toma de muestras para analizar en un laboratorio.
• Se deben llevar a cabo actividades de evaluación continua (evaluación inicial y re-evaluaciones) con los proveedores. La información para evaluar a los proveedores proviene de los procesos de inspección, pero también puede provenir de cualquier otro proceso del que se obtenga información sobre el proveedor y sus productos

El siguiente diagrama interactivo resume sucintamente los principales aspectos de la metodología de la Gestión de Proveedores y sus fases o fases más señaladas:

Descarga gestion_proveedores

Estas etapas se han definido con el objetivo de lograr las siguientes metas en desarrollo del sistema de gestión:

• Escoger el mejor proveedor cuando se tienen varias alternativas.
• Tener definidas claramente las especificaciones y características de calidad que el proveedor debe ofrecer con sus productos y servicios.
• Disponer de un diagnóstico del sistema de gestión de calidad del proveedor, que le permita a la empresa cliente hacer un seguimiento a la mejora del mismo.
• Evaluar el cumplimiento del proveedor de las especificaciones y características de calidad pactadas al inicio de la negociación.
• Decidir certificar un proveedor o terminar negociaciones con él evaluando desempeño y compromiso con la mejora de su sistema.

El Proceso de Gestión de los Proveedores costa de las etapas y fases que a continuación se indican:

1. CONOCIMIENTO DEL PRODUCTO.-

• DEFINICIÓN DE LOS ATRIBUTOS: Registro de la información del solicitante. Comprobación de los atributos solicitados. Diseño de las normas de calidad a tener en cuenta.
• EVALUACIÓN DEL PRODUCTO: Precio máximo a considerar. Existencias de stock de seguridad. Evaluar la importancia del producto.
• NECESIDADES A CONSIDERAR: Detección de necesidades de material, equipos y/o servicios .Decidir sobre el número de proveedores para cada producto. Productos sustitutivos o alternativos. Plazo de entrega admisible. Realizar las solicitudes de compra correspondientes.

2. ANÁLISIS DE LOS PROVEEDORES.-

• RECOPILAR INFORMACIÓN: Uso de las fuentes de información. Emisión de consultas. Captación y análisis d ofertas. Definición de condiciones de compra
• CONOCIMIENTO DE PROVEEDORES: Actuales y potenciales. Definición de grupos estratégicos. Relaciones con la competencia. Estrategias de los proveedores. Estructuras internas. Tecnología. Situación financiera. Grado de dependencia a su adecuación a la cadena de valor del comprador
• MATRIZ DE POSICIONAMIENTO: Capacidad de negociación que dependerá de la relación entre el volumen de compras del demandante y el volumen de ventas del vendedor. Interés del proveedor para la empresa compradora. Análisis de la matriz de posicionamiento.

3. SELECCIÓN Y EVALUACIÓN.-

• DEFINICIÓN DE CRITERIOS A CONSIDERAR: Estudio de las necesidades estratégicas esenciales y ponderación de los criterios más importantes para considerarlas. Nominación de los criterios clasificándolos por orden de importancia.
• EVALUACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE LA CARTERA DE PROVEEDORES: Evaluación de cada proveedor en función de los criterios escogidos. Composición de un listado de proveedores en función de la valoración total obtenida. Selección del número de proveedores prefijado.
• SELECCIÓN Y NEGOCIACIÓN: Decisión final de proveedores a consultar. Consultas a los proveedores elegidos. Recopilación de ofertas y análisis comparativo de las mismas. Negociaciones con los proveedores más competitivos. Seleccionar el proveedor o los proveedores con las ofertas más adecuadas a las necesidades indicadas. Solicitud de aprobación de presupuestos. Aprobación y realización del pedido o pedidos.

4. SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACIÓN.-

• SEGUIMIENTO RECEPCIONES: Realizar un seguimiento a proveedores por medio de perseguidores de pedidos. Ejercer un control cualitativo y cuantitativo de las recepciones de los materiales o servicios adquiridos. Controlar el servicio ofrecido y los plazos de entrega establecidos. Comunicar al responsable de calidad las posibles incidencias detectadas durante la inspección en recepción de productos comprados o servicios contratados, y la catalogación de los mismos. Disponer de un registro de acciones correctoras si se han realizado. Valorar las pérdidas sufridas por mala actuación de cada proveedor.
• EVALUACIÓN DEL RENDIMIENTO: Configurar los criterios de evaluación del rendimiento ofrecido con las entregas efectuadas por los proveedores Realizar la evaluación del rendimiento obtenido por los  proveedores y recoger los resultados de la evaluación en cada ficha de proveedor. Conservar los registros relativos a la evaluación de los proveedores
• TOMA DE DECISIÓN FINAL: Realizar el análisis anual de los resultados de calidad y servicio de los proveedores recogidos en las correspondientes hojas de seguimiento. Emitir los informes correspondientes a la evaluación y seguimiento de proveedores Aprobar, evaluar y aceptar a los proveedores más cumplidores. Rechazar, en su caso, a los proveedores menos indicados por sus errores anuales acumulados.

A continuación describiremos con mayor profundidad algunas de las fases mencionadas: análisis evaluación y selección de los proveedores, donde especialmente se indican dos métodos de evaluación 4444 que son eficaces y de aplicación práctica y fácil ejecución.

5.- EVALUACIÓN ESTRATÉGICA 4444  DE  LOS PRODUCTOS A COMPRAR.-

Este sistema de evaluación se basa en la aplicación de la valoración 4444, la cual utilizamos con respecto a los productos o acopios que compramos y su aprovisionamiento, y fue expuesta en el post: “Método de síntesis para evaluar criterios empresariales”.

Elegir los criterios de evaluación de la cartera de productos a comprar.-

Se procederá al estudio, selección y definición de cuatro criterios más indicados para  poder realizar una evaluación que permita clasificar a los acopios y poder definir una estrategia a realizar. Estos criterios deberán ser los de mayor importancia con respecto a la visión y estrategias a desarrollar y de uso común para todos los productos a comprar.

Si hiciera falta por la complejidad de las familias de productos y/o servicios a comprar se podrían también establecer otros criterios específicos para cada familia procurando que sean el menor número posible.

Como criterios más generales para el método 4444 de la Evaluación Estratégica de Productos, podemos considerar los siguientes:

1. PRECIO= grado de encarecimiento (caro-barato) de los productos y/servicios a comprar
2. PLAZO DE ENTREGA=periodo de tiempo empleado (largo-corto) en el suministro de los productos y/o servicios que  el proveedor venda.
3. OFERENTES=numero de proveedores posibles (muchos-pocos) para el ofrecimiento del producto y/o servicio en estudio.
4. UTILIZACIÓN=grado de uso(mayor-menor) en la fabricación de productos o de utilización de los servicios ofrecidos por los proveedores.

Seguidamente, se representa, con una diapositiva power point, los criterios  y su gráfico de evaluacion 4444:

Descarga clasificacion-acopios

También se pueden emplear otros criterios que a veces suelen ser de interés y sustituyen a alguno de los cuatro principales mencionados. Los criterios pueden ser  ponderados de acuerdo a su importancia con respecto a la estrategia adecuada del momento. La puntuación obtenida es de gran utilidad para toda la organización de la empresa ya que de un solo vistazo un número nos puede indicar que tratamiento debe recibir el producto a comprar  en base a su importancia, definiéndose de manera adecuada la estrategia a seguir en cada caso.

Es necesario preparar un listado de productos o acopios a comprar por orden de prioridad en función de la puntuación total alcanzada, de manera que podamos deducir la importancia para la empresa desde un enfoque estratégico. De esta manera las diferentes familias  o agrupaciones de aprovisionamientos darán base para diseñar diferentes políticas de compras  con distintos niveles de precios, plazos de entrega, escasez de proveedores y el grado de utilización de los mismos A continuación se adjunta una diapositiva power point  con la evaluacion de los criterios a evaluar:

Descarga  criterios-acopios

6.-EL ANÁLISIS DE PROVEEDORES.-

El análisis de la estructura de proveedores puede también aportar conclusiones estratégicas importantes para el negocio, en función de:

• El excesivo grado de dependencia
• El poder de negociación de los proveedores
• La importancia del producto que compramos para nuestro proveedor
• El coste de cambio de proveedor
• El sistema económico-financiero del proveedor
• La estrategia del proveedor

El análisis de los proveedores importantes no solo se realiza en función del volumen de compra sino teniendo en cuenta la importancia en el proceso de fabricación del producto comprado y cuyas compras supongan un 80% del total. Por tanto, se indicaran en un fichero de proveedores: el nombre del producto, el volumen de compras realizado en el ultimo año, el % sobre el total y las observaciones que sean necesarias sobre los puntos indicados anteriormente.

Como clasificación más simple se puede  utilizar el diagrama de Pareto con su clasificación ABC de  proveedores de manera que podamos desglosarlos en tres categorías según sea su volumen de compra e importancia. En cualquier caso, al aplicar esta clasificación ABC, siempre es conveniente clasificar a los proveedores teniendo en cuenta su potencial de compra contra la realidad en curso. Así debemos considerar proveedores BA y CA, es decir, aquellos que , por su potencial intrínseco, podrían estar en el nivel A , aunque en el momento estén en una clasificación más baja.

Leer el post ya menciuonado anteriormente sobre: “ Marketing y matrices estratégicas de compras”. Para su mejor comprensión adjunto una diapositiva power point representando una clasificación típica ABC con las acciones que se establecen como normas de actuación según sea la categoría del proveedor: A críticos, B estratégicos y C normales.

Descarga ABC_proveedores

Descarga Pareto-proveedores

El concepto de “evaluación de proveedores” consiste en analizar y seleccionar los proveedores de una organización, a fin de garantizar la estandarización de los productos que elabora, teniendo en cuenta diferentes características. Apunta a optimizar varios aspectos, entre los cuales ocupan un lugar relevante la calidad de los productos y la reducción de costos.

Antes de comenzar una negociación debes informarte siempre de los diferentes proveedores que hay, los tipos de productos que ofertan, precios, servicios que facilitan a los clientes, etc. No basta con informarse sobre la competencia, sino que también debemos tener claros los objetivos que queremos alcanzar y determinar qué queremos y qué podemos asumir. Normalmente el proveedor no sabe nada de tu compañía, así que es importante que le expliques en qué consiste tu negocio.

Es importante para comprobar la categoría de un proveedor utilizar la llamada Matriz de Posicionamiento que sirve para posicionar clasificatoriamente a la cartera de proveedores actuales e incluso potenciales considerando las premisas de su capacidad de negociación y el interés del proveedor. Ambas dependen respectivamente de la importancia para el comprador del volumen de compra contra la capacidad de satisfacer esa demanda por parte del proveedor, y, por otra parte,  del interés que implica al comprador por tener una relación comercial con el proveedor debido a su imagen y otros criterios estratégicos valorados por la empresa compradora.

De su ubicación en la matriz, cuyo esquema power point incorporamos, se deduce si un proveedor lo consideramos atractivo, excelente, complejo o indiferente para actuar en consecuencia.

Descarga matriz _posicionamiento

Para gestionar debidamente a la cartera de proveedores, es muy importante tener siempre presentes las siguientes acciones:

• Fomentar la competencia entre los proveedores existentes y potenciales.
• Vigilar y conocer la situación del mercado proveedor y sus tendencias.
• Identificar e investigar todas las posibles fuentes de suministros alternativos.

A veces es una buena táctica a seguir el nominar una lista de  lo que llamo “Artículos Piloto“ que serán aquellos que dentro del montaje de un conjunto de equipo a vender, entendemos que tienen un mayor relieve e importancia en cuanto a su importe total y en cuanto a su dificultad de servicio por parte de sus proveedores.

Entonces es importante tener muy presentes el control de los precios y plazos de estos artículos piloto de manera que al planificar las compras se cree  y adjunte la documentación técnica y correspondientes peticiones de pedido, de manera que se tenga el tiempo suficiente para realizar la pertinente gestión de compras sin producir roturas de stocks en la secuencia de fabricación y montaje.

Se incluye la representación power point donde se exponen los términos del análisis a efectuar a los proveedores y se esquematiza el proceso de análisis de la cartera de proveedores, basándose en las fuentes de información externas e internas, para definir la capacidad de negociación de cada proveedor ante la importancia y correspondiente interés del mismo para la empresa.

Descarga analisis_proveedores

Los objetivos del análisis del proveedor son los que seguidamente se mencionan:

• Identificar la ubicación geográfica del proveedor.
• Identificar tipo de productos que ofrece.
• Identificar sus proveedores.
• Identificar los precios, disponibilidad, descuentos por volumen.
• Determinar las condiciones de crédito.
• Identificar la seguridad en la entrega de pedidos.
• Determinar los medios de distribución que utiliza.
• Identificar el tipo de clientes que atiende.
• Determinar las proyecciones del proveedor en el mercado

El análisis de los proveedores debe servir para saber:

• Cuántos son
• Quiénes son
• Dónde están
• Cuáles son sus características: tamaño, personal, fortaleza financiera.
• Plazos de entrega a sus pedidos.
• Gama de productos que pueden ofrecerle y calidades de los mismos
• Ver si pueden atenderle en momentos críticos (festivos, huelgas, etc.)
• Qué imagen y seriedad tienen
• Precios
• Facilidades de pago
• Ver si permiten devoluciones
• Posibles descuentos y rápeles
• Ver si hacen ofertas especiales
• Ver si colaboran con nuestra publicidad
• Época de cierre por vacaciones ¿hay alguna otra época en la que no le atiendan?
• Analizar si pueden atender pedidos extraordinarios (disponen de stocks suficientes)
• Qué servicio nos ofrecen en su conjunto. Calidad del mismo.

7.-LA SELECCIÓN DE PROVEEDORES.-

Antes de seleccionar a un proveedor el departamento de compras deberá especificar cuáles son los atributos que se quiere que tenga el proveedor e indicar la importancia relativa de cada uno de ellos, para, a continuación proceder a catalogar a los proveedores en función de dichos atributos para identificar al mejor. Para ello se suelen utilizar modelos de evaluación de diferentes composiciones, de manera que se obtenga el valor de cada proveedor.

En el proceso de selección es obligado fijar el número de proveedores se quiere utilizar para el producto a adquirir en cuestión, siendo una tendencia cada vez más extendida la utilización de un mínimo de proveedores, siempre y cuando sea factible disponer de proveedores serios y responsables con mejoras continuas de calidad en los productos y servicios a suministrar.

La selección de proveedores puede verse como una toma de decisión compleja, en la cual para tomar una decisión se necesitan herramientas que provean una mejor visualización de los factores que influyen en la decisión, así como de las preferencias existentes. La evaluación de desempeño del proveedor debe ser un proceso flexible, que permita evaluar las diferentes características de calidad y oportunidad de un producto o servicio prestado y la gestión de un proveedor.

La evaluación del sistema de gestión de calidad del proveedor, definitivamente debe hacerse mediante la verificación del cumplimiento de los requisitos básicos de un sistema de gestión de calidad orientando al proveedor a generar planes de acción para la mejora del mismo. La empresa debe hacer seguimiento y acompañamiento a los planes de mejora que se generen de las evaluaciones hechas al proveedor, y llevar control sobre toda la información generada por estos procesos, para tomar decisiones acerca de futuras negociaciones con los proveedores y la certificación.

Una vez seleccionados los proveedores de nuestro interés, puede resultar de gran utilidad tener otro fichero con datos referentes a proveedores alternativos ante posibles problemas con nuestros proveedores. Así mismo, se habrá de estar atento a posibles cambios en el sector de los proveedores. En ocasiones dichos cambios pueden suponer una amenaza para la empresa, por lo que el emprendedor ha de reaccionar con rapidez. Si su ventaja competitiva ha sido definida como liderazgo en costos, usted deberá empezar a trabajarla desde las compras de materias primas. Deberá buscar los proveedores más baratos o los que le generen la mayor economía de escala.  Pero si por el contrario su ventaja competitiva está enfocada hacia la calidad, es necesario identificar los proveedores con mayor calidad.

Teniendo en cuenta lo anteriormente mencionado, la selección del proveedor debe hacerse a partir del análisis de las siguientes variables:

• Estabilidad y competitividad del grupo de proveedores: El análisis de la competitividad de un proveedor determinado y la posición que ocupe este en su sector, determinará la conveniencia de elegirlo. Por otra parte, si una empresa elige a un proveedor que posea estrategias de calidad, especialización o diferenciación, con unos costos adecuados o inclusive algo superiores, asegurará suministros de calidad, lo cual garantizará de alguna manera, la elaboración de productos de calidad. Así mismo, el hecho de elegir proveedores que puedan mantenerse en el tiempo, y que puedan satisfacer las necesidades de la empresa en el largo plazo, minimiza el riesgo de incurrir en costos de cambio ya que el cliente no tendrá que cambiar de proveedor.
• Grado óptimo de integración vertical: Esta variable está determinada por aspectos estratégicos específicos tales como obtener componentes o materiales exclusivos, diferenciación y el acceso a alternativas como contratos a largo plazo, integración piramidal y ubicación estratégica.
• Asignación de las compras entre proveedores calificados: La empresa debe procurar no comprar todos sus acopios de suministros a un solo proveedor. Por lo contrario es conveniente atomizar el riesgo de depender de un único proveedor, distribuyendo las compras entre varias alternativas competitivas, minimizando también el riesgo de incurrir en costos de cambio posteriores o de requerir productos demasiado especializados o de costos elevados. Sin embargo, el cliente debe garantizar un volumen suficiente para cada proveedor con el fin de obtener un poder de negociación importante frente a su proveedor.
• Creación de la ventaja máxima frente a los proveedores elegidos: El comprador debe enfocar sus esfuerzos en lograr la máxima ventaja frente a sus proveedores. En este orden de ideas, deberá adoptar estrategias que le permitan evitar los costos de cambio del proveedor, promover la estandarización en los productos, crear una amenaza creíble de integración hacia atrás, y el uso de la integración piramidal para  incrementar el poder de negociación de los compradores.

Cuando se habla de criterios para la selección del proveedor generalmente deben estar incluidos los siguientes:

• Oportunidad de entrega de los productos solicitados
• Precios
• Lugar de entrega (instalaciones de la empresa u otro lugar establecido )
• Cantidad de productos de acuerdo a la solicitud realizada.
• Marca o especificaciones solicitadas.
• Estabilidad financiera
• Credibilidad en el mercado
• Información oportuna acerca de nuestro pedido
• Respaldo de garantía en caso de existir no conformidades en los productos solicitados.

Adjuntamos una diapositiva power point donde se representa una tabla para evaluar los diferentes  criterios de valoración del perfil competitivo de cada proveedor

Descarga perfil_proveedor

Lo primero que se fija una empresa al momento de evaluar un proveedor es el precio y la calidad de sus productos o servicios; sin embargo, existen otros criterios o factores además del precio y la calidad, que se deben tomar en cuenta al momento de decidirse por un determinado proveedor.

Como  criterios de evaluación de un proveedor podemos mencionar a los siguientes:

• PRECIO.-Uno de los principales criterios que se debe tomar en cuenta al momento de evaluar un proveedor, son sus precios. Siempre debemos procurar proveedores con precios razonables, que sean acordes a la calidad del producto o servicio que ofrecen, y a los precios promedio del mercado. Al evaluar el precio del producto, debemos tener en cuenta también los gastos que podrían adicionarse a éste, tales como los gastos de transporte, seguros, embalaje, etc. Asimismo, al momento de evaluar el factor precio, debemos considerar los posibles descuentos que el proveedor nos pueda otorgar, tales como descuentos por volumen de compra, descuentos por pronto pago, etc.
• CALIDAD.-De nada sirve tener un proveedor con bajos precios, si la calidad de sus productos o servicios es mala. La calidad es otro de los principales criterios a tomar en cuenta al momento de evaluar un proveedor. Siempre que nos sea posible debemos procurar proveedores que ofrezcan productos o servicios de muy buena calidad o, en todo caso, que la calidad de éstos sea acorde con los precios que tienen. Al evaluar la calidad del producto, debemos tomar en cuenta los materiales o componentes del producto, sus características, sus atributos, su durabilidad, etc.
• PAGO.-En el criterio del pago evaluamos las formas de pago que ofrece el proveedor, por ejemplo, si ofrece la posibilidad de hacer pagos vía transferencia bancaria, o vía Internet. Y también evaluamos las condiciones o el plazo del pago, por ejemplo, si nos piden pagar al contado, o nos dan la posibilidad de pagar a 30 días, pagar un 50% a 60 días, etc. Siempre debemos buscar las mejores condiciones de pago, es decir, que el financiamiento o plazo del crédito otorgado sea el mayor posible, sin que ello implique recargo alguno. Mientras mejores condiciones de pago, mayor liquidez para nosotros. Aunque debemos tener en cuenta que al iniciar relaciones con un proveedor, es poco probable que éste nos otorgue algún crédito comercial, por lo que al menos debemos averiguar si existe la posibilidad de que ello pueda suceder más adelante.
• ENTREGA.- Otro criterio importante a tener en cuenta al momento de seleccionar un proveedor es la entrega, en donde lo primero que debemos evaluar es que si el proveedor requiere de un pedido mínimo para poder trabajar con nosotros. En el criterio de entrega también evaluamos la oportunidad de entrega, si son capaces de asegurarnos que cumplirán siempre con nuestros pedidos, que nos los entregarán oportunamente cada vez que lo requiramos, que siempre contarán con el mismo producto, que nos podrán abastecer durante todo el año, etc. Y también evaluamos la rapidez o los plazos de entrega, que es el tiempo que transcurre desde que hacemos el pedido hasta que nos entregan el producto.
• SERVICIO DE POSTVENTA.- En el servicio de postventa evaluamos principalmente las garantías que el proveedor nos pueda brindar, qué garantías nos otorga y cuál es el periodo de éstas. También evaluamos la capacitación que nos pueda brindar en el uso de sus productos, la asistencia técnica, el servicio de mantenimiento, su política de devoluciones, la posibilidad de canjear productos de baja rotación, etc.

A continuación indicaremos asimismo otros criterios a considerar, ya que los criterios que hemos mencionado anteriormente son los más importantes y los que más debemos tener en cuenta al momento de evaluar y seleccionar un proveedor; sin embargo, también existen otros factores que siempre es bueno considerar:

• EXPERIENCIA: a mayor experiencia de la empresa proveedora, seguramente mayor eficiencia y seguridad en su abastecimiento.
• REPUTACIÓN: debemos considerar si los testimonios de sus clientes son favorables.
• ORGANIZACIÓN: si su personal es calificado, si tiene un buen sistema de distribución.
• LOCALIZACIÓN: mientras más cerca esté ubicado el proveedor mejor, sobre todo si somos nosotros los que constantemente tenemos que acudir donde éste.
• SERVICIO AL CLIENTE: si son capaces de brindarnos rápidamente toda la información que requiramos.
• CONVENIOS PUBLICITARIOS: si nos brindan la posibilidad de otorgarnos productos gratis a cambio de publicidad.
• SITUACIÓN ECONÓMICA: si su situación económica es estable ello podría significar productos de calidad y un abastecimiento seguro; si tuviera dificultades financieras, ello podría significa una posible disminución en la calidad de sus productos ,al querer reducir sus costos; si existiera la posibilidad de que dejen de atender nuestros pedidos (por ejemplo, al incumplir los pagos de sus propios proveedores);si hubiera poca posibilidad de que nos otorguen finamiento (debido a su necesidad de tener liquidez), etc.
• TAMAÑO: si es un proveedor pequeño, probablemente su atención sea más directa con la posibilidad de que resuelvan mejor cualquier inconveniente que tengamos; dispondrá de mayor flexibilidad para adaptarse a nuestras necesidades, y mayor poder de negociación para nosotros. Si es un proveedor grande, probablemente tenga mayor eficiencia y seguridad de abastecimiento, pero un menor poder de negociación para nosotros.
• FABRICANTE O MAYORISTA: la principal ventaja de los fabricantes con respecto a los mayoristas son sus bajos precios, pero su principal desventaja es que probablemente no puedan ofrecer la variedad de productos que sí podría ofrecernos un mayorista, sobre todo, al hacer pedidos pequeños.

8.-LA EVALUACIÓN DE PROVEEDORES.-

El proceso de evaluación de proveedores es realizado conjuntamente por el gerente y el responsable de calidad. Se divide en dos fases diferenciadas,  cada una con su correspondiente finalidad:

• Evaluación inicial. Se da la aprobación inicial a un proveedor o la continuidad en la compra de suministros a proveedores habituales.
• Seguimiento continuo de proveedores. Se desarrolla una comprobación efectiva de que el proveedor mantiene regularmente la calidad de los productos y servicios solicitados. Una vez homologado el proveedor, es necesario asegurar que las expectativas apuntadas inicialmente se mantengan a lo largo del tiempo. De esta manera, deberá efectuarse una evaluación continua para asegurarse de que el proveedor cumple los requisitos establecidos de forma permanente.

El primer paso para realizar la evaluación de proveedores es definir los criterios que van a ser tenidos en cuenta. La evaluación debe incluir los siguientes criterios:

• Calidad de los suministros.- Con este criterio se mide el nivel de cumplimiento por parte del proveedor de las especificaciones definidas por la empresa, es decir, hasta qué punto ha suministrado exactamente lo que se le había solicitado. Para evaluar la calidad de los suministros, se tienen en cuenta los resultados de los controles de recepción y las posibles incidencias que el producto suministrado haya podido generar en el proceso de producción.
• Fiabilidad del plazo de los suministros.- Se mide el grado de cumplimiento por parte del proveedor de los plazos de entrega Este criterio es importante en algunos casos, porque un retraso en una entrega de materia prima puede hacer parar el proceso productivo.
• Flexibilidad del proveedor.- Este criterio refleja el grado de adaptación del proveedor a las necesidades de la empresa. Por ejemplo, la capacidad de reacción ante un pedido urgente que no estaba previsto.
• Fiabilidad de la información. -Aquí se valora la relación administrativa con el proveedor: la calidad de sus ofertas, la fiabilidad de sus albaranes y facturas, el cumplimiento de plazos en la facturación.
• Competitividad.- Nivel de precios. Este criterio tiene en cuenta la relación entre el precio de los productos suministrados por el proveedor y su calidad, así como la comparación entre el precio del proveedor y los del resto de proveedores. No se trata de valorar mejor al proveedor más barato, sino a aquel que tenga una mejor relación calidad-precio dentro del mercado.

Una vez definidos los criterios que van a tenerse en cuenta a la hora de evaluar a los proveedores, es necesario darles un peso (% de ponderación) a cada uno de ellos, ya que no todos los criterios tienen la misma importancia para cada empresa. El siguiente paso es definir el sistema de evaluación a utilizar para cada uno de los criterios: puntuación de 0 a 10; puntuación de 0 a 5; valoración A, B, C, así como los casos en que se pone una puntuación u otra. Finalmente hay que definir la frecuencia de evaluación de los proveedores: trimestral, semestral, anual, así como las acciones a tomar en función del resultado obtenido, ya que la evaluación tiene como fin conseguir que la empresa trabaje con los mejores suministradores.

Con este tipo de actuaciones, la empresa consigue:

• Seleccionar a los mejores proveedores, eliminando aquellos que ofrecen peor calidad.
• Los proveedores seleccionados mejoran progresivamente la calidad de sus suministros, su fiabilidad, flexibilidad y precios.

La evaluación realizada a cada proveedor debe quedar registrada en una ficha de evaluación, en la que figuren los resultados obtenidos para cada uno de los criterios. Es conveniente también que en esa ficha figure la evolución que ha tenido el proveedor en los últimos períodos de evaluación.

Adjuntamos dos modelos en formato Word que sirven para evaluar el grado de calidad de un proveedor por medio de un cuestionario y ponderar el valor de un proveedor en los criterios escogidos:

Descarga cuestionario_evaluación

Descarga evaluacion proveedores

9.- EVALUACIÓN ESTRATÉGICA 4444  DE  LOS PROVEEDORES.-

Consiste en la aplicación de la metodología 4444 citada anteriormente, para lograr una clasificación estrategia de proveedores, así como la utilizo para realizar una evaluacion estratégica de la cartera de clientes(ver el post titulado: “Clasificación estratégica de clientes con el método de evaluación 4444”. Seguidamente explico su aplicación:

Para elegir los criterios de evaluación de la cartera de proveedores se procederá al estudio, selección y definición de cuatro criterios más indicados para  poder realizar una evaluación que permita clasificar a los  proveedores y poder definir una estrategia a realizar. Estos criterios deberán ser los de mayor importancia con respecto a la visión y estrategias a desarrollar y de uso común para todos los proveedores. Si hiciera falta por la complejidad de las familias de productos y/o servicios a comprar se podrían también establecer otros criterios específicos para cada familia procurando que sean el menor número posible.

Como criterios más generales podemos considerar los siguientes:

• COMPRAS= volumen total de la compra anual sin iva de cada  proveedor
• DEPENDENCIA=Cuota de dependencia o porcentaje del total del volumen de compra realizado al proveedor sobre el volumen total de ventas anual de los productos y/o servicios que  el proveedor venda.
• CUMPLIMENTACIÓN=margen de cumplimentación de cada proveedor valorada según la mayor o menor seriedad en cumplir los plazos de entrega estipulados en los contratos de compra.
• CALIDAD=grado de satisfacción de la empresa con el proveedor considerando el número de devoluciones realizadas durante un mismo periodo de tiempo, bien por mala calidad o deficiente servicio obtenido.

Otros criterios que a veces suelen ser de interés y sustituyen a alguno de los cuatro principales mencionados anteriormente serán:

• RIESGO= vigilancia sobre la situación financiera y de solvencia del proveedor
• HOMOLOGACIÓN = número o cantidad de homologaciones que tenga el proveedor. por ejemplo: iso 2000, iso14.000, efqm, etc.
• IMPORTANCIA = grado de importancia de los productos y/o servicios a suministrar por el proveedor para la correcta gestión del negocio del comprador.
• IMAGEN = grado o nivel de imagen que da el proveedor como referencia de la  relación comercial  con el proveedor
• FRECUENCIA = número de pedidos realizados anualmente que efectúan y la frecuencia de los mismos y su posibilidad  de programación
• CRECIMIENTO= incremento en porcentaje del volumen de compras anual realizado por la empresa  en los tres últimos años
• COMPETENCIA= número de competidores que compran al proveedor

Los criterios pueden ser  ponderados de acuerdo a su importancia con respecto a la estrategia adecuada del momento.

Seguidamente adjuntamos dos ejemplos de aplicación representados en diapositivas power point:

Descarga Clasificacion_Proveedores 1

Descarga Clasificacion_Proveedores 2

La puntuación obtenida es de gran utilidad para toda la organización de la empresa ya que de un solo vistazo un número nos puede indicar que tratamiento debe recibir el proveedor  en base a su importancia, definiéndose independientemente el sistema de gestión de cada cuenta de proveedor, con respecto a su política de  precios, comunicaciones, visitas, atenciones, etc., definiéndose de manera adecuada la estrategia a seguir y los recursos de servicio a asignarse en cada caso.

A continuación, incluimos dos diapositivas en que se representan ejemplos de  los criterios  elegidos, junto a sus ponderaciones y puntuaciones correspondientes, a saber:

Descarga grafico_criterios

Descarga grafico_puntuaciones

Es necesario preparar un listado de proveedores por orden de prioridad en función de la  puntuación total alcanzada, de manera que podamos deducir la importancia para la empresa desde un enfoque estratégico. De tal manera que las diferentes familias  o agrupaciones de proveedores  según la  segmentación de la cartera realizada darán base para diseñar diferentes políticas de compras  con distintos niveles de precios, colaboraciones  o atenciones a cada proveedor, realizándose una relación perfectamente personalizado.

10.-SEGUIMIENTO DEL COMPORTAMIENTO DE LOS PROVEEDORES.-

La evaluacion del comportamiento de los proveedores es una medida de la eficacia del propio departamento de compras. La organización debe establecer e implementar la inspección u otras actividades necesarias para asegurarse de que el producto comprado cumple los requisitos de compra especificados. El tipo y alcance del control aplicado al proveedor y al producto adquirido debe depender del impacto del producto adquirido en la posterior realización del producto o sobre el producto final.

Para que el sistema de compras funcione con la efectividad requerida, se necesita que después de habernos decidido por un determinado proveedor, los productos suministrados por este sean revisados para verificar el cumplimiento de los requisitos especificados. Por ello debe establecerse e implementarse un sistema de inspección u otras actividades similares en donde necesariamente deberán participar aquellas personas que tienen que ver directamente con la utilización del producto.

Deben establecerse los criterios para la selección, la evaluación y la re-evaluación. Deben mantenerse los registros de los resultados de las evaluaciones y de cualquier acción correctora necesaria que se derive de las mismas Cuando se dan situaciones en que son grandes volúmenes de un determinado producto deberá aplicarse el sistema de muestreo estadístico. Cuando la organización o su cliente quieran llevar a cabo la verificación en las instalaciones del proveedor, la organización debe establecer en la información de compra las disposiciones para la verificación pretendida y el método para la liberación del producto.

Hay ocasiones en que nuestra organización no cuenta con la infraestructura necesaria que garantice un adecuado control del producto adquirido, por lo que deberá aprovechar la infraestructura del proveedor para tal fin, en este caso en la información de compra se debe incluir las posibles verificaciones en los laboratorios o instalaciones del proveedor y que criterios se tendrán en cuenta para la aceptación del producto.

La verdadera prueba de la selección de un proveedor es la prueba de la experiencia, sobre la forma en que se cumple el pedido que se le ha pasado. Esta prueba se hace de manera subjetiva, sin cifrarla en datos objetivos y comparables. Es necesario obtener una documentación objetiva que permita hacer comparaciones entre proveedores y seguir su evaluación y comportamiento. Esto permitirá más fácilmente identificar a los buenos proveedores y mejorar las decisiones de pedido evitando errores de apreciación subjetiva. Una evaluación objetiva, permitirá indicar al proveedor los puntos en que deberá mejorar y actuara como acicate al ver que se le mantiene vigilado y en constante valorización.

Por tanto, deberá tenerse en cuenta las siguientes premisas:

• Valoración cualitativa como complemento a las evaluaciones cuantitativas, se dispondrá por cada proveedor de una ficha histórica en la que se anotara el resultado de la evaluacion cualitativa que se verificara como mínimo una vez al año, así como los hechos históricos muy buenos o muy malos que hayan ido aconteciendo. El cuestionario a cumplimentar, deberá reflejar datos sobre la confianza y seguridad que el proveedor tenga, su capacidad técnica y de diseño, el servicio después de la venta y suministro de repuestos, la cumplimentación de los plazos de entrega y su capacidad comercial y de fabricación.
• Valoración cuantitativa que deberá comprender los tres factores principales de la compra, es decir, la calidad, precio y servicio o cumplimentación de plazos. La importancia relativa de cada factor puede variar en su ponderación con lo que cada índice será ponderado de acuerdo con el % estipulado y otorgándose los puntos por calidad, precio y servicio que resulten por cada producto y proveedor.
• Índice de Calidad con respecto a la forma de establecer un índice de calidad adecuado, habrá que tenerse en cuenta que interesa verificar la calidad por muestreo, para reducir el coste, juzgando por la aceptación o no de la partida, de manera que cuando falle la muestra se considerara rechazada toda la partida que se devolverá entera al proveedor o se verificara al 100% para proceder a la devolución de las defectuosas o recuperación si es posible, bien por parte del proveedor o por la propia empresa.