1.-PREÁMBULO.-
Durante mis trabajos como asesor externo desarrolle una metodología para descubrir posibilidades de mejora y, al mismo tiempo, sensibilizar y motivar al personal, consiguiendo su colaboración y consenso para realizar y asumir los planes de mejora que fueron elegidos por su mayor rentabilidad y urgencia.
La misma consiste especialmente en la utilización de unos cuestionarios con preguntas sobre diversos términos que estén relacionados con el desempeño de los puestos de trabajo de la organización , y que, salvo los mas generalistas de orden, organización y limpieza, pueden añadirse otras cuestiones que sean de interés estratégico para la empresa, por ejemplo se puede considerar a la logística, calidad, productividad e incluso la formación o conocimientos que se deben dominar para ejecutar el trabajo con eficiencia y eficacia.
Esta metodología es conveniente realizarla dentro de un proceso de cambio en continuidad , siendo importante establecer un CCC: Comité Coordinador del Cambio, que lidere el proceso, ayudándose con la formación de equipos de trabajo , unos de apoyo que se especialicen en temas como la seguridad laboral, el trabajo en equipo y solución de problemas, técnicas de creatividad, etc., y otros que establezcan grupos de progreso o mejora para hacerse cargo de su planificación, implantación y seguimiento.
Adjunto una diapositiva power point sobre la organización de un proceso de cambio y que utilice en el post editado y titulado “ La organización del Proceso de Cambio”
Descarga Organizacion_cambio
2.-EVOLUCIÓN DEL P.C.P.T. .-
Después de varias implantaciones de las “ 5 S “ en diversas organizaciones empresariales fui evolucionando en su aplicación tratando de ampliar su marco de actuación de manera que fuera más fácil el involucrar al personal y obtener su motivación sensibilizándolos en los beneficios de todo tipo que se obtenían con su implantación y mantenimiento.
Especialmente cuando dentro de un proceso de cambio se formaban grupos de mejora continua fui introduciendo variables a la propia implantación de las “ 5 S” de tal forma que cree un sistema o método que llame “ PLAN DE COLABORACIÓN EN EL PUESTO DE TRABAJO”, donde además de considerarse las tres primeras S de la Organización, Orden y Limpieza , seguí comprometiendo al personal en los conceptos, dentro de su puesto de trabajo, relacionados con la Seguridad, la Formación, la Calidad, la Productividad y la Logística.
Antes de seguir leyendo este post , recomiendo la lectura de los dos siguientes que tratan de herramienta de mejora continua 9S y del procedimiento de implantación de la técnica de las 5S : “ Las “4+5=9S ”: como herramientas de mejora continua “ , “Implantación de las 5S”.
3.-METODOLOGÍA DEL P.C.P.T. COMO HERRAMIENTA DE MEJORA CONTINUA.-
Al analizar los resultados alcanzados aplicando el método PCPT , fui incorporando nuevas ideas orientadas a la captación de las necesidades más interesantes para lograr una visión más exacta de las peculiaridades de cada puesto de trabajo y los criterios o variables que fueran primordiales para alcanzar mejoras en continuidad de la propia rentabilidad y productividad del puesto y desempeño del personal a su cargo, con lo que se incrementaba la competitividad general de la organización empresarial donde se aplicaba la herramienta de mejora continua PCPT.
Al final quedaron ocho criterios a considerar, con lo que estas ocho variables actúan de manera que se interrelacionan y dan una idea generalizada y bastante realista de la situación de cada puesto de trabajo , haciendo participar al personal obteniendo la opinión sobre las circunstancias en que se encuentra su propio puesto de trabajo con respecto a los conceptos mencionados.
Ver diapositiva power point que adjuntamos, donde se esquematiza el método PCPT y sus ocho criterios de evaluación del puesto de trabajo.
Descarga esquema_PCPT
3.1.-DEFINICIÓN DE LOS CONCEPTOS DEL P.C.P.T.-
Seguidamente definiremos los ocho conceptos y adjuntamos las correspondientes diapositivas power point para cada uno de ellos, las cuales junto al esquema anterior pueden ser utilizadas como posters que sirven para sensibilizar y motivar al personal de la organización.
Por cada criterio se definen las frases objetivo y descripciones de su concepto, además de mencionar un cúmulo de once acciones que en cada caso conviene ejecutar con el fin de conseguir los resultados adecuados a la obtención de una mejora reseñable.
3.1.1.-ORGANIZACIÓN.- Eliminar los materiales innecesarios.
Material innecesario es aquel que no se utiliza en el puesto de trabajo y que no se prevé utilizar en el futuro.
Material necesario es aquel sobre el que no existe duda de su próxima utilización.
Las acciones que se deben realizar son:
- lista e identificación de los materiales necesarios
- lista y separación de los materiales innecesarios
- fijar ubicaciones para separa a los materiales innecesarios
- sensibilizar al personal sobre la importancia de la organización en el trabajo
- clarificar el origen y destino de cada material.
- tirar a la basura todo lo absolutamente innecesario.
- diseñar un plan de eliminación de los materiales innecesarios
- determinar las causas de aparición de los materiales innecesarios
- analizar las causas y plantear soluciones para la eliminación de lo innecesario
- ejecutar las acciones pertinentes y seguir su aplicación y progreso alcanzado
Descarga PCPT_organizacion
3.1.2.-ORDEN.- Ordenar los materiales necesarios.
Concepto de ubicación :”un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar “ .
Concepto de identificación : “un nombre para cada cosa y cada cosa con un solo nombre”
Las acciones que se deben realizar son:
- dibujar un borrador del plano en planta del área o departamento a analizar
- establecer cómo deben usarse los materiales que sean totalmente necesarios
- identificar a todos les materiales que sean realmente necesarios
- ordenar la ubicación y colocación de los materiales necesarios
- elegir sistemas de señalización de los materiales necesarios
- denominar los recipientes y estanterías a usar para ubicar los materiales
- sensibilizar al personal sobre la importancia del orden en el puesto de trabajo
- dibujar el plano definitivo de la planta del área o puesto de trabajo a mejorar
- analizar los contenedores o recipientes más idóneos
- definir las estanterías o armarios más adecuados
- elegir etiquetas y letreros de identificación para ubicaciones y materiales
Descargar PCPT_orden
3.1.3.-LIMPIEZA.- Mantener limpio el puesto y su entorno.
Limpiar es asegurar que todo se encuentre siempre en perfecto estado de uso. Hay que evitar que se ensucie más que limpiar. Es una labor de inspección.
Las acciones que se deben realizar son:
- visualizar e identificar las fuentes de suciedad existentes
- encontrar y señalar los lugares y rincones difíciles de limpiar
- buscar y encontrar las piezas dañadas que causan suciedad
- buscar a aquellas operaciones o focos que generen suciedad
- descubrir los apaños , chapuzas y soluciones de paso que se realicen
- analizar los tiempos necesarios de limpieza del puesto de trabajo
- sensibilizar al personal implicado en el p.de t. sobre lo vital de la limpieza
- realizar una limpieza a fondo de toda el área o p. de trabajo a mejorar
- pintar paredes y suelos , estanterías ..etc.
- arreglar definitivamente los apaños y chapuzas que se hayan encontrado
- establecer un procedimiento para realizar limpiezas periódicas del área
Descargar PCPT_limpieza
3.1.4.-SEGURIDAD.-Prevenir los accidentes laborales.
La Seguridad es una gestión de todos y deberá considerar los conceptos básicos de seguridad y salud en el trabajo, analizando los riesgos para el personal y medio ambiente, tratando de minimizarlos al máximo.
Las acciones que se deben realizar son:
- escribir una lista y evaluacion de riesgos del puesto de trabajo y sus causas
- definir medidas preventivas y medios de protección que se crean necesarios
- identificar los niveles y focos contaminantes existentes en el p. de trabajo
- analizar el grado de confortabilidad y ergonomía del puesto de trabajo
- estudiar el grado del nivel de formación en seguridad & higiene del personal
- imbuir al personal una cultura de prevención de riesgos laborales
- establecer un plan de seguridad e higiene del puesto de trabajo en estudio
- dibujar el plano ergonómico de cada puesto de trabajo (p.de t.)
- señalizar todos los puntos de riesgo laboral y perturbaciones posibles
- redactar instrucciones y normas de seguridad & higiene en el p.de trabajo
- sensibilizar y formar al personal del área o p.de t. en seguridad e higiene
Descargar PCPT_seguridad
3.1.5.-FORMACIÓN.- Incrementar los conocimientos.
La formación interna y externa del personal será continua y orientada a la mejora en aquellos conocimientos esenciales que den valores competitivos en armonía con los factores clave para realizar las estrategias básicas comprometidas.
Las acciones que se deben realizar son:
- establecer las funciones, responsabilidades y tareas del puesto de trabajo
- fijar el perfil necesario para realizar el trabajo de manera aceptable
- analizar el nivel de conocimientos del personal para desempeño del p. de t.
- comprobar las necesidades de formación de cada operario del p. de trabajo
- estudiar las posibilidades de rotación del personal para su formación continua
- obtener información sobre la formación externa factible y necesaria
- implantar un plan de formación continua común e individual
- establecer un inventario u hoja de conocimientos del personal
- crear una ficha de conocimientos necesarios para desempeñar cada p.de t.
- definir el organigrama y funciones de cada puesto de trabajo
- desarrollar un cronograma para la realización de la rotación del personal
Descargar PCPT_formacion
3.1.6.-CALIDAD.- Incrementar la calidad artesanal.
La Calidad no la determina la empresa, sino que la definen y califican los clientes. La Calidad interna se centra en controlar los productos, procesos, materiales y el diseño
Las acciones que se deben realizar son:
- identificar las no-conformidades surgidas en cada puesto de trabajo
- evaluar la totalidad de los costos de la no-calidad originados en el p.de trabajo
- definir y evaluar las causas de los rechazos y reparaciones que surgen
- priorizar aquellas soluciones que sean más rentables y planificarlas
- implantar las soluciones priorizadas y seguir la evolución de su ejecución
- potenciar el autocontrol y espíritu artesanal del personal involucrado
- establecer un plan de mejora continua en calidad para el área o p. de trabajo
- definir y escribir crear listas de las no-conformidades encontradas por p.de t.
- hacer fichas de no-conformidad con su destino y costos de no-calidad previstos
- establecer un cómputo de normas de calidad preventiva para cada p.de t.
- organizar grupos de mejora de la calidad para estudiar mejoras del p. de t.
Descargar PCPT_calidad
3.1.7.-PRODUCTIVIDAD.- Reducir los costos de producción.
La productividad, medida en su eficacia y eficiencia, se basa en gran parte en una agresiva política de reducción de costos basada en disminuir los tiempos de: transporte, preparación, espera y fabricación
Las acciones que se deben realizar son:
- estudiar los tiempos de preparación de máquinas y herramientas del p. de t.
- analizar los métodos , tiempos y primas vigentes para cada p. de trabajo
- establecer diagramas de flujo de las operaciones a realizar en el p. de t.
- comprobar la formación de células de trabajo en el área de trabajo
- definirlos los lotes económicos de fabricación más idóneos
- organizar grupos de reducción de costos para mejorar la productividad
- establecer un plan de reducción de costos en fabricación
- crear una hoja de escandallo de costos para cada producto a fabricar
- establecer tasas horarias por cada área de trabajo
- dibujar planos de las células de trabajo y del lay-out del área en estudio
- identificar a los indicadores del progreso en costos por cada puesto.de trabajo
Descargar PCPT_productividad
3.1.8.-8.-LOGÍSTICA.- Eliminar lo que no aporte valor.
La Logística estudia el almacenaje, manutención y transporte interno y externo de los materiales, productos y obra en curso, teniendo una gran influencia en el volumen de costos de los procesos productivos
Las acciones que se deben realizar son:
- estudiar la adecuada racionalización en cada planta de fabricación
- identificar las operaciones sin valor añadido (s.v.a.) que existan en el p. de t.
- analizar como eliminar las operaciones s.v.a. encontradas en el p. de t.
- comprobar la ubicación de los almacenes auxiliares que sean necesarios
- estudiar los contenedores, cestas, pallets, cajas…,adecuados
- comprobar la eficacia de los medios de manutención empleados
- establecer un plan de eliminación de aquellas operaciones sin valor añadido
- dibujar el lay-out de cada çarea , con flujo de materiales y productos
- ubicar en el plano de la planta los almacenes auxiliares juzgados necesarios
- dibujar el lay-out definitivo de la planta después de su racionalización
- establecer y escribir una lista de operaciones s.v.a. por cada p.de t. y áreas
Descargar PCPT_logistica
4.-PROCEDIMIENTO DEL P.C.P.T. .-
Evidentemente el procedimiento a seguir es similar a los mencionados para la realización de un proceso de cambio en una organización empresarial anteriormente mencionados, donde se especifica la necesidad de que lidere su puesta en marcha el equipo directivo conformando un comité de coordinación que logre el consenso y colaboración del personal, movilizándolo en los objetivos de mejora deseados.
Por experiencia, suele ser práctico el comienzo centrándose en la implantación de las “5S”, especialmente en lo concerniente al orden organización y limpieza en cada área y puesto de trabajo, para seguidamente ir paulatinamente y paso a paso, incorporando los otros cinco criterios o variables del PCPT especificado.
También, es importante escoger para la iniciación de la metodología PCPT, un área o célula de fabricación con sus puestos de trabajo, donde se tenga la certeza de poder alcanzar, en poco tiempo y con seguridad, unos resultados claros y eficientes, y así, lograr unas mejoras continuas en la rentabilidad alcanzada por dicha área operativa.
Como primera medida, se visualizan las zonas o áreas en que se prevé una posible actuación de análisis y estudio del grado de su situación con respecto a los ocho conceptos mencionados. Para ello se procederá a la croquización de su alzado para disponer de un primer balance de su situación, cuyo formato de modelo a utilizar, se adjunta en una diapositiva power point .
Descarga layout_puesto PCPT
A continuación se estudia por el comité de coordinación el área de más fácil aplicación y mayor rentabilidad a alcanzar previsible, para seguidamente definir los ocho cuestionarios a utilizar para su posterior análisis. El objetivo es conseguir la participación del personal por medio de unos cuestionarios que deberán cumplimentar para seguidamente poder ser estudiados y analizados en profundidad e ir sacando conclusiones sobre la situación de cada puesto de trabajo de la organización, captando las opiniones de cada empleado sobre su desempeño en su puesto de trabajo.
Seguidamente se incorporan unos modelos de cuestionarios en diapositivas power point para cada uno de los ocho conceptos.
Descarga cuestionario_PCPT.organizacion
Descarga cuestionario_PCPT.orden
Descarga cuestionario_PCPT.limpieza
Descarga cuestionario_PCPT.seguridad
Descarga cuestionario_PCPT.formacion
Descarga cuestionario_PCPT.calidad
Descarga cuestionario_PCPT.productividad
Descarga cuestionario_PCPT.logistica
Cada cuestionario menciona el área de trabajo, maquina o proceso de que se trate, así como el operario que lo cumplimenta, citando al responsable y fecha de la entrega del cuestionario. En el mismo, se realizan un cierto número de preguntas que deben ser contestadas, incorporando las sugerencias que se crean de interés.
Con cada uno de los ocho cuestionarios siempre se acompañaba una hoja o formato para poder cada operario o empleado mencionar las propuestas de mejoras a realizar en el caso de que las tuviera. Se incorpora, en diapositiva power point, el formato que acompaña al cuestionario del concepto orden como ejemplo de los utilizados con los otros conceptos.
Descarga mejoras_PCPT
En algún caso he utilizado un formato mas abreviado como resumen de los conceptos mencionados, tratando de simplificar el procedimiento, adjuntando una diapositiva power point como ejemplo de utilización
Descarga resumen_PCPT
Para analizar los cuestionarios, sirve perfectamente la realización de reuniones con un grupo restringido a seis personas que estén capacitadas para analizar el desempeño de los puestos de trabajo del área en estudio y analizar los cuestionarios y hojas de mejoras recogidos y ya cumplimentados por cada uno de los operarios que trabajen en las respectivas áreas y puestos de trabajo en estudio. El moderador de la reunión del grupo presentará los cuestionarios y hojas de mejoras ordenándolos y agrupándolos por puesto de trabajo, para realizar posteriormente una adecuada evaluación, agrupando las ideas similares y ponderándolas según su valía.
5.-CONCLUSIÓN.-
En conclusión recomendamos la utilización de este procedimiento como muy adecuado para acompañar a cualquier proceso de cambio con su correspondiente plan de motivación, de manera que toda la plantilla se sienta participe en el progreso de la organización empresarial.
Por experiencia, es de gran utilidad para obtener la confianza y colaboración del personal en mejorar las condiciones de logística, seguridad, higiene, ergonómicas y ambientales de su puesto de trabajo, amén de mejorar la calidad de los productos que se fabriquen, así como la productividad y mantenimiento de la maquinaria o/y herramientas utilizadas.
Además los operarios son conscientes de la formación esencial que necesitan y, por tanto, facilitan la obtención del conocimiento esencial para un buen desempeño de su trabajo.
