DIRECCIÓN DE MATERIALES: ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN CON DOCUMENTOS Y CUADRO DE MANDO

1.-PREÁMBULO:-

Hoy en día, se debe considerar, como primordial, la función de dirigir el Área de Materiales, como una síntesis de la organización en una empresa, que aglutine todo lo concerniente a una optima gestión de los recursos necesarios para efectuar competitivamente todo el  suministro de materiales y servicios con rentabilidad y cumpliendo las necesidades de los clientes internos y externos de la organización.

Considero que, en la actualidad,  el termino de Dirección de Materiales es el mas correcto para denominar la gestión de materiales y su dirección considerándola como un área homogénea que aglutine como centro de beneficios todo el proceso del suministro de materiales o servicios necesarios para obtener productos o servicios con destino a los consumidores o usuarios de los mismos.

Seguidamente, habiendo sido Director de Materiales en una empresa del INI: Instituto Nacional de Industria, donde realicé una drástica reestructuración, como lo expuse en el post titulado: “Reestructuración del Área de Materiales(Compras y Almacenes)”, trataré de explicar mi concepto de lo que debe abarcar un área de dirección o gestión de materiales, que realmente coordine todo lo relacionado a sus necesidades administrativas, de compras o aprovisionamientos, marketing, soporte técnico, logística y manutención, mantenimiento, almacenaje e inventarios.

2.-ORGANIZACIÓN DE LA DIRECCIÓN DE MATERIALES.-

Desde mi punto de vista y experiencia acumulada y pensando en una empresa fabricante de bienes de equipo, visualizare una organización flexible y horizontal que potencie, por un lado,  la comunicación interna con las áreas de investigación y desarrollos, producción y comercialización de la corporación empresarial, y, por otro, la comunicación  externa con los oferentes: proveedores de materia prima, materiales, componentes, recambios y servicios generales.

La Gestión del Área de  Materiales la descompondré en diez posibles departamentos con funciones bien delimitadas, tratando de abarcar todas aquellas tareas de la llamada cadena de valor, que tengan relación con el suministro de materiales y servicios ajenos a la comercialización y producción de la empresa.

Para su mayor comprensión propondré un organigrama que represente con mayor exactitud la propuesta de dicha organización del área de materiales y su dirección. Adjuntamos una representación word del organigrama del area de materiales que he propuesto:

Descarga organigrama_materiales

A continuación,  definiré los diez departamentos propuestos y sus funciones más importantes:

1.-ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS.-

• VºBº Albaranes y Facturas: Comprobación de las Solicitudes de Compras de la organización empresarial, Albaranes y Facturas de los proveedores
• Control de Costos de las Existencias: Aplicar la contabilidad analítica y vigilar el costo del inmovilizado en los almacenes y parques de existencias y productos semiterminados o terminados y recambios.
• Contratos y Condiciones: Redacción y comprobación de los contratos de compra o subcontratación y de las condiciones de pago y formulas de revisión de precios, garantías y penalizaciones a considerar.
• VºBº Devoluciones: Comprobación, aceptación y cobro de las devoluciones a proveedores, que deban realizarse.

2.-MARKETING DE COMPRAS.-

• Investigación del Mercado: Estudio e investigación del mercado, analizando la demanda previsible, el atractivo y cuota del mercado y su tasa de crecimiento y posicionamiento competitivo.

• Cartera de Proveedores: Análisis de los proveedores actuales y potenciales, seleccionándolos, evaluándolos y vigilando su trayectoria en tecnología, calidad, precio y servicio.
• Estrategias de Compra: Aplicación de matrices para la toma de decisiones estratégicas de la gestión de compras y colaboración en la realización de los Planes Estratégicos de la empresa y su Planificación de Compras y Existencias.
• Política de Precios: Definición de una política de precios, analizando la tendencia de los mismos en los posibles proveedores y decidiendo el precio medio a considerar por cada producto a comprar.

3.-GESTIÓN DE COMPRAS.-

• Programación de Compras: Establecer el Programa ,a medio y corto plazo, de Compras a, correlativo a su planificación y plan estratégico correspondiente.
• Consultas, Ofertas y Pedidos: Redacción, envío, seguimiento  de las consultas a proveedores. Recepción y análisis de las ofertas de proveedores y sus condiciones de venta. Decisión  y redacción  de los Pedidos a enviar.
• Presupuestos: Calculo de presupuestos de los componentes de productos a fabricar o suministrar. Establecimiento de precios de coste y medios de los materiales a utilizar. Vigilancia de las tendencias en los precios.
• Persecución de Pedidos: Seguimiento de la ejecución de los pedidos en cuanto a cantidades, calidad, cumplimiento de plazos de entrega . Información de la situación de cada pedido y características del proveedor.

 4.-INGENIERÍA DE COMPRAS.-

• Soporte Técnico del Área: Ingeniería de Compra que implica el asesoramiento, evaluacion y control de los recursos de cada proveedor, para lograr el precio mas reducido dentro de las especificaciones de calidad establecidas y recursos a emplear en su diseño y fabricación. Colaboración técnica con el resto de departamentos de la empresa, especialmente respecto a la vigilancia tecnológica de los competidores y sus proveedores.
• Análisis de Valor de Productos: Colaborar en la realización de Análisis de Valor de productos o servicios en su fase de diseño, desarrollo y fabricación para reducir su coste dentro de la cumplimentación de las necesidades del cliente.
• Control de Devoluciones y Reclamaciones: Vigilancia y seguimiento de las quejas y reclamaciones ha emitir a proveedores, así como de las devoluciones que se ejecuten.
• Inspección Cualitativa: Realización e información sobre las inspecciones cualitativas a realizar a la recepción de los materiales en la empresa.

 5.-COORDINACIÓN DEL ÁREA.-

• Coordinadores de Compras: Establecimiento de los Grupos Coordinadores de Acopios y Proyectos para el seguimiento de los programas de suministro de materiales para los proyectos de fabricación en curso y resolución de problemas que puedan surgir durante su ejecución.
• Plan Estratégico de Compras: Establecimiento, seguimiento y aplicación del Plan Estratégico de Compras, coordinándolo con el Plan General Estratégico de la empresa.
• Control de Precios y Costes del Área: Análisis, estudio analítico y definición delos precios de coste del area en sus diferentes partes homogéneas.
• Estadísticas y Banco de Datos: Colaboración con el área Informática en  el  desarrollo de bancos de datos y maestros de proveedores y familias de materiales y productos, planificación de acopios, control de stocks MRP, etc. Utilización de tablas y estadísticas informáticas de ayuda a la gestión de compras, almacenes, inventarios y expediciones.

6.-GESTIÓN DE ALMACENES.-

• Almacén General Distribuidor: Organización de un Almacén General Distribuidor que aglutine todas las entradas y salidas a través suyo provenientes de los diferentes almacenes auxiliares según sean las familias de materiales a almacenar.
• Almacenes Auxiliares: Organización de los Almacenes Auxiliares de Materias Primas, Obsoletos, Desperdicios,  Material en exceso, Repuestos y recambios, Materiales de consumo, Parque de chatarra y fundiciones, Material electrónico y eléctrico, Materiales Estándar, Materiales Y Productos para Proyectos de montaje, Productos semiterminados, Productos Terminados, Herramientas, Mantenimiento, Material de limpieza, Materiales fungibles, etc.
• Expediciones y Envíos: Almacén para ubicar todos los envíos ya embalados y preparados para su transporte.
• VºBº Entradas y Salidas:Control  exhaustivo de todas las entradas y salidas de materiales al Almacén General Distribuidor y desde este a todos los almacenes auxiliares y centro de trabajo de la empresa.

7.-GESTIÓN DE EXISTENCIAS.-

• Familias de Materiales: Clasificación de los materiales por su tipo de tecnología, destino de utilización o grado de importancia , costo y fase de fabricación o montaje.
• Lay-out de Almacenes : Organización, distribución física y  ubicación de los locales, estanterías y medios de manutención y transporte a ser utilizados como almacenes o parques de almacenaje.
• Métodos de Control de Existencias: Selección y establecimiento de los sistemas y metodologías para realizar el control de existencias en los almacenes.
• Inspección Cuantitativa: Realización de las inspecciones y controles de las cantidades de materiales o productos a almacenar o enviar.

8.-GESTIÓN DE INVENTARIOS.-

• Control de las Existencias: Valoración de las existencias existentes en los diferentes almacenes y parques e incluso de los materiales en curso de fabricación y montaje.
• Metodologías de Inventarios: Elección y establecimiento de los métodos para la realización de los inventarios  periódicos que se consideren necesarios.
• Ejecución de Inventarios: Realización por el personal idóneo de los inventarios que se decidan llevar a cabo.
• VºBº de Obsoletos, Desechos y Material en Exceso: Análisis y estudio de los materiales que puedan ser clasificados como obsoletos, desperdicios, en exceso para ubicarlos en los almacenes correspondientes y emitir los listados de materiales pertinentes.

 9.-LOGÍSTICA .-

• Análisis del Flujo de Materiales: Estudio, análisis y mejora de los flujos de materiales y su distribución física en los distintos almacenes y talleres de fabricación y montaje de la empresa.
• Equipamiento de Manutención: Elección del equipamiento de manutención más idóneo para efectuar el movimiento de los materiales y productos entre los almacenes y centros de trabajo.
• Medios de Transporte: Elección de los medios de transporte para el envío al exterior.
• Embalajes y Paletización: Elección y realización de los medios de embalaje y paletización para una adecuada protección de los materiales o productos a enviar.

10.-MANTENIMIENTO.-

• Mantenimiento del Área: Realización del mantenimiento preventivo y general de las diferentes áreas de la empresa.
• Talleres de Reparaciones: Dirección de los correspondientes talleres de reparaciones.
• Control de Averías: Dirección y control del equipo de especialistas en mantenimiento y reparación de averías.
• Limpieza General del Área: Dirección del personal de limpieza de las áreas de la empresa y su programación.

3.-CONTROL DE GESTIÓN DEL ÁREA DE MATERIALES.-

Seguidamente citare los documentos, controles e indicadores o ratios del Cuadro de Mando utilizados en la dirección de materiales de la  Maquinista Terrestre y Marítima, empresa del INI anteriormente citada.

La documentación  se dividía en dos campos, de entrada y de salida, con los cuales se obtenían los datos que luego servían para fundamentar un control de gestión del área mediante un cuadro de mando progresivo, que disponía de ratios e indicadores de la eficacia del área.

Considerando los índices de gestión elegidos, se podía definir los datos “output” necesarios para los mismos y, por tanto, los datos “ input” con que se debía alimentar el banco de datos correspondiente. Con ello, este análisis de datos input-output, junto al de los índices de gestión finales facilitaban la integración con los datos manejados en otras áreas, con lo que era posible establecer un sistema de gestión integrado e informatizado.

3.1.-DOCUMENTACIÓN NORMALIZADA.-

Los documentos utilizados eran los siguientes:

Documentos de Entrada:

• Acta de Reunión o Informe: Normalizado documento útil para dejar constancia escrita de lo tratado en cualquier clase de reunión o para emitir informes o notas aclaratorias.
• Aviso: Documento para emitir cualquier clase de aviso preventivo para tomar una acción
• Compras al contado: El mecanismo de compras al contado , con pago en dinero, constaba de dos documentos , uno de “ autorización de pago o reintegro” para solicitar el anticipo en metálico , y el de la liquidación “ autorización de pago-compras al contado” al que se le adjuntaban los albaranes y recibos de cobrado de la compra efectuada.
• Contratos: Documentos provenientes de los proveedores en los que se especificaban los pactos y condiciones de pago para la compra de un material o servicio.
• Catálogos de precios: Provenientes de los proveedores con sus correspondientes listas de precios de sus productos o servicios.
• Facturas: Facturas parciales o totales de lo suministrado por los  proveedores .
• Informes de desviación: Expedidos por el Control de Calidad expresando cualquier clase de defecto, anomalía o desviación de las calidades exigidas a un producto adquirido, tanto en su fase de Recepción , como en las fases de transformación , montaje, pruebas y garantías.
• Licencias de importación y exportación: Documentos oficiales de la Administración estatal para efectuar ambas funciones.
• Listas de Piezas o Materiales: Emitidas por las oficinas técnicas  y de Ingeniería, en las que se expresa partida por partida, cada uno de los materiales necesarios para cada fase de construcción determinada , perteneciente a un proyecto concreto.
• Notas de Envío : Documento emitido por Expediciones y que servía para comunicar oficialmente cualquier clase de envío de material hacia el exterior, tanto por devoluciones de material defectuoso a proveedores, como para envío de materiales a ortos proveedores para su transformación o a montajes exteriores.
• Ofertas: Documentos provenientes de proveedores en los que licitan con precios de los materiales indicados en la demanda de oferta o consulta que se les envía.
• Peticiones de Pedidos o Solicitudes de Compra: Documentos para ordenar la compra de cualquier clase de material. Medio o servicio, para un proyecto determinado, centro de gasto e inversiones en inmovilizado. Cuando era necesario se acompañaban con hojas de requisitos, lo cual sucedía siempre que se tratara de piezas de forja y fundición.
• Ficha viajera: Se trataba de un documento que mencionaba las entradas para el control de stocks de materiales con su máximo y mínimo, siendo un documento ejecutivo de compra cuando se alcanzaba el mínimo como stock de seguridad establecido.
• Comunicaciones: Cualquier tipo de documento proveniente de proveedores que era archivado como telegramas, telex, fax , y ahora añadiríamos el correo electrónico.
• Modificaciones de Pedido: Documento que servía para documentar cualquier modificación de pedido surgido después de las correspondientes solicitudes de compras recibidas.
• Informes de Desviaciones: Documentos emitidos por el Control de Calidad donde se citaban datos que determinaban en qué fase (recepción, talleres, montaje, pruebas o garantía) se producía la desviación.
• Faltas de materiales: Documento donde se reseñaba las roturas de suministro de materiales y que alertaban de la necesidad de soluciones urgentes a ejecutar de inmediato.

Documentos de Salida:

• Actas de Reunión e Informes: Documentos similares a los mencionados en los de entrada.
• Avisos: Iguales que los de entrada.
• Cartas: Documentos normalizados para comunicaciones escritas dirigidas al exterior.
• Consultas o Demandas de Ofertas: Documento oficial para la petición de ofertas de precios y plazos de entrega  y condiciones de venta, de cualquier clase de material o servicio a un proveedor determinado, acompañándose con hojas de requisitos cuando fuera necesario (p.e. Forja y fundiciones).
• Condiciones Generales del Pedido: Hoja de acompañamiento a los Pedidos.
• Pedidos: Documento para efectuar el pedido oficial al proveedor, además de otro modelo para las copias de pedidos de circulación interna, debiéndose adjuntar en todos los casos las hojas de requisitos y especificaciones necesarias.
• Pedidos Urgentes: Documento de pedido urgente para aquellos casos en que fuera necesario.

3.2.-CONTROLES DE GESTIÓN.-

Los diferentes controles a aplicar se realizan por medio de documentos adecuados que estarán debidamente confeccionados y normalizados.

Control de Peticiones de Pedido.-Este control pretende obtener un conocimiento exacto de la situación en que se encuentra cada petición de pedido, así como obtener valores indicativos de la carga de trabajo, controles de eficacia, grados de limitación por plazo de documentación, por proyecto, comprador o grupo de compra. Así tendremos los siguientes  valores, gráficos y ratios:

Valores:

• Numero de peticiones de pedido y partidas recibidas , cumplimentadas y pendientes por día, mes y año para cada proyecto, comprador, familia y subgrupo de compra.
• Media acumulada de peticiones y partidas recibidas, cumplimentadas y pendientes por día, mes y año en proyectos, compradores y familias o subgrupos de compra.

Gráficos:

• Peticiones y partidas recibidas, cumplimentadas y pendientes por
• T.A.M de partidas recibidas, cumplimentadas y pendientes.

Ratios:

• Eficacia de la negociación de compras( mes y año) por comprador, familia y subgrupos, a saber:

        ENC1(%)= Nº peticiones cumplimentadas/ Nº peticiones recibidas

        ENC2(%)= Nº de partidas cumplimentadas/ Nº de partidas recibidas

    Indice de dificultad peticiones(mes y año) por comprador, familia y subgrupo: ENC1 / ENC2 = %

Control de Pedidos.-Con el fin de obtener un fichero que permita agrupar por diversos conceptos y lograr los indices y ratios adecuados.

 Valores:

• Nº de Pedidos y partidas lanzadas o emitidas, cumplimentadas, pendientes de cumplimentar  y pendientes(entradas a almacenes) por día, mes y año , para cada Proyecto, comprador,perseguidor, familia y subgrupo.
• Media acumulada de pedidos lanzados, cumplimentados y pendientes por día, mes y año en proyectos, centros de trabajo, compradores, perseguidores, y familias de materiales

Gráficos:

• Pedidos y Partidas lanzadas, cumplimentadas y pendientes por mes y acumuladas por año.
• T.A.M. Nº de Pedidos lanzados , cumplimentados y pendientes con  su valor en euros.

Ratios:

• Eficacia, persecución compras ( mes y año) por comprador, perseguidor, familia y subgrupo.

PCN1(% ritmo de cumplimentación)=Nº partidas pedidos cumplimentados / Nº partidas pedidos lanzados

PCN2 ( % ritmo entradas )= Nº partidas pedidos cumplimentados / Nº partidas pendientes.

PCN3 ( % ritmo lanzamiento) = Nº partidas pedidos pendientes / Nº partidas pedidos lanzados.

Control de Modificaciones de Pedido.-Sera una nueva Petición de Pedido que relaciona el nº de petición anterior y su partida correspondiente con los cambios a efectuarse, especificando las causas de las mismas. El control se establece por el  número de modificaciones de causas similares, desglosándolos según se originen en los departamentos técnicos o del área de Materiales.

Control de Informes de desviación.-Se trata de un fichero de los Informes de Desviación en el que consten los datos suficientes para permitir conocer la cantidad de rechazos por pedido -proveedor, por producto – proveedor,  y la desviación en costes por rechazos.

Control de Facturas a conformar.- Trata de un fichero de las facturas a conformar con los datos pertinentes.

Control de Demandas de Oferta y de Ofertas en curso.-Trata de un fichero de las demandas de ofertas cursadas a proveedores y de las ofertas recibidas en respuesta a aquellas.

Control de Licencias de Importación y Exportación en curso.- Es un fichero de las licencias de importación o exportación en curso

Control de Tabulaciones– Se utiliza para obtener un control de las tabulaciones efectuadas y en especial de aquellas a pedidos de un valor superior a una cantidad normalizada, conformándose un registro de datos del comprador, proyecto, pedido, nº de oferta lanzada y su demanda, especificando los precios y plazos de entrega  obtenidos y el proveedor seleccionado. En el documento se mencionaran los siguientes indicadores.

•  Importe Medio del Mercado= media de los precios obtenidos en las ofertas recibidas.
• Importe Compra = precio de compra de la oferta adjudicada al proveedor seleccionad
•  Importe Presupuesto= precio previsto en el presupuesto de proyecto en ultima oferta a cliente.
•  Eficacia de Ventas = diferencia entre lo presupuestado y el importe medio del mercado.
• Eficacia de Compras = diferencia entre el importe de la compra y el importe medio del mercado.
• Pérdidas o Ganancias= diferencia entre el importe de lo presupuestado y lo comprado.

Control de Precios por Artículos Piloto.- Se trata de establecer un control de precios por articulo piloto, escogidos por  su representatividad dentro de cada familia de materiales y en el volumen total de compras de esa familia, de manera que se obtenga la evolución de los índices de los precios de compra a lo largo de un ejercicio con respecto a unos precios de mercado de estos mismos artículos en una fecha base o índice a considerar. Para ello se utilizaran los siguientes cálculos:

•  Calculo del Precio Medio por Articulo y por año.
• Calculo de ahorro de compra por articulo piloto en el año al precio del tipo medio.
• Calculo de los Índices de Precio en un año base, teniendo en cuenta la suma de los indices  pagados y ponderados por articulo y la suma de los indices de precios medios de mercado para el total de las compras y en relación con el mercado.

Control por grupos y subgrupos de compra con análisis ABC.-Se trata de varios listados y programas de exploración de los Bancos de Datos  realizados con la técnica ABC de Pareto, a saber:

• Listados ABC por proveedores ordenados por grupos y subgrupos de compra y de mayor a menor del importe acumulado en el año.
• Listados ABC de pedidos según importe  de mayor a menor dentro de cada intervalo seleccionado y año en curso, y ordenados por grupos y subgrupos.
• Resumen de gestión por comprador compaginando la ejecución del pedido según el listado ABC de pedidos  con  el comprador en estudio.
• Listado ABC de Artículos Piloto Primero se procede a la identificación y marcaje  de determinados materiales a fin de poder ser posteriormente seleccionados como materiales piloto para realizar un listado de artículos piloto.

Control de Seguimiento del comportamiento de los Proveedores.-La evaluación del comportamiento de los proveedores es una medida de la eficacia del propio departamento de compras. La organización debe establecer e implementar la inspección u otras actividades necesarias para asegurarse de que el producto comprado cumple los requisitos de compra especificados. El tipo y alcance del control aplicado al proveedor y al producto adquirido debe depender del impacto del producto adquirido en la posterior realización del producto o sobre el producto final.

Para que el sistema de compras funcione con la efectividad requerida, se necesita que después de habernos decidido por un determinado proveedor, los productos suministrados por este sean revisados para verificar el cumplimiento de los requisitos especificados.

Por ello debe establecerse e implementarse un sistema de inspección u otras actividades similares en donde necesariamente deberán participar aquellas personas que tienen que ver directamente con la utilización del producto (producción por ejemplo).

Deben establecerse los criterios para la selección, la evaluación y la re-evaluación. Deben mantenerse los registros de los resultados de las evaluaciones y de cualquier acción necesaria que se derive de las mismas Cuando se dan situaciones en que son grandes volúmenes de un determinado producto deberá aplicarse el sistema de muestreo estadístico.

Cuando la organización o su cliente quieran llevar a cabo  la verificación en las instalaciones del proveedor, la organización debe establecer  en la información de compra las disposiciones para la verificación pretendida y el método para la liberación del producto.

Hay ocasiones en que una organización no cuenta con la infraestructura necesaria que garantice un adecuado control del producto adquirido, por lo que deberá aprovechar la infraestructura del proveedor para tal fin, en este caso en la información de compra se debe incluir las posibles verificaciones en los laboratorios o instalaciones del proveedor y que criterios se tendrán en cuenta para la aceptación del producto.

La verdadera prueba de la selección de un proveedor es la prueba de la experiencia, sobre la forma en que se cumple el pedido que se le ha pasado. Esta prueba se hace de manera subjetiva, sin cifrarla en datos objetivos y comparables.

Es necesario obtener una documentación objetiva que permita hacer comparaciones entre proveedores y seguir su evaluacion y comportamiento. Esto permitirá más fácilmente identificar a los buenos proveedores y mejorar las decisiones de pedido evitando errores de apreciación subjetiva. Una evaluación objetiva, permitirá indicar al proveedor los puntos en que deberá mejorar y actuara como acicate al ver que se le mantiene vigilado y en constante  valorización. Por tanto, deberá tenerse en cuenta las siguientes premisas:

Valoración cualitativa como complemento  a las evaluaciones cuantitativas, se dispondrá por cada proveedor de una ficha histórica en la que se anotara el resultado de la evaluación cualitativa  que se verificara como mínimo una vez al año, así como los hechos históricos muy buenos o muy malos que hayan ido aconteciendo. El cuestionario a cumplimentar, deberá reflejar datos sobre la confianza y seguridad que el proveedor tenga, su capacidad técnica y de diseño, el servicio después de la venta y suministro de repuestos, la cumplimentación de los plazos de entrega y su capacidad comercial y de fabricación.

Valoración cuantitativa que deberá  comprender los tres factores principales de la compra, es decir, la calidad, precio y servicio o cumplimentación de plazos. La importancia relativa de cada factor puede variar en su ponderación con lo que cada índice será ponderado de acuerdo con al % estipulado y otorgándose los puntos por calidad, precio y servicio que resulten por cada producto y proveedor.

Índice de Calidad : Con respecto a la forma de establecer un índice de calidad adecuado, habrá que tenerse en cuenta que interesa verificar la calidad por muestreo, para reducir el coste, juzgando por la aceptación o no de la partida, de manera que cuando falle la muestra se considerara rechazada toda la partida que se devolverá entera al proveedor o se verificara al 100% para proceder a la devolución de las defectuosas o recuperación si es posible, bien por parte del proveedor o por la propia empresa. Podemos considerar como ejemplo, una formula del Índice de Calidad a aplicar , a saber:

IC(%)= ( 1– R.R.+C.A.R.+R.P.+C.A.P. / Total de partidas recibidas ) 100

• I.C.= Indice de Calidad
• R.R. = Partidas Rechazadas en Recepción de Materiales. Unidades rechazadas por haber fallado la muestra+ unidades defectuosas que han aparecido en la verificación de las muestras que no han fallado.
• C.A.R. =Cargos adicionales originados en recepción por efectuarse una verificación 100% de la partida valorándose el importe de las horas dedicadas a  dicha verificación + Valor de los trabajos de recuperación que se efectúen por problemas de vigencia en la necesidad del suministro.
• R.P. = Unidades rechazadas en los Talleres de Producción por defectos ocultos, que no se pueden detectar en recepción ( poros, grietas, etc.)
• C.A.P. = Cargas adicionales originadas en producción por efectuarse una verificación 100% valorándonos el importe de las horas de verificación + los trabajos de recuperación en Talleres.

Se elaboraran cuadros de control de rechazos, partiendo de los informes de desviaciones emitidas por Control de Calidad a lo largo del mes, así como de los cargos adicionales por verificaciones al 100% o por operaciones de recuperación liquidadas en el mes.

Se generaran diversos índices de calidad que permitirán una tabulación del Índice de Calidad de cada uno de los proveedores analizándose el mismo y controlando mensual y anualmente dicho índice, llevándose una ficha de seguimiento de rechazos efectuados al mes y año, por proveedores y artículos.

Índice del Precio: El índice de valoración del precio se puede obtener partiendo en cada producto, del precio neto más bajo obtenido de cualquier proveedor, dando al mismo un valor 100.

Luego tendremos el I.P. = 100 X Precio Neto mas bajo ( cualquier proveedor) / Precio Neto del Proveedor

Índice del Servicio: Se considerara dentro del plazo  cuando el plazo real de entrega sea el establecido mas un margen de solo dos semanas de atraso. Se considerara recibida una partida cuando, por lo menos se haya recibido y aceptado al menos el 95% de la misma.

Luego el I.S.= Nº partidas recibidas y aceptadas dentro del plazo / Nº total de partidas recibidas

Control de Gastos del Área.- Por medio del Control Presupuestario  se recibirá información sobre las desviaciones que surjan mensualmente, para ser analizadas , estudiando sus causas y tratando de resolverlas si dieran problemas que requirieran mejoras. Las partidas que se deberán controlar se referirán normalmente a temas como :

• Gastos de viajes del personal del área
• Presupuesto del costo del personal del área
• Gastos de documentación, publicaciones y suscripciones.
• Etc.

Control del Absentismo.-Basado en los informes mensuales sobre la estadística del absentismo del personal del area, donde se relacionan las causas de las ausencias del personal, dando un porcentaje de absentismo mensual y acumulado.

Control de la distribución del tiempo.-Un Director de Materiales deberá establecer un sistema de control de su tiempo de trabajo que le permita abarcar y controlar todas sus tareas de manera eficaz y efectiva. Seguidamente, adjunto una representación en power point de la distribución de una jornada laboral cuando ejercí como Director de Materiales en la Maquinista Terrestre y Marítima, S.A (grupo I.N.I.)

Descarga distribucion_jornada

3.3.-CUADRO DE MANDO PARA  CONTROL DE LA GESTIÓN.-

La finalidad del Cuadro de Mando es la de dar información periódica al responsable del Área de Materiales para que con los análisis  correspondientes permita tomar decisiones. Los valores y ratios están relacionados lógicamente, sobre el funcionamiento interno del área y el empleo de sus medios y recursos. Como índices o ratios a considerar se  seleccionaron los que seguidamente mencionamos, con los cuales se trata de obtener un control interno del área, a saber:

Índices de Presupuesto.-

• AHORRO OBTENIDO = Valor Presupuestado de Compra (actualizado) – Valor Real de compra
• RENDIMIENTO = % Ahorro obtenido / Costo del Área
• EFICACIA = % Ahorro obtenido / Valor total de las compras contabilizadas
• BENEFICIO = % Ahorro obtenido / Valor total de las Ventas ( con obra en curso  incluida)
• COSTO = % Coste del Área / Importe total de las Compras contabilizadas

Índices de Estructura.-

• INDICE DEL PERSONAL = % Nº de empleados del area / Nº  total de empleados de la empresa
• INDICE DE ABSENTISMO = % Bajas del area en horas / Total horas teóricas de presencia

Índices de Volumen.-

• GRADO DE IMPORTANCIA DE COMPRAS = % Compras contabilizadas /Ventas  ( con obras en curso)
• GRADO DE IMPORTANCIA IMPORTACIONES = % Importaciones contabilizadas /  Compras contabilizadas
• VALOR PROMEDIO DE PEDIDO = Importe de los pedidos lanzados / Nº de Pedidos lanzados

• CAPACIDAD DE COMPRA = Importe de los Pedidos lanzados / Nº de empleados del área

Índices de Carga.-

• CARGA DE PEDIDOS= % Nº DE Pedidos cursados / Nº empleados del Área
• CARGA DE IMPORTACIONES = % Nº de licencias / Nº de empleados del Área
• CARGA EN PETICIONES = % Nº de Peticiones remitidas / Nº de empleados
• CARGA EN MODIFICACIONES = % Nº de Modificaciones / Nº de Pedidos lanzados

• INDICE DE RELACION = Nº de Partidas de Peticiones recibidas / Nº de Partidas de Pedidos lanzadas

• CARGA OFERTAS = % Nº de Demandas de Ofertas cursadas / Nº de empleados del Área.

• CARGA DE TABULACIONES = % Nº de Tabulaciones efectuadas / Nº de empleados del Área.

• CARGA EN INFORMES DE DESVIACION = % Nº de Informes de Desvío / Nº de  empleados del Área.

• CARGA DE PROVEEDORES = % Nº de Proveedores del Área / Nº de empleados del Área.

Índices de Eficacia.-

• EFICACIA DE LA NEGOCIACIÓN DE COMPRAS = %Nº Partidas  de Petición  cumplimentadas / Nº Partidas de Petición recibidas.
• EFICACIA DEL SEGUIMIENTO = % Nº de Partidas de pedidos recepcionadas / Nº Partidas de Pedidos lanzadas.
• INDICE DE AGLUTINAMIENTO = % Nº de Peticiones recibidas / Nº dePedidos lanzados.
• GRADO DE RESPUESTA = % Nº de Demandas de Ofertas cursadas /Nº  de Ofertas recibidas   .
• GRADO DE CONSULTAS = % Nº de Ofertas recibidas / Nº de Pedidos cursados.
• INDICE DE AHORRO POR TABULACIONES = % Ahorro por tabulaciones / Importe de los Pedidos cursados
• INDICE DE INFORMES DE DESVIACION = % Nº de Informes de Desvío / Nº de Pedidos cumplimentados.
• INDICE DE RENOVACION DE PROVEEDORES = % Nº Proveedores homologados / Nº de Proveedores activos.
• INDICE DE LA LIMITACION EN PLAZO = % Nº de Peticiones recibidas fuera de plazo estimado / Nºde Peticiones recibidas.
• GRADO DE SERVICIO = % Nºde Partidas  de Pedido recibidas fuera de plazo estimado /Nº Total de Partidas de Pedidos

Índices de Velocidad de Gestión.-

• PLAZO MEDIO en días DESDE FECHA DE LA RECEPCION DE PETICIONES A LANZAMIENTO DE PEDIDOS.
• PLAZO MEDIO en días DESDE FECHA DE PEDIDO A ENTRADA DE LOS MATERIALES.
• PLAZO MEDIO en días DESDE FECHA DE LA  RECEPCION DE LAS PETICIONES A LA ENTRADA DE LOS MATERIALES.