1.-INTRODUCCIÓN.-

Este tercer post sobre la importancia de la incorporación de las  tecnologías de la información y de la comunicación (TIC) en la gestión de las organizaciones empresariales PYMES, forma parte de la trilogía prometida.

La trilogía se divide en las siguientes partes:

  1. “Metodología de Introducción de las TIC (M.I.T) en las organizaciones empresariales PYMES (1ªparte).”
  2. “Metodología de Diagnóstico Digital (M.D.D.) de las TIC en las PYMES (2ªparte).”
  3. “Metodología del Plan de Incorporación (M.P.I.) de las TIC en las PYMES (3ªparte).”

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Habiendo realizado diagnósticos de la utilización de las TIC en PYMES y establecido adecuados Planes de Implantación de las TIC , siguiendo la metodología desarrollada por la SPRI del Gobierno Vasco, estos artículos exponen  las metodologías  apoyándose especialmente en diversas  representaciones power point que  ayudan a  la aplicación del Diagnostico Digital , definición del Plan de Implementación y su seguimiento para mejorar la competitividad incorporando  las nuevas tecnologías de la información y comunicación en las organizaciones empresariales

2.-METODOLOGÍA M.P.I. DEL PLAN DE INCORPORACIÓN DE TIC.-

Esta metodología parte de los planes de implantación individual y global realizados al efectuarse la correspondiente (M.D.D) diagnosis digital, para, a continuación, recomendar una serie de etapas  y acciones que faciliten la ejecución y seguimiento del progreso de la incorporación o desarrollo de las TIC en la organización de la misma y, por tanto, la consecución de las oportunidades  de negocio previstas.

Adjuntamos una representación power point donde se esquematizan las etapas del proceso de incorporación de las TIC:

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Estas etapas consisten en los siguientes pasos a seguir:

  • Actualizar los planes de incorporación previstos en la MDD: metodología del diagnostico digital anteriormente realizada.
  • Identificar los grupos de trabajo, nominando al director del proyecto de incorporación y al grupo o comité coordinador del proceso de incorporación a dirigir.
  • Definir el proyecto final de incorporación, designando  los equipos de trabajo, que citaremos mas adelante, y fijando los objetivos, especificaciones  técnicas, costos y presupuestos, recursos necesarios y los planes de ejecución a realizar.
  • Planificar y programar el proceso de incorporación, identificándolo con sus fases y tareas asignadas, programándolas en el tiempo.
  • Dirigir y dinamizar su desarrollo, definiendo el sistema de control y tomando medidas para ejecutar los programas planificados, e informando y controlando el progreso del proceso
  • Ejecutar modificaciones del proceso de incorporación de las TIC, procediendo a las acciones correctivas que sean necesarias.
  • Finalizar el proceso de incorporación de las TIC, cumplimentando las  fechas y costos estipulados y formando  e informando al personal en continuidad para asegurar el éxito de la incorporación en curso.

2.1.- GENERALIDADES.-

2.1.1.-Fases.-

Como sus  fases más señaladas se pueden considerar las siguientes:

  1. Fase 1ª.-Definición del Proceso actualizando la diagnosis digital y los planes de implantación de  las TICs elegidas  e implicando a la Dirección en  liderar el proceso. Sensibilización del Personal presentando el proceso de incorporación de las TIC y  sus objetivos de mejora.
  2. Fase 2ª.- Organización  de los Recursos seleccionando a los equipos de  dirección y trabajo y  logrando su colaboración y movilización en la ejecución del proceso, además de preparar el  plan de formación de la plantilla para capacitarla en la utilización de las  tecnologías TIC de  que se trate.
  3. Fase 3ª.- Planificación de los Procesos definiendo sus actividades y tareas a realizar y  ordenando su secuencias de comienzo y final conformando y consensuando  finalmente el plan global del proceso de incorporación de las TIC elegidas
  4. Fase 4ª.- Gestión del Proceso definiendo y consensuando los indicadores y sistemas de medición de los mismos, así como los cuadros de mando  de cada plan de  incorporación y el cuadro de mando  integral para el conjunto de todos ellos.
  5. Fase 5ª.- Ejecución  y Control realizando la puesta en marcha de los planes  de incorporación  de las diversas TIC seleccionadas y supervisando y siguiendo el  progreso alcanzado en los procesos de implantación de  las TIC analizando las desviaciones y  tendencias para definir las soluciones adecuadas y ponerlas en  funcionamiento

2.1.2.-Actividades.-

Como actividades  más relevantes a considerar por cada  fase  de tareas del proceso de incorporación de las TIC se tienen las siguientes:

1ª.-Definición del Proceso.-

    • Recopilación de la Diagnosis Digital
    • Análisis y actualización de la Diagnosis Digital
    • Preparación de la presentación a realizar.
    • Presentación del Proceso de Incorporación al Comité de Dirección.
    • Definición final del Proceso de Incorporación.
    • Sensibilización y consenso del personal de la empresa.

2ª.-Organización de los Recursos.-

    • Formación del Grupo o comité Coordinador.
    • Compromiso sobre los objetivos finales a alcanzar.
    • Formación de los Grupos de Mejora.
    • Presentación de las metas a lograr.
    • Formación de los Equipos de Apoyo.
    • Formación del personal en las tecnologías TIC.

3ª.-Planificación de las Mejoras.-

    • Plan de Actividades y Tareas a realizar.
    • Priorización y secuencia de los Planes de Incorporación.
    • Fijar los Ejes de Mejora comprometidos.
    • Recopilación de los Proyectos de Incorporación de las TIC.
    • Plan de los Proyectos de Apoyo.
    • Planificación definitiva del Plan Global de Incorporación.

4ª.-Gestión del Proceso.-

    • Presupuestos de los Proyectos de Mejora y Apoyo.
    • Definir los Indicadores de Mejora.
    • Definir los Sistemas de Medición a utilizar.
    • Programar los Controles de Seguimiento.
    • Diseñar y nominar a  los Cuadros  de Mando por cada TIC.
    • Definir el Cuadro de Mando Integral de las TIC.

5ª.-Ejecución y Control.-

    • Puesta en Marcha de los Proyectos de Incorporación.
    • Puesta en Marcha de los Proyectos de Apoyo.
    • Controles de seguimiento del progreso de cada proyecto.
    • Análisis de las tendencias y desviaciones comprobadas.
    • Propuesta y definición de las soluciones consensuadas.
    • Puesta en Marcha de las soluciones propuestas.

Seguidamente se adjunta una diapositiva power point que recopila las tareas mencionadas para cada fase del proceso de incorporación de las TIC.

Descarga MPI_tareas

2.2.-FASE1ª.-DEFINICIÓN DEL PROCESO Y SENSIBILIZACIÓN DEL PERSONAL.-

Se trata de actualizar la metodología digital MDD realizada anteriormente para redefinir los planes de incorporación de cada TIC y el plan global de todo el proceso obteniendo el compromiso de la Dirección para liderar el proceso de incorporación y presentar el mismo al personal de la empresa consiguiendo su aceptación y movilización en su consecución.

Las tareas que imputan esta actividad son las siguientes:

  • Recopilación de las Diagnosis Digitales realizadas dentro de la  correspondiente metodología MDD aplicada anteriormente
  • Análisis y Actualización de las Diagnosis Digitales a realizarse entre la Dirección de la empresa y la  empresa consultora comprobando la puesta al día de las consideraciones y valoraciones obtenidas anteriormente
  • Preparación de la Presentación del Proceso de Incorporación de las TIC    estudiando  la consultora los planes de implantación redactados al realizar la MDD corrigiéndolos si procede y actualizándolos debidamente
  • Presentación del Proceso de Incorporación a la  Dirección por parte de la empresa  consultora estudiándolo  y analizándolo conjuntamente.
  • Definición Definitiva del Plan de Incorporación realizando una redacción definitiva y consensuada que permita su comunicación al personal
  • Sensibilización, Consenso y Movilización del Personal por medio de presentaciones del plan de incorporaciones que obtengan el beneplácito y comprensión del personal

2.3.- FASE 2ª.-ORGANIZACIÓN DE LOS RECURSOS.-

Durante el transcurso de esta fase se procede en primera instancia a la formación del grupo coordinador del proceso, llamado Comité de Coordinación, que dependerá del Comité de Dirección o del Gerente o empresario según sea el tamaño de la empresa.

Seguidamente se irán formando los grupos de trabajo involucrados en cada uno de los proyectos de implantación de cada TIC, a los cuales se les reconocerá como Grupos de Mejora y se procurara que no excedan de más de diez personas.

Al mismo tiempo, se conformaran otras agrupaciones que se hagan cargo de actuar como catalizadores o facilitadores de la realización de ciertas funciones de apoyo, tales como los planes de formación, en la utilización de tecnologías TIC, del personal. Estos equipos se llamaran Grupos de Apoyo y se formaran con  solo dos colaboradores que se especialicen en la materia de apoyo y que, a su vez, formen parte del Comité de Coordinación.

Las obligaciones del Comité de Coordinación se comprueban sobre la dirección del proceso de incorporación de las TIC y se pueden desglosar de la manera siguiente:

  • Definición de los objetivos a alcanzar y consecución de la movilización del personal.
  • Con experiencia y conocimientos técnicos aplicar las metodologías MIT para realizar la incorporación de las TIC, utilizando debidamente las diversas herramientas y soluciones.
  • Utilizar su capacidad de gestión y planificación para informar, controlar, coordinar, integrar, tomar decisiones y lograr  los objetivos y resultados propuestos y consensuados.
  • Disponer de la capacidad de trato, empatía y relaciones para realizar correctamente la selección del personal  y su posterior formación en las TIC elegidas, logrando su coordinación, integración, participación y valorando con ecuanimidad el desempeño de su trabajo.

Se adjunta una representación power point  de la dirección del proceso de incorporación:

Descarga MPI_direccion

La organización del proceso de incorporación se representa en el organigrama con  representación power point  anexa, donde se ven las interrelaciones entre el Comité de Dirección, el Comité de Coordinación, los Grupos de Apoyo y los Grupos  de Mejora formados.

Descarga MPI_organigrama

Las tareas que imputan esta actividad son las siguientes:

  • Formación del Grupo Coordinador estudiando su composición dentro del Comité de Dirección y tratando de involucrar al personal más responsable y valioso en sus conocimientos del negocio, no debiendo superar su composición de más de diez personas.
  • Compromiso sobre los Objetivos finales a alcanzar con la incorporación de las TIC seleccionadas, de manera que el Comité Coordinador este plenamente convencido de sus posibilidades de implantación y de las mejoras a lograr con su aplicación.
  • Formación de los Grupos de Mejora a ser realizado por el Comité de Coordinación procurando que dos de sus miembros como mínimo se involucren en cada uno de los Grupos de Mejora, los cuales se harán cargo de llevar a buen término la implantación de tecnologías TIC necesarias para, por ejemplo, utilizar el servicio de Internet, las comunicaciones con redes  Intranet y Extranet, los sistemas de seguridad informática, etc.
  • Presentación de las Metas a lograr que consistirá en la presentación y logro de su comprensión y motivación de las nuevas TIC, y sus ventajas a alcanzar, a la plantilla que utilizara las mismas
  • Formación de los Grupos de Apoyo. El propio Comité de Coordinación formara los equipos de apoyo que crea convenientes procurando que los mismos estén formados por solo dos colaboradores pertenecientes al Comité de Coordinación y que se comprometan a formarse en continuidad en los conocimientos sobre los cuales van a aportar ayuda a los Grupos de Mejora. Por ejemplo ,se pueden considerar una dedicación a todo lo concerniente a la formación del personal, o a la evaluación de los resultados alcanzados o a su seguimiento y control  del progreso
  • Formación del Personal definiendo y diseñando los planes de formación necesarios en cada tecnología TIC y señalando a quienes se debe formar analizando sus carencias y planificando su formación individual.

2.4.- FASE 3ª.-PLANIFICACIÓN DEL PROCESO.-

En esta fase se realizara el análisis  de las diferentes etapas de las actividades y tareas a ejecutar para el proceso de implantación de las tecnologías TIC escogidas, ordenando debidamente las secuencias e interrelaciones entre las tareas de cada TIC y el conjunto de todas ellas al unísono, así como con los planes de apoyo que surjan. Ver la representación en Excel del cronograma  de las tareas a realizar en sus correspondientes fases o etapas del proceso.

Descarga MPI_cronograma

Por tanto, las tareas que se desarrollaran dentro de esta actividad serán las que seguidamente mencionamos:

  • Recopilación de los Proyectos TIC a realizarse por el Comité de Coordinación recogiéndolos de la Diagnosis Digital anteriormente hecha y sus diversos Planes de Incorporación de cada TIC así como del Plan Global del conjunto de todas ellas.
  • Plan de Actividades y Tareas que deberá ser actualizado y comprobada su posibilidad de ejecución por el Comité Coordinador y los correspondientes Grupos de Mejora para cada TIC a desarrollar.
  • Priorización y Secuencia de los Planes de Incorporación a ser actualizada y puesta al día por el Comité de Dirección y los Grupos de Mejora llegando a una planificación de su ejecución según las prioridades decididas y las secuencias de comienzo y finalización de las diferentes implantaciones de las TIC
  • Fijar los Ejes de Mejora estudiando de nuevo el Comité de Coordinación y Grupos de Mejora los objetivos prioritarios de cada incorporación de TIC y los resultados que se pretenden alcanzar llegando a un nuevo compromiso en su realización.
  • Plan de los Proyectos de Apoyo que  el Comité Coordinador estudiara  con sus miembros especializados de dos en dos en los  Grupos de Apoyo que se establezcan especificando su planificación para lograr un apoyo adecuado a la ejecución de las metas de cada Plan de Incorporación de TIC dirigido por el correspondiente Grupo de Mejora.
  • Planificación Definitiva del Plan Global de Incorporación a ser realizada por el Comité de Coordinación y la colaboración de cada Grupo de Mejora para ajustar de nuevo el existente dentro de la Diagnosis Digital  anteriormente realizada actualizando la planificación conjunta de todas las incorporaciones de TIC fijando en el tiempo sus comienzos y finales de manera escalonada y ordenadamente sin dificultar las diferentes incorporaciones individuales de cada TIC.

2.5. – FASE 4ª.-GESTIÓN DEL PROCESO.-

La dedicación durante esta fase se centrara en la valoración de los presupuestos de los proyectos de mejora, definiendo sus indicadores y sistemas de medición de los mismos y programando las auditorias o controles de seguimiento del progreso de las implantaciones de las TIC, para finalmente diseñar unos cuadros de mando que faciliten la comprensión de las tendencias y diferencias detectadas  entre lo estimado y realmente alcanzado en cada proyecto de implantación

Seguidamente se mencionan las tareas que se desarrollaran durante esta fase:

  • Presupuestos de los Proyectos de Mejora y Apoyo que serán calculados por el Comité de Coordinación con la ayuda de cada Grupo de Mejora según corresponda, y sobre todo por el Grupo de Apoyo conformado para la Evaluación de  Resultados,  partiendo de los presupuestos realizados en la anterior Diagnosis Digital.
  • Definición de los Indicadores de Mejora a ser actualizados por el Comité Coordinador obteniendo el beneplácito de los Grupos de Mejora para cada objetivo a alcanzar en la incorporación de cada TIC.
  • Definición de los Sistemas de Medición para cada Indicador de Mejora anteriormente  definido, a ser estudiada por el Comité Coordinador, con la aprobación de los Grupos de Mejora correspondientes, y tratando que sean lo mas fácil de aplicar y entenderse.
  • Programación de los Controles de Seguimiento por el Comité de Coordinación   a ser aplicados en cada Plan de Implantación de cada TIC ,nominando a los responsables del Control del Progreso ,como Grupo de Apoyo, y fechas de fiscalización y acción auditora de análisis del progreso alcanzado en los  diferentes proyectos de implantación
  • Diseñar los Cuadros de Mando para cada TIC resumiendo en el mínimo de parámetros la información adecuada para llevar una buena gestión de los planes de incorporación, lo cual será realizado por el Comité Coordinador y la aprobación del Comité de Dirección.
  • Diseñar un Cuadro de  Mando Integral a ser definido por el Comité de Dirección con la colaboración del Comité de Coordinación, de manera que con el mínimo de parámetros se tenga una visión del progreso en general de todas las incorporaciones de las TIC y de los resultados que se vayan alcanzando.

2.6. – FASE 5ª.- EJECUCIÓN Y CONTROL.-

Durante la cumplimentación de esta fase del proceso se llevara a cabo, por medio de los correspondientes Grupos de Mejora ,coordinados y ayudados por el Comité de Coordinación y sus Grupos de Apoyo,  toda la dirección de la ejecución de todas y cada una de las diversas incorporaciones seleccionadas, realizándose asimismo  por el Grupo de Apoyo dedicado al Control del  Progreso y el de Evaluación de Resultados, un control exhaustivo del progreso de sus implantaciones detectando las diferencias o tendencias que se obtengan y analizándolas para proceder después de su estudio a la toma de decisiones que sean consensuadas y  aporten planes de solución  a los problemas detectados .

A continuación se presentan las tareas que se ejecutaran en el transcurso de la ejecución de esta fase:

  • Puesta en Marcha de los Proyectos de Mejora que deberá ser dirigida y gestionada por cada Grupo de Mejora(Internet, Redes, Seguridad…)según corresponda, siguiendo las directrices del Comité Coordinador y sus Grupos de Apoyo, de manera que su lanzamiento, ejecución y terminación se realicen de acuerdo a lo planificado y logrando los objetivos y resultados propuestos
  • Puesta en Marcha de los Proyectos de Apoyo que será dirigida  y gestionada por cada Grupo de Apoyo (Evaluación de Resultados, Control del Progreso, formación en TIC,…) con el visto bueno del Comité de Dirección y la colaboración de los Grupos de Mejora, haciéndose cargo de su correcto cumplimiento de las tareas de ejecución y su duración coordinada según las planificaciones previstas.
  • Control y Seguimiento del Progreso a ser realizado por el Grupo de Apoyo del Control del Progreso, que siguiendo la programación de auditorías verificara la situación de avance de cada proyecto de implantación realizando el correspondiente Informe del Seguimiento, a ser remitido al Grupo de Evaluaciones ,al Comité Coordinador y al Grupo de Mejora de que se trate,  en el cual se  especificaran las tendencias o desviaciones detectadas y los problemas en la coordinación de la implantación conjunta de todas las TIC involucradas.
  • Análisis de Tendencias y Desviaciones a ser realizada por el Grupo de Apoyo de Evaluación de Resultados  , que analizara los informes de seguimiento del Grupo de Control del Progreso ,para comparar los resultados previstos con los realmente alcanzados valorando sus diferencias y emitiendo los correspondientes Informes de Evaluación. a ser remitidos al Comité Coordinador y al Grupo de Mejora de que se trate.
  • Propuesta y Definición de Soluciones que será estudiada por el Comité de Coordinación con el beneplácito del Comité de Dirección y la aceptación del correspondiente Grupo de Mejora que habrá colaborado en su definición ,diseñándose entre todos unos Planes de Soluciones a los problemas detectados en el progreso de los proyectos de apoyo y mejora y en los resultados esperados.
  • Puesta en Marcha de los Planes de Soluciones a ser dirigida  en su preparación, lanzamiento, ejecución y gestión de resultados por el correspondiente Grupo de Mejora y/o de Apoyo según  sea su grado de implicación  en el Plan de Soluciones de que se trate.

3.- LA INCORPORACIÓN DE LAS TIC COMO PROCESO DE CAMBIO.-

Considerando que la incorporación de las TIC en cualquier organización empresarial requiere la ejecución de un proceso de cambio en continuidad, adjuntamos  una recopilación de las cuatro etapas a desarrollar en cada proceso de incorporación de las TIC considerándolo, por tanto,  como la realización de un Proceso de Cambio en continuidad y citando sus más importantes pasos o fases a tener en cuenta, a saber:

  1. Sensibilización.-

    • Toma de Liderazgo e iniciativa para el cambio.
    • Pronunciamiento del proceso de incorporación de las TIC.
    • Designación del grupo coordinador del proceso
    • Creación del clima y cultura idóneos
  1. Diseño y Planificación.-

    • Evaluación de la situación de inicio.
    • Diseño del proceso de implantaciones
    • Implicación de los responsables.
    • Elaboración de la documentación.
  1. Organización y Gestión.-

    • Nivel de formación necesarios.
    • Implantación de las fases in situ.
    • Definición de los indicadores de mejora.
    • Apoyo visible a la metodología MPI
  1. Seguimiento del Proceso.-

    •  Información periódica del proceso.
    • Auditorias de la implantación del proceso.
    • Control esporádico del funcionamiento.
    • Evaluación respecto a lo previsto.

Adjuntamos una representación power point del proceso de incorporación de las TIC , donde se mencionan las cuatro etapas y en cada una de ellas otras cuatro fases o pasos para su correcta ejecución.

Descarga MPI-1.3.0_proceso

A continuación, describiremos las cuatro actividades o acciones más relevantes a tener en cuenta en cada una de las cuatro  fases o pasos  del proceso de incorporación de las TIC, a saber:

3.1.-1ª ETAPA: SENSIBILIZACIÓN DE LA DIRECCIÓN Y CONSENSO DEL PERSONAL.-

3.1.1.-1º Paso: Toma de la iniciativa  y liderazgo de la  implantación del proceso.-

  1. Establecer el estilo de dirección y liderazgo para el cambio
  2. Realizar un análisis de la misión, negocio y visión de futuro
  3. Tomar la decisión sobre los factores  clave  y las  metas- objetivo
  4. Efectuar la preparación  de las  reuniones de presentación

3.1.2.-2º Paso : Pronunciamiento publico de la  decisión de mejora hacia la excelencia.-

  1. Proceder a la presentación del proyecto a la alta dirección
  2. Seguidamente realizar la presentación a las diferentes áreas de gestión de la organización empresarial
  3. Consensuadamente se realiza la definición de valores y objetivos finales a lograr
  4. Se deberá proceder a la recopilación de opiniones sobre el proyecto

3.1.3.-3º Paso : Designación directa del equipo / comité  coordinador del proceso .-

  1. Se procederá a la elección y denominación del equipo o comité coordinador del proceso
  2. El comité deberá designar sus funciones y responsabilidades
  3. Asimismo el comité debe establecer los lideres para la ejecución de  las fases del proceso
  4. El comité proceder a seleccionar los componentes de los grupos de apoyo al proceso o facilitadores especializados.

3.1-4.-4º Paso: Creación del clima y cultura adecuado a la metodología MPI consensuada.-

  1. Realizar un profundo análisis del sistema de comportamiento actual
  2. Analizar y comprobar  la armonía necesaria entre la cultura y estrategia
  3. Vigilar , detectar y analizar el grado de rechazos al proceso de cambio
  4. Negociar y convencer al personal hasta obtener su motivación y el compromiso a la movilización consiguiente

Adjuntamos para su comprensión una representación power point de esta 1ª etapa y sus  fases y actividades.

Descarga MPI-1.3.1_sensibilizacion

3.2.-2ª ETAPA: DISEÑO DEL MODELO Y PLANIFICACIÓN DEL PROCESO.-

3.2.1.-1º Paso: Evaluación de la situación actual de la  empresa respecto a la  diagnosis digital.-

  1. Realizar una evaluacion inicial de la MDD diagnosis digital desarrollada con anterioridad
  2. Efectuar una diagnosis del nivel de cambio necesario para la incorporación de las TIC
  3. Analizar y proceder a un estudio de los cambios culturales y estratégicos que sean necesarios
  4. Establecer una designación de los cambios estructurales futuros

3.2.2.-2º Paso: Diseño del proyecto  de implantacion de las TIC para el proceso de mejora.-

  1. Establecer una definición del proceso de mejoras consensuado
  2. Proceder a la elección de la estrategia de mejora a aplicar
  3. Proponer una explicita definición de las actividades a desarrollar
  4. Proceder a la elaboración de listas de  los recursos necesarios

3.2.3.-3º Paso : Implicación en el  diseño a los responsables de la  implantación.-

  1. Proceder a designar las funciones de los grupos de apoyo
  2. Establecer la periodicidad de las reuniones a realizar
  3. Nominar y formar a los grupos de mejora en continuidad
  4. Proceder a definir las funciones de los grupos de mejora

3.2.4.-4º Paso: Elaboración de la documentación del modelo propuesto y su planificación.-

  1. Diseñar y definir la metodología de incorporación de las TIC
  2. Diseñar y preparar los documentos del proyecto MPI
  3. Proceder a establecer el plan de realizacion del proceso de incorporación
  4. Analizar y evaluar el costo de los recursos necesarios para su ejecución

Adjuntamos para su comprensión una representación power point de esta 2ª etapa y sus  fases y actividades.

Descarga MPI-1.3.2_diseño

3.3.-3ª ETAPA: ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN DEL DESARROLLO DEL PROCESO.-

3.3.1.-1º Paso: Planificación de la  formación requerida durante el proceso de incorporación .-

  1. Evaluar y analizar el nivel actual de los conocimientos del personal
  2. Proceder a la definición de los conocimientos estratégicos  relacionados con las TIC
  3. Realizar un estudio del grado de formación en las  TIC necesario
  4. Definir un plan de formación en las TIC individual y general

3.3.2.-2º Paso: Implantación “in situ”  de todas las fases del proyecto en las  áreas de la empresa.-

  1. Efectuar el desarrollo de las TIC en todas las áreas
  2. Realizar la puesta en marcha de las TIC
  3. Hacerse cargo de la ejecución de la implantación de las TIC
  4. Terminar la finalización de las incorporaciones de TIC en la organización

3.3.3.-3º Paso: Definición de los indicadores del  proceso y sus mejoras en continuidad.-

  1. Proceder a establecer los ejes de mejora continua
  2. Estudiar y definir los indicadores de mejora por áreas
  3. Priorizar y designar los sistemas de medición a ser utilizados
  4. Definir y establecer la metodología “PDCA “ para mejorar

3.3.4.-4º Paso: Apoyo visible al funcionamiento del  modelo de incorporación propuesto.-

  1. Proceder a liderar por parte de la la alta dirección el proceso de cambio
  2. Motivar y movilizar a toda la empresa en su ejecución
  3. Nominar y diseñar los cuadros de mando por áreas
  4. Estudiar y definir premios a la colaboración en el cambio

Adjuntamos para su comprensión una representación power point de esta 3ª etapa y sus  fases y actividades.

Descarga MPI-1.3.3_organizacion

3.4.-4ª ETAPA: SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PROGRESO DEL CAMBIO.-

3.4.1.-1º Paso: Información frecuente/ periódica de la evolución del proceso de mejora.-

  1. Diseñar y desarrollar un cuadro de progreso mensual de las  TIC
  2. Proceder a una informacion  mensual de las acciones de apoyo ejecutadas
  3. Redactar e informar sobre las actas de grupos de mejora y su  progreso
  4. Conformar y difundir las hojas de control del progreso de los  proyectos en curso.

3.4.2.-2º Paso: Auditorias  de las implantaciones por TIC y etapas de los procesos.-

  1. Proceder al análisis y designación de los valores a auditar
  2. Diseñar y establecer un plan de auditorias de las implantaciones
  3. Diseñar y redactar los documentos a cumplimentar
  4. Definir y establecer un circuito de informacion interna

3.4.3.-3º Paso: Auditorias y control esporádico del funcionamiento de la metodología.-

  1. Diseñar y confeccionar los  documentos de control esporádico
  2. Estudiar y establecer un circuito de retorno o retroalimentacion del resultado
  3. Diseñar y definir los formatos de modificación y/o mejora
  4. Definir y establecer un proceso de informacion y registro de las modificaciones realizadas.

3.4.4.-4º Paso : Evaluación  esporádica de la  situación con  respecto al M.P.I..-

  1. Realizar por sorpresa, autoevaluaciones esporádicas del proceso de incorporación de las TIC.
  2. Proceder a una definición detallada del sistema de evaluacion del proceso de incorporación.
  3. Realizar un análisis y evaluacion de las resistencias al cambio encontradas.
  4. Proceder a evaluar los premios a la colaboración en la ejecución del M.P.I.

Adjuntamos para su comprensión una representación power point de esta 3ª etapa y sus  fases y actividades.

Descarga MPI-1.3.4_seguimiento