1.-PREÁMBULO.-

La lectura de una de las técnicas de gestión que Andrés Fernández Romero, director de Resúmenes Consulting, editaba en la sección Guías de Gestión de la revista mensual Nueva Empresa, trataba sobre un procedimiento para poder evaluar la efectividad de los gastos realizados en publicidad.

Pues bien, su técnica fue como un rayo de luz para ver su aplicación en valorar la cartera de clientes de cualquier negocio.

Gracias a su lectura, desarrollé una metodología para lograr una clasificación estratégica de clientes o C.E.C 4444, que sigue siendo  perfectamente útil como herramienta estratégica dentro de lo que años más tarde se conoció como  Marketing uno a uno o relación uno a uno, que también se conoce como Marketing Relacional.

Realmente, la utilización del método 4444 requiere una buena capacidad de síntesis absolutamente necesaria para definir los cuatro  criterios que en todas sus aplicaciones se deberán tener en cuenta.

Por mi parte, siempre me he caracterizado por intentar sintetizar mis ideas y conocimiento adquirido buscando su forma más simple y resumida a través de lemas, frases o palabras que reflejaran con exactitud el concepto, enfoque  o criterio a definir.

Por tanto, considero que mi Método 4444 es una buena herramienta para la toma de decisiones de cualquier tipo, siempre y cuándo, se sepan seleccionar adecuadamente los cuatro criterios a valorar por muy complejo que resulte el objeto de análisis del caso a estudiar.

Es así, que he ido aplicando este sistema 4444 en muy diversas circunstancias , sirviéndome perfectamente para tomar decisiones adecuadas  en cuanto a estrategias, análisis del desempeño del personal y numerosas evaluaciones de eventos o situaciones.

En cualquier caso, siempre se trata de encontrar las cuatro patas de un banco, de manera que las mismas sustenten con una palabra la complejidad que queremos retratar con el fin de poder representar cuatro posibilidades factibles de ser valoradas y, por tanto, utilizadas para acciones como la toma de decisiones o evaluación de las mismas.

Seguidamente, procederé a exponer lo que se entiende por el concepto de síntesis y disponer de una capacidad de síntesis en un individuo.

2.-CAPACIDAD DE SÍNTESIS.-

El concepto de Síntesis tiene su origen en el latín “synthesis” y, según se cuenta, sus raíces más remotas se encuentran en un vocablo griego.

En otras palabras, puede decirse que la síntesis es la conformación de algo completo a raíz de los elementos que se le han quitado durante un procedimiento previo.

Hay que establecer las diferenciar que existen entre la capacidad de síntesis y los resúmenes. Un resumen se considera como una recopilación mecánica de datos mientras que la síntesis implica una recopilación inteligente e formulada de manera intencionada.

El concepto de la Capacidad de Síntesis se refiere al proceso a través del cual una persona logra asociar y fusionar los componentes de un todo para formar una unidad compleja.

Se trata de reconocer y describir los elementos constitutivos de una realidad y proceder a organizar la información significativa según criterios preestablecidos adecuados a un propósito.

La capacidad de abstracción, análisis y síntesis es considerada como una de las cualidades más señaladas de un dirigente empresarial.

Esta competencia supone un proceso cognitivo complementario del  analítico que persigue una mayor comprensión de los hechos y fenómenos en su globalidad.

La capacidad de síntesis es la construcción de algo nuevo a partir de  distintos elementos. Esta construcción se puede realizar uniendo las  partes, fusionándolas u organizándolas de diversas maneras.

La capacidad de síntesis  está íntimamente relacionada con la capacidad de abstracción y la capacidad de análisis.

La capacidad de síntesis se ve completada por la capacidad de abstracción y la de análisis, de manera que  para poder hacer unas conclusiones es necesario previamente estudiar la materia y analizarla por partes.

Pero hay que resaltar las diferenciar entre ellas:

  • La capacidad de abstracción es la habilidad de simplificar la realidad para ser comprendida y manejada, descubrir los patrones que ordenan los diferentes aspectos de la realidad, ordenar e interpretar el caos de los datos, crear modelos, analogías y metáforas.
  • La capacidad de análisis es el método consistente en dividir el objeto analizado en tantas partes como se pueda, hasta llegar a los elementos más simples. Como modalidad de pensamiento, además de contemplar las causas y consecuencias, hace aflorar los problemas, y permite visualizar y comprender las cosas.  El análisis consiste en la separación de las partes de esas realidades hasta llegar a conocer sus elementos fundamentales y las relaciones que existen entre ellos.

Es decir, los conceptos de análisis y síntesis se refieren a dos actividades complementarias en el estudio de realidades complejas.

La capacidad de análisis y síntesis nos permite conocer más profundamente las realidades con las que nos enfrentamos, simplificar su descripción, descubrir relaciones aparentemente ocultas y construir nuevos conocimientos a partir de otros que ya poseíamos.

Por todo ello, tiene un carácter genérico y está relacionada con el pensamiento crítico, la resolución de problemas, la organización, la planificación y la toma de decisiones.

Los procesos de análisis y síntesis dependen en gran medida de tres elementos:

  1. La información y conocimientos previos que posee el individuo o grupo que llevará a cabo la tarea.
  2. Su habilidad en la percepción del detalle y de relaciones novedosas entre elementos propios de la realidad objeto de estudio y de otros ajenos a ella.
  3. Los objetivos del estudio, que ayudarán a establecer criterios para seleccionar la información relevante y organizarla en la construcción de la síntesis.

Los pasos fundamentales para el desarrollo de la competencia de capacidad de síntesis son:

  • Establecimiento de objetivos.
  • Conocimiento básico del tema objeto de síntesis.
  • Detección de las partes y su composición con sentido.
  • Formación de relaciones entre las partes.

3.-MÉTODO 4444.-

La síntesis siempre reporta concreción y enfoque hacia unos valores o conceptos que sirvan de optimización para cualquier circunstancia en la dirección de organizaciones.

Es así, que durante mi trabajo como dirigente fue una gran ayuda la utilización de lo que he nominado Método 4444.

Dicho  Método 4444 consiste en dar valoraciones de 1 a 4 a cuatro criterios elegidos para poder definir a la premisa considerada de forma cuantitativa , que permita clasificar por orden cualitativo según el total de valoración alcanzado, además de ser posible obtener un retrato del objeto de la valoración de manera individualizada.

Este es un sistema que con cuatro números puedes usar en muchas ocasiones con la ventaja de poder visualizar las características del objeto de que se trate, además de incluso permitir un dibujo esquemático de un rombo que lo represente.

Dicho número se puede, a su vez, utilizarse en el banco de datos informático para que cada objeto de análisis sea señalado con su número, y así, poder tomar decisiones al respecto; por ejemplo, se puede prohibir el suministro de productos y/o servicios si el número perteneciente al criterio de impagados sea de un valor predeterminado como límite de seguridad contra riesgo de deudores a considerar.

A añadir que  el dibujo de un rombo, más o menos cuadrado, nos permite durante cualquier reunión o conversación, dar un mensaje, a nuestros colaboradores, sin que la parte contraria advierta nada al respecto.

Seguidamente presentamos un gráfico con diapositiva power point que representa el rombo que define el método 4444 en una de sus aplicaciones:

Descarga rombo_4444

Para un correcto proceso de  implantación del Método 4444, aunque el mismo pueda ser realizada por una sola persona, es muy conveniente, especialmente cuando se trate a nivel de una organización empresarial, ejecutarlo con una labor de equipo por medio de reuniones que lleguen a consensos y efectúen las etapas que requiere el proceso.

Dichos  pasos, fases o etapas a seguir para la definición e implantación del Método 4444 de evaluación  son los que seguidamente se especifican, a saber:

  1. Definición del objetivo a lograr.-Se fijará el objetivo o meta que se pretenda alcanzar, bien como forma de evaluar, clasificar, decidir o realizar cualquier necesidad compleja que requiera ser simplificada.
  2. Recopilación de información y conocimiento.-Se procederá, en una primera instancia, a la captación del mayor número de datos que aporten conocimiento del asunto a estudiar y faciliten su comprensión.
  3. Nominación de las familias de sujetos o situaciones a considerar.-Es conveniente hacer una segmentación  formando agrupaciones o familias que aglutinen las mismas necesidades y circunstancias a solventar.
  4. Formación de una lista de criterios.- Esta lista se debe formar eligiendo criterios, eventos o comportamientos que puedan ser relevantes para la realización del análisis que se pretenda.
  5. Elección de los criterios de evaluación.- De la lista definitiva de criterios se procederá a seleccionar aquellos eventos, comportamientos o criterios diferenciadores, fijando su ámbito y valoración entre 1 y 4 puntos a seguir, según sean las premisas o condicionantes para su ubicación.
  6. Ponderar los criterios.-Se estudiará la posibilidad de que los criterios puedan ser  ponderados, puesto que no siempre cada uno de  ellos deberá sopesar lo mismo, para el objetivo fijado.
  7. Evaluar los criterios.-Se efectuará la correspondiente valoración alcanzada por cada criterio, con un máximo de 4 puntos por cada 4 criterios, es decir, un total de 16 puntos en el mejor de los casos.
  8. Ordenar a las familias de sujetos o situaciones.-Se alinearan jerarquicamente  según sean las valoraciones conseguidas de mayor a menor.
  9. Clasificar las familias en grupos homogéneos.-Se efectuara dicha clasificación procurando clarificar sus diferencias y fijando la frontera entre sus valoraciones y objetivos a alcanzar.

10. Definir las decisiones, estrategias o servicios a seguir.-Se definirán, en cada uno de los grupos de familias, las relaciones, servicios o actuaciones que se consideren necesarios para lograr los objetivos  o metas definidos al comienzo del proceso.

Recomiendo la lectura del post :  como  ejemplo de la aplicación de este proceso de implantación del método 4444 : Clasificación estratégica de clientes con el método de evaluación 4444″

4.-APLICACIONES.-

En otros artículos de mi blog iré explicando las diversas aplicaciones que he utilizado  en el transcurso de mi trabajo profesional, y que me han sido muy útiles.

Este Método 4444 lo he utilizado, por ejemplo, en evaluaciones del personal, teniendo en cuenta los valores que considero más generalistas e importantes para involucrarlos a los miembros de una organización, a saber: responsabilidad, organización, comunicación y actividad o capacidad de trabajo.

Leer el post titulado: “Evaluación del desempeño con escalas gráficas y metodo 4444 de personal ROCA”

Por otra parte y dentro del campo del marketing relacional, he utilizado el sistema 4444 en establecer clasificaciones estratégicas de clientes, fijando cuatro criterios preferenciales para su evaluación. Incluso los clientes los he dividido en clientes satisfechos, actuales y potenciales para establecer unas estrategias de uso de los recursos para realizar unas relaciones y servicios adecuados a la prioridad alcanzada en la evaluación.

A continuación adjunto un gráfico en power point donde se escenifica el sistema 4444 aplicado a la clasificación de clientes actuales en una empresa, procediéndose a la puntuación según la valoración de sus cuatro criterios elegidos estratégicamente.

Descarga grafico_puntuación

Lo mismo he realizado dentro del marketing de compras para evaluar a los proveedores de acuerdo a cuatro criterios elegidos para poderlos clasificar y, por tanto, aportar su valoración a las decisiones sobre su continuidad o fidelización.

Recomiendo la lectura del post Marketing de Compras y evaluación 4444 de proveedores”

Asimismo  se pueden realizar evaluaciones que estudien la búsqueda de oportunidades innovadoras que sirvan para emprender nuevos negocios o estudien la personalidad de un dirigente para facilitar el trabajo de coaching e incluso el estilo de comportamiento y capacidad de liderazgo del mismo.

Recomiendo la lectura del post:” Coaching de equipos y metodologías de apoyo e innovadoras”, donde aplico cuatro criterios para deducir la personalidad y puntos fuertes y debiles de un dirigente, dentro de la realización de un coaching empresarial de formación de equipos dirigentes.

Como antes mencioné, todo se reduce a ser capaz de sintetizar la complejidad de cada cuestión en cuatro criterios que acojan y simplifiquen el objetivo que deseamos conseguir.

La verdad es que siempre he tratado de sintetizar las cosas haciéndolas lo más comprensibles posible.

Creo que en una empresa de tamaño medio o pequeño no se puede muchas veces ir a metodologías complejas e incluso caras.